7. Kết cấu của luận văn
2.2. Thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh Thừa Thiên
2.2.3. Công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch
phát triển lưu trữ
2.2.3.1. Xây dựng và ch đ o thực hiện quy ho ch phát triển lưu trữ Trên cơ sở Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thƣ, Lƣu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đã tham mƣu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1146/QĐ-UBND ngày 20/6/2015 phê duyệt Đề án “Quy hoạch ngành Văn thƣ, Lƣu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030”. Có thể nói, việc ban hành Đề án này nhằm xác định rõ các mục tiêu, nhiệm vụ của ngành và đề ra những giải pháp để thực hiện thắng lợi những nội dung quy hoạch. Đồng thời, đảm bảo quản lý thống nhất công tác văn thƣ, lƣu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ phục vụ có hiệu quả cho sự nghiệp xây dựng và phát triển chung của tỉnh.
2.2.3.2. Xây dựng và ch đ o thực hiện kế ho ch công tác lưu trữ
Kế hoạch là một trong những công cụ hữu hiệu đƣợc Nhà nƣớc sử dụng để thực hiện các chức năng của mình. Lập và tổ chức thực hiện các kế hoạch có vai trò quan trọng đối với kết quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Bởi lẽ lập kế hoạch là một quá trình nhằm xác định mục tiêu tƣơng lai, các phƣơng thức thích hợp để đạt đƣợc các mục tiêu đề ra của mỗi cơ quan, tổ chức.
Việc lập kế hoạch và chỉ đạo thực hiện kế hoạch trong công tác lƣu trữ có ý nghĩa quan trọng nhằm đảm bảo cho công tác lƣu trữ phát triển nhịp nhàng, không lúng túng, bị động, thực hiện đƣợc tốt nhất các nhiệm vụ chính trị của Đảng và Nhà nƣớc đề ra cho ngành trong từng giai đoạn.
Kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ của tỉnh ban hành chủ yếu là kế hoạch ngắn hạn (hằng năm), tập trung vào những nội dung nhƣ: Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thƣ, lƣu trữ; xây dựng và ban hành văn bản quản lý, hƣớng dẫn về văn thƣ, lƣu trữ; công tác tổ chức cán bộ, tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ; kiểm tra tình hình thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ; ứng dụng CNTT vào công tác văn thƣ, lƣu trữ; quản lý tài liệu tại Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử tỉnh; xây dựng Kho Lƣu trữ chuyên dụng của tỉnh; tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ, bảo quản, thống kê, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ;...
Để đảm bảo hoàn thành các mục tiêu của kế hoạch đề ra, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đã giúp Sở Nội vụ tăng cƣờng việc kiểm tra thực hiện công tác lƣu trữ hằng năm tại các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng, đồng thời tham mƣu UBND tỉnh ban hành các văn bản chỉ đạo, chấn chỉnh việc thực hiện kế hoạch. Kết quả, một số chỉ tiêu đề ra trong kế hoạch của tỉnh đã đƣợc hoàn thành đúng hạn. Tuy nhiên, cũng có một số chỉ tiêu kế hoạch đã không đạt đƣợc (ví dụ: chỉ tiêu tiếp tục xây dựng Kho Lƣu trữ chuyên dụng của tỉnh [86] đã đặt ra nhƣng lại không thực hiện đƣợc) làm ảnh hƣởng đến việc quản lý, điều hành công tác lƣu trữ của tỉnh.
Trên cơ sở kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ hằng năm của tỉnh, một số cơ quan, tổ chức đã ban hành và triển khai thực hiện có hiệu quả kế hoạch công tác văn thƣ, lƣu trữ hằng năm nhƣ: Ban Dân tộc, Sở Nội vụ, Văn phòng UBND tỉnh, Sở Du lịch, Sở Kế hoạch và Đầu Tƣ, Sở Lao động - Thƣơng binh và Xã hội, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Văn hóa và Thể thao. Các kế hoạch của cơ quan, tổ chức chủ yếu tập trung vào việc tuyên truyền, phổ biến văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của cơ quan cấp trên, ban hành văn bản quản lý công tác lƣu trữ để thực hiện trong cơ quan và đơn vị trực thuộc, việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lƣu trữ nhƣ chỉnh lý tài liệu, thu thập tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ… Theo thống kê của
Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh, năm 2019 trong số 20 cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có 08 cơ quan xây dựng và ban hành kế hoạch công tác lƣu trữ [65], con số này so với tổng số 20 cơ quan là quá khiêm tốn. Điều này không chỉ ảnh hƣởng đến hoạt động của cơ quan, tổ chức mà còn ảnh hƣởng đến kết quả thực hiện kế hoạch công tác lƣu trữ của tỉnh.
