- Về năng lực & kiến thức:
5. Bố cục của bài báo cáo
2.4.1 Tuyển dụng và đào tạo lực lượng bán hàng
2.4.1.1 Quy trình tuyển dụng
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Trưởng phòng bán hàng sẽ xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên bán hàng. Phụ thuộc vào tính chất, khối lượng của công việc, hoặc việc đánh giá hiệu quả bán hàng của các nhân viên mà công ty sẽ quyết định có nên tuyển thêm hay không.
Bước 2: Phân tích công việc và yêu cầu Xây dựng bảng mô tả công việc gồm:
Tìm kiếm khách hàng, phát triển sản phẩm của công ty Tìm hiểu nhu cầu khách hàng, giải thích, tư vấn về sản phẩm Có trình độ về công nghệ thông tin, phần mềm
Xây dựng, duy trì mối quan hệ chặt chẽ với khách hàng
Yêu cầu: Trình độ đại học, có các kĩ năng giao tiếp, làm việc nhóm, chịu được áp lực công việc.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng của công ty sẽ được đăng trên các trang web tuyển dụng và website của công ty.
Bước 4: Tiến hành phỏng vấn
Sau khi tiếp nhận và chọn lọc hồ sơ, bộ phận tuyển dụng sẽ tiến hành phỏng vấn tại địa điểm của công ty Số 16, đường 198 Cao Lỗ, Phường 4, Quận 8, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
Bước 5: Tiến hành đào tạo và thử việc 23
Sau khi tuyển chọn đủ số lượng người cần thiết, công ty tiến hành đào tạo thử việc. Các nhân viên mới sẽ được đào tạo thử việc trong vòng một tháng. Quy trình đào tạo sẽ do trưởng phòng bán hàng và các nhân viên bán hàng chính thức trực tiếp hướng dẫn
Bước 6: : Kí hợp đồng
Sau thời gian thử việc là hai tháng, nhân viên đạt yêu cầu sẽ được kí hợp đồng lao động, trở thành nhân viên chính thức của công ty, được hưởng các chế độ đãi ngộ theo quy định của công ty.
Bảng 2.2: Số liệu tuyển dụng cho bộ phận bán hàng của công ty TNHH một thành viên phần mềm Rồng Châu Á năm 2019
Số lượng Vị trí
Nhân viên bán hàng
Nhân viên chăm sóc khách hàng Nhân viên bảo trì
Nguồn: Phòng tuyển dụng
Bảng 2.3: Số liệu tuyển dụng cho bộ phận bán hàng của công ty TNHH một thành viên phần mềm Rồng Châu Á năm 2020
Số lượng Vị trí
Nhân viên bán hàng
Nhân viên chăm sóc khách hàng Nhân viên bảo trì
Nguồn: Phòng tuyển dụng
Bảng 2.4: Số liệu tuyển dụng cho bộ phận bán hàng của công ty TNHH một thành viên phần mềm Rồng Châu Á năm 2021
Số lượng Vị trí
Nhân viên bán hàng
Nhân viên chăm sóc khách hàng Nhân viên bảo trì
Nguồn: Phòng tuyển dụng
Nhìn qua số liệu tuyển dụng của công ty trong 3 năm 2019-2021, số lượng người ứng tuyển cho từng vị trí trong bộ phận bán hàng của công ty có tăng lên do các tin tuyển dụng được đăng tải nhiều hơn trên các diễn đàn việc làm. Số lượng người đạt yêu cầu sau những vòng tuyển dụng ban đầu so với những người ứng tuyển là khá cao. Sau đó, trong quá trình thử việc, công ty sẽ hỗ trợ và đào tạo thêm thông qua các khóa đào tạo. Và nếu các nhân viên mới đảm bảo được KPI mà công ty đề ra sau hai tháng sẽ được kí hợp đồng lao động và trở thành nhân viên chính thức của công ty.
2.4.1.2 Đào tạo nhân viên
Công ty luôn chú ý đầy mạnh các hoạt động đào tạo. bồi dưỡng nghiệp vụ, kỹ năng chuyên môn cho nhân viên bán hàng với mong muốn xây dựng một đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp, linh hoạt, dễ dàng thích nghi với môi trường kinh tế luôn thay đổi,
Công ty thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn về kỹ năng mềm giúp nhân viên bán hàng nâng cao khả năng giao tiếp, xử lí tình huống khéo léo, linh hoạt khi giới thiệu các sản phẩm của công ty, tăng sức thuyết phục với khác hàng.
Bên cạnh đó, công ty luôn tạo điều kiện để nhân viên bán hàng nắm rõ về những quy định và trách nhiệm của mình trong suốt quá trình bán hàng nhắm tạo nên một hệ thống làm việc thống nhất và chuyên nghiệp.
Cụ thể trong 3 năm qua, công ty đã tổ chức các khóa đào tạo hàng tháng cho nhân viên bán hàng dưới 1 năm kinh nghiệm. Bên cạnh đó, mỗi quý, công ty sẽ tổ chức các buổi họp, hội thảo để đào tạo thêm cho nhân viên của công ty các kiến thức về sản phẩm, kĩ năng mềm để hoạt động hiệu quả hơn trong công việc, giao tiếp và các mối quan hệ giữa đồng nghiệp để nâng cao thêm
giá trị cho công ty. Trong ba năm qua, tuy có ảnh hưởng từ đại dịch covid nhưng công ty vẫn duy trì các đợt đào tạo trên thông qua các hình thức online nhằm vẫn duy trì được công tác đào tạo cũng như giúp đỡ các nhân viên mới có thêm kĩ năng, kiến thức về sản phẩm để có thể hoàn thành được công việc.
2.4.2 Tổ chức bộ máy bán hàng
Hình 2.2 Sơ đồ tổ chức lực lượng bán hàng
Nguồn: Phòng tuyển dụng
Sản phẩm của Công ty TNHH MTV phần mềm Rồng Châu Á chủ yếu là các phần mềm dành cho các doanh nghiệp kinh doanh nên có những đặc điểm rất riêng biệt, cách lắp đặt cũng như sử dụng khác nhau nên công ty lựa chọn hình thức bán hàng cũng như có đội ngũ chăm sóc khách hàng riêng biệt.
Việc áp dụng sơ đồ tổ chức như trên sẽ giúp nhân viên bán hàng có thể tập trung vào công việc giới thiệu, tìm kiếm và duy trì sản phẩm đối với khách hàng, có thể hỗ trợ những khách hàng về thông số, kiến thức về phần mềm cũng như giúp nhân viên bán hàng có thể thuyết phục khách hàng dễ dàng hơn.
Đồng hành cũng quan trọng không kém đó là nhân viên chăm sóc khách hàng, chủ yếu là những khách hàng sau khi mua sản phẩm. Nếu có thắc mắc gì
về phần mềm hay phần mềm bị lỗi thì nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ hướng dẫn, hỗ trợ bảo trì để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Bên cạnh đó, bộ phận chăm sóc khách hàng cũng sẽ lắng nghe những ý kiến của khách hàng trong quá trình sử dụng để công ty có thể cải tiến sản phẩm và phát triển hơn.
2.5 KIỂM TRA GIÁM SÁT BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV PHẦN MỀM RỒNG CHÂU Á MỀM RỒNG CHÂU Á
2.5.1 Tiêu chí và cách thức kiểm tra giám sát
Đánh giá nhân viên bán hàng là sự xem xét mức độ thực hiện các mục tiêu của nhân viên bán hàng. Đánh giá hoạt động của nhân viên bán hàng cũng chính là đánh giá hiệu quả công việc trong một doanh nghiệp. Đây là quy trình đánh giá xem nhân viên bán hàng hoàn thành mục tiêu đề ra như thế nào. Việc đánh giá tập trung vào chất lượng, số lượng, thời gian, các vấn đề về dịch vụ khách hàng khách hàng có liên quan đến hiệu quả làm việc của nhân viên bán hàng.
Các tiêu chí mà nhà quản trị bán hàng dùng để đánh giá tại Công ty TNHH MTV phần mềm Rồng Châu Á có thể kể đến như doanh số cá nhân, số lượng khách hàng mới, số lượng đơn hàng, tỉ lệ khách hàng quay lại sử dụng thêm sản phẩm. Bên cạnh những con số về mặt kinh doanh thì còn có những đánh giá khác về thái độ như sự nỗ lực trong quá trình làm việc, thái độ trong công việc hay sự chuyên cần…
Dựa vào những tiêu chí như trên, các nhà quản trị sẽ đánh giá nhân viên qua từng quý trong năm. Họ có thể nhìn vào những con số cụ thể, theo dõi quá trình làm việc hằng ngày để đưa ra những giải pháp kịp thời can thiệp nếu tình hình không tốt. Kiểm soát dựa trên các hành vi, cách thức mà nhân viên bán hàng hoàn thành công việc, xem xét thái độ với các khách hàng trong lúc tư vấn hoặc chăm sóc sau khi bán sản phẩm.
2.5.2 Kết quả giám sát bán hàng trong 3 năm 2019-2021
Bảng 2.5: Kết quả giám sát bán hàng trong 3 năm 2019-2021 tại công ty TNHH MTV phần mềm Rồng Châu Á
Năm Tiêu chí Doanh số bán hàng (triệu đồng) Số lượng khách hàng mới ( người) Tỉ lệ khách hàng quay lại (%)
(Nguồn: Phòng Kinh Doanh)
Trên đây là kết quả giám sát bán hàng qua ba năm từ 2019-2021. Cụ thể doanh số bán hàng của năm 2020 tăng khoảng 566 triệu VNĐ nhưng sang tới năm 2021, do ảnh hưởng lớn từ dịch covid 19 nên doanh số không được tốt như năm 2020. Nhưng nhìn chung vẫn cao hơn so với năm 2019. Nhờ sự giám sát chặt chẽ cũng như tìm ra được những điểm thiếu sót và thay đổi kịp thời của nhà quản trị bán hàng cùng với sự phát triển của công ty nên về mặt doanh số vẫn được duy trì tốt.
So sánh các con số đã thực hiện của doanh nghiệp thì nhìn chung trong năm 2019, 2020 đã hoàn thành được các chỉ tiêu mà công ty đã đề ra. Với những nỗ lực của phòng bán hàng thì đã hoàn thiện được các con số mà công ty đề ra. Tuy nhiên vào năm 2021, dưới ảnh hưởng của dịch covid 19 khi mà các công việc đều phải chuyển qua làm online nên doanh số bán hàng cũng như số lượng khách hàng mới không đạt được chỉ tiêu như mong muốn. Mặt khác thì công ty vẫn duy trì được và tạo dựng được lòng tin ở khách hàng cũ để có thể tiếp tục bán được hàng và đẩy mạnh về doanh số.
Bên cạnh đó, thông qua các việc tư vấn và truyền thông, các khách hàng mới cũng tăng qua mỗi năm. Đây là những kết quả ban đầu cho thấy những biện pháp của công ty vẫn đang đi đúng hướng và hiệu quả. Tỉ lệ khách hàng quay lại qua từng năm tuy tăng không nhiều nhưng cũng là một tín hiệu để có thể đưa ra các biện pháp, các chính sách để hỗ trợ thêm dành cho những khách hàng cũ để họ tiếp tục tin tưởng và sử dụng dịch vụ, phần mềm của công ty
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 đã trình bày thực trạng hoạt động quản trị bán hàng tại Công ty TNHH MTV phần mềm Rồng Châu Á. Giới thiệu về bộ máy bán hàng, quy trình bán hàng cho các doanh nghiệp tại công ty và những công tác hoạch định bán hàng cụ thể của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn là những cách thức để tuyển dụng một nhân viên bán hàng cụ thể ra sao hay cách mà các nhà quản trị đang quản lý nhân viên bán hàng. Giám sát các hoạt động cụ thể để từ đó có những chiến lược giúp công ty ngày càng phát triển hơn.
CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH
MTV PHẦN MỀM RỒNG CHÂU Á
3.1 NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV PHẦN MỀM RỒNG CHÂU Á TY TNHH MTV PHẦN MỀM RỒNG CHÂU Á
3.1.1 Nhận xét chung
Công ty TNHH MTV phần mềm Rồng Châu Á bước đầu đã xây dựng và vận hành được quy trình bán hàng cơ bản với những mục tiêu, doanh thu góp phần giúp công ty phát triển và mở rộng thị trường. Việc bán phần mềm được đề cập trong bài là một bước đi chiến lược nhằm mở rộng thêm các hoạt động vitính, xử lý các phần mềm mà công ty đang làm trước đó. Song, cũng là bước tiến quan trọng cho sự phát triển lâu dài của công ty.
Giữ vững và ổn định các thị trường, khách hàng quan trọng trước các đối thủ khác. Quản trị và chăm sóc khách hàng giúp công ty tạo dựng được lòng tin, duy trì mối quan hệ lâu dài với các khách hàng cũ đồng thời không ngừng tìm kiếm khách hàng mới trong tương lai. Hoạt động quản trị bán hàng hiệu quả cũng góp phần quan trọng để quảng bá thêm về hình ảnh của công ty, tìm kiếm thêm các khách hàng tiềm năng.
Đội ngũ nhân viên tuy còn ít nhưng cũng là những thành phần rất quan trọng đóng góp không nhỏ đến với doanh thu của công ty hiện tại.
