7. Kết cấu của luận văn
2.3. Nhận xét và đánh giá quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh Thừa
tỉnh Thừa Thiên Huế
2.3.1. Ưu điểm
Trong những năm qua, ngành Lƣu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế đã có những kết quả nhất định, nhất là sau khi Luật Lƣu trữ có hiệu lực thi hành, góp phần phát huy hiệu quả việc quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ, thể hiện qua những nội dung sau:
- Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lƣu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ và các văn bản hƣớng dẫn đƣợc triển khai kịp thời, dƣới nhiều hình thức góp phần nâng cao nhận thức của lãnh đạo các cấp,
các ngành về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ tạo điều kiện phát triển sự nghiệp lƣu trữ.
- Hoạt động quản lý, chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Nội vụ cũng nhƣ các sở, ban, ngành và UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế đƣợc tổ chức có hiệu quả, thể hiện qua việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo và tăng cƣờng kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác lƣu trữ.
- Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ nói riêng và các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã, thành phố Huế nói chung ngày càng đƣợc quan tâm, tăng cƣờng biên chế; công tác đào tạo, bồi dƣỡng, tập huấn nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc chú trọng hơn; trình độ chuyên môn của công chức, viên chức lƣu trữ đƣợc nâng cao, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.
- Cơ sở vật chất và kinh phí cho các hoạt động lƣu trữ trong những năm gần đây đã đƣợc UBND tỉnh, các sở, ban, ngành và UBND cấp huyện quan tâm, tăng cƣờng hơn so với những năm trƣớc, tập trung vào các công việc trọng tâm nhƣ: Mua sắm trang thiết bị bảo quản; đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ và ứng dụng CNTT vào công tác lƣu trữ.
- Tài liệu lƣu trữ bảo quản tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh và tài liệu tồn đọng, tích đống một số sở, ban, ngành, UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế cơ bản đã đƣợc chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, đƣợc bảo vệ, bảo quản an toàn và đƣợc khai thác, sử dụng có hiệu quả phục vụ phát triển kinh tế, xã hội và hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.
2.3.2. Hạn chế
Bên cạnh những ƣu điểm đã đạt đƣợc, hoạt động quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh trong thời gian qua vẫn còn một số hạn chế sau đây:
- Hệ thống các văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn của tỉnh về công tác lƣu trữ vẫn chƣa đầy đủ. Việc triển khai thực hiện một số nội dung Luật Lƣu trữ còn khó khăn nhƣ việc thu thập tài liệu lƣu trữ từ các huyện, thị xã và thành phố
Huế về Lƣu trữ lịch sử tỉnh; quản lý tài liệu điện tử; thu thập tài liệu điện tử, bảo quản cơ sở dữ liệu hồ sơ lƣu trữ, chia sẽ thông tin tài liệu điện tử,…
- Thiếu các chế tài xử lý vi phạm đối với các cơ quan, tổ chức không thực hiện quy định về công tác lƣu trữ làm giảm hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ. Việc thiếu chế tài răn đe và xử lý vi phạm về công tác lƣu trữ khi phát hiện ra các vấn đề vi phạm mà không có biện pháp xử lý bằng các chế tài dẫn đến tính hiệu quả của các đợt kiểm tra chƣa cao, những tồn tại, hạn chế về công tác lƣu trữ vẫn tiếp tục lặp lại. Trong khi đó, việc khen thƣởng cho những tập thể, cá nhân có thành tích trong công tác lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm nên không khuyến khích và tạo đƣợc động lực phấn đấu cho các tập thể và cá nhân.
