- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
3.2.Các đề xuất hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh tại công tyTNHH Văn
5. Kết cấu của đề tài
3.2.Các đề xuất hoàn thiện kế toán chi phí kinh doanh tại công tyTNHH Văn
phòng phẩm Trà My
Sau quá trình thực tập tìm hiểu thực tế tình hình kinh doanh tại công ty, em nhận thấy để công ty có thể đạt kết quả kinh doanh tương xứng với vị thế doanh nghiệp, giảm thiểu chi phí, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh ngày một hợp lý hơn nữa và ngày càng đạt được những thành công trong việc kinh doanh thì công ty có thể thực hiện một số biện pháp như sau:
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán
Bên cạnh hệ thống chứng từ bắt buộc, công ty có thể tự thiết kế các mẫu báo cáo của riêng công ty đảm bảo phù hợp với Luật, quy định kế toán để thuận lợi cho quá trình sử dụng cũng như quản lý. Xây dựng hệ thống báo cáo tình hình sử dụng chi phí cuối ngày cũng như báo cáo hàng tồn kho phục vụ cho hoạt động quản lý kinh doanh để hệ thống chứng từ được hoàn thiện hơn
Ví dụ: Thiết kế mẫu báo cáo hàng tồn kho cho công ty như sau:
47
BÁO CÁO TÌNH HÌNH HÀNG TỒN KHO
Từ 1/1/2018-31/1/2018 STT Mặt hàng Dư đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Dư cuối kỳ
1 Giấy A4 2 Vở ô ly 3 Bút bi 4
Ngày 31/1/2018
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ kho
Báo cáo tình hình sử dụng chi phí trong ngày
Đơn vị: Công ty TNHH văn phòng phẩm Trà My
BÁO CÁO TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ
Ngày 1/1/2018
STT Loại chi phí Giá trị(VNĐ) Tỷ trọng(%) Ghi chú
1 Chi phí bán hàng
2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Tổng cộng
Giám đốc Kế toán trưởng
Như đã nêu ở trên, đôi khi quá trình luân chuyển chứng từ còn chậm có thể dẫn tới không cung cấp thông tin kịp thời. Do đó cần có sự giám sát và đôn đốc của giám đốc và kế toán trưởng của đơn vị. Với những chứng từ bị thiếu chữ ký, cần kiểm tra tính xác thực của chứng từ đó. Trường hợp giám đốc có mặt tại đơn vị cần phải bổ sung chữ ký ngay, đối với trường hợp người ký có việc đột xuất cần xác nhận chữ ký qua mail cá nhân và cam kết bổ sung chữ ký đầy đủ để kế toán hạch toán đúng thời gian và quy định.
3.2.2. Hoàn thiện hạch toán và quản lý chi phí kinh doanh
+ Cần xây dựng những qui định, định mức cụ thể đối với một số khoản chi phí quản lý hành chính như: chi phí tiếp khách, hội họp, công tác phí…để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra và hạch toán chi phí, giảm được những khoản chi phí bất hợp lý phát sinh.
48
+ Thực hiện khoán chi phí điện thoại, điện báo với khối văn phòng để tiết kiệm chi phí dịch vụ mua ngoài, thêm vào đó phải tăng cường công tác quản lý, sử dụng đúng mục đích công việc. Ngoài ra, những khoản chi phí thuộc về quản lý doanh nghiệp công ty nên hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp không nên hạch toán chung vào chi phí bán hàng để xác định đúng đắn chi phí quản lý, không làm tăng giả tạo khoản chi phí bán hàng.
Về mặt quản lý công tác hạch toán kế toán công ty cần phải có các biện pháp kiểm sát chặt chẽ và thường xuyên hơn, thường xuyên tiến hành kiểm tra đột xuất tất cả các khâu trong quá trình hạch toán tiêu thụ cũng như đối với các nghiệp vụ khác, đặc biệt trong khâu kiểm tra các chứng từ ban đầu đảm bảo các chứng từ đó phải có đầy đủ cơ sở pháp lý.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí kinh doanh của công ty. Do đó để góp phần giảm thiểu việc sử dụng chi phí quản lý doanh nghiệp sai mục đích hoặc ghi không đúng giá trị thực phát sinh của công ty, công ty nên thiết kế bảng theo dõi chi tiết phát sinh cho những khoản mục chi phí dễ dẫn đến nhầm lẫn hoặc kê khai không đúng mục đích.
