4.1. Một số khái niệm cơ bản liên quan đến chức năng tổ
chức
4.1.1. Tổ chức và chức năng tổ chức
Tổ chức là một thuật ngữ được sử dụng rất linh hoạt. Trong bài đầu, chúng ta đã định nghĩa tổ chức với tư cách một hệ thống gồm nhiều người cùng làm việc vì mục đích chung trong hình thái cơ cấu ổn định (danh từ tổ chức). Dưới đây là định nghĩa tổ chức với ý nghĩa là một hoạt động (động từ tổ chức).
Trước hết, tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch (động từ tổ chức theo nghĩa rộng). Ví dụ chúng ta vẫn thường nói: tổ chức thực hiện kế hoạch, tổ chức thực thi chính sách hay tổ chức triển khai dự án. Khi đó, tổ chức bao gồm ba chức năng của quá trình quản lý: đảm bảo cơ cấu của các nguồn lực cho thực hiện kế hoạch, chỉ đạo thực hiện kế hoạch và kiểm tra sự thực hiện kế hoạch.
Thứ hai, với tư cách một chức năng quản lý (động từ tổ chức theo nghĩa hẹp), tổ chức là quá trình sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với con người là các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công kế hoạch. Về bản chất, tổ chức là phân chia công việc, sắp xếp các nguồn lực và phối hợp các hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu chung.
Kiểm tra Đảm bảo kết quả Lãnh đạo Khởi động nỗ lực Lập kế hoạch Thiết lập định hướng Tổ chức
Sáng tạo các loại hình cơ cấu Phân chia công việc
Sắp xếp nguồn lực Phối hợp hoạt động
Hình 4.1 thể hiện vai trò trung tâm của chức năng tổ chức trong quá trình quản lý. Một khi kế hoạch đã được xác lập, nhà quản lý phải làm rõ các công việc cần thực hiện và mối quan hệ giữa chúng; quyết định ai làm việc gì và bằng gì, ai báo cáo cho ai, phối hợp hoạt
động như thế nào.
Hình 4.1: Chức năng tổ chức trong mối quan hệ với các chức năng quản lý khác
Trong bài này chúng ta nghiên cứu tổ chức theo nghĩa hẹp, tức là nghiên cứu chức năng tạo khuôn khổ cơ cấu của các nguồn lực cho thực hiện kế hoạch. Chức năng tổ chức có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định sự thành bại của các nhà quản lý cũng như hệ thống được quản lý. Các nhà quản lý làm công tác tổ chức tốt sẽ hoạt động có hiệu lực, hiệu quả trong mọi tình huống phức tạp.
4.1.2. Cơ cấu tổ chức
Quá trình tổ chức làm hình thành cơ cấu tổ chức - khuôn khổ trong đó các hoạt động của tổ chức được phân chia, các nguồn lực được sắp xếp, con người và các bộ phận được phối hợp nhằm thực hiện các mục tiêu kế hoạch.
Là hình thức cấu tạo bên trong của tổ chức, cơ cấu tổ chức thể hiện mối quan hệ mang tính chính thức hoặc phi chính thức giữa những con người trong tổ chức. Sự phân biệt hai loại mối quan hệ đó làm xuất hiện hai dạng cơ cấu trong tổ chức là cơ cấu chính thức và cơ cấu phi chính thức. Phụ thuộc vào việc cơ cấu tổ chức được thiết lập nhằm thực hiện chiến lược hay kế hoạch tác nghiệp mà làm xuất hiện cơ cấu tổ chức bền vững, mang tính chiến lược hay cơ cấu tạm thời, mang tính tác nghiệp.
• Cơ cấu tổ chức chính thức và phi chính thức
Cơ cấu chính thức của một tổ chức là tập hợp các bộ phận và cá nhân có mối quan hệ tương tác, phối hợp với nhau, được chuyên môn hoá, có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo những cấp khác nhau, thực hiện các hoạt động của tổ chức nhằm tiến tới các mục tiêu kế hoạch.
Cơ cấu chính thức được thể hiện thông qua sơ đồ cơ cấu tổ chức. Bên cạnh cơ cấu chính thức, trong tổ chức còn tồn tại nhiều cơ
cấu phi chính thức được tạo nên bởi các mối quan hệ phi chính thức giữa các thành viên của tổ chức, ví dụ tập hợp những người cùng quan điểm, lợi ích, sở thích, quê quán.
Giáo trình này sẽ dành sự quan tâm chủ yếu cho cơ cấu chính thức.
• Cơ cấu tổ chức bền vững và tạm thời
Cơ cấu tổ chức bền vững là cơ cấu tổ chức tồn tại trong một thời gian dài, gắn liền với giai đoạn chiến lược của tổ chức. Ở tầm tổ chức, việc triển khai các nguồn lực cho thực hiện chiến lược là nhiệm vụ trọng tâm của công tác tổ chức, làm hình thành nên cơ cấu tổ chức mang tính chiến lược.
Cơ cấu tổ chức tạm thời được hình thành nhằm triển
khai các kế hoạch tác nghiệp của tổ chức. Đây chính là cơ cấu ma trận, cơ cấu nhóm xuyên chức năng gắn liền với việc thực hiện các chương trình, dự án và các kế hoạch tác nghiệp có mục tiêu mang tính độc lập khác.
4.2. Các thuộc tính cơ bản của cơ cấu tổ chức
Khi xem xét cơ cấu tổ chức các nhà nghiên cứu và thực hành quản lý thường đề cập tới 6 yếu tố cơ bản sau đây:
4.2.1. Chuyên môn hóa công việc
Adam Smith đã mở đầu cuốn sách “Của cải của các dân tộc” bằng một ví dụ nổi tiếng về chuyên môn hoá công việc (hay còn gọi là phân chia công việc) trong một xí nghiệp sản xuất kim khâu. Miêu tả công việc trong xí nghiệp, ông viết: “một người kéo sắt thành sợi mảnh, một người khác làm thẳng sợi sắt, người thứ ba cắt kim, người thứ tư tạo lỗ xâu kim, người thứ năm mài dũa để tạo cây kim”. Mười người trong một ngày làm được 4800 cây kim. Còn nếu làm việc hoàn toàn độc lập, mỗi người trong một ngày chỉ làm được 20 cây kim. Thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân, chuyên môn hóa công việc (còn được gọi là phân chia lao động) có lợi thế cơ bản là làm tăng năng suất lao động của cả nhóm.
Tại sao chuyên môn hoá có thể làm tăng năng suất lao động? Câu trả lời là ở chỗ không một người nào trên phương diện tâm sinh lý có thể thực hiện được tất cả các hoạt động của một nhiệm vụ phức tạp, ngay cả khi trong con người đó hội tụ đầy đủ các kỹ năng cần thiết. Ngược lại, chuyên môn hoá công việc sẽ tạo nên những nhiệm vụ đơn giản, dễ đào tạo để thực hiện. Điều này đã thúc đẩy chuyên môn hoá lực lượng lao động, biến mỗi người thành chuyên gia trong một số công việc nhất định. Và bởi vì chuyên môn hoá tạo ra vô vàn công việc khác nhau, mỗi người có thể lựa chọn cho mình những công việc và vị trí phù hợp với năng lực và lợi ích của họ.
Tuy nhiên, chuyên môn hoá cũng có những hạn chế. Nếu như 41
các nhiệm vụ bị chia cắt thành những khâu nhỏ, tách rời nhau và mỗi người chỉ chịu trách nhiệm về một khâu, khả năng sáng tạo của người lao động sẽ giảm sút và họ nhanh chóng cảm thấy công việc của mình là nhàm chán. Bên cạnh đó tình trạng xa lạ, đối địch giữa những người lao động có thể sẽ gia tăng.
Để khắc phục hạn chế của chuyên môn hoá, các nhà quản lý thường tìm cách tăng mức độ tổng hợp hóa công việc đến mức cao nhất có thể bằng cách sử dụng các kỹ thuật mở rộng phạm vi công việc, phong phú hoá công việc và luân chuyển.
4.2.2. Hình thành các bộ phận
Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm sự phân chia tổng thể thành các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của tổ chức phản ánh quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm hoạt động theo chiều ngang. Việc hợp nhóm các hoạt động và con người để tạo nên các bộ phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế và đó cũng là cách để có được nguồn nhân lực thực hiện các mục tiêu kế hoạch.
Các bộ phận có thể được hình thành dựa trên những tiêu chí nào?
Trong thực tế, các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, làm xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau, cụ thể là:
4.2.2.1.Mô hình tổ chức theo chức năng
Hình 4.2. Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tại Công ty Chế tạo máy ABC
Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó
các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. Theo hình 4.2, các bộ phận của công ty Chế tạo máy ABC được tổ chức theo chức năng marketing, kỹ thuật, sản xuất, tài chính và quản lý nguồn nhân lực.
Các ưu điểm của mô hình tổ chức theo chức năng là: (1) đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao, (2) có thể phát huy những ưu thế của chuyên môn hoá do các bộ phận theo chức năng tập trung vào những công việc có tính chất tương đồng, phát huy được lợi thế quy mô, giảm được sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản hoá đào tạo, (3) giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản, (4) chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên và (5) tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất.
Nhược điểm của mô hình này là: (1) thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các mục tiêu và phương thức hoạt động, (2) thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận, (3) chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lý, (4) có thể làm giảm tính nhạy cảm của tổ chức đối với sản phẩm, dịch vụ và khách hàng, (5) hạn chế việc phát triển đội ngũ các nhà quản lý chung, (6) đổ trách nhiệm về thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất.
Ở dạng thuần nhất, mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường.
4.2.2.2.Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị (mục tiêu) độc lập: sản phẩm/ khách hàng/ địa dư
Khi những hạn chế của phương thức tổ chức theo chức năng đã lớn hơn ưu thế của nó, các nhà quản lý sẽ hướng tới việc tổ chức bộ phận theo các mục tiêu độc lập như sản phẩm, khách hàng hay địa bàn hoạt động, làm xuất hiện các đơn vị - những bộ phận lớn của tổ chức, thực hiện tất cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết cho: (1) phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm, dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng, (2) phục vụ một nhóm khách hàng, (3) một thị trường.
