Có 2 nhóm nhân viên trường học, đó là nhân viên văn phòng và nhân viên phục vụ. Đây là lực lượng lao động sư phạm gián tiếp có vai trò rất quan trọng trong việc góp phần tạo nên chất lượng dạy - học.
2.2.2.1. Nhân viên văn phòng
Theo Điều 6 Quy định tiêu chuẩn đánh giá chất lượng giáo dục và quy trình, chu kỳ kiểm định chất lượng giáo dục cơ sở giáo dục phổ thông, cơ sở giáo dục thường xuyên ban hành kèm theo Thông tư 42/2012/TT-BGDĐT [13] thì chuẩn trình độ của nhân viên văn phòng tại trường tiểu học được quy định phải có trình độ trung cấp, cao đẳng theo đúng chuyên môn là đáp ứng yêu cầu công việc. Các nhân viên văn phòng được bồi dưỡng về nghiệp vụ theo vị trí công việc. Những công việc của nhân viên văn phòng trường học chỉ cần hiệu quả công việc, bằng cấp chỉ là cơ sở ban đầu để đáp ứng công việc.
Công cụ lao động của nhân viên văn phòng là tri thức, chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp.
Về kiến thức chuyên môn: có trình độ lý luận chính trị vững vàng, nắm vững kiến thức chuyên môn và nghiệp vụ cơ bản; thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu; hiểu rõ về nghề nghiệp, nhiệm vụ mà mình được giao.
Về kỹ năng: kỹ năng giao tiếp ứng xử với ban giám hiệu, giáo viên, học sinh trong khi thực thi nhiệm vụ; ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc; kỹ năng làm việc nhóm; tích cực phối hợp, tham gia các hoạt động tập thể.
Về đạo đức nghề nghiệp: có nhận thức đúng đắn về nghề nghiệp; yêu nghề, tâm huyết với nghề; có tinh thần trách nhiệm; trung thực, đoàn kết, giúp đỡ đồng nghiệp trong công tác; sẵn sàng vượt khó khăn để hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ.
2.2.2.2. Nhân viên phục vụ
Nhân viên phục vụ gồm bảo vệ, tạp vụ, bảo mẫu, nấu ăn là các công việc lao động phổ thông nên không yêu cầu cao về bằng cấp, trình độ, chuyên môn. Dù chỉ là một công việc làm phổ thông nhưng những nhân viên phục vụ tại cơ sở trường học vẫn phải đáp ứng các yêu cầu. Đó là nắm rõ các nghiệp vụ cơ bản; yêu nghề; có trách nhiệm; chăm chỉ, nhanh nhẹn, chịu khó, trung thực; và chủ động trong công việc để không làm ảnh hưởng đến hoạt động dạy và học tại trường. Bất kỳ ai cũng có thể ứng tuyển nếu đáp ứng được những yêu cầu nêu trên.
Ngoài ra, các trang thiết bị, cơ sở vật chất, môi trường cũng là những công cụ có vai trò hỗ trợ đắc lực trong quá trình lao động.
Với tính chất là nghề nghiệp lao động trí óc và chân tay nên kết quả lao động của công nhân viên được tính theo giờ làm việc hành chính và theo khối lượng, chất lượng của công việc.