3.3.1. Hỗ trợ quản lý Dự án
3.3.1.1. Mua sắm trang thiết bị văn phòng, sửa chữa, nâng cấp văn phòng cho BQLDA cấp TW và 33 BQLDA cấp tỉnh; sửa chữa, nâng cấp, duy tu VPĐK
3.3.1.1.1. Mua sắm trang thiết bị cho BQLDA cấp TW và 33 BQLDA cấp tỉnh;
a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: Mua sắm trang thiết bị văn phòng cho BQLDA cấp Trung ương và BQLDA các tỉnh.
- Cách thức thực hiện: thực hiện thông qua việc đấu thầu bằng nguồn vốn đối ứng của Trung ương và các tỉnh.
b) Sản phẩm: Trang thiết bị văn phòng phục vụ cho BQLDA cấp Trung ương và BQLDA các tỉnh
c) Thời gian thực hiện: Theo kế hoạch tổng thể thực hiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện - BQLDA VILG cấp Trung ương:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- TCQLĐĐ: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
- BQLDA cấp tỉnh:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- Sở TNMT: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
3.3.1.1.2. Sửa chữa, nâng cấp văn phòng cho BQLDA cấp TW và 33 BQLDA cấp tỉnh; sửa chữa, nâng cấp, duy tu VPĐK
a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: nâng cấp, sửa chữa, duy tu cho Văn phòng BQLDA cấp Trung ương và BQLDA, các VPĐK cấp tỉnh
- Cách thức thực hiện: thực hiện thông qua việc đấu thầu bằng nguồn vốn đối ứng của Trung ương và địa phương.
b) Sản phẩm: Văn phòng BQLDA cấp Trung ương và BQLDA, các VPĐK cấp tỉnh được sửa chữa, duy tu.
c) Thời gian thực hiện: Theo kế hoạch tổng thể thực hiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện - BQLDA VILG cấp Trung ương:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- TCQLĐĐ: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
- BQLDA cấp tỉnh:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- Sở TNMT: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
3.2.1.2. Đào tạo, hội thảo phục vụ quản lý Dự án
a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: Tổ chức các Hội nghị, hội thảo phục vụ tổ chức, thực hiện Dự án.
- Cách thức thực hiện: BQLDA cấp Trung ương và BQLDA cấp tỉnh tổ chức hội thảo bằng nguồn vốn đối ứng của Trung ương và địa phương.
b) Sản phẩm: Báo cáo kết quả Hội thảo và tài liệu.
c) Thời gian thực hiện: Theo kế hoạch tổng thể thực hiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện
TCQLĐĐ, Sở TNMT tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
3.2.1.2.1. Đào tạo cho các cán bộ thuộc Ban QLDA cấp Trung ương và các tỉnh a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: Tổ chức các khóa đào tạo nâng cao năng lực. Nội dung đào tạo về: kiểm soát tài chính nội bộ, quản lý hợp đồng, kỹ năng mua sắm đấu thầu.
- Cách thức thực hiện: BQLDA cấp Trung ương tổ chức các khóa đào tạo cho các cán bộ thuộc Ban QLDA cấp Trung ương và các tỉnh phục vụ quản lý Dự án bằng nguồn vốn vay NHTG.
b) Sản phẩm: Báo cáo kết quả các khóa đào tạo và tài liệu.
c) Thời gian thực hiện: được thực hiện thành 2 đợt: năm 2019 và năm 2021. d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện
TCQLĐĐ, Sở TNMT tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
3.2.1.3. Thuê tuyển tư vấn phục vụ quản lý Dự án
a) Nội dung, cách thức thực hiện - Nội dung hoạt động:
+ BQLDA VILG cấp Trung ương sẽ thuê tuyển tư vấn để hỗ trợ trong các lĩnh vực về xây dựng cơ chế tài chính, đảm bảo cung cấp dịch vụ công, chất lượng dịch vụ thông tin đất đai, quản lý tài chính, mua sắm, theo dõi đánh giá (M&E).
+ BQLDA VILG cấp Trung ương và BQLDA cấp tỉnh: thuê tuyển kế toán cho Dự án.
- Cách thức thực hiện:
BQLDA VILG cấp Trung ương và BQLDA cấp tỉnh tổ chức đấu thầu tuyển chọn tư vấn bằng nguồn vốn vay NHTG hoặc vốn đối ứng.
b) Sản phẩm
đồng và tuỳ theo từng vị trí thuê tuyển.