Tại UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế, việc xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch công tác lƣu trữ đƣợc các huyện triển khai vào quý I của năm, việc thực hiện kế hoạch công tác đƣợc các huyện quan tâm chỉ đạo, đôn đốc đến các phòng, ban chuyên môn và xã, phƣờng, thị trấn thuộc huyện. Có thể kể đến UBND các huyện triển khai và thực hiện tƣơng đối tốt công tác này nhƣ: Thành phố Huế, huyện Phú Vang, thị xã Hƣơng Thủy, huyện Phú Lộc.
2.2.4. Quản lý thống nhất nghiệp vụ về công tác lưu trữ
2.2.4.1. Quản lý công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ
Thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ là khâu nghiệp vụ đƣợc thực hiện đầu tiên trong công tác lƣu trữ. Thực hiện quy định của Luật Lƣu trữ, nhằm tăng cƣờng công tác quản lý tập trung, thống nhất tài liệu lƣu trữ trên địa bàn, tỉnh đã ban hành các văn bản hƣớng dẫn, chỉ đạo về công tác thu thập, bổ sung tài liệu nhƣ: Quyết định số 3070/QĐ-UBND ngày 28/12/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh; Quyết định số 3092/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành danh mục thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh; hƣớng dẫn thu thập tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan và giao, nhận tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh;...
Trên cơ sở các văn bản quản lý, hƣớng dẫn nói trên cùng với việc chỉ đạo, triển khai thực hiện kịp thời của tỉnh, công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan và Lƣu trữ lịch sử tỉnh đạt đƣợc những kết quả nhất định. Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh từ năm 2015 đến năm 2019 đƣợc thể hiện cụ thể qua bảng thống kê dƣới đây:
Bảng 2.1: Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh Thừa Thiên Huế từ năm 2015 - 2019
STT Tên phông lƣu trữ
1 2
3 Ban Thi đua - Khen thƣởng, Sở Nội vụ tỉnh
4 Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 5 Sở Giao thông vận tải 6 Sở Tài chính
Tổng cộng
[Nguồn: Theo báo cáo tình hình công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn t nh Thừa Thiên Huế từ năm 2015-2019 của Sở Nội vụ, [55], [57], [60], [62], [63]].
Qua số liệu của bảng thống kê trên, có thể thấy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh chủ yếu đƣợc thực hiện đối với tài liệu hành chính của các cơ quan chuyên môn cấp tỉnh. Tuy nhiên, việc thu thập tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh còn một số khó khăn, hạn chế do diện tích Kho Lƣu trữ lịch sử tỉnh không đủ để thực hiện việc thu thập từ các nguồn nộp lƣu; tài liệu lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn bó gói, tồn đọng chƣa đƣợc sắp xếp, chỉnh lý theo quy định.
2.2.4.2. Quản lý công tác ch nh lý tài liệu lưu trữ
xếp một cách khoa học và việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất.
