Các dự án CNTT thường gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý chi phí. Theo một nghiên cứu của CHAOS thông thường chi phí trung bình của các dự án CNTT thường vượt dự toán ban đầu khoảng 150% ở thập niên 2000. Ở Mỹ, các dự án CNTT thất bại gây tổn thất hàng chục tỷ đô la. Để có thể giảm thiểu các lãng phí trên, chúng ta cần nghiên cứu một trong những lĩnh vực rất quan trọng của quản lý dự án CNTT đó là quản lý chi phí.
Chi phí là tài nguyên được đem vào sử dụng, tiêu hao và kết chuyển giá trị vào sản phẩm. Chi phí cần được tính toán trước để đạt mục tiêu, chi phí thường được đo bằng đơn vị tiền tệ.
Quản lý chi phí là những quy trình, các bước đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong ngân sách cho phép. Các bước quản lý chi phí bao gồm
Bước một,lập kế hoạch cho nguồn tài nguyên: Xác định các tài nguyên cần thiết để thực hiện dự án.
Bước hai,ước lượng chi phí: Ước tính chi phí về các nguồn tài nguyên để hoàn tất dự án.
Bước ba,dự toán chi phí: Phân bổ chi phí ước tính vào từng hạng mục công việc để thiết lập đường cơ sở đo lường việc thực hiện.
Bước bốn,kiểm soát vàđiều chỉnh chi phí: Điều chỉnh thay đổi Chi phí dự án.
1.6.3.1. Lập kế hoạch về nguồn tài nguyên
Việc lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào bản chất của dự án và tổ chức, người quản lý dự án cần cân nhắc trả lời một số câu hỏi sau:
- Các khó khăn nào sẽ gặp khi thực hiện các công việc trong dự án? - Có phạm vi nào của dự án ảnh hưởng đến nguồn tài nguyên không? - Tổ chức đã thực hiện những dự án tương tự chưa?
39 Các chi phí cần tính tới có thể bao gồm:
Chi phí nguyên liệu là loại chi phí dùng để chi cho tất cả các thành phần, bộ phận và nguồn cung cấp được dùng trong các dự án hoặc trở thành bộ phận của các sản phẩm chuyển giao. Các công cụ được dùng để thực hiện công việc không phải là nguyên liệu nếu chúng không trở thành bộ phận của các sản phẩm chuyển giao.
Chi phí cơ sở vật chất là loại chi phí dùng để chỉ các công cụ, thiết bị vật chất hay cơ sở hạ tầng dùng trong suốt dự án nhưng không trở thành bộ phận của các sản phẩm chuyển giao. Trong nhiều tổ chức, mục này đơn thuần được xem như chi phí cố định.
1.6.3.2. Ước lượng chi phí
Đặc thù của các dự án CNTT thường có hướng nguồn lực hơn hướng lịch trình. Điều đó có nghĩa là việc tăng cường nguồn lực sẽ khó khăn hơn là gia hạn thời gian trong quá trình triển khai dự án. Đầu ra quan trọng của việc quản lý chi phí dự án là ước lượng chi phí. Có nhiều loại phương pháp và công cụ kỹ thuật giúp tính toán ước tính chi phí, có thể liệt kê các phương pháp như sau:
- Ước lượng chính quy.
- Ước tính sử dụng kết quả chào thầu. - Thông tin lịch sử hay cơ sở dữ liệu dự án. - Ước lượng theo tham số.
- Ước lượng dưới lên. - Ước lượng trên xuống.
Ƣớc lƣợng chính quydùng để chỉ ước lượng gần đúng, dựa trên sự phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến dự án. Ước lượng gồm 3 phần chính:
Thứ nhất làdanh sách các giả định được sử dụng để xây dựng ước lượng. Thứ hai làphạm vi biến động của ước lược được đưa ra.
40
Ƣớc lƣợng sử dụng kết quả chào thầu:
Ước lượng là một tài liệu dự án dùng để dự đoán bao nhiêu thời gian và tổng số nguồn lực mà dự án cần đến. Chào thầu là một tài liệu thương mại xác định thời gian và tiền bạc cần dùng để hoàn tất công việc dự án. Chào thầu hầu như định hướng khách hàng, chủ đầu tư đã tính đến lãi ròng của dự án, trong khi đó ước tính thường được dùng ở nội bộ dự án để thể hiện chi phí thực tế.
Ƣớc lƣợng dựa vào thông tin lịch sử hay cơ sở dữ liệu dự án.
Nếu một dự án đã được thực hiện trước đây thì quản lý dự án sẽ có thể có nhiều kiến thức về tài liệu và dữ liệu liên quan tới dự án.
Thông tin lịch sử là các dữ liệu lịch sử hay tài liệu có thể tồn tại từ dự án trước tương tự cho dự án hiện tại có thể gồm tổng hợp các báo cáo sự cố, các yêu cầu kỹ thuật, chức năng nhiệm vụ, các ước tính đã được dùng, kinh phí của dự án, cấu trúc chi tiết công việc, các bài học kinh nghiệm rút ra ...
Thông tin tương tự là các dữ liệu thu được từ các tình huống giống nhưng không hoàn toàn so với tình huống đang xét đến. Nếu tình huống giống hoàn toàn thì được xem như thông tin lịch sử. Thông tin tương tự xuất phát từ thành phần của các dự án khác tương tự như các thành phần của dự án mới. Thông tin tương tự cũng có thể xuất phát từ kinh nghiệm điều hành.
Ƣớc lƣợng theo giai đoạn:Các dự án CNTT thường chưa được thực hiện trước đây, do đó việc đưa ra ước lượng chính xác là rất khó, thậm chí ngay cả với những người có kinh nghiệm. Vì vậy ước lượng theo giai đoạn có thể được sử dụng.
Xác định giai đoạn là phương pháp chia các công việc của dự án thành một loạt các giai đoạn liên tiếp. Việc đánh giá hiệu quả từng sản phẩm chuyển giao sẽ được diễn ra ở cuối mỗi giai đoạn.
Ước lượng theo giai đoạn là một kỹ thuật ước lượng trong đó tính chi phí và lịch trình được xây dựng riêng cho từng giai đoạn của dự án. Dự án được chia thành các phần và các ước lượng sẽ được xây dựng cho từng phần của dự án.
41
Ƣớc lƣợng theo tham số là kỹ thuật ưu tiên cho các dự án CNTT chưa từng được thực hiện trước đây và cũng không có dữ liệu lịch sử. Ước lượng tham số lấy thông tin thu được từ các dự án tương tự, đồng thời sử dụng tham số để ước tính
Ước lượng theo tham số có thể sử dụng cho các dự án lớn bằng cách phân chia chúng thành các đơn vị công việc nhỏ và đưa vào mô hình toán học. Phương pháp ước lượng này có hiệu quả nhất khi dữ liệu lịch sử đúng có sẵn. Ước lượng theo tham số đòi hỏi có 3 đầu vào quan trọng:
- Thông tin lịch sử về đơn vị công việc được sử dụng để tính toán. - Tập hợp các đặc tả, yêu cầu và kế hoạch chi tiết.
- Mô hình toán học giữa các tham số đầu vào liên quan. Các phương pháp ước lượng tham số phổ biến hiện nay là: - Phương pháp COCOMO dựa trên số lượng dòng mã. - Phương pháp điểm chức năng (Function Point). - Phương pháp điểm tình huống (Usecase Point). - Phương pháp COSMIC FFP (Full Function Point).
Ƣớc lƣợng từ dƣới lênlà một kỹ thuật ước lượng mất nhiều thời gian nhưng có độ chính xác cao. Ước lượng dưới lên ước tính chi phí và lịch trình ở mức chi tiết các công việc sau đó tổng hợp các con số này để tính tổng dự án.
Ƣớc lƣợng từ trên xuống là một kỹ thuật ước tính cho toàn bộ dự án sau đó chia theo tỷ lệ phần trăm các giai đoạn hoặc các phần việc nhỏ hơn. Điều này được thực hiện dựa vào công thức thu được từ các dữ liệu lịch sử do các dự án tương tự cung cấp.
1.6.3.3. Kiểm soát chi phí
Biến động chi phí (CV) là độ chênh lệch giữa chi phí dự tính cho công việc (BCWP) và chi phí thực tế của công việc đó (ACWP) theo công thức CV =
42
BCWP – ACWP. Nếu kết quả của Biến động chi phí là dương nghĩa là dự án chưa sử dụng hết chi phí và ngược lại nghĩa là dự án đã vượt quá kinh phí dự toán.
Hiệu suất chi phí (CPI) là tỷ số giữa Chi phí dự tính cho công việc (BCWP) và chi phí thực tế của công việc đó (ACWP) theo công thức CPI = BCWP/ACWP. Nếu CPI lớn hơn 1 nghĩa là chi phí dự án chưa được sử dụng hết và ngược lại nếu CPI nhỏ hơn 1 nghĩa là chi phí dự án đã vượt quá dự toán.
Dựa vào các biến số Biến động chi phí và Hiệu suất chi phí ta có thể biết được chi phí dự án đang ở trạng thái nào để từ đó đưa ra các điều chỉnh thích hợp.