+ Cán bộ kế toán làm việc cho các BQLDA cấp tỉnh trong toàn bộ thời gian triển khai Dự án.
c) Thời gian thực hiện: Theo kế hoạch tổng thể thực hiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện - BQLDA VILG cấp Trung ương:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- TCQLĐĐ: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
- BQLDA cấp tỉnh:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- Sở TNMT: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
3.2.1.4. Kiểm toán độc lập
a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: thuê tuyển tư vấn thực hiện kiểm toán độc lập hàng năm đối với công tác kế toán, tài chính của toàn Dự án
- Cách thức thực hiện: BQLDA cấp Trung ương tổ chức đấu thầu bằng nguồn vốn vay NHTG.
b) Sản phẩm: Báo cáo kiểm toán tài chính hàng năm của toàn Dự án.
c) Thời gian thực hiện: Theo kế hoạch tổng thể thực hiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện - BQLDA VILG cấp Trung ương:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- TCQLĐĐ: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
3.2.1.5. Mua sắm phần mềm kế toán
a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: tổ chức đấu thầu mua sắm phần mềm quản lý tài chính - kế toán phù hợp với những quy định về chế độ quản lý tài chính của Chính phủ Việt Nam áp dụng cho Dự án, hài hòa với quy định của NHTG trong khuôn khổ Hiệp định tài trợ.
- Cách thức thực hiện: BQLDA cấp Trung ương tổ chức đấu thầu bằng nguồn vốn vay NHTG.
b) Sản phẩm: phần mềm quản lý tài chính - kế toán phục vụ Dự án, được cài đặt và vận hành cho các BQLDA.
c) Thời gian thực hiện: Theo kế hoạch tổng thể thực hiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện - BQLDA VILG cấp Trung ương:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện gói thầu;
+ Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện gói thầu theo hướng dẫn tại Phụ lục 3.10.
- TCQLĐĐ: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện gói thầu theo niên độ.
3.2.1.6. Lập, thẩm định hồ sơ mời thầu; đánh giá hồ sơ dự thầu; thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu của các gói thầu dịch vụ tư vấn
a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: tổ chức lập, thẩm định hồ sơ mời thầu; đánh giá hồ sơ dự thầu; thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu của các gói thầu dịch vụ tư vấn.
- Cách thức thực hiện: BQLDA cấp Trung ương tổ chức đấu thầu bằng nguồn vốn đối ứng.
b) Sản phẩm: Hồ sơ mời thầu, báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu, báo cáo thẩm định kết quả lựa chọn nhà thầu.
c) Thời gian thực hiện: Theo tiến độ các gói thầu trong kế hoạch lựa chọn nhà thầu được phê duyệt hàng năm.
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện - BQLDA VILG cấp Trung ương:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- TCQLĐĐ: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
3.3.2. Theo dõi và đánh giá
3.3.2.1. Xây dựng và hoàn thiện dữ liệu nền phục vụ theo dõi, đánh giá Dự án
a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: thuê tuyển tư vấn thực hiện việc thu thập, tổng hợp, phân tích dữ liệu nền ở giai đoạn bắt đầu triển khai Dự án, phục vụ theo dõi, đánh giá Dự án.
- Cách thức thực hiện: BQLDA VILG cấp Trung ương tổ chức đấu thầu bằng nguồn vốn vay NHTG.
b) Sản phẩm: Các dữ liệu nền được thu thập, tổng hợp, phân tích, báo cáo đánh giá ban đầu.
c) Thời gian thực hiện: Năm 2019.
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện - BQLDA VILG cấp Trung ương:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện gói thầu;
+ Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện gói thầu thông qua Hội đồng (hoặc Hội đồng tư vấn) đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện gói thầu với sự tham gia của đại diện các đơn vị chuyên môn liên quan đến nhiệm vụ.
- TCQLĐĐ: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện gói thầu theo niên độ.
3.3.2.2. Mua sắm phần mềm theo dõi, đánh giá
a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: thực hiện mua sắm phần mềm theo dõi, đánh giá phù hợp với các quy định hiện nay của NHTG và Chính phủ Việt Nam.
- Cách thức thực hiện: BQLDA cấp Trung ương tổ chức đấu thầu bằng nguồn vốn vay NHTG.
b) Sản phẩm: Phần mềm theo dõi, đánh giá được cài đặt và vận hành tại BQLDA VILG cấp Trung ương.
c) Thời gian thực hiện: Theo kế hoạch tổng thể thực hiện dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện - BQLDA VILG cấp Trung ương:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện gói thầu;
+ Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện gói thầu theo hướng dẫn tại Phụ lục 3.10.
- TCQLĐĐ: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện gói thầu theo niên độ.
3.3.2.5. Thực hiện theo dõi, đánh giá của BQLDA cấp Trung ương
a) Nội dung, cách thức thực hiện - Nội dung hoạt động:
+ Đánh giá đầu kỳ nhằm đánh giá các tình hình cơ bản trước khi triển khai Dự án. + Đánh giá giữa kỳ nhằm đánh giá kết quả triển khai Dự án trong giai đoạn đầu và xác định các nhu cầu cho giai đoạn tiếp theo.