Để đảm bảo cho công tác chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, tổ chức đƣợc thực hiện thống nhất trên địa bàn tỉnh, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, quản lý và sử dụng tài liệu, Sở Nội vụ đã thƣờng xuyên tuyên truyền, phổ biến các văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu đến các cơ quan, tổ chức trong phạm vi của tỉnh. Tuy nhiên, tài liệu các cơ quan, tổ chức còn tồn đọng, tích đống nhiều năm trong tình trạng lộn xộn, không đƣợc lập hồ sơ, chỉnh lý sắp xếp, phân loại khoa học. Tài liệu sau khi giải quyết xong không đƣợc công chức, viên chức lập hồ sơ công việc mà để bó gói, lộn xộn, chất trong tủ, thùng tôn. Trong khi cán bộ văn thƣ, lƣu trữ kiêm nhiệm nhiều công việc chƣa tham mƣu lãnh đạo cơ quan, tổ chức chỉ đạo, đôn đốc công chức, viên chức lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan. Thực trạng tài liệu tồn đọng, tích đống của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu trên địa bàn tỉnh đƣợc thể hiện cụ thể qua bảng số liệu sau:
Bảng 2.2: Thống kê tài liệu của cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh
Tên cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
1. Sở Công Thƣơng
4. Sở Truyền thông 5. Sở Xây dựng 6. Sở Kế hoạch và Đầu tƣ 7. Sở Nội vụ 8. Sở Ngoại vụ 9. Sở Lao
Thƣơng binh và Xã hội
10. Sở Khoa Công nghệ 11. Sở Giáo Đào tạo 12. Sở Tƣ pháp 13. Sở Y tế 14. Sở Tài chính 15. Văn phòng UBND tỉnh 16. Thanh tra tỉnh 17. Ban Dân tộc 18. Ban
20. Ban Quản lý Dự án đầu tƣ xây dựng công trình dân dụng và Công nghiệp tỉnh
21.
nghệ thông tin tỉnh 22. Trung tâm Bảo tồn di tích Cố Đô Huế 23. Trƣờng Cao đẳng Sƣ phạm Thừa Thiên Huế 24. Trƣờng Cao đẳng Y tế Huế
25. Bƣu điện tỉnh Thừa Thiên Huế
26. Cục Thống kế tỉnh
27. Cục Thuế tỉnh 28. Cục Hải quan Thừa
Thiên Huế
29. Kho Bạc nhà nƣớc Thừa Thiên Huế
30. Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh 31. VNPT Thừa Thiên Huế 32. tỉnh 33. Công ty TNHHNNMTV
Xổ số kiến thiết Thừa Thiên Huế
34. Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ thực vật
36. Chi cục Thủy sản 37. Chi cục Phát triển
nông thôn
38. Chi cục Chăn nuôi và Thú y
Tổng số
[Nguồn: Theo Báo cáo số 442/BC-SNV ngày 14/4/2017của Sở Nội vụ về tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống [58]]
Bảng 2.3: Thống kê tài liệu của cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh
UBND huyện Phú Lộc UBND thị xã Hƣơng Thủy UBND huyện Nam Đông UBND thị xã Hƣơng Trà UBND huyện Quảng Điền UBND huyện Phong Điền UBND huyện Phú Vang UBND huyện A Lƣới
[Nguồn: Theo Báo cáo số 442/BC-SNV ngày 14/4/2017 của Sở Nội vụ về tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống [58]]
Qua số liệu của 02 bảng thống kê trên, có thể thấy một khối lƣợng lớn tài liệu tại các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện chƣa đƣợc chỉnh lý theo quy định nhƣ: Sở Giao thông vận tải, Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Ngoại vụ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Sở Tƣ pháp, Sở Tài chính, UBND huyện Phú Lộc, UBND thị xã Hƣơng Thủy, UBND thị xã Hƣơng Trà, UBND huyện Phú Vang,... Trong đó, cá biệt một số cơ quan trong tình trạng 100% tài liệu hiện có chƣa đƣợc chỉnh lý. Hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức phần lớn còn phân tán ở các phòng làm việc chuyên môn và chƣa đƣợc giao nộp vào Lƣu trữ cơ quan theo quy định.
Với mục tiêu giải quyết tình trạng tài liệu chất đống, bó gói chƣa đƣợc chỉnh lý tại UBND thành phố Huế và một số cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ đã hƣớng dẫn lập dự toán Dự án chỉnh lý tài liệu tồn đọng và trang cấp trang thiết bị cho các cơ quan, tổ chức. Từ năm 2015 đến năm 2017, UBND tỉnh đã cấp kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại Sở Giáo dục và Đào tạo (200m), Thanh tra tỉnh (87m), Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (342m), Sở Y tế (200m), Sở Giao thông vận tải (269m), Sở Kế hoạch và Đầu tƣ (250m) và UBND thành phố Huế (225m).
Bên cạnh đó, nhằm giải quyết tình trạng tài liệu bó gói, tồn đọng tại UBND các huyện, thị xã còn lại và các sở, ban, ngành trên địa bàn tỉnh, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tiếp tục tham mƣu Sở Nội vụ trình UBND tỉnh ban hành Quyết định số 1028/QĐ-UBND ngày 13/5/2017 về việc phê duyệt Đề án “Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh giai đoạn 2017 - 2026”.
Tại các cơ quan tổ chức cấp tỉnh: Từ năm 2018 - 2019, UBND tỉnh đã bố trí kinh phí để thực hiện chỉnh lý tài liệu tại 03 đơn vị gồm: Sở Tài chính (332m), Sở Nội vụ (20,5m), Ban Thi đua - Khen thƣởng (20,5m).
Tại các huyện, thị xã: Sở Nội vụ đã chỉ đạo Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ phối hợp với UBND các huyện, thị xã tiến hành lập dự án chỉnh lý tài liệu tồn
đọng. Đến năm 2019, có 04 địa phƣơng đã lập dự án và triển khai thực hiện việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện: UBND thị xã Hƣơng Trà (318m), UBND huyện Nam Đông (286m), UBND huyện Phong Điền (127m) và UBND huyện A Lƣới (190,5m). Đối với các huyện còn lại: UBND thị xã Hƣơng Thủy, UBND huyện Phú Vang, UBND huyện Phú Lộc và UBND huyện Quảng Điền đang tiến hành xây dựng dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Việc xây dựng và triển khai thực hiện Đề án chỉnh lý tài liệu lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ, lƣu trữ; từng bƣớc nâng cấp cơ sở vật chất để bảo quản an toàn tài liệu lƣu trữ; đảm bảo việc khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ có hiệu quả; giải quyết tình trạng tài liệu chất đống, bó gói và tài liệu chƣa đƣợc chỉnh lý tại một số cơ quan, tổ chức; từng bƣớc hiện đại hóa công tác lƣu trữ. Tuy nhiên, khối lƣợng tài liệu đƣa ra chỉnh lý tại một số cơ quan, UBND cấp huyện chƣa đầy đủ nên một số hồ sơ sau khi chỉnh lý chƣa hoàn thiện, chất lƣợng trong quá trình chỉnh lý một số loại tài liệu chƣa đảm bảo đúng quy định. Kinh phí đƣợc bố trí cho công tác chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng còn hạn chế gây khó khăn cho việc triển khai, hoàn thành đúng tiến độ theo đề án đƣợc phê duyệt. Với khối lƣợng tài liệu sau khi chỉnh lý của các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng khá lớn, nhƣng số lƣợng ngƣời làm công tác lƣu trữ chƣa đảm bảo, còn kiêm nhiệm nhiều công tác khác, không đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành do đó việc tổ chức các hoạt động về công tác lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn hạn chế; nhất là công tác bảo quản, tổ chức sử dụng, phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ sau chỉnh lý.
2.2.4.3. Công tác bảo quản tài liệu
Tài liệu lƣu trữ rất dễ bị xâm hại và hƣ hỏng cho dù chúng có đƣợc cấu thành từ bất cứ chất liệu gì đi nữa thì các yếu tố khách quan nhƣ: Ánh sáng, tia cực tím, nhiệt độ và độ ẩm, sự xâm nhập của côn trùng, nấm mốc, thảm
họa tự nhiên… đều có thể gây hƣ hại đến tài liệu. Bên cạnh đó, các yếu tố chủ quan nhƣ việc sử dụng tài liệu chƣa đúng cách, bảo quản tài liệu không hợp lý,… đều ảnh hƣởng và làm hƣ hại tài liệu. Vì vậy, bảo quản tài liệu lƣu trữ là một nội dung rất quan trọng trong các hoạt động lƣu trữ. Hàng năm, để