3.1.2 Nhận xét về hoạt động quản trị bán hàng3.1.2.1 Công tác hoạch định bán hàng 3.1.2.1 Công tác hoạch định bán hàng
Ưu điểm: Quy trình bán hàng cụ thể. Nhân viên được hướng dẫn để giới thiệu sản phẩm với khách hàng. Chuẩn bị kỹ tài liệu để chuẩn bị cho những việc gặp gỡ, tiếp xúc khách hàng. Hơn nữa giúp các khách hàng doanh nghiệp, hỗ trợ doanh nghiệp thanh toán trả chậm. Việc này giúp công ty có thể duy trì hợp tác lâu dài với khách hàng của họ.
Nhược điểm: Vì quy mô công ty còn nhỏ nên dẫn đến nhiều hạn chế trong ngân sách, khâu chăm sóc khách hàng vẫn chưa giải quyết được 100% các vấn đề mà khách hàng gặp phải, thời gian để xử lý các trục trặc vẫn còn khá lâu
3.1.2.2 Công tác tuyển dụng và đào tạo lực lượng bán hàng
Ưu điểm: Trưởng phòng bán hàng cùng bộ phận tuyển dụng có quy trình cụ thể rõ ràng để có thể tuyển dụng được nhân viên bán hàng phù hợp với công ty. Có lộ trình rõ ràng để đào tạo được nhân viên có thêm các kỹ năng để phát triển.
Nhược điểm: Quy trình tuyển dụng và đào tạo vẫn còn khá đơn giản. Các buổi đào tạo và huấn luyện vẫn còn khá ít nên đòi hỏi nhân viên cần có khả năng thích nghi tốt. Do công ty còn mới nên lượng hồ sơ ảo nộp vào trong quá trình tuyển dụng còn nhiều gây mất thời gian.
3.1.2.3 Công tác kiểm tra giám sát
Ưu điểm: Có những yếu tố cụ thể để đánh giá được nhân viên bán hàng, các yếu tố đa dạng không chỉ về mặt doanh số mà còn là thái độ. Quy mô công ty nhỏ nên việc đánh giá từng cá nhân mang lại hiệu quả chính xác cao. Thông qua việc đánh giá cũng có những biện pháp can thiệp kịp thời đến với nhân viên bán hàng.
Nhược điểm: Thời gian giữa các lần đánh giá còn khá lâu. Bên cạnh đó, việc đánh giá từng cá nhân cũng sẽ gây mất thời gian nếu công ty mở rộng tuyển dụng thêm nhân viên để có thể mở rộng quy mô. Nhìn về mặt khác cũng
góp phần gây áp lực ít nhiều đến với nhân viên bán hàng hoặc nếu kết quả không công bằng cũng sẽ gây nên cảm giác tiêu cực trong môi trường làm việc.
3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆT CÔNG TÁC QUẢNTRỊ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV PHẦN MỀM RỒNG CHÂU Á TRỊ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV PHẦN MỀM RỒNG CHÂU Á
3.2.1 Hoàn thiện công tác hoạch định bán hàng
Xác định mục tiêu chính cho công ty trong những năm tiếp theo. Các mục tiêu đề ra phải mang tính thực tế và thể hiện được chính xác những gì công ty muốn chinh phục trong một khoảng thời gian nhất định.
Đánh giá thực trạng tình hình công ty TNHH MTV Phần Mềm Rồng Châu Á. Xác định các yếu tố đang là cơ hội và thách thức cho mục tiêu và chiến lược của công ty. Trong đó, tập trung đánh giá đến các yếu tố như: áp lực thị trường, kinh tế, các sự kiện chính trị, công nghệ, quan hệ và xã hội.
Xây dựng chiến lược bán sản phẩm dịch vụ một cách tốt nhất dựa trên chi phí và khả năng sử dụng nguồn lực của công ty. Về phía công ty sẽ cử các chuyên gia để đánh giá xem chiến lược có khả thi không và theo giõi, giám sát trong suốt quá trình thực hiện nhằm đạt được kết quả tốt nhất.
3.2.2 Hoàn thiện tổ chức lực lượng bán hàng
Tổ chức những nhân viên có nhiệm vụ quản lý và thu hồi công nợ. Những nhân viên thu hồi công nợ một mặt sẽ làm giảm áp lực thu hồi nợ cho nhân viên bán hàng giúp nhân viên bán hàng tập trung vào nhiệm vụ chính một mặt có thể quản lý, tập trung thu hồi các khoản nợ thay vì mỗi nhân viên bán hàng thu từng khoản nợ.
Tổ chức hoạt động kiểm tra, giám sát thường xuyên thông qua các cuộc họp (tuần, tháng, quý, năm) và theo dõi chặt chẽ quá trình triển khai bán hàng.