- Biên chế bố trí làm công tác văn thƣ, lƣu trữ còn thiếu, chƣa thật sự đáp ứng yêu cầu; công chức, viên chức làm công tác văn thƣ, lƣu trữ ở các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng chủ yếu là kiêm nhiệm, hàng ngày phải giải quyết nhiều công việc. Chế độ tiền lƣơng, thu nhập thấp không đáp ứng đƣợc nhu cầu cuộc sống; phụ cấp độc hại, phụ cấp nghề nghiệp đối với ngƣời làm công tác lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm đúng mức đã làm ảnh hƣởng không nhỏ đến chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của công tác lƣu trữ cũng nhƣ ảnh hƣởng đến tƣ tƣởng, tâm lý của công chức, viên chức không yên tâm công tác.
- Tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống chƣa đƣợc chỉnh lý vẫn còn khá lớn ở các cơ quan, tổ chức, địa phƣơng gây khó khăn cho việc bảo quản, tra tìm, phục vụ sử dụng tài liệu. Công tác thu thập, sƣu tầm tài liệu lƣu trữ quý, hiếm vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh vẫn còn khó khăn, chƣa đƣợc thực hiện. Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu còn bị bó cứng ở một số hình thức nhất định và ngƣời khai thác phải trực tiếp đến Lƣu trữ lịch sử tỉnh để khai thác tài liệu làm mất nhiều thời gian và không thuận tiện trong việc đi lại.
- Hiện nay, quá trình triển khai ứng dụng CNTT trong công tác văn thƣ, lƣu trữ còn gặp không ít khó khăn. Bên cạnh những khó khăn về hạ tầng kỹ
thuật CNTT chƣa đủ, kinh phí vận hành còn eo hẹp, an toàn, an ninh thông tin thấp, chƣa kết nối, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin. Ngoài ra với việc thiếu hệ thống văn bản quy định, hƣớng dẫn về quản lý tài liệu lƣu trữ điện tử cũng là một khó khăn cho việc thực hiện công tác này.
- Kho Lƣu trữ các cơ quan, tổ chức chƣa đáp ứng yêu cầu, thiếu phƣơng tiện và trang thiết bị bảo quản. Kho Lƣu trữ lịch sử tỉnh hiện nay không còn diện tích để thu thập tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh; chƣa đầu tƣ kinh phí cho công tác thu thập, sƣu tầm tài liệu quý, hiếm đặc biệt là xây dựng Kho Lƣu trữ chuyên dụng của tỉnh.
2.3.3. Nguyên nhân
2.3.3.1. Nguyên nhân chủ quan:
- Ý thức tuân thủ pháp luật cũng nhƣ nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ của lãnh đạo ở các cơ quan, tổ chức còn chƣa nghiêm, chƣa đầy đủ nên chƣa có biện pháp chỉ đạo tích cực, hiệu quả hoặc chƣa quan tâm cho việc thực hiện nhiệm vụ công tác này.
- Công chức, viên chức tại các cơ quan, tổ chức chƣa ý thức đƣợc việc lập hồ sơ công việc là một nhiệm vụ của bản thân, chƣa coi hồ sơ, tài liệu là tài sản của cơ quan luôn cần phải lƣu giữ nên đã làm ảnh hƣởng không nhỏ đến công tác lƣu trữ.
- Một số cơ quan chƣa chú trọng đến việc bố trí công chức, viên chức có trình độ chuyên môn về công tác văn thƣ, lƣu trữ đảm nhận công việc về công tác này.
- Kinh phí đầu tƣ cho công tác lƣu trữ chƣa đƣợc chú trọng đúng mức, do đó rất khó khăn cho việc triển khai các hoạt động về lƣu trữ theo quy định của Luật Lƣu trữ.
- Điều kiện cơ sở vật chất còn khó khăn, chƣa xây dựng đƣợc Kho Lƣu trữ chuyên dụng tỉnh và tại một số cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện
chƣa bố trí đƣợc Kho Lƣu trữ cơ quan nên dẫn đến việc bảo quản hồ sơ, tài liệu chƣa đáp ứng yêu cầu.
2.3.3.2. Nguyên nhân khách quan:
- Các cơ quan có thẩm quyền ở trung ƣơng chƣa kịp thời ban hành, sửa đổi hệ thống văn bản quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ dẫn đến tình trạng khó triển khai các quy định tại tỉnh.
