2.2.1 Xác định vị trí của tổ chức trong môi trường
Các yếu tố môi trường có thể tạo ra những bất trắc cho tổ chức, người ta thường chia mức độ bất trắc thành hai yếu tố:
- Mức độ thay đổi (ổn định hay năng động) - Mức độ phức tạp (đơn giản hay phức tạp)
Mỗi tổ chức đều có môi trường của nó và cần phải xác định mình đứng ở vị trí nào, ở mức độ bất trắc ra sao để giúp tổ chức có những biện pháp quản trị các bất trắc ấy.
2.2.2 Các biện pháp quản trị các bất trắc của môi trường
- Dùng đệm: Là nhằm giảm bớt hay thu hút những cú sốc do ảnh hưởng của môi trường gây ra cho cả hai phía đầu vào và đầu ra.
+ Đầu vào: Ví dụ về tồn trữ vật tư, thực hiện bảo trì phòng ngừa, tuyển và huấn luyện những nhân viên mới.. mục đích dự phòng các bất trắc xảy ra.
+ Đầu ra: Ví dụ như nhà sản xuất áo mưa chỉ phân phối hàng cho những cửa hàng để bán vào mùa mưa. Tất nhiên áo mưa vẫn được sản xuất quanh năm vì nếu để đến mùa mưa sản xuất thì sẽ có thể thiếu hàng, không đáp ứng kịp thời cho nhu cầu thị trường.
- San bằng: San đều ảnh hưởng của môi trường. Chẳng hạn, trong ngành bưu chính viễn thông, quy định giá cước cao vào các giờ cao điểm và giá cước thấp vào các thời điểm thấp điểm như về khuya, gần sáng.
- Tiên đoán: Khả năng đóan trước những biến đổi và ảnh hưởng cuả môi trường để giảm bớt sự bất trắc. Ví dụ như nhận thấy sắp tới giá nguyên vật liệu cho sản xuất đường có dấu hiệu tăng, những nhà kinh doanh tranh thủ trước trong việc thu mua đường thành phẩm trong thời điểm hiện tại, chờ giá lên và kiếm lời.
- Cấp hạn chế: Khi nhu cầu vượt qúa mức cung cấp thì sử dụng cấp hạn chế các sản phẩm-dịch vụ hoặc cấp phát có ưu tiên. Thí dụ, trường hợp thiên tai xảy ra như hoả hoạn, bão lụt.thì giường bệnh chỉ ưu tiên cho những ca nặng nhất hoặc như có thời điểm khi tin đồn về việc thị trường giảm khả năng cung cấp trứng gà, trứng vịt thì các siêu thị đưa ra giải pháp chỉ bán tối đa 20 trứng các loại cho mỗi khách hàng.
- Hợp đồng: Hợp đồng nhằm giảm bất trắc đầu vào, đầu ra. Ví dụ ký hợp đồng mua nguyên vật liệu dài hạn nhằm tránh biến động giá, bảo đảm số lượng cho sản xuất liên tục..; ký hợp đồng lao động để có kế hoạch về sử dụng lao động ổn định. - Kết nạp: Thu hút những cá nhân, tổ chức cùng tham gia để
giảm bớt các mối đe dọa từ môi trường. Ví dụ: các tổ chức khó khăn về tài chính có thể mời ngân hàng tham gia vào hội 29
đồng quản trị của tổ chức..
- Liên kết: Nhiều tổ chức hợp lại trong một hành động chung nào đó. Ví dụ thỏa thuận phân chia thị trường, định giá, phân chia lãnh thổ địa lý, hợp nhất.
-Qua trung gian: Sử dụng cá nhân và, hoặc tổ chức khác để giúp đạt kết qủa thuận lợi. Chẳng hạn tranh thủ sự ủng hộ của báo chí, chính quyền.
-Quảng cáo: Là phương tiện quen thuộc để quản trị môi trường. TÓM TẮT
Môi trường của một tổ chức là tổng hợp các yếu tố từ bên trong cũng như từ bên ngoài tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động và kết quả hoạt động của tổ chức. Môi trường chia thành 2 cấp độ là môi truờng bên ngoài và môi trường bên trong. Môi trường bên ngoài được chia thành môi trường vĩ mô, môi trường vi mô (môi trường cạnh tranh hay môi trường ngành) và môi trường kinh doanh quốc tế.
Môi trường vĩ mô bao gồm các yếu tố: môi trường kinh tế, chính trị, xã hội, văn hoá, tự nhiên, dân số và kỹ thuật công nghệ.
Môi trường vi mô nghiên cứu 5 yếu tố tạo áp lực cạnh tranh gồm: đe doạ của những người muốn gia nhập ngành, cường độ cạnh tranh giữa những tổ chức hiện hữu trong ngành, sức mạnh đàm phán của người cung cấp, sức mạnh đàm phán của người mua, đe doạ của sản phẩm thay thế.
Môi trường bên trong tức môi trường nội bộ nghiên cứu về dây chuyền giá trị với những hoạt động được gắn trực tiếp và hỗ trợ với các sản phẩm hoặc dịch vụ của tổ chức.
Các hoạt động trực tiếp này bao gồm các hoạt động đầu vào, vận hành, các hoạt động đầu ra, marketing và bán hàng và dịch vụ.
Các hoạt động hỗ trợ gồm các hoạt động liên quan đến quản trị nguồn nhân lực, phát triển công nghệ, thu mua và cấu trúc hạ tầng của tổ chức.