7. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh Thừa Thiên
2.2.2. Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật
luật về công tác lưu trữ
2.2.2.1. Tuyên truyền, phổ biến và triển khai các văn bản pháp luật về công tác lưu trữ
Ngay sau khi Luật Lƣu trữ đƣợc ban hành ngày 11/11/2011 và có hiệu lực thi hành, để đảm bảo Luật Lƣu trữ đƣợc triển khai đồng bộ, thống nhất trên địa bàn, UBND tỉnh chỉ đạo Sở Nội vụ tổ chức nhiều hội nghị, lớp tập huấn để tuyên truyền, phổ biến, triển khai các quy định của Luật Lƣu trữ. Việc triển khai, phổ biến, quán triệt nội dung Luật Lƣu trữ còn đƣợc thực hiện bằng các hình thức nhƣ: Sao gửi văn bản đến các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế; tuyên truyền trên thông tin đại chúng nhƣ Đài Phát thanh - Truyền hình Thừa Thiên Huế, Báo Thừa Thiên Huế, Cổng thông tin điện tử của tỉnh, của Sở Nội vụ. Các Thông tƣ của Bộ Nội vụ, văn bản hƣớng dẫn của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc cũng đƣợc phổ biến kịp thời bằng các công văn triển khai thực hiện gửi các cơ quan, đơn vị, địa phƣơng và thông qua việc lồng ghép trong các lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ của tỉnh hàng năm.
Trên cơ sở chỉ đạo, hƣớng dẫn của UBND tỉnh và Sở Nội vụ, các cơ quan, tổ chức đã căn cứ tình hình thực tế ở cơ quan, địa phƣơng mình để áp dụng các hình thức tuyên truyền, phổ biến Luật Lƣu trữ và các văn bản của các cấp có thẩm quyền hƣớng dẫn thi hành luật nhƣ: Tiếp tục sao văn bản gửi các phòng, ban, đơn vị trực thuộc, đăng tải thông tin trên trang thông tin điện tử của cơ quan, phổ biến trong các cuộc họp giao ban hàng tháng... Qua đó, lãnh đạo, công chức, viên chức của các sở, ban, ngành đã đƣợc cập nhật các quy định của pháp luật hiện hành thƣờng xuyên hơn. Nhiều cơ quan, tổ chức đã thực hiện tốt công tác này, tiêu biểu nhƣ: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Nội
vụ, Sở Tƣ pháp, Sở Tài nguyên và Môi trƣờng, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Lao động - Thƣơng binh và Xã hội,…
Đối với các huyện, thị xã và thành phố Huế, công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lƣu trữ, các văn bản quy phạm pháp luật và quy định của tỉnh về công tác lƣu trữ đƣợc quan tâm kịp thời, nhiều huyện đã chủ động xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các văn bản lƣu trữ cũng nhƣ cập nhật trên trang thông tin điện tử huyện. Ngoài việc sao văn bản gửi đến phòng, ban, đơn vị trực thuộc và UBND cấp xã; họp giao ban hàng tháng quán triệt thực hiện nội dung các văn bản, các địa phƣơng nhƣ: UBND thành phố Huế, UBND huyện Phú lộc, UBND huyện Phú Vang còn xây dựng kế hoạch tổ chức các lớp tập huấn để phổ biến, hƣớng dẫn thực hiện các văn bản mới về công tác lƣu trữ.
Với các hình thức tuyên truyền, phổ biến nêu trên, các văn bản về công tác lƣu trữ đã đƣợc cập nhật kịp thời tạo nên sự thống nhất, đồng bộ trong thực hiện. Đồng thời, nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo, công chức, viên chức về vị trí, vai trò của công tác lƣu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng góp phần đƣa công tác lƣu trữ của tỉnh ngày càng đi vào nề nếp.
2.2.2.2. Xây dựng, ban hành văn bản quản lý ch đ o công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ
Việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác lƣu trữ và hƣớng dẫn nghiệp vụ là một nhiệm vụ trọng tâm của quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ. Để cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lƣu trữ, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đã giúp Sở Nội vụ tham mƣu UBND tỉnh xây dựng, ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ phù hợp với tình hình thực tế của địa phƣơng nhằm triển khai thực hiện hiệu quả tại các cơ quan, tổ chức.
Từ năm 2015, Sở Nội vụ đã ban hành, đồng thời tham mƣu UBND tỉnh kịp thời ban hành nhiều văn bản quản lý, chỉ đạo, hƣớng dẫn, tạo nên sự
chuyển biến tích cực trong công tác lƣu trữ ở tỉnh. Đặc biệt, trong năm 2015, thực hiện quy định của Luật Lƣu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đã giúp Sở Nội vụ tham mƣu UBND tỉnh ban hành 06 văn bản (01 chỉ thị, 02 kế hoạch, 03 quyết định) chỉ đạo công tác này cụ thể nhƣ: Kế hoạch số 25/KH-UBND ngày 03/5/2015 của UBND tỉnh về công tác văn thƣ, lƣu trữ năm 2015; Kế hoạch số 63/KH- UBND ngày 04/6/2015 của UBND tỉnh về trao trả hồ sơ, kỷ vật cho cán bộ đi B của tỉnh Thừa Thiên Huế; Quyết định số 1146/QĐ-UBND ngày 20/6/2015 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Quy hoạch ngành văn thƣ, lƣu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020, tầm nhìn đến 2030”; Quyết định số 3070/QĐ-UBND ngày 28/12/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh; Quyết định số 3092/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh; Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 04/6/2015 của UBND tỉnh về việc giải quyết tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế [55].
Công tác xây dựng, ban hành các văn bản hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ của tỉnh cũng có những thay đổi đáng kể, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác lƣu trữ ở các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng. Cụ thể, từ năm 2016 đến năm 2019, Sở Nội vụ, UBND tỉnh đã ban hành trên 30 văn bản quản lý, chỉ đạo, hƣớng dẫn công tác văn thƣ, lƣu trữ tập trung vào một số nội dung nhƣ: Ban hành kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ hằng năm; quy chế khai thác và sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế; quy chế công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; triển khai, hƣớng dẫn các văn bản của Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc; phê duyệt Dự án “Chỉnh lý, số hóa và tu bổ, phục chế tài liệu lƣu trữ lịch sử trƣớc năm 1975 tại Kho Lƣu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế”; phê duyệt Đề án “Chỉnh lý tài liệu
lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2017 - 2026”; phê duyệt Đề án “Bồi dƣỡng, tập huấn về công tác văn thƣ, lƣu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh giai đoạn 2020 - 2030”; kế hoạch kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng;...[Phụ lục 4].
Nhìn chung, hệ thống văn bản chỉ đạo, quản lý, hƣớng dẫn của tỉnh ban hành tƣơng đối nhiều. Tuy nhiên, vẫn còn chậm ban hành một số văn bản bổ sung, thay thế các văn bản hƣớng dẫn không còn phù hợp với Luật Lƣu trữ nhƣ hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu lƣu trữ; hƣớng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử,...
Về việc xây dựng, ban hành văn bản hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức, trong những năm qua có những chuyển biến tích cực ở một số cơ quan, tổ chức nhƣ: Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Y tế, Sở Tƣ pháp, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Giao thông vận tải, Sở Kế hoạch và Đầu tƣ, Sở Công Thƣơng,... Nội dung các văn bản này bao gồm kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ hằng năm; quyết định ban hành quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ cơ quan; quyết định ban hành danh mục hồ sơ hằng năm của cơ quan; quy chế khai thác và sử dụng tài liệu,... Tuy nhiên, vẫn còn nhiều cơ quan, tổ chức chủ yếu căn cứ văn bản của trung ƣơng, của tỉnh để triển khai thực hiện, chƣa chủ động ban hành văn bản thuộc phạm vi mình quản lý.
Tại UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế, việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hƣớng dẫn công tác lƣu trữ trong giai đoạn này đã có những biến chuyển rõ rệt. Một số UBND cấp huyện đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn thực hiện công tác lƣu trữ nhằm cụ thể hóa các quy định, hƣớng dẫn của trung ƣơng, của tỉnh vào hoàn cảnh cụ thể của địa phƣơng nhƣ: Thành phố Huế, huyện Phú Vang, thị xã Hƣơng Thủy, huyện Phú Lộc và huyện Phong Điền là những huyện ban hành nhiều văn bản về công tác lƣu trữ. Bên cạnh đó, việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo và hƣớng dẫn công
tác lƣu trữ ở một số huyện còn rất hạn chế, chƣa đƣợc thực hiện tốt. Nguyên nhân chủ yếu do những khó khăn về chất lƣợng và số lƣợng của đội ngũ cán bộ tham mƣu, sự thiếu quan tâm của các cấp lãnh đạo tại các địa phƣơng này.