Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc rất nhiều vào hoạch định các chính sách kinh doanh trong dài hạn, cho nên công ty cần đẩy nhanh
công tác nghiên cứu thị trường và đưa ra các dự báo về xu hướng biến động
xem nhẹ, do Việt Nam chưa có tác phong công nghiệp, chưa có tầm nhìn chiến lược.
Vì vậy công ty nên thành lập một bộ phân chuyên nghiên cứu thị trường, xem xét xu hướng biến động về giá, những thay đổi trong chính sách của đối
tác. Bộ phận này có chức năng thu thập, phân tích và xử lý thông tin để từ đó có đề ra các biện pháp phù hợp lên ban lãnh đạo công ty. Bộ phận này phải đáp ứng được yêu cầu sau:
+Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu của khác hàng để từ đó có các
chiến lược phù hợp.
+Xác định vòng đời của sản phẩm để có những định hướng tạo nguồn
cung ứng mặt hàng hợp lý.
+Dự báo được xu hướng biến động của môi trường kinh tế - chính trị xã hội, những thay đổi trong chính sách luật pháp, xu hướng tiêu dùng, biến động về tỷ giá, tỷ lệ lạm pháp, và tác động của nó đến giá cả các mặt hàng kinh doanh của THH.
+Có hiểu biết nhất định về đổi thủ cạnh tranh trên thị trường, và các doanh nghiệp chuẩn bị gia nhập thị trường, những điểm mạnh, điểm yếu, những tác động của các doanh nghiệp đó đến hoạt động kinh doanh của công ty. Để từ đó công ty có những biện pháp hạn chế những tác động xấu.
Việc có thêm một bộ phận chuyên nghiên cứu thị trường là thực sự cần
thiết, tuy nhiên nếu lập hẳn một phòng ban phụ trách vấn đề này thì lại không
khả thi. Nó sẽ làm cho cơ cấu tổ chức công ty công kềnh khó quản lý. Tốt
nhất nên để bộ phận này nằm trong một phòng ban nào đó, như thế sẽ thuận
lợi trong vấn đề quản lý. Ví dụ như phòng kế hoạch - xuất nhập khẩu, có lẽ là hợp lý nhất. Bộ phận nghiên cứu thị trường sẽ bao gồm hai thành viên: một
Cán bộ thông tin ngoại: Nghiên cứu thị trường nước ngoài, thu thập tin tức
của tất cả các nhà cung ứng hiện tại của THH, phân chia các nhà cung ứng
này thành các nhóm dựa theo các tiêu chí sau đây:
1. Chất lượng sản phẩm, giá cả, kiểu dáng…
2. Phân theo khu vực địa lý và mối quan hệ với Việt Nam.
3. Khả năng giao hàng đúng số lượng, chất lượng, quy cách chủng loại, đúng hạn.
4. Quy mô uy tín, nguồn lực tài chính của các doanh nghiệp.
Trên cơ sở đó, cán bộ thông tin nội sẽ so sánh giá cả, chất lượng, quy cách
chủng loại, độ chính xác về thời gian giao hàng, điều kiện giao hàng, điều
kiện thanh toán…để từ đó, có lựa chọn được nhà cung cấp có nhiều ưu đãi nhất cho công ty.
Bên cạnh việc thu thập thông tin về các đối tác cũ, cán bộ thông tin ngoại
có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp mới, hoặc các nhà cung ứng các sản
phẩm tương tự. Việc tìm kiếm đối tác cung ứng mới là rất quan trong, nó đảm
bảo cho THH luôn cập nhập được tin tức về thị trường đầu vào, không bị nhà cung cấp ép giá. Nắm vững thông tin còn giúp công ty có điều kiện để đàm phán ký kết hợp đồng, sao cho có lợi cho mình nhất.
Cán bộ thông tin nội: Nghiên cứu về thị trường trong nước. Các cán bộ này sẽ chịu trách nhiệm thu thập thông tin về bạn hàng trong nước của công ty
THH. Cũng giống như cán bộ thông tin ngoại, cán bộ thông tin nội phải nắm
rõ tình hình hoạt động, khả năng tài chính, tình trạng lỗ lãi, quy mô, uy tin và hiệu quả kinh doanh của các công ty này trong thời gian gần đây, để quyết định xem có nên ký kết hợp đồng giao hàng cho các công ty này hay không. Nếu ở trên, sự chính xác trong giao hàng của đối tác nước ngoài là quan trọng
nhất, thì ở đây khả năng tài chính của bạn hàng trong nước lại giữ vai trò quyết định. Nó quyết định khả năng thanh toán của các công ty này. Nghiên
cứu kỹ những thông tin này giúp công ty giảm thiểu ro về các khoản nợ khó đòi, hoặc chiếm dụng vốn của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ quan trọng của cán bộ thông tin nội là, tìm hiểu xu hướng biến động trong tiêu thụ thiết bị văn phòng ở thị trường trong nước, cụ thể là thị trường miền Bắc để từ đó có cái nhìn sơ bộ về tổng cầu. Đồng thời cán bộ
thông tin nội cũng tìm kiếm thông tin về khách hàng tiềm năng, để biết được chính xác lượng hàng nhập khẩu. Vì thị trường luôn biến động, ví dụ một
khách hàng luôn mua hàng của công ty với một số lượng lớn, bỗng dưng giảm lượng mua trong năm tới do một số nguyên nhân chủ quan hoặc một số
nguyên nhân khách quan (doanh nghiệp giải thể, kinh doanh thua lỗ, sát
nhập…) điều đó có thể dẫn đến công ty thiếu hàng cung cấp làm giảm uy tín, tăng doanh số bán, hoặc hàng tồn kho khiến ư đọng vốn kinh doanh và có thể
phải thanh lý do lỗi mốt.
Trên cơ sở chọn lọc lấy các khách hàng tiềm năng, chúng ta sẽ tìm hiểu giá
cả họ chấp nhận được là bao nhiêu, yêu cầu về số lượng, chất lượng như thế
nào.
Đồng thời chúng ta cũng phải nghiên cứu đối thủ cạnh tranh, điểm mạnh hơn mình, ưu điểm của mình so với họ, danh sách khách hàng của họ, thị trường của họ, để từ đó học hỏi kinh nghiệm của họ, khắc phục điểm yếu của
mình.