+ Lập danh mục tài liệu trong hồ sơ + Tạo báo cáo tổng hợp theo hồ sơ
- Kết quả:
+ Bảng danh mục kiểm đếm của từng hồ sơ.
* Bước 4: Bàn giao
- Văn thư lưu trữ đơn vị tiến hành bàn giao hồ sơ cho nhà thầu thi công dựa trên danh mục hồ sơ đã được kiểm đếm.
- Giám sát của nhà thầu thi công tiến hành bàn giao lại cho Văn thư các hồ sơ đã thi công xong theo danh mục đã mượn.
- Tất cả các quá trình mượn trả đều phải có biên bản có ký xác nhận của các bên.
4. Scan tài liệu
Leader phân bổ sách cho các trạm scan, các trạm scan có trách nhiệm hoàn thành toàn bộ số hồ sơ được giao trong ngày và bàn giao lại Leader sau khi đã hoàn thành.
4.1. Nhân sự phụ trách scan
Tiến hành scan đầy đủ, đảm bảo chất lượng các tài liệu được giao theo quy trình.
Sau khi hoàn thành việc scan, hoàn trả tài liệu nguyên trạng như khi nhận bàn giao.
Tạo cây thư mục đúng quy cách và lưu thư mục, tên file đúng theo quy định.
Cuối ngày làm việc, cần phải copy dữ liệu lên máy chủ sau khi hoàn thành
Quy trình Scan:
Nhân sự phụ trách scan, bản mềm
Vận hành máy scan A0, A1, A2, A3
- Kiểm tra hồ sơ bản cứng đã được phân loại từ nhân sự scan
- Scan tài liệu và kiểm tra lại chất lượng bản scan (độ phân giải, độ xoay, thứ tự, nội dung…)
- Lưu trữ file scan lên máy cá nhân.
Vận hành máy scan A4
- Scan tài liệu và kiểm tra lại chất lượng bản scan (độ phân giải, độ xoay, thứ tự, nội dung…)
- Đối với các bản tài liệu có chất lượng giấy thấp, chuyển sang máy scan flatbed scan để đảm bảo chất lượng bản scan và nguyên trạng giấy.
- Đóng gói lại hồ sơ bản cứng theo trình tự ban đầu và bàn giao cho Giám sát.
4.2. Kiểm tra scan
* Bước 1: Nhận hồ sơ bản cứng từ Trưởng nhóm.
* Bước 2: Đối chiếu bản đã scan và bản giấy để kiểm tra số lượng, chất lượng bản scan và quy cách đóng gói
Nhân sự kiểm tra 1 kiểm tra 100% tổng khối lượng đã thực hiện (kiểm tra bao gồm cả bản cứng và bản mềm), nếu:
Không phát hiện lỗi, lưu trữ dữ liệu đã kiểm tra vào thư mục đã kiểm tra trên server.
Phát hiện lỗi, yêu cầu nhóm thực hiện tài liệu bị sai kiểm tra và sửa lỗi 100% tổng số hồ sơ đã thực hiện.
Đối với tài liệu:
- Vấn đề liên quan đến scan:
+ Scan bị đen mép: Ghi lỗi scan (vào báo cáo kiểm tra), yêu cầu scan tự
chỉnh sửa và thay file.
+ Scan mất chữ: Ghi lỗi scan (vào báo cáo kiểm tra), yêu cầu scan tự
chỉnh sửa và thay file.
+ Scan bị sọc (ngang, dọc/xanh, đỏ): Kiểm tra chuyển trả tài liệucho nhân
sự scan để scan lại, thay file. Có thể chấp nhận nếu như lỗi ngang, dọc là do bản chất của file gốc.
+ Scan thiếu trang: Kiểm tra ghi lỗi scan, đánh dấu trang thiếu, chuyển
tài liệu cứng cho scan để scan bổ sung, thay file.
4.3. Tổng hợp số liệu
Sau khi hoàn thành việc scan và kiểm tra. Nhân sự sắp xếp tài liệu tiến hành trả hồ sơ bản cứng cho Lưu trữ đơn vị theo mẫu
Làm báo cáo vào cuối ngày gửi cho Quản lý triển khai theo mẫu
5. Nhập liệu
Tiến hành nhập đầy đủ các trường thông tin của các loại hồ sơ theo yêu cầu trên phần mềm VILIS
Các bước thực hiện cụ thể như sau:
Đăng nhập vào phần mềm VILIS theo tài khoản được bàn giao;
Mở file tài liệu đã được scan, đối chiếu thông tin và tiến hành nhập lần lượt các thông tin tài liệu theo yêu cầu;
Sau khi nhập đầy đủ thông tin tài liệu từng bộ, trước khi chuyển sang xử lý bộ khác thì tiến hành kiểm tra lại các thông tin nhập
Sau khi kiểm tra và xử lý các lỗi, dữ liệu nhập được lưu trên cơ sở dữ liệu và bàn giao cho phía Chủ đầu tư theo quy định.
5.1. Kiểm tra nhập liệu
* Bước 1: Kiểm tra 100% tổng khối lượng đã thực hiện.
* Bước 2: Kiểm tra dữ liệu, kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của các trường thông tin đã nhập liệu.
* Bước 3: Xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình kiểm tra.
5.2. Tổng hợp số liệu
Sau khi hoàn thành việc scan và kiểm tra. Nhân sự sắp xếp tài liệu tiến hành trả tài liệu bản cứng cho Quản lý kho lưu trữ.
Các yêu cầu về bàn giao dữ liệu:
+ Bàn giao dữ liệu được số hóa đảm bảo chính xác với dữ liệu bản cứng. + Đảm bảo bàn giao dữ liệu đúng tiến độ.
Dữ liệu trong quá trình số hóa sẽ được lưu trữ trong các thiết bị lưu trữ của đơn vị thi công. Sau đó toàn bộ dữ liệu này sẽ được bàn giao cho Chủ đầu tư sau khi kết thúc dự án. Sau khi bàn giao xong, dữ liệu trên thiết bị lưu trữ của đơn vị thi công sẽ được xóa toàn bộ để đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cho Chủ đầu tư.