Quản lý hợp đồng bao gồm việc theo dõi thường xuyên, giám sát tất cả các hoạt động và trách nhiