a.Nhiệm vụ của bộ phận kế toán của UBND xã Đặng Xá
Thu thập, xử lý, kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi Ngân sách, quỹ chuyên dùng, các khoản thu đóng góp của dân, các hoạt động sự nghiệp, tình hình quản lý và sử dụng tài sản do xã quản lý và các hoạt động tài chính khác của xã.
Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu - chi Ngân sách xã. Các qui định về tiêu chuẩn, định mức tình hình quản lý, sử dụng các quỹ chuyên dùng, các khoản đóng góp của Nhân dân, tình hình sử dụng kinh phí của các bộ phân trực thuộc và các hoạt động tài chính khác của xã.
Phân tích tình hình thực hiện dự toán thu - chi Ngân sách, thực trạng quản lý và sử dụng tài sản của xã, tình hình hình sử dụng các quỹ công chuyên dùng của xã. Cung cấp thông tin số kiệu kế toán tham mưu, đề xuất với UBND, HĐND xã các giải pháp nhằm thúc đẩy sự phát triển kinh tế, chính trị, xã hội trên địa bàn.
Lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán Ngân sách để trình HĐND phê duyệt, phục vụ công khai tài chính Nhân dân theo qui định của pháp luật.
b.Tổ chức bộ máy kế toán của UBND xã Đặng Xá
Nhằm đảm bảo cho quá trình hạch toán được gọn nhẹ, đúng qui định của Bộ tài chính ban hành UBND xã Đặng Xá đã áp dụng hình thức tổ chức “Kế toán tập trung”.
Sơ đồ 3.1: Bộ máy kế toán của UBND xã Đặng Xá
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng chức danh:
* Kế toán trưởng:
Giúp chủ tịch UBND xã tổ chức thực hiện công tác kế toán , thống kê và thông tin kinh tế trong xã. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc tuân thủ các chế độ, chính sách tài chính, kế toán Nhà nước tại xã và Nghị quyết của HĐND xã về ngân sách, tài chính. Quản lý hoạt động thu, chi ngân sách và các hoạt động tài chính khác ở xã.
Tổ chức thực hiện công tác kế toán phù hợp với điều kiện hoạt động, yêu cầu về trình độ quản lý của xã.
Tổ chức việc lập dự toán và chấp hành dự toán thu chi, chấp hành các quy định, tiêu chuẩn của Nhà nước tại xã. Thực hiện kiểm tra, kiểm soát việc thu, chi tài chính của các bộ phận trực thuộc xã..
Lập báo cáo tài chính.
* Văn thư (kiêm Thủ quỹ):
- Làm nhiệm vụ nhập, xuất tiền mặt khi có phiếu thu, phiếu chi kèm theo chữ ký của Chủ tịch UBND và kế toán trưởng.
- Ký duyệt các hóa đơn chứng từ có liên quan đến hoạt động sử dụng tiền mặt tại quỹ. - Chịu trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt để ghi chép hàng ngày, liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi quỹ tiền mặt tại mọi thời điểm.
- Hàng ngày, thủ quỹ phải kiểm kê số tiền tồn quỹ tiền mặt thực tế và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Đồng thời kết hợp với kế toán để đưa ra các kiến nghị, biện pháp xử lý khi có chênh lệch xảy ra.
3.2.1.2 Chế độ kế toán
Bộ phận kế toán của UBND xã Đặng Xá áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 70/2019/TT-BTC của Bộ tài chính ban ngày 03/10/2019, đây là “Chế độ Kế toán ngân sách và tài chính xã” áp dụng cho xã, phường, thị trấn thuộc các quận, huyện, thị xã của các TP, thành phố trong cả nước.
Năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 năm đó còn năm ngân sách bắt đầu từ ngày 01/01 và đến hết ngày 31/01 năm tiếp theo.
Đơn vị tiền tệ mà đơn vị sử dụng là VND.
Các chứng từ ban đầu phục vụ cho công tác kế toán của cơ quan được xây
KẾ TOÁN TRƯỞNG
VĂN THƯ ( KIÊM THỦ QUỸ)
dựng giống như biểu mẫu của chế độ kế toán hiện hành.
Kế toán ngân sách và tài chính xã Đặng Xá thực hiện phương pháp “Kế toán kép”. Sử dụng các tài khoản kế toán Nhật ký - Sổ cái để hạch toán từng hoạt động kinh tế tài chính nhằm bảo đảm sự cân đối giữ thu và chi, giữ kinh phí được cấp và tình hình sử dụng kinh phí, giữa vồn và nguồn vốn ở mọi thời điểm.
(1). Tài sản cố định
Tài sản cố định do xây dựng mới bàn giao đưa vào sử dụng thì nguyên giá là giá trị công trình bàn giao theo quyết toán đã được duyệt.
Tài sản cố định do được cấp hoặc điều chuyển đến: là giá trị ghi trong biên bản giao nhận tài sản cố định.
Tài sản cố định được viện trợ, tài trợ... nguyên giá là giá được cơ quan tài chính tính để ghi thu ghi chi ngân sách hoặc giá đánh giá của hội đồng giao nhận cộng với các chi phí vận chuyển, bốc dỡ... của bên nhận tài sản trước khi tài sản đưa tài sản vào sử dụng.
Tài sản cố định là quyền sử dụng đất: nguyên giá là giá trị quyền sử dụng đất do Nhà nước giao cho đơn vị sử dụng và quản lí và toàn bộ chi phí thực tế hợp lí đã chi.
Tài sản cố định là phần mềm máy vi tính: nguyên giá là số chi phí thực tế phải trả để mua phần mềm tại đơn vị.
- Phương pháp khấu hao tài sản cố định là phuơng pháp khấu hao đuờng thẳng,
(2) Tiền tệ
Tiền trong đơn vị bao gồm: tiền mặt, tiền gửi kho bạc.
Trong phòng các cán bộ kế toán đều được trang bị riêng một máy tính. Trang thiết bị trong phòng đều được đầu tư sửa chữa , thay mới khi cần thiết .
Theo sự triển khai của Sở tài chính Hà Nội về huyện, Phòng tài chính- Kế hoạch huyện Gia Lâm đã phối hợp với Sở tài chính-kế hoạch Hà Nội để tổ chức tập huấn phần mềm kế toán ngân sách và tài chính xã 5.0 cho 21 xã, thị trấn trong toàn huyện.Tuy phần mềm kế toán 5.0 còn có những hạn chế nhất định song việc ứng dụng phần mềm kế toán giúp kế toán xã đẩy nhanh nhiệm vụ vào sổ sách một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tạo điều kiện cho bộ phận kế toán tài chính có thời gian tham mưu, thực hiện nhiệm vụ tài chính ngân sách xã được nhiều hơn cho UBND xã.
3.2.1.3 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán áp dụng cho các xã thực hiện phương pháp kế toán kép là hình thức nhậ ký - sổ cái, gồm hai loại sổ.
nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, phần sổ cái dùng để ghi chép, hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế (tài khoản kế toán).
Sổ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên nhật ký - sổ cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các khoản thu, chi NS theo MLNS, theo nội dung kinh tế và các đối tượng kế toán khác cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý và lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán, các quỹ của xã và hệ thống hoá từng loại tài sản, tiền, quỹ, công nợ và các hoạt động khác do xã quản lý.
3.2.1.4 Trình tự ghi sổ kế toán
(1). Trình tự khoá sổ kế toán cuối tháng
Khoá sổ kế toán là việc cộng sổ để tính ra số phát sinh bên nợ, bên có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán hoặc tổng số thu, chi, tồn quỹ…cuối kỳ kế toán tháng và cuối kỳ kế toán năm, sau khi phản ánh hết các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, phải khoá sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ vào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê bất thường khi có thiên tai, hoả hoạn hoặc sát nhập, chia tách xã…
Cuối kỳ kế toán tháng, sau khi cả chứng từ kế toán phát sinh trong tháng đã được ghi vào sổ kế toán phải tiến hành cộng sổ và đối chiếu số liệu giữa các sổ có liên quan với nhau để đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ với nhau;
Tiến hành cộng sổ phát sinh trên Nhật ký - sổ cái (hoặc sổ cái) và các sổ kế toán chi tiết;
Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ;
Tiến hành cộng tất cả các sổ phát sinh nợ, cộng các sổ phát sinh có của các tài khoản có trên nhật ký - số cái (hoặc sổ cái) xem có bằng nhau và có bằng số phát sinh ở phần nhật ký không? Sau đó tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ cái với số liệu trên sổ chi tiết hoặc bẳng tổng hợp chi tiết, giữa các sổ chi tiết với nhau, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ. Nếu đảm bảo sự khớp đúng sẽ tiến hành khoá sổ chính thức bằng các bước sau:
+ Kẻ một đường ngang dới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kế toán, cách dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng nửa dòng. Sau đó ghi số phát sinh trong tháng phía
dưới dòng đã kẻ;
+ Dòng cộng phát sinh luỹ kế từ đầu năm đến cuối tháng ghi dưới dòng cộng phát sinh tháng;
+ Dòng số dư cuối tháng được ghi tiếp dưới dòng cộng phát sinh tháng; Dòng số dư cuối tháng được tình như sau:
Số dư cuối tháng = Số dư nợ đầu tháng + Số phát sinh nợ trong tháng - Số dư phát sinh có trong tháng.
Số dư cuối tháng = Số dư có đầu tháng + số phát sinh có trong tháng - số phát sinh nợ trong tháng.
+ Kẻ 2 đường liền nhau ngay sát dưới dòng số dư để kết thúc việc khoá sổ ( )
Đối với những tài khoản trong tháng không có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì số dư đầu tháng chuyển thành số dư cuối tháng và ghi vào dòng số dư cuối tháng của tài khoản đó.
Riêng một số sổ chi tiết có kết cấu các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư (hoặc thu, chi, tồn quỹ) thì số liệu cột số dư không ghi vào dòng cộng mà ghi vào dòng “số dư cuối tháng” dưới dòng cộng cuối tháng.
Sau khi khoá sổ kế toán, kế toán trưởng hay người phụ trách kế toán phải ký dưới 2 đường kẻ. Đối với sổ nhật ký - sổ cái chủ tài khoản phải kiểm tra và ký duyệt để đảm bảo sự thống nhất giữa chủ tài khoản với kế toán trưởng về số liệu khoá sổ đã chính xác và đúng với số thực tế.
Đầu tháng sau ghi lại số dư cuối tháng trước của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết. Riêng số liệu về thu, chi ngân sách trên sổ thu ngân sách, sổ chi ngân sách là số phát sinh luỹ kế từ đầu năm tới cuối kỳ về thu, chi ngân sách nên không phải ghi lại số dư vào đầu tháng sau.
Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ thẻ kế toán chi tiết Nhật ký – Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiêt
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu số liệu cuối tháng
Sơ đồ 2.2. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái
(2). Trình tự khoá sổ kế toán cuối năm: Trước khi khoá sổ cuối năm phải thực hiện các công việc sau:
+ Đôn đốc thu nộp kịp thời các khoản thu của ngân sách còn chưa thu đến cuối năm và làm thủ tục nộp ngay các khoản thu ngân sách còn để tại xã vào ngân sách nhà nước tại kho bạc NN. Đồng thời giải quyết thanh toán dứt điểm các khoản liên quan đến chi ngân sách để đảm bảo mọi khoản thu, chi ngân sách phát sinh trong năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12;
+ Đôn đốc thanh toán kịp thời các khoản nợ phải thu (nợ tạm ứng, các khoản phải thu về khoán, các khoản thu huy động đóng góp chưa thu được…) để hoàn lại quỹ. Đồng thời thanh toán các khoản nợ phải trả (Phải trả sinh hoạt phí và phụ cấp cho cán bộ xã, bảo hiểm xã hội phải nộp cho cơ quan bảo hiểm xã hội, phải trả người bán, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu XDCB…);
+ Xử lý các khoản tạm thu NS còn đến cuối năm: Về nguyên tắc, các khoản tạm thu ngân sách phải được xử lý dứt điểm trong năm để chuyển vào thu ngân sách hoặc hoàn trả cho đối tượng tạm thu. Trường hợp cuối năm số tạm thu ngân sách bằng hiện vật chưa làm thủ tục ghi thu ngân sách nhà nước tại kho bạc nhà nước thì được chuyển sang năm sau để xử lý;
+ Đối với các khoản tạm giữ, căn cứ quyết định xử lý của cấp có thẩm quyền, UBND xã phải làm thủ tục hoàn trả cho đối tượng tạm giữ hay làm thủ tục nộp vào NSNN tại kho bạc nhà nước (nếu cấp thẩm quyền quyết định thu xung công quỹ);
+ Tiến hành kiểm kê, sao kê, đối chiếu toàn bộ tài sản, vật tư, công nợ, tiền mặt, tiền gửi và các loại tiền vốn, quỹ của xã để xác định số thực có về tài sản, tiền quỹ, công nợ ở thời điểm cuối ngày 31/12. Căn cứ quyết định của hội đồng kiểm kê, kế toán lập chứng từ phản ánh việc xử lý kết quả kiểm kê và điều chỉnh số liệu
trên sổ kế toán theo thực tế tế kiểm kê.
+ Chuyển số thu, số chi ngân sách năm nay thành số chi, số thu ngân sách năm trước như sau: Tài khoản 7142 “ thuộc năm nay” được chuyển sang Tài khoản 7141 “thuộc năm trước; Tài khoản 7192 “thuộc năm nay” chuyển sang thành Tài khoản 7191 “thuộc năm trước”; Tài khoản 8142 “Thuộc năm nay” chuyển sang Tài khoản 8141 “thuộc năm nay”; Tài khoản 8192 “Thuộc năm nay” chuyển sang Tài khoản 8191 “Thuộc năm trước”
- Khoá số chuyển sổ kế toán cuối năm
+ Trình tự các bước khoá sổ cuối năm thực hiện như khoá sổ cuối tháng; + Thời điểm khoá sổ cuối năm vào cuối ngày 31/12;
+ Khoá số cuối năm để tính ra số dư cuối năm của từng tài khoản và từng đối tượng kế toán.
+ Sau khi khoá sổ cuối năm, kế toán xã phải thực hiện việc chuyển sổ cuối năm.
Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng
Sơ đồ 2.3. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Hàng ngày hoặc định kỳ , căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế- tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp cứng từ kế toán cùng loại”. từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập chứng từ ghi sổ
Kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bẳng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào
Phần mềm kế toán Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại -Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Báo cáo tài chính Báo cáo quyết toán
máy tính theo các bảng, bảng biểu được thiêt kế sẵn trên phần mềm kế toán
2. Theo quy trình kế toán máy các thông tin được nhập vào máy theo từng
chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp(Sổ cái hoặc Nhật ki- sổ cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
3. Cuối tháng, (hoặc vào bất kì thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hện các
thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đản bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kì. Người làm kế toán có thể kiểm tra đối chiếu sổ liệu sổ kế toán với báo cáo tài chính sao khi đã được in ra giấy.
4. Cuối kỳ sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lí theo quy định của hình thức chứng từ ghi sổ ghi bằng tay.
Tại Ủy ban nhân dân xã Đặng Xá, huyện Gia Lâm, TP. Hà Nội, bộ phận tài chính - kế toán thực hiện nhiệm vụ vừa khai thác nguồn thu vừa thu thập và xử lí,