Ví dụ: Chi phí tiếp khách
BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CHI PHÍ TIẾP KHÁCH Ngày 1/1/2018 STT Ngày phát sinh Giá trị Chứng từ liên quan Người chi
1 2 3 4
Tổng cộng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Giám đốc Kế toán trưởng
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Đối với chi phí bán hàng công ty nên mở thêm TK chi tiết cấp 3 để đánh giá quá trình sử dụng chi phí của từng mặt hàng cụ thể:
Ví dụ như:
-TK 6418_A: Chi phí xăng dầu của sản phẩm A -TK6418_B: Chi phí xăng dầu của sản phẩm B
49
-TK6411_B: Tiền lương cho nhân viên bán hàng sản phẩm B
Bên cạnh nếu chỉ theo dõi khoản mục chi phí mà không đưa nó vào mối quan hệ với doanh thu thì rất khó để đánh giá được hiệu quả sử dụng chi phí trong doanh nghiệp, nhất là việc sử dụng chi phí bán hàng. Công ty có thể xây dựng bảng theo dõi chi tiết chi phí bán hàng cho từng mặt hàng trong công ty như sau:
BẢNG THEO DÕI HIỆU QUẢ SỬ DỤNG CHI PHÍ CỦA MẶT HÀNG BÚT BI LOẠI I
(Từ ngày…đến ngày…) STT Ngày phát sinh Số lượng hàng bán Chi phí bán hàng Doanh thu Lợi nhuận 1
2 3 4
Tổng cộng
Thông qua việt theo dõi trên công ty có thể tính toán được chi phí bán hàng bỏ ra để có thể thu được doanh thu và lợi nhuận từ việc bán các mặt hàng. Từ đó so sánh tỷ lệ chi phí/ LN để đánh giá việc sử dụng chi phí là hợp lý hay chưa.
Ngoài ra đối với chi phí quản lý doanh nghiệp, sau khi chi tiết cho khoản mục chi phí này kế toán viên cần xem xét tỷ trọng của từng chi tiêu nhỏ trên tổng chi phí quản lý chung để đánh giá và điều chỉnh sao cho phù hợp với tình hình kinh doanh của đơn vị.
3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Số lượng nhân viên kế toán của công ty hiện nay còn thiếu so với quy mô và số lượng công việc thực tế đòi hỏi nên cần bổ sung nhân sự cho phòng Tài chính - Kế toán. Mặc dù các nhân viên kế toán đều là những cán bộ trẻ, năng động, có trình độ chuyên môn, luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình góp phần không nhỏ vào sự nghiệp phát triển của công ty. Mặt khác, hình thức sổ kế toán là Nhật ký chung tuy đơn giản những lượng công việc tương đối nhiều nên công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ, mà khối lượng công việc lại hoàn toàn do Kế toán trưởng đảm nhiệm. Do vậy, việc cung cấp các thông tin cần thiết cho Ban GĐ sẽ không đảm bảo về mặt thời gian cũng như độ
50
chính xác. Do đó yêu cầu cấp thiết đặt ra cho công ty là phải tuyển thêm nhân viên kế toán. Bởi vì khi số lượng nhân viên kế toán được bổ sung, khối lượng công việc của kế toán sẽ được san sẻ bớt. Như vậy sẽ đảm bảo được chất lượng cũng như tiến độ của yêu cầu công việc.
Ngoài ra, công ty cần phải tiếp tục hoàn thiện hơn nữa bộ máy các phòng ban, bộ phận nhằm tạo ra một cơ cấu bộ máy gọn nhẹ nhưng đủ mạnh để đáp ứng được yêu cầu của quá trình kinh doanh. Với một bộ máy tổ chức gọn nhẹ nên các phòng ban sẽ đều nắm được từng nhiệm vụ cụ thể của mình, có trách nhiệm cao đối với mọi hoạt động của công ty, hầu như không có hiện tượng thiếu trách nhiệm, công việc bị chậm trễ… Do bộ máy gọn nhẹ nên mỗi bộ phận đều có thể tự tạo ra cho mình được phong cách làm việc, hoạt động thực sự linh hoạt, cân đối và hiệu quả. Chức năng quyền hạn, nhiệm vụ của mỗi bộ phận, cá nhân trong công ty luôn được xác định rõ ràng nên không bị trùng lắp và bất hợp lý.