- Chƣa có chế tài xử lý vi phạm trong công tác lƣu trữ cũng chƣa có chế độ khen thƣởng phù hợp đối với công chức, viên chức làm tốt về công tác này.
- Hoạt động lƣu trữ tại cấp huyện gặp không ít khó khăn, vì theo Luật Lƣu trữ, cấp huyện không tổ chức Lƣu trữ lịch sử, trong thời hạn 10 năm những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND cấp huyện sẽ đƣợc lựa chọn để nộp vào Lƣu trữ lịch sử của tỉnh. Trong khi đó, tại các phòng, ban đa số công chức chuyên môn kiêm nhiệm làm công tác văn thƣ, lƣu trữ, phần lớn các đơn vị chƣa bố trí đƣợc Kho Lƣu trữ cơ quan; hồ sơ tài liệu do công chức chuyên môn theo dõi, giải quyết cất giữ vẫn chƣa đƣợc lập hồ sơ và nộp lƣu vào Lƣu trữ cơ quan theo quy định. Vì thế, việc chọn lựa để giao nộp hồ sơ, tài liệu từ các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND cấp huyện về Lƣu trữ lịch sử tỉnh sẽ gặp rất nhiều khó khăn, hạn chế.
- Còn thiếu những công trình nghiên cứu khoa học thiết thực về công tác lƣu trữ ở tỉnh. Thực tiễn công tác lƣu trữ chỉ ra rằng muốn quản lý hiệu quả công tác lƣu trữ về mặt nhà nƣớc thì cần phải thực hiện nghiệp vụ lƣu trữ một cách có chất lƣợng và không thể tách rời những nghiên cứu nghiêm túc về từng khía cạnh nghiệp vụ, nhất là khi những nghiên cứu ấy nhằm bảo đảm tính khoa học trong tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ của cơ quan. Vì vậy, đòi hỏi lƣu trữ học phải thực hiện những nghiên cứu nhằm bổ sung, hoàn thiện hệ thống lý luận để áp dụng vào thực tiễn có hiệu quả.
- Nguồn kinh phí từ ngân sách trung ƣơng bố trí cho công tác lƣu trữ tại địa phƣơng hầu nhƣ không có, hầu hết đều dựa vào ngân sách địa phƣơng.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 2
Các nội dung quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh Thừa Thiên Huế đã đƣợc triển khai thực hiện trên nhiều mặt nhƣ: Việc tuyên truyền, phổ biến quy định của nhà nƣớc về lƣu trữ đƣợc triển khai kịp thời; công tác xây dựng quy hoạch, kế hoạch và ban hành văn bản chỉ đạo, hƣớng dẫn về công tác lƣu trữ đƣợc tăng cƣờng; đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ cho công chức, viên chức lƣu trữ đƣợc quan tâm hơn; công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tích đống tại các cơ quan, tổ chức ngày càng đƣợc chú trọng; hoạt động quản lý và kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ công tác lƣu trữ đƣợc tăng cƣờng... Nhờ thực hiện tƣơng đối tốt các nội dung nói trên, công tác lƣu trữ của tỉnh đã đạt đƣợc những kết quả nhất định.
Tuy nhiên, vẫn còn có một số hạn chế, bất cập trong quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh Thừa Thiên Huế nhƣ: Số lƣợng biên chế làm công tác lƣu trữ còn thiếu so với yêu cầu; quá trình triển khai ứng dụng CNTT vào công tác lƣu trữ còn gặp không ít khó khăn; công tác thu thập, sƣu tầm tài liệu lƣu trữ quý, hiếm của tỉnh Thừa Thiên Huế và về tỉnh Thừa Thiên Huế chƣa thực hiện đƣợc; Kho Lƣu trữ các cơ quan, tổ chức chƣa đáp ứng yêu cầu, thiếu phƣơng tiện và trang thiết bị bảo quản; Kho Lƣu trữ lịch sử tỉnh hiện nay không còn diện tích để thu thập tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử tỉnh… Điều này đòi hỏi các cơ quan quản lý phải có những giải pháp để giải quyết vấn đề này.
