phòng ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà
Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, Tân Hồng Hà với tư cách là
một bên ký kết -phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Ðây là một công việc rất
phức tạp. Nó đòi hỏi công ty phải am hiểu luật quốc gia và quốc tế, tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanh lợi và hiệu quả của toàn bộ nghiệp vụ
giao dịch, đảm bảo uy tín của doanh nghiệp cũng như nâng tầm doanh nghiệp
Việt Nam lên tầm quốc tế. nghiệp vụ giao dịch. Theo trình tự các bước nghiệp
vụ, lẽ ra quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH phải trải qua 9 bước. Tuy nhiên do đặc điểm của loại hình hàng hóa nhập khẩu và đặc điểm kinh
doanh của THH nên công ty không phải trải qua bước phải xin giấy phép
nhập khẩu, việc thuê tàu lưu cước cũng do bên bán đảm nhiệm. Thêm vào đó
với những hợp đồng nhập khẩu uỷ thác thì việc nhận hàng thường do đơn vị đặt hàng trong nước trực tiếp đảm nhận. Do đó trên thực tế nghiệp vụ tổ chức
thực hiện hợp đồng nhập khẩu ở THH chỉ bao gồm các bước sau:
2.3.1 Mở L/C
Trước tiên, phòng KH-XNK thông báo cho phòng Tài vụ về hợp đồng nhập
khẩu đã được ký kết, thời hạn mở L/C chậm nhất mà hai bên đã thoả thuận. Sau đó, đề nghị phòng Tài vụ chỉ thị ngân hàng mở L/C trong số các ngân hàng được người bán chấp nhận. THH thường mở L/C tại các ngân hàng uy tín tại Việt Nam như: ngân hàng công thương Việt Nam (Incombank), ngân
hàng ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),…
Sau khi xem xét nguồn vốn, công ty căn cứ vào nội dung hợp đồng để làm
đơn yêu cầu ngân hàng phát hành L/C. Thường thì các ngân hàng đã có mẫu
in sẵn theo tiêu chuẩn của ICC và của Tổ chức SWIFT quốc tế, cho nên công ty chỉ phải đọc kỹ và điền vào ô của đơn yêu cầu. Sau đó nộp tại ngân hàng hồ sơ xin mở L/C: Đơn xin mở L/C, hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác
nếu có và phương án kinh doanh nếu muốn vay vốn ngân hàng trong đó nêu
rõ kế hoạch sản xuất kinh doanh, số tiền vay, thời gian vay, thời gian trả nợ và nguồn trả nợ. Sau khi xem xét nguồn vốn để đảm bảo thanh toán L/C của
công ty ngân hàng sẽ quyết định việc phát hành L/C. Sau khi ngân hàng phát hành L/C, công ty nhận một bản sao L/C đó để xem xét đối chiếu giữa nội
dung L/C với đơn yêu cầu của mình để đảm bảo rằng L/C hoàn toàn phù hợp, đồng thời thông báo cho ngân hàng ngay những sai lệch (nếu có). Để có thể
sửa đổi được L/C thì, công ty cần xuất trình Thư yêu cầu sửa đổi L/C (theo
mẫu) kèm văn bản thoả thuận giữa người mua và người bán (nếu có). Nhưng trường hợp này rất hạn chế xảy ra vì trước khi mở L/C, công ty đã thỏa thuận
cụ thể với người xuất khẩu về các khoản thanh toán, lịch giao hàng, phương
tiện giao hàng, và các chứng từ cần xuất trình và hai bên thống nhất cụ thể với nhau. Và đơn xin mở L/C của công ty luôn phù hợp với hợp đồng.Các điều
kiện của L/C ngắn gọn, dễ hiểu, không đưa vào L/C các nội dung quá chi tiết
và các quy cách kỹ thuật quá phức tạp, khó hiểu khiến người mua hiểu sai,
không thực hiện được, hoặc thực hiện không đúng việc giao hàng khiến công
ty không nhận được hàng hoá kịp thời. Trong quá trình giao dịch nếu có nghi
ngờ, thường công ty liên hệ ngay với ngân hàng để phối hợp xử lý, tránh tình trạng phải tu sửa L/C nhiều lần gây tốn kém thời gian và chi phí.Khi có yêu cẩu tu chỉnh L/C từ phía người bán, công ty cử ra một cán bộ tiến hành kiểm tra, đưa ra ý kiến và tu chỉnh L/C theo ý kiến của ban giám đốc ty. Trình tự tu
chỉnh L/C công ty cũng tiến hành giống như trình tự mở L/C. Sau khi sửa đổi,
cán bộ này lấy xác nhận của ngân hàng mở thư tín dụng thì nội dung sửa đổi
mới có tác dụng. Lúc này văn bản sửa đổi hay bổ sung sẽ trở thành phần
không thể tách rời của L/C và nội dung cũ sẽ được huỷ bỏ. Chi phí sửa chữa
L/C sẽ do công ty chi trả nếu sai sót thuộc về phía công ty.Khi ký quỹ mở L/C, ngân hàng thường đưa ra tỉ lệ ký quỹ 100%, dưới 100% giá trị L/C, có
khi không phải ký quỹ. Thường thì công ty chỉ phải ký quỹ 10-30% trị giá L/C do công ty thường xuyên thanh toán đúng hạn, cho nên đã tạo uy tín đối
với ngân hàng hay tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu.