CÔNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Các nhóm nhỏ sẽ được cung cấp một số câu thành ngữ và phải sử dụng chúng để kích thích tư duy về các vấn đề trong nhóm hoặc tổ chức nơi họ đang làm việc.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi một nhóm người đang vật lộn với các phương pháp thông thường để tìm ra giải pháp mới về các vấn đề của tổ chức.
■ Một danh sách in những câu thành ngữ, mỗi người tham gia sẽ có một bản. Bạn có thể tìm thấy các danh sách đầy đủ trên rất nhiều trang mạng. Hãy lựa chọn khoảng 10 câu tương đối dễ hiểu.
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
1. Biên soạn và in ra một danh sách các câu thành ngữ. Có thể bạn sẽ muốn dùng những câu như sau:
■ “Lắm thầy thối ma1”
1. Ví tình trạng làm việc có quá nhiều người góp ý kiến thì dễ không thống nhất, sinh rắc rối, hỏng việc.
■ “Kém tri thức là một mối nguy” ■ “Cẩn tắc vô áy náy”
■ “Một nghề cho chín, còn hơn chín nghề”
2. Phát danh sách cho những người tham gia. Họ có thể làm việc một mình, làm việc theo cặp hoặc nhóm ba người.
3. Trình bày vấn đề với họ. Đề nghị họ sử dụng những thành ngữ này để kích thích suy nghĩ của họ về vấn đề, mục đích là để tạo ra những giải pháp, hoặc chỉ đơn thuần để đảm bảo rằng họ đang đưa ra các câu hỏi phù hợp.
Ví dụ:
■ “Lắm thầy thối ma”: có công đoạn nào đang có quá nhiều người tham gia và cần giảm bớt số người đi không?
■ “Kém tri thức là một mối nguy”: nhân viên ở vị trí nào đang bị thiếu thông tin, kiến thức hoặc kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc tốt hơn?
■ “Cẩn tắc vô áy náy”: Chúng ta có đang quản lý rủi ro một cách hợp lý hay không? Các biện pháp an toàn và sức khỏe của chúng ta có
phù hợp không? Liệu chúng ta có đang quá thận trọng trong một số lĩnh vực công việc không?
■ “Một nghề cho chín, còn hơn chín nghề”: Có cách nào để chúng ta hành động nhanh và hiệu quả (với rủi ro thấp) để vượt lên trên các đối thủ không?
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Cần đảm bảo rằng mọi người tham gia đều hiểu ý nghĩa của những câu thành ngữ đó!
CÔNG CỤ 66
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ BẰNG THÀNH NGỮ
CÔNG CỤ NÀY LÀ GÌ?
Đây là một phương pháp để kiểm tra các quy định và thủ tục đã tồn tại từ lâu nhằm có được kiến giải mới và loại bỏ ý nghĩ muốn giữ lại các quy trình chỉ đơn thuần vì “ta đã luôn thực hiện chúng theo cách này”.
KHI NÀO SỬ DỤNG?
■ Khi bộ máy quan liêu dường như lấn át lối tư duy thông thường. ■ Khi “cách chúng ta luôn làm” đã không được đánh giá lại trong một thời gian dài.
■ Khi cơ quan có nguy cơ trở thành một bộ máy rập khuôn, được vận hành bởi các quy trình thay vì sử dụng những quy trình tối thiểu để tránh hỗn loạn và muốn biến quy trình thành bàn đạp nhằm đạt hiệu suất cao hơn.
BẠN CẦN GÌ?
SỬ DỤNG THẾ NÀO?
1. Mỗi nhóm nhỏ sẽ được phân cho một quy trình, thủ tục hoặc một bộ quy tắc nội bộ. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2. Họ phải tìm ra mục đích ban đầu của nó, sau đó phân tách nó một cách hiệu quả và bắt đầu xây dựng lại một bộ quy tắc hoặc nguyên tắc quản trị được đơn giản hóa để giải quyết vấn đề hoặc mục đích ban đầu.
3. Mỗi nhóm sẽ trình này trước tất cả mọi người, và toàn bộ nhóm lớn sẽ quyết định xem:
■ Các quy tắc/nguyên tắc mới có phải là sự thay thế hữu hiệu cho cái ban đầu hay không.
■ Một vài ý tưởng có được từ hoạt động này có thể được kết hợp với các quy định ban đầu để đơn giản hóa hoặc tinh chỉnh không? ■ Trên thực tế, không có quy tắc nào là phương án tốt nhất. Thay vì chỉ thị cách giải quyết vấn đề, hãy tin tưởng giao nó cho cho những người liên quan.
NHỮNG ĐIỂM CẦN LƯU Ý
Hãy chắc chắn rằng mọi người tham gia đều hiểu bối cảnh kinh doanh của các quy trình mà họ đang điều chỉnh. Nếu họ không hiểu rõ về nhu cầu kinh doanh đằng sau quy trình đó, có thể họ sẽ vô tư bỏ đi một công đoạn quan trọng trong quy trình.
Lý tưởng nhất là trong nhóm lớn nên có một số chuyên gia về các chủ đề. Những người này phải có suy nghĩ thoáng về việc cải tổ các hệ thống và quy trình, họ không nên có xu hướng bảo vệ các quy trình cũ chỉ vì đã quen thuộc với chúng hoặc vì suy nghĩ “chúng ta đã luôn thực hiện nó theo cách này”.
CÔNG CỤ 67