Trƣớc yêu cầu của quản lý và thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh Thừa Thiên Huế còn những hạn chế, bất cập nhƣ trên, cần thiết phải có những nghiên cứu, đề xuất các giải pháp thiết thực để góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả của quản lý trong thời gian tới.
Chương 3:
QUAN ĐIỂM VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA TỈNH THỪA THIÊN
HUẾ 3.1. Quan điểm, mục tiêu
3.1.1. Quan điểm
Quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh nhằm thực hiện thành công chiến lƣợc phát triển ngành Nội vụ và quy hoạch ngành Lƣu trữ. Đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ sẽ là lực lƣợng trực tiếp thực hiện chiến lƣợc phát triển ngành Lƣu trữ. Xây dựng, nâng cao chất lƣợng đội ngũ công chức, viên chức ngành Lƣu trữ chuyên nghiệp, trách nhiệm, liêm chính, sáng suốt, thực sự là “công bộc” của dân, là “đầy tớ của dân”, có đủ năng lực, bản lĩnh để thực thi công vụ có hiệu lực, hiệu quả cao là nhiệm vụ quan trọng góp phần vào sự phát triển ngành. Vì vậy, tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ sẽ là giải pháp nhằm thực hiện thành công chiến lƣợc phát triển ngành Nội vụ và quy hoạch ngành Lƣu trữ.
Quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh phải đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính nhà nƣớc, phù hợp với chiến lƣợc phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh trong giai đoạn mới. Công tác lƣu trữ có vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý. Chất lƣợng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ sẽ ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng hoạt động trong cơ quan nhà nƣớc. Do đó, tăng cƣờng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh để nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác này nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, phù hợp với chiến lƣợc phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh trong giai đoạn mới là nhiệm vụ tất yếu.
Hiện nay, cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 có ảnh hƣởng sâu rộng tới tất cả các ngành, lĩnh vực của đời sống xã hội. Do đó, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh phải ứng dụng thành tựu của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trong bối cảnh cuộc cách mạng công
nghiệp 4.0 là quá trình quản lý và quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ theo công nghệ mới, nhằm đƣa công tác lƣu trữ phù hợp với thời đại, tài liệu lƣu trữ đƣợc bảo vệ an toàn và khai thác, sử dụng có hiệu quả hơn. Trong bối cảnh mới, quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh cần xem xét việc tổ chức, biên chế, đào tạo, bồi dƣỡng cho công chức, viên chức về những vấn đề mới, ứng dụng khoa học và công nghệ vào quản lý công tác lƣu trữ nhằm góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả, hiện đại, tinh gọn của nền hành chính nhà nƣớc.
3.1.2. Mục tiêu phát triển công tác lưu trữ của tỉnh Thừa Thiên Huế từ năm 2020 - 2030
3.1.2.1. Mục tiêu tổng quát
- Quản lý thống nhất công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật; bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ phục vụ có hiệu quả cho sự nghiệp xây dựng và phát triển chung của tỉnh;
- Tiếp tục thực hiện các chỉ tiêu theo định hƣớng sự phát triển của công tác lƣu trữ tầm nhìn đến năm 2030, nhằm góp phần cung cấp thông tin làm căn cứ để các cơ quan, tổ chức và địa phƣơng xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình đầu tƣ phát triển, góp phần thực hiện thành công chiến lƣợc phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh đến năm 2030.
3.1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hoàn thiện bộ máy lƣu trữ các cấp đảm bảo thực hiện đầy đủ chức năng quản lý thống nhất công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh;
- Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hƣớng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác lƣu trữ thống nhất, đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và phát triển của tỉnh trong giai đoạn hiện nay và giai đoạn tiếp theo;
- Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác lƣu trữ đảm bảo