1.6.4.1. Xác định chất lượng của dự án
Chất lượng là nhân tố rất quan trọng của dự án, nhiều tổ chức hiện nay đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tổng thể trong đó coi chất lượng là một quá trình phát triển liên tục chứ không phải chỉ được thực hiện một lần. Việc này cũng được áp dụng vào các quy trình quản lý dự án.
Kế hoạch quản lý chất lượng là một tài liệu dự án định nghĩa ra các tiêu chuẩn chát lượng áp dụng cho dự án và cách thức đạt được những tiêu chuẩn này.Kế hoạch quản lý chất lượng được hợp nhất trong kế hoạch tổng thể dự án. Nó được xây dựng trong quá trình lập kế hoạch chất lượng và phải bao gồm kế hoạch đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng, nâng cao chất lượng trong vòng đời của dự án. Nó cũng bao gồm cả phương thức trao đổi thông tin được dùng để báo cáo ma trận hiệu quả hoạt động cho chủ đầu tư, đội dự án ... Kế hoạch quản lý chất lượng có vai trò rất quan trọng đối với các dự án CNTT. Cần phải duyệt và cập nhật kế hoạch quản lý chất lượng thường xuyên nhằm đảm bảo kế hoạch phản ánh được các yêu cầu của những người liên quan đến dự án.
Để xây dựng một bản kế hoạch quản lý chất lượng cần làm theo các bước sau:
43
Bước một là kiểm duyệt các tài liệu về yêu cầu và xác nhận với khách hàng để đảm bảo các yêu cầu được xác định rõ.
Bước hai làxác định thước đo chất lượng dùng cho dự án, đặt ra các tiêu chuẩn, mục tiêu về hiệu quả, tuân theo các tiêu chuẩn và quy tắc chung.
Bước ba làthiết lập lịch trình kiểm định, kiểm thử dựa vào các đặc điểm của dự án.
Bước bốn làthiết lập vai trò, trách nhiệm quản lý chất lượng, đưa các công việc vào lịch trình dự án.
Bước năm là thiết lập vai trò, trách nhiệm quản lý chất lượng, đưa các công việc vào lịch trình dự án.
Bước sáu là so sánh báo cáo hiệu quả hoạt động và kết quả kiểm định thực tế về tiêu chuẩn chất lượng.
Bước bảy là xây dựng vòng lặp cho việc điều chỉnh các thay đổi về tiêu chí chất lượng.
Bước tám làxây dựng các phương pháp giải quyết bất đồng giữa các thành viên về các sản phẩm chuyển giao.
Bước chín làlập kế hoạch báo cáo hiệu quả hoạt động bằng cách xác định cơ chế phản hồi cho khách hàng, những người có liên quan đến dự án.
Bước mười làbảo đảm tuân thủ yêu cầu của khách hàng, thực hiện kiểm thử chấp nhận người sử dụng để có thể chuyển giao dự án khi kết thúc.
1.6.4.2. Đảm bảo chất lượng
Đảm bảo chất lượng dự án là hoạt động thường xuyên đánh giá một cách có hệ thống chất lượng tổng thể dự án trong quá trình thực hiện để đảm bảo dự án đạt được các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.
Quy trình quản lý chất lượng bắt đầu từ giai đoạn lên kế hoạch dự án, khi đó tổ chức quyết định sẽ làm gì và làm bằng cách nào. Việc lên kế hoạch gồm
44
các bước xác định yêu cầu, các ngưỡng chất lượng, các rủi ro, kiểm định và kiểm tra để đảm bảo chất lượng.
Sau khi lên kế hoạch, dự án sẽ bước vào giai đoạn thực hiện, sau đó đến giai đoạn kiểm tra. Ở giai đoạn kiểm tra tiến hành kiểm tra chất lượng dựa trên việc kiểm định, kiểm chứng để xem có ngưỡng giới hạn nào về chất lượng bị vượt qua không.Sau khi kiểm tra, nếu các ngưỡng kiểm tra chất lượng bị vượt qua dự án cần có điều chỉnh cho phù hợp và quy trình này được lặp đi lặp lại đến khi thoả mãn các yêu cầu về đảm bảo chất lượng. Sự chênh lệch do chất lượng thực tế vượt quá mức giới hạn cho phép của các tiêu chí chất lượng được gọi là biến động về chất lượng.
Mức độ điều chỉnh của dự án đối với biến động phụ thuộc vào tầm quan trọng của biến động chất lượng đó. Tầm quan trọng của biến động là mức độ quan trọng được đặt cho các biến động để xác định được các điều chỉnh cần thiết mà Quản lý Dự Án phải thực hiện. Quản lý dự án phải xác định được các ngưỡng giới hạn mà khách hàng đặt ra cho các biến động trong phạm vi dự án.
Lý thuyết về quản lý dự án đưa ra quy trình Quản lý chất lượng dự án với các bước sau:
Bước một làtiến hành kiểm định các gói công việc đã hoàn thành cũng như đang thực hiện để đảm bảo đúng với kế hoạch chất lượng của dự án.
Bước hai làtiến hành kiểm định việc quản lý phiên bản, quản lý cấu hình nhằm đảm bảo tất cả các thành viên đang sử dụng cùng một phiên bản. Đảm bảo rằng cấu hình ban đầu đã được lưu lại và các thay đổi về cấu hình phải được phê duyệt và ghi chép lại.
Bước ba làphân tích biến động về chất lượng để xác định các nguyên nhân của vấn đề chất lượng. Nếu một vấn đề chất lượng lặp đi lặp lại nhiều lần, nghĩa là chưa giải quyết được tận gốc vấn đề. Vì vậy trước khi điều chỉnh cần xác định được gốc rễ của vấn đề.
45
Bước bốn làphân tích tầm quan trọng của bất kỳ biến động nào. Mức độ chấp nhận rủi ro của nhà tài trợ đã được xác định trong quá trình lập kế hoạch và người quản lý dự án phải dựa vào đó để quản lý dự án. Tập trung quá nhiều vào những biến động không quan trọng sẽ dẫn tới lãng phí nguồn lực. Ngược lại với các biến động quan trọng, nếu không phản ứng nhanh thì có thể dẫn tới những kết quả rất tồi tệ của dự án.
Bước năm làxác định khi nào cần có các biên bản kiểm thử, biên bản chấp nhận người sử dụng để thực hiện lấy cho phù hợp.
Kiểm định chất lượng: Công việc đầu tiên trong quá trình đảm bảo chất lượng là kiểm định chất lượng. Kiểm định chất lượng là một cuộc kiểm tra độc lập do nhân sự có đủ trình độ chuyên môn thực hiện nhằm đảm bảo các quy định về chất lượng được tuân thủ.
Kế hoạch kiểm thử: Thông thường áp lực của việc phải đưa sản phẩm ra thị trường hoặc đưa ứng dụng vào sử dụng sẽ làm giảm thời gian của quá trình kiểm thử. Điều này sẽ dẫn tới hàng loạt vấn đề về chất lượng sản phẩm và sự hài lòng của khách hàng. Thực tế này đòi hỏi quản lý dự án phải sẵn sàng đầu tư thời gian và tài chính vào chức năng kiểm thử để đảm bảo chất lượng.
Kế hoạch kiểm thử là tài liệu mô tả phương thức kiểm thử theo các trường hợp, tích hợp, hệ thống và chấp nhận người sử dụng. Có nhiều phương pháp kiểm thử. Trong đó các phương pháp được sử dụng trong các dự án CNTT bao gồm:
Thứ nhất làkiểm thử biên dịch (Compile Test) cho các hoạt động phát triển.
Thứ hai làkiểm thử chức năng - phần mềm có thực hiện được đúng những chức năng yêu cầu hay không.
46
Thứ ba làkiểm thử vận hành - phần mềm có chạy được trên môi trường thực không, nó có tương thích và hoạt động tương tác được với các ứng dụng khác không.
Sau khi lựa chọn các phương pháp kiểm thử, cần thiết lập một môi trường kiểm thử bằng cách xác định và mua những tài nguyên cần thiết để hoàn thành việc kiểm thử. Giai đoạn cuối cùng của việc kiểm thử là kiểm thử chấp nhận người sử dụng (thực hiện bởi khách hàng).
1.6.4.3. Kiểm soát chất lượng dự án
Kiểm soát chất lượng dự án là quá trình đánh giá các kết quả chất lượng cụ thể dựa trên những tiêu chuẩn chất lượng và xác định cách nâng cao chất lượng, loại bỏ những nguyên nhân làm chất lượng không đảm bảo, được thực hiện trong suốt quy trình kiểm soát dự án.
Hiện nay có nhiều công cụ kiểm soát chất lượng dự án bao gồm biểu đồ, sơ đồ phân tán và rất nhiều loại biểu đồ kiểm soát khác nhau. Công cụ thường sử dụng nhất là biểu đồ.
Một trong vấn đề của các dự án trong quá trình triển khai là liên tục ra các phiên bản để cập nhật tính năng mới hoặc sửa các lỗi phát sinh ở phiên bản cũ, để kiểm soát chất lượng hiệu quả các phiên bản này ta sử dụng phương phápQuản lý cấu hình. Quản lý cấu hình là kỹ thuật kiểm soát các thay đổi về các phiên bản của dự án. Những thay đổi về phiên bản xảy ra thường xuyên trong môi trường CNTT vì vậy cần phải được kiểm tra liên tục.
Mục đích chính của quản lý cấu hình là theo dõi và duy trình tính toàn vẹn của dự án. Trong suốt chu trình phát triển dự án, nhiều sản phẩm giá trị được tạo ra và cần được kiểm soát cấu hình. Khi một sản phẩm xuất hiện nó sẽ có nhiều phiên bản, do vậy cần nhận diện sản phẩm, các phiên bản và cả lịch sử thay đổi của nó.
47
Các sản phẩm phụ thuộc lẫn nhau vì vậy mỗi thay đổi ở một sản phẩm gây ra hiệu ứng ảnh hưởng tới các sản phẩm khác. Vì vậy khi thực hiện thay đổi ở một sản phẩm ngoài việc kiểm thử ở sản phẩm đó còn cần phải kiểm thử lại các sản phẩm có liên quan để đảm bảo chất lượng của dự án.
48
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. Phƣơng pháp phân tích tổng hợp
Khái niệm: Phân tích và tổng hợp là hai phương pháp gắn bó chặt chẽ
quy định và bổ sung cho nhau trong nghiên cứu, và có cơ sở khách quan trong cấu tạo, trong tính quy luật của bản thân sự vật. Trong phân tích, việc xây dựng một cách đúng đắn tiêu thức phân loại làm cơ sở khoa học hình thành đối tượng nghiên cứu bộ phận ấy, có ý nghĩa rất quan trọng. Trong nghiên cứu tổng hợp vai trò quan trọng thuộc về khả năng liên kết các kết quả cụ thể (có lúc ngược nhau) từ sự phân tích, khả năng trừu tượng, khái quát nắm bắt được mặt định tính từ rất nhiều khía cạnh định lượng khác nhau.
Phương pháp phân tích tổng hợp được sử dụng để thẩm định, giải quyết những vấn đề còn tranh cãi, chưa có sự thống nhất giữa các nhà khoa học. Phân tích tổng hợp giúp ta tìm ra những lỗ hổng của các nghiên cứu trước, những lĩnh vực nào cần phải nghiên cứu hoặc chứng minh thêm.
Thông thường phân tích tổng hợp là hai quá trình của một vấn đề, chúng không thể tách rời nhau mà hợp lại để bổ trợ cho nhau. Phân tích là giai đoạn cần thiết của bất kì một quá trình nghiên cứu nào. Tổng hợp là việc xác định những thuộc tính, những mối liên hệ chung, cũng như những quy luật tác động qua lại giữa các yếu tố cấu thành dự án CNTT. Tổng hợp có được nhờ những kết quả nghiên cứu phân tích, sau đó kết hợp chúng lại với nhau thành một chỉnh thể hoàn chỉnh, thống nhất.
Áp dụng phương pháp phân tích tổng hợp trong luận văn để xem xét xem có những nghiên cứu nào trong lĩnh vực quản lý dự án tại ngân hàng Vietinbank, các nghiên cứu đó đã thực hiện như thế nào, kết quả của của các nghiên cứu là gì? v.v... phân tích tổng hợp để phát hiện được những kết quả đạt được cũng như những tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của nó, từ đó làm cơ sở cho việc thực hiện các nội dung của đề tài.
49
Phương pháp phân tích tổng hợp được thực hiện qua các bước sau:
Tìm kiếm nguồn tài liệu → Thu và xử lý số thập liệu → Thực phân tích tổng hiện hợp
Hình 2.1. Các bƣớc thực hiện phƣơng pháp phân tích tổng hợp
(Nguồn: Tác giả thực hiện)
Bước 1: Tìm kiếm nguồn tài liệu.
Đối với các số liệu thứ cấp, luận văn sử dụng nguồn số liệu chính đó là: báo cáo tháng về công tác triển khai các dự án chiến lược về công nghệ thông tin tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.
Đối với các dữ liệu sơ cấp sử dụng trong đề tài được tôi thu thập thông qua hình thức điều tra khảo sát các bandự án, các thành viên trực tiếp tham gia dự án.
Bước 2. Thu thập và xử lý số liệu
Từ các nguồn tài liệu trên, sử dụng phương pháp tổng hợp tôi thu thập được các số liệu gốc trong các nguồn tài liệu. Kết quả của quá trình xử lý là các số liệu, các bảng biểu phân tích được sử dụng trong đề tài nghiên cứu.
Bước 3: Thực hiện phân tích và tổng hợp
Từ các số liệu, các bảng biểu đã xử lý, đề tài tập trung phân tích quá trình thực hiện công tác quản lý dự án tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, chỉ ra những tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý dự án tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam; trên cơ sở tổng hợp các kết quả phân tích đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án về công nghệ thông tin tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.
2.2. Phƣơng pháp điều tra khảo sát
Khái niệm: Phương pháp điều tra khảo sát là một phương pháp phỏng
50
sẵn. Người được hỏi trả lời ý kiến của mình bằng cách đánh dấu vào các ô tương ứng theo một quy ước nào đó.
Phương pháp điều tra khảo sát được sử dụng trong luận văn để xác định các câu hỏi nghiên cứu, xác định các tiêu chí đánh giá về quản lý dự án CNTT tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, thu thập ý kiến của các những thành viên trực tiếp tham gia các dự án về những vấn đề còn tồn tại trong quá trình triển khai dự án đồng thời trao đổi về một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam.
Phương pháp điều tra khảo sát được thực hiện qua các bước: Dự kiến các vấn đề cần nghiên cứu → Thiết kế câu hỏi → Thực hiện phỏng vấn → Phân tích, tổng hợp thông tin từ các nội dung đã phỏng vấn
Hình 2.2. Các bƣớc thực hiện nghiên cứu định tính
(Nguồn: Tác giả thực hiện)
Bước 1. Dự kiến các vấn đề cần nghiên cứu
Từ những kết quả bước đầu khi thực hiện phương pháp phân tích tổng hợp các báo cáo, các tài liệu có liên quan đến việc quản lý dự án tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam, tôi bước đầu xác định được một số vấn đề chính cần nghiên cứu của đề tài như sau:
- Công tác quản lý dự án tại Ngân hàng TMCP Công Thương thời gian qua như thế nào? Các quy trình nào đã được ban hành để hỗ trợ? Việc tuân thủ các quy trình ra sao?Kết quả triển khai các dự án CNTT tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam ra sao?
- Quản lý dự án công nghệ thông tin được đánh giá qua các tiêu chí nào? - Các yếu tố nào ảnh hưởng đến dự án CNTT?
51
- Các giải pháp khắc phục những tồn tại trong công tác quản lý dự án CNTT là gì? Nội dung cụ thể của các biện pháp?
Bước 2. Thiết kế câu hỏi phỏng vấn đối tượng điều tra
Căn cứ vào các vấn đề nghiên cứu đã dự kiến, tôi thiết kế lưới câu hỏi phỏng vấn các đối tượng là thành viên dự án gồmchuyên viên nghiệp vụ, chuyên viên kỹ thuật, quản lý dự án tại ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam (Phụ lục). Nội dung các câu hỏi được thiết kế như nhau cho các đối tượng phỏng vấn.
Bước 3. Thực hiện phỏng vấn.
Trong các buổi họp báo cáo tiến độ dự án chiến lược CNTT mà tôi trực tiếp tham dự, tôi thực hiện phỏng vấn một số thành viên của một số dự án gồm cả chuyên viên nghiệp vụ, kỹ thuật, hỗ trợ quản lý dự án, giám đốc dự án theo các câu hỏi đã thiết kế.
Bằng phương pháp phỏng vấn, tôi đã bước đầu xác định được 3 câu hỏi nghiên cứu của đề tài, các câu hỏi này là:
i) Đòi hỏi về các dự án CNTT tại Ngân hàng TMCP Công Thương Việt Nam hiện nay thế nào?
ii) Thực trạng công tác quản lý dự án CNTT tại Ngân hàng TMCP Công