3.1. Định nghĩa
Hoạch định là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định và lựa chọn mục tiêu của tổ chức và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu. Hoạch định là chức năng cơ bản nhất của nhà quản trị. Hoạch định thiết lập ra những cơ sở và định hướng cho việc thực thi các chức năng tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Khả năng lập kế hoạch cho từng cá nhân, nhóm hay tổ chức được xem là một trong sáu năng lực quản trị cần được phát triển để thích ứng với những đòi hỏi của công việc quản trị.
Hoạch định có thể được định nghĩa sâu hơn nữa trên cả phương diện chính thức hoặc phi chính thức. Thuật ngữ hoạch định trong cuốn sách này ngụ ý là hoạch định chính thức. Mục tiêu cụ thể được viết ra và được truyền thông đến các thành viên tổ chức. Điều này nghĩa là các nhà quản trị phải định nghĩa rõ ràng con đường muốn đi. Hoạch định là tiến trình chính thức của (1) lựa chọn viễn cảnh, sứ mệnh, mục tiêu chung cho cả ngắn hạn và dài hạn; (2) đặt ra mục tiêu cho các bộ phận, phòng ban hoặc thậm chí cá nhân dựa trên mục tiêu tổ chức; (3) lựa chọn chiến lược hoặc chiến thuật để đạt được các mục tiêu này; và (4) phân bổ nguồn lực (con người, tiền bạc, thiết bị và cơ sở vật chất) để đạt được các mục tiêu khác nhau của chiến lược và chiến thuật.
3.2. Chi phí và lợi ích của hoạch định
Hoạch định là chức năng quản trị then chốt của mọi nhà quản trị ở bất kỳ tổ chức nào. Tuy vậy bên cạnh vai trò và những lợi ích không thể phủ nhận thì hoạch định cũng đòi hỏi những tốn phí nhất định. Những tổn phí đối với việc hoạch định tạo nên những rào cản khi thực thi chức năng này ở các nhà quản trị và điều này cũng đồng nghĩa với việc không phải lúc nào mọi người cũng ủng hộ việc hoạch định và không phải lúc nào việc hoạch định cũng mang lại thành công.