trang thể hiện nội dung của 1 loại giấy tờ được xác định trong thành phần hồ sơ quét, có thể theo thứ tự ưu tiên số trang trong file pdf thể hiện thông tin từng loại giấy như sau: tờ trình - đơn đăng ký - thông báo thuế...
Quy cách đặt tên:
+ Đối với giấy chứng nhận có số phát hành giấy chứng nhận thì đặt tên như sau:
Mã đơn vị hành chính + GT+ Số phát hành giấy chứng nhận. Ví dụ : 27373-GT-BC123456.pdf
+ Đối với giấy chứng nhận không có số phát hành giấy chứng nhận thì đặt tên như sau:
Mã đơn vị hành chính + GT+ Số vào sổ-năm phát hành GCN. Ví dụ : 27373-GT-123-2005.pdf
+ Đối với giấy chứng nhận không có số phát hành giấy chứng nhận, số vào sổ cấp giấy thì đặt tên như sau:
Mã đơn vị hành chính + GT+ số hồ sơ gốc-năm phát hành GCN. Ví dụ : 27373-GT-123-2005.pdf
Khi đưa vào lưu trữ trong kho thông qua phần mềm hồ sơ quét, chương trình sẽ thực hiện việc đặt tên theo qui định đặt tên hướng dẫn ở trên khi đưa file scan vào lưu trữ.
Trên đây là phương án tổ chức nhằm thực hiện tốt công tác biên tập, chỉnh lý tài liệu và hệ thống hóa lưu trữ cơ sở dữ liệu tại Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội của Công ty TNHH Dịch vụ Văn thư và Lưu trữ Việt Nam sau khi nhận được nội dung đề xuất của Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội. Trong quá trình thực hiện có vấn đề gì phát sinh hoặc cần bổ sung thì Công ty TNHH Dịch vụ Văn thư và Lưu trữ Việt Nam sẽ báo cáo và thống nhất với Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội.
Trong quá trình triển khai thực hiện Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội nếu thấy phương án tổ chức thực hiện việc “Biên tập, chỉnh lý tài liệu và hệ
thống hóa lưu trữ cơ sở dữ liệu tại Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội” chưa
hợp lý thì Công ty TNHH Dịch vụ Văn thư và Lưu trữ Việt Nam sẽ thực hiện điều chỉnh ngay lập tức theo yêu cầu của Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội.
Rất mong nhận được sự chấp thuận và tạo điều kiện của Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội để Công ty TNHH Dịch vụ Văn thư và Lưu trữ Việt Nam nhằm thực hiện tốt công việc tại Văn phòng Đăng ký đất đai Hà Nội.
Xin trân trọng cảm ơn./.
Nơi nhận:
- Như trên;