7. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh Thừa Thiên
2.2.6. Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
2.2.6.1. Tổ chức, ch đ o nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ Nghiên cứu khoa học trong công tác lƣu trữ ở tỉnh không chỉ có ý nghĩa
về lý luận mà còn đƣợc xem là một trong những yếu tố quan trọng trong việc nâng cao năng lực, trình độ, khả năng nghiên cứu khoa học và năng lực tham mƣu của công chức, viên chức lƣu trữ. Ngoài ra, còn tác động tích cực đến nhận thức của các cấp lãnh đạo thông qua kết quả nghiên cứu khoa học, góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý lƣu trữ tại địa phƣơng.
Từ năm 2015 đến năm 2019, Sở Khoa học và Công nghệ đều có công văn gửi các cơ quan, đơn vị để đề xuất danh mục các nhiệm vụ khoa học và công nghệ hàng năm. Tuy nhiên, chƣa có một đề tài nào về công tác lƣu trữ đƣợc nghiên cứu ở tỉnh Thừa Thiên Huế. Sở Nội vụ cũng không có văn bản nào triển khai, hƣớng dẫn việc thực hiện nghiên cứu khoa học trong công tác lƣu trữ trong toàn tỉnh.
Việc thực hiện nghiên cứu khoa học về lƣu trữ chủ yếu tập trung ở đội ngũ công chức, viên chức Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ, nhƣng do trình độ, năng lực của công chức, viên chức lƣu trữ, đặc biệt là năng lực nghiên cứu còn hạn chế hiện tại chỉ mới tập trung vào việc tham mƣu xây dựng các đề án, dự án, các văn bản hƣớng dẫn, chỉ đạo, quản lý liên quan đến công tác lƣu trữ nên việc nghiên cứu khoa học về công tác lƣu trữ ở tỉnh chƣa đƣợc thực hiện.
2.2.6.2. Tổ chức, ch đ o ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ
CNTT hiện nay đã đƣợc ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác lƣu trữ từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lƣu văn bản, hồ sơ, thể hiện đƣợc tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Ứng dụng CNTT vào công tác lƣu trữ là một vấn đề đƣợc Nhà nƣớc ta hết sức quan tâm, đặc biệt từ khi Luật Lƣu trữ ra đời năm 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ- CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ và Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nƣớc đã nhấn mạnh vai trò của lƣu trữ điện tử, ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ, quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử.
Trong những năm qua, công tác ứng dụng CNTT trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế nói chung và lĩnh vực lƣu trữ nói riêng đƣợc tỉnh thƣờng xuyên quan tâm, chỉ đạo. Thừa Thiên Huế đang từng bƣớc khẳng định mình là một địa phƣơng đủ tầm và lực để trở thành một tỉnh phát triển mạnh về CNTT trong cả nƣớc. Hiện tỉnh đang xây dựng các quy định về ứng dụng, phát triển CNTT tuân thủ các quy định của pháp luật về CNTT, phù hợp với thực tế tại địa phƣơng, đảm bảo quản lý theo kịp sự phát triển; hoàn thiện hạ tầng CNTT
tập trung của tỉnh, hƣớng đến ứng dụng CNTT rộng rãi, thiết thực, có hiệu quả cao. UBND tỉnh đã ban hành nhiều văn bản triển khai thực hiện nhƣ: Kế hoạch ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc tỉnh Thừa Thiên Huế hằng năm; Quyết định số 383/QĐ-UBND ngày 27/02/2017 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Kiến trúc Chính quyền điện tử tỉnh Thừa Thiên Huế; Kế hoạch số 109/KH-UBND ngày 07/10/2015 của UBND tỉnh về thực hiện Nghị quyết số 36-NQ/TW ngày 01/7/2014 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng, phát triển CNTT đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế; Kế hoạch số 147/KH-UBND ngày 31/12/2015 của UBND tỉnh về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc, xây dựng Chính quyền điện tử tỉnh Thừa Thiên Huế giai doạn 2016-2020; Kế hoạch hành động số 70/KH-UBND ngày 30/3/2019 của UBND tỉnh về thực hiện Nghị quyết số 17/NQ-CP của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019-2020, định hƣớng đến 2025;...
Hiện nay, tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đang áp dụng phần mềm Quản lý hồ sơ lƣu trữ và phần mềm Thi đua - Khen thƣởng để phục vụ cho công tác quản lý tài liệu lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ. Tại các cơ quan, tổ chức và UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế đã triển khai cài đặt và áp dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Công tác hƣớng dẫn, tập huấn vận hành phần mềm Quản lý văn bản và điều hành đƣợc duy trì thƣờng xuyên thông qua các buổi họp nghiệp vụ, hội nghị, góp ý, lấy ý kiến đồng thời hƣớng dẫn các tính năng mới, chức năng mới của các phần mềm. Ngoài ra, các vƣớng mắc thƣờng đƣợc xử lý thông qua trao đổi giữa cán bộ chuyên trách CNTT và cán bộ văn thƣ, lƣu trữ. Phần mềm bƣớc đầu góp phần quản lý công tác lƣu trữ văn bản hƣớng đến lƣu trữ văn bản điện tử tập trung phục vụ nhu cầu tra cứu, khai thác và chỉ đạo điều hành của cán bộ, công chức, viên chức.
Nhằm mục đích phục vụ cho công tác tra cứu, phục vụ việc khai thác và sử dụng tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu, hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp
với tài liệu gốc đã xuống cấp cần bảo quản vĩnh viễn; đồng thời thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ tài liệu đối với các phông tài liệu có giá trị lớn có tần số khai thác sử dụng cao đang có nguy cơ xuống cấp; ngày 27/10/2016, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 2591/QĐ-UBND về việc phê duyệt Dự án “Chỉnh lý, số hóa và tu bổ, phục chế tài liệu lƣu trữ lịch sử trƣớc năm 1975 tại Kho Lƣu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế” với thời gian thực hiện 05 năm từ 2016-2020. Từ năm 2017 đến năm 2019, Lƣu trữ lịch sử tỉnh đã thực hiện số hóa đƣợc 1.245.000 tờ tài liệu vào phần mềm quản lý hồ sơ lƣu trữ góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu lƣu trữ phục vụ cho việc quản lý, khai thác, cung cấp thông tin đƣợc đầy đủ, kịp thời cho các cơ quan, tổ chức và cá nhân có nhu cầu. Qua đó, giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hoá học của tài liệu gốc do phải lƣu thông thƣờng xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng và các tác động của điều kiện tự nhiên. Tiến tới việc chuyển phƣơng thức hoạt động của lƣu trữ truyền thống sang lƣu trữ hiện đại.
Có thế nói, việc triển khai ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ đã góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức nói chung và nâng cao hiệu quả quản lý nhà nƣớc trong công tác lƣu trữ nói riêng trên địa bàn tỉnh. Qua đó, nâng cao tính minh bạch, chất lƣợng phục vụ của các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nƣớc đối với các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh.
Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc việc ứng dụng CNTT trong công tác lƣu trữ còn gặp một số khó khăn, hạn chế nhƣ: Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin chƣa đủ, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành đang sử dụng tại các cơ quan, tổ chức và địa phƣơng chƣa đáp ứng theo quy định, kinh phí vận hành còn eo hẹp, đội ngũ lãnh đạo, công chức, viên chức chƣa có đủ thói quen, chƣa bắt kịp với yêu cầu làm việc chặt chẽ của hệ thống thông tin điện tử trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc.
Mặc dù Luật Lƣu trữ năm 2011 và Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ đã quy định một số nội dung về quản lý tài liệu điện tử, tuy nhiên các quy định về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử, số hóa tài liệu, thu thập tài liệu điện tử, bảo quản cơ sở dữ liệu hồ sơ lƣu trữ, chia sẽ thông tin tài liệu điện tử,…chƣa đƣợc tổ chức thực hiện, chậm ban hành, nên đã gây ra những khó khăn, hạn chế đến công tác chỉ đạo, hƣớng dẫn ứng dụng CNTT trong hoạt động lƣu trữ ở địa phƣơng.
2.2.7. Đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ và thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ
2.2.7.1. Tình hình nhân sự làm công tác lưu trữ
- Tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh:
Tổng số ngƣời làm việc tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến ngày 31/12/2019 là 23 ngƣời. Trong đó có 08 công chức; 13 viên chức và 02 hợp đồng [92]. So với một số tỉnh khác nhƣ Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Quảng Ngãi 20 biên chế; Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Phú Yên 16 biên chế; Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Đắk Lắk 22 biên chế1, thì Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế có điều kiện hơn về biên chế đƣợc giao. Trình độ chuyên môn của công chức, viên chức và ngƣời lao động có 01 ngƣời trình độ thạc sĩ Lƣu trữ học; 03 ngƣời có trình độ đại học Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng; 14 ngƣời có trình độ đại học khác có bằng cao đẳng, trung cấp VTLT hoặc qua bồi dƣỡng nghiệp vụ VTLT; 03 ngƣời có trình độ cao đẳng Quản trị văn phòng và 02 sơ cấp.
- Tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện:
Trong những năm qua, công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế đã đƣợc các cấp lãnh đạo quan tâm tăng cƣờng về số lƣợng. Có thể đánh giá tình hình công chức, viên chức lƣu trữ tại các cơ
1Số liệu khảo sát qua điện thoại tại Chi cục VTLT tỉnh Quảng Ngãi, Phú Yên, Đắk Lắk 64
quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh qua bảng thống kê số liệu tại Phụ lục 5.
Trên cơ sở số liệu tại Phụ lục 5, tính đến năm 2018, toàn tỉnh có 303 ngƣời làm công tác lƣu trữ, trong đó ngƣời làm công tác lƣu trữ chuyên trách gồm 97 ngƣời, chiếm tỷ lệ 32%; ngƣời làm công tác lƣu trữ kiêm nhiệm gồm 206 ngƣời, chiếm tỷ lệ 68%. Cụ thể:
Tổng biên chế làm công tác lƣu trữ tại 69 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh tính đến năm 2018 gồm 114 ngƣời. Trong đó, ngƣời làm lƣu trữ chuyên trách có 55 ngƣời, chiếm tỷ lệ 48,2%; ngƣời làm lƣu trữ kiêm nhiệm có 59 ngƣời, chiếm tỷ lệ 51,8%. Trình độ chuyên môn chỉ có 53/114 ngƣời đào tạo đúng chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ, trong đó đại học chuyên ngành VTLT: 18 ngƣời; cao đẳng chuyên ngành VTLT: 07 ngƣời; trung cấp chuyên ngành VTLT: 25 ngƣời; sơ cấp chuyên ngành VTLT: 03 ngƣời. Công chức, viên chức đào tạo chuyên ngành khác nhƣ luật, kinh tế, kế toán, nông nghiệp...có 61 ngƣời.
Tổng biên chế làm công tác lƣu trữ tại 181 cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh tính đến năm 2018 gồm 189 ngƣời. Trong đó, ngƣời làm lƣu trữ chuyên trách có 42 ngƣời, chiếm tỷ lệ 22,2%; ngƣời làm lƣu trữ kiêm nhiệm có 147 ngƣời, chiếm tỷ lệ 77,8%. Trình độ chuyên môn chỉ có 38/189 ngƣời đào tạo đúng chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ, trong đó đại học chuyên ngành VTLT: 14 ngƣời; cao đẳng chuyên ngành VTLT: 09 ngƣời; trung cấp chuyên ngành VTLT: 10 ngƣời; sơ cấp chuyên ngành VTLT: 05 ngƣời. Công chức, viên chức đào tạo chuyên ngành khác nhƣ luật, kinh tế, kế toán...có 151 ngƣời.
- Tại Phòng Nội vụ các huyện, thị xã và thành phố Huế cơ bản đã bố trí 01 chuyên viên giúp Trƣởng phòng Nội vụ thực hiện chức năng tham mƣu cho UBND huyện quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ. Hầu hết chuyên viên tại các Phòng Nội vụ đều có trình độ từ cao đẳng trở lên (cụ thể: 03 đại học
Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng; 01 đại học Hành chính; 03 đại học Luật; 01 đại học Thông tin học; 01 cao đẳng Quản trị văn phòng).
Có thể nói nhân sự làm công tác lƣu trữ tại tỉnh vẫn còn thiếu, chƣa đáp ứng yêu cầu; công chức, viên chức làm công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng chủ yếu là kiêm nhiệm, ngoài việc thực hiện các công việc chuyên môn hàng ngày phải giải quyết nhiều công việc nhƣ: Thủ quỹ, thủ kho, kế toán, nhân viên bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, tạp vụ hành chính, công nghệ thông tin… Do đó, một số cơ quan, tổ chức, địa phƣơng mới chỉ thực hiện đƣợc các bƣớc nghiệp vụ trong công tác văn thƣ, còn lại công tác lƣu trữ hầu nhƣ chƣa đƣợc chú trọng... Bên cạnh đó, có một số công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ có trình độ đào tạo chuyên ngành khác nhƣ luật, kinh tế, kế toán, nông nghiệp, ngoại ngữ... chƣa đƣợc trang bị kiến thức, kỹ năng cơ bản về công tác văn thƣ, lƣu trữ nhƣng lại làm công tác văn thƣ, lƣu trữ của cơ quan, tổ chức nên việc thực hiện công tác lƣu trữ ở các cơ quan, tổ chức sẽ gặp nhiều khó khăn và hạn chế.
2.2.7.2. Đào t o, bồi dưỡng công chức, viên chức làm công tác lưu trữ
Nhằm nâng cao nhận thức, chất lƣợng, trình độ cho công chức, viên chức đồng thời triển khai các quy định mới về công tác văn thƣ, lƣu trữ, UBND tỉnh giao Sở Nội vụ tổ chức nhiều lớp bồi dƣỡng, tập huấn về công tác văn thƣ, lƣu trữ. Cụ thể:
Các hình thức đào tạo, bồi dƣỡng: Hội nghị tập huấn; bồi dƣỡng nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ (thời gian 03 tháng).
Từ năm 2015 đến năm 2019, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đã tham mƣu Sở Nội vụ tổ chức 26 lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thƣ, lƣu trữ, mỗi lớp tập huấn đƣợc tổ chức trong một ngày đến ba ngày cho đối tƣợng là đại diện lãnh đạo phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ; công chức, viên chức làm công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các sở, ban, ngành cấp tỉnh; đại diện lãnh đạo và chuyên viên phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ các phòng, ban chuyên môn
thuộc UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế; đại diện lãnh đạo và cán bộ văn thƣ, lƣu trữ của UBND các xã, phƣờng, thị trấn; Hiệu trƣởng và cán bộ văn thƣ, lƣu trữ của các trƣờng mầm non, tiểu học, trung học cơ sở thuộc UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế. Tình hình tập huấn công tác văn thƣ, lƣu trữ do Sở Nội vụ tổ chức đƣợc thể hiện qua bảng tổng hợp dƣới đây:
Bảng 2.5: Tình hình tập huấn công tác văn thƣ, lƣu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Thừa Thiên Huế tổ chức từ năm 2015 - 2019
Stt
01
02
03
UBND tỉnh; hƣớng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lƣu trữ; hƣớng dẫn thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác VTLT.
Tổng
[Nguồn: Tổng hợp từ tập báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn t nh Thừa Thiên Huế từ năm 2015 - 2019,[55], [60], [62], [63]].
Từ năm 2015 đến 2019, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đã tham mƣu Sở Nội vụ phối hợp với Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Thừa Thiên Huế tổ chức 03 lớp