- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
3.1.Các kết luận về thực trạng kế toán chi phí kinh doanh tại công tyTNHH Văn
5. Kết cấu của đề tài
3.1.Các kết luận về thực trạng kế toán chi phí kinh doanh tại công tyTNHH Văn
3.1. Các kết luận về thực trạng kế toán chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Văn phòng phẩm Trà My phòng phẩm Trà My
3.1.1. Ưu điểm
- Về bộ máy kế toán:Bộ máy kế toán của công ty gọn nhẹ, chặt chẽ, mỗi người phụ
trách một mảng riêng, có nhiệm vụ và quyền hạn đối với mỗi phần hành của mình. Nhân viên kế toán có tính độc lập, trình độ năng lực chuyên môn cao, nhiệt tình và có lòng yêu nghề, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Do vậy mà bộ máy kế toán của công ty luôn ổn định và đảm bảo việc theo dõi, báo cáo sổ sách hàng tháng của công ty đúng hạn. Giám sát và quản lý các chi phí phát sinh theo đúng pháp luật và quy định của công ty. Điều này giúp cho công tác quản lý công ty nói chung và công tác kế toán nói riêng không ngừng củng cố và lớn mạnh.
- Về chứng từ kế toán: Kế toán sử dụng hệ thống chứng từ kế toán tuân thủ theo đúng chế độ kế toán của Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ sử dụng trong quá trình hạch toán ban đầu đều phù hợp với yêu cầu kinh tế và pháp lý của các nghiệp vụ phát sinh. Những thông tin về nghiệp vụ kế toán được ghi đầy đủ, chính xác vào chứng từ, tạo điều kiện cho việc tìm kiếm, kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Việc lưu trữ chứng từ tương đối khoa học và được giám sát chặt chẽ, các kế toán ở phần hành nào thì lưu trữ chứng từ liên quan đến phần hành đó. Vì vậy, đảm bảo tính không chồng chéo và nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng.
- Về sổ sách kế toán: Các sổ sách kế toán được thực hiện rõ ràng, sạch sẽ và được in ra
lưu trữ theo các chuẩn mực chung của Bộ Tài chính ban hành. Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chung”. Đây là hình thức sổ được áp dụng phổ biến, có ưu điểm phù hợp với điều kiện kế toán chung của công ty, dễ hiểu, dễ làm, thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại.
- Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản kê toán công ty đang sử dụng đảm bảo tuân thủ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, phù hợp với tính chất hoạt động và yêu cầu quản lý của công ty. Cụ thể, hiện tại công ty đã cập nhật chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014-BTC để sử dụng các tài khoản kế toán hợp lý theo quy định cho việc
45
hạch toán các nghiệp vụ phát sinh. Một số tài khoản đã có sự chi tiết cho từng đối tượng cụ thể như 112, 641…
- Về hạch toán chi phí kinh doanh tại Công ty:
+ Công ty đã nắm bắt nhanh những thông tin kinh tế của những thay đổi về chế độ kế toán đã áp dụng cho đơn vị mình một cách phù hợp, đặc biệt là vấn đề chi phí kinh doanh tại đơn vị.
+ Được sự hướng dẫn của Kế toán trưởng của công ty nên công tác hạch toán chi phí kinh doanh tại công ty hiện nay rất nhanh chóng và chính xác. Đồng thời cùng với sự hỗ trợ đắc lực bởi hệ thống máy vi tính với chương trình phần mềm được cài đặt sẵn, phần lớn chi phí đều được hạch toán và theo dõi chi tiết, chặt chẽ theo từng vụ việc giúp cho việc đánh giá hiệu quả của từng hợp đồng kinh tế được dễ dàng.
+ Việc hạch toán chi phí kinh doanh đảm bảo thống nhất về nhiệm vụ và phương pháp tính toán các chỉ tiêu, đáp ứng yêu cầu của BGĐ trong việc cung cấp các thông tin về tình hình kinh doanh của toàn công ty một cách kịp thời và chính xác.
3.1.2. Tồn tại và nguyên nhân của tồn tại
- Chứng từ kế toán: Việc kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ là điều kiện
không thể thiếu được trên mạng lưới pháp lý. Tại công ty việc này được thực hiện thường xuyên hàng ngày nhưng vẫn có trường hợp hoá đơn luân chuyển đến khâu cuối cùng còn bị thiếu chữ ký của người nhận hoặc chữ ký của thủ trưởng đơn vị. Các mẫu hóa đơn của đơn vị chưa đa dạng, chưa có chứng từ do nội bộ thiết kế. Tính luân chuyển chứng từ của đơn vị còn chậm chạp không đảm bảo tính kịp thời của thông tin.
- Về quản lý và hạch toán chi phí kinh doanh: Trong quá trình ghi nhận chi phí kinh
doanh, một số khoản chi phí bán hàng như điện, nước, điện thoại, fax…được sử dụng cho hoạt động bán hàng nhưng đơn vị lại hạch toán chung vào chi phí quản lý doanh nghiệp. Nguyên nhân của vấn đề này do cả hai khoản mục chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp đều có thể được phát sinh từ các khoản tiền như trên. Trong quá trình hạch toán, kế toán chưa nắm rõ bản chất của nghiệp vụ kinh tế, đôi lúc không cẩn thận trong quá trình phân loại dẫn đến sai sót, mặc dù tổng chi phí phát sinh vẫn được ghi nhận đúng giá trị nhưng không phản ánh đúng nội dung kinh tế của từng khoản mục. Ngoài ra các khoản chi phí tiếp khách, công tác phí của công ty chưa được quy định rõ dẫn đến việc gia tăng chi phí quản lý doanh nghiệp không rõ ràng.
46
- Tài khoản chi tiết cho từng khoản mục chi phí kinh doanh và biểu diễn mối liên hệ
của nó với doanh thu bán ra của công ty: Là một công ty văn phòng phẩm, số lượng
hàng hóa bán ra khá đa dạng và phong phú. Hiện tại chi phí kinh doanh của công ty bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mới dừng lại ở tài khoản cấp 2. Do đó người khó nhận biết được chi phí phát sinh đó đến từ việc sử dụng gì và của sản phẩm nào. Chi phí quản lý doanh nghiệp tiềm ẩn nhiều khả năng kế toán tự ý gia tăng giá trị khoản mục này lên. Ngoài ra nếu chỉ theo dõi khoản mục chi phí kinh doanh mà không xem xét dưới mối quan hệ với doanh thu và lợi nhuận mang về của hàng hóa đó thì rất khó để giúp các nhà quản lý đưa ra được những chiến lược đúng trong việc sử dụng chi phí hợp lý và hiệu quả từ đó góp phần gia tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Cơ cấu Phòng Tài chính – Kế toán của đơn vị: Bộ máy kế toán của công ty tập
trung. Tuy được tổ chức gọn nhẹ, chặt chẽ nhưng số lượng nhân viên Phòng Tài chính - Kế toán của công ty là ít trong khi khối lượng công việc kế toán lại rất nhiều. Hiện kế toán viên phân công phụ trách các lĩnh vực kinh doanh khác nhau của công ty nên có người sẽ phải đảm nhận nhiều lĩnh vực kinh doanh. Việc thiếu nhân sự sẽ ảnh hưởng rất lớn tới tính kịp thời của các báo cáo kế toán cũng như việc cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban Giám đốc công ty về kết quả kinh doanh và chi phí sản xuất kinh doanh.