Tổ chức theo sản phẩm / khách hàng / địa dư là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân thực hiện các hoạt động tạo ra một loại sản phẩm, phục vụ một nhóm khách hàng mục tiêu, trên một khu vực địa lý được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu.
Phương thức hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân lực theo sản phẩm, khách hàng, hoặc địa bàn hoạt động từ lâu đã được các tổ chức lớn, đa sản phẩm, phục vụ nhiều nhóm khách hàng, hoạt động
trên nhiều thị trường sử dụng để làm tăng khả năng thích nghi của các tổ chức với môi trường.
Tổ chức theo sản phẩm
Với cơ cấu tổ chức theo sản phẩm, các đơn vị thực hiện tất
cả hay phần lớn các hoạt động cần thiết để phát triển, sản xuất và phân phối một sản phẩm, dịch vụ hay nhóm sản phẩm, dịch vụ tương đồng. Ví dụ một trường đại học tổng hợp có thể bao gồm nhiều trường chuyên ngành. Một công ty bảo hiểm có phân hệ bảo hiểm nhân thọ và phi nhân thọ.
Hình 4.3 minh họa một tổ chức phân chia bộ phận theo sản phẩm.
Tổ chức theo khách hàng
Những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ đã dẫn nhiều tổ chức đến với cơ cấu theo
khách hàng - hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân phục
vụ một nhóm khách hàng mục tiêu được hợp nhóm trong một đơn vị cơ cấu. Ví dụ, một tổ chức từ thiện hình thành bộ phận theo những nhóm người cần giúp đỡ. Một doanh nghiệp kinh tế quốc phòng có thể có phân hệ cung cấp sản phẩm phục vụ quốc phòng và phân hệ cung cấp sản phẩm phục vụ khách hàng dân sự (Hình 4.4).
Hình 4.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng của một doanh nghiệp kinh tế quốc phòng
Tuy mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng ít được sử dụng như một mô hình duy nhất hoặc như một dạng cơ cấu tổ chức chính, song nó thường được sử dụng cho một tổ chức tổng thể.
Tổ chức theo địa dư
Việc hình thành bộ phận dựa vào lãnh thổ là một phương thức khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trường hợp này, điều quan trọng là các hoạt động trong một khu vực địa lý nhất định được hợp nhóm và giao cho một nhà quản lý
(Hình 4.5). Các tổ chức thường sử dụng mô hình tổ chức bộ phận theo địa dư khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau. Nhiều cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, toà án, bưu điện., áp dụng hình thức tổ chức này nhằm cung cấp những dịch vụ giống nhau, đồng thời ở mọi nơi trong cả nước.
Ưu điểm chính của các mô hình tổ chức bộ phận nêu trên là: (1) tập trung sự chú ý vào những sản phẩm, khách hàng hoặc lãnh thổ đặc biệt, (2) việc phối hợp hành động giữa các bộ phận vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn, (3) các đề xuất đổi mới công nghệ dễ được quan tâm, (4) có được thông tin tốt hơn về thị trường và có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định, (5) sử dụng được lợi thế nguồn lực của các địa phương khác nhau, (6) việc quy định trách nhiệm giải trình đối với kết quả cuối cùng tương đối dễ dàng, (7) giảm gánh nặng cho các nhà quản lý cấp cao và tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ các nhà quản chung.
Nhược điểm tiềm ẩn của nhóm mô hình này: (1) công việc có thể bị trùng lắp, (2) sự tranh giành nguồn lực giữa các tuyến có thể dẫn đến phản hiệu quả, (3) có khó khăn trong việc thích ứng với các yếu tố tác động lên toàn tổ chức, (4) cần nhiều người có năng lực quản lý chung, (5) có xu thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ trợ tập trung trở nên khó khăn, (6) làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm tra của cấp quản lý cao nhất.
Hình 4.5. Mô hình tổ chức theo địa dư của Cục thuế Hà Nội Tổ chức theo đơn vị chiến lược
Khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức đã trở nên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tìm cách tạo nên các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động thiết kế, sản xuất và phân phối sản phẩm của mình (Hình 4.6). Thực chất mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược là biến thể của các mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm, khách hàng hoặc địa dư.
Các đơn vị chiến lược là những phân hệ độc lập, đảm nhận một hay một số ngành nghề hoạt động khác nhau, với những nhà quản lý quan tâm trước hết tới sự vận hành của đơn vị mình và rất có thể còn được cạnh tranh với các đơn vị khác trong tổ chức. Tuy nhiên, có một đặc trưng cơ bản để phân biệt đơn vị chiến lược với các tổ chức độc lập, đó là người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức.
Cơ cấu tập đoàn là một dạng của mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, với hình thức đặc biệt nhất là các công ty mẹ nắm giữ cổ