+ Đánh giá tác động sẽ được tổ chức 2 lần vào giữa kỳ và cuối kỳ nhằm đánh giá khách quan, độc lập về kết quả và tác động của Dự án.
- Cách thức thực hiện: BQLDA VILG cấp Trung ương tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị thực hiện đánh giá độc lập bằng nguồn vốn vay NHTG. Tổ chức hội nghị để đánh giá giữa kỳ, cuối kỳ.
b) Sản phẩm
+ Báo cáo đánh giá đầu kỳ + Báo cáo đánh giá giữa kỳ. + Báo cáo đánh giá cuối kỳ. + Báo cáo đánh giá tác động. c) Thời gian thực hiện:
Đánh giá đầu kỳ được thực hiện ở giai đoạn đầu triển khai Dự án. Đánh giá giữa kỳ được thực hiện sau 3 năm triển khai Dự án. Đánh giá cuối kỳ được thực hiện trước khi kết thúc Dự án. Đánh giá tác động được thực hiện cùng thời gian với đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ
d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện - BQLDA VILG cấp Trung ương:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- TCQLĐĐ: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
3.3.2.6. Thực hiện theo dõi, đánh giá của BQLDA cấp tỉnh
a) Nội dung, cách thức thực hiện
- Nội dung hoạt động: tổ chức theo dõi, đánh giá kết quả triển khai Dự án ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
- Cách thức thực hiện: BQLDA cấp tỉnh định kỳ tổ chức các hội nghị đánh giá kết quả triển khai Dự án
b) Sản phẩm: Báo cáo của các hội thảo
c) Thời gian thực hiện: Theo kế hoạch từng năm của các BQLDA cấp tỉnh. d) Nghiệm thu, theo dõi, đánh giá kết quả thực hiện
- BQLDA cấp tỉnh:
+ Tổ chức giám sát, theo dõi tiến độ kết quả thực hiện nhiệm vụ; + Tổ chức đánh giá, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ.
- Sở TNMT: Tổ chức kiểm tra, nghiệm thu kết quả thực hiện nhiệm vụ theo niên độ.
3.3.3. Các quy định về quản lý hành chính
3.3.3.1. Công văn và thư tín
Tất cả công văn, thư tín nội bộ và ra ngoài của Dự án sẽ được đánh số và ghi lại theo các quy định của Bộ TNMT và các Sở TNMT và tuân theo các quy định về công tác văn thư lưu trữ.
Công văn, thư tín từ Văn phòng BQLDA gửi tới các bên liên quan sẽ được viết trên giấy có tiêu đề của BQLDA, do Giám đốc BQLDA (hoặc người được uỷ quyền) ký và đóng dấu. Công văn, thư tín bằng tiếng Anh gửi các đơn vị nước ngoài không cần đóng dấu.
Công văn, thư tín không chính thức, như thư nhắc công việc liên quan đến trao đổi thông tin, thư cá nhân của Dự án, gồm cả của các cán bộ tư vấn có thể được viết trên giấy có tiêu đề của BQLDA và không cần đóng dấu.
3.3.3.2. Tổ chức và quản lý các cuộc họp
Để đảm bảo hiệu quả, chất lượng các cuộc họp, dự kiến chương trình, nội dung họp sẽ được chuẩn bị và gửi các thành viên tham dự trước cuộc họp.
Khi tiến hành họp sẽ chỉ định một thư ký của cuộc họp để ghi chép những vấn đề thảo luận trong cuộc họp.
3.3.3.3. Lưu giữ tài liệu
Hệ thống lưu giữ tài liệu sẽ được thiết lập tại các Văn phòng BQLDA cấp Trung ương và BQLDA các tỉnh để hỗ trợ hiệu quả cho việc kiểm soát tiến độ, dễ dàng tra cứu và phân phát tài liệu.
Các loại công văn, thư tín cần sắp xếp, lưu trữ:
- Công văn, bản ghi nhớ, giao dịch trong văn phòng - Các bản fax và thư điện tử chính thức.
- Biên bản cuộc họp
- Các loại sổ tay và Hướng dẫn.
- Kế hoạch hoạt động hàng năm, dài hạn và kế hoạch công việc hàng quý. - Báo cáo tiến độ giai đoạn khởi động, báo cáo tháng, quý và báo cáo năm. - Giám sát và đánh giá và các báo cáo giám sát đánh giá
- Báo cáo kỹ thuật và chuyên môn, ghi chép kiểm tra kỹ thuật. - Báo cáo công tác
- Tài liệu và báo cáo kế toán và tài chính. - Tài liệu mua sắm và đăng ký tài sản.
- Bản mô tả công việc, hợp đồng và báo cáo đánh giá công việc. - Các loại tài liệu khác theo yêu cầu của Giám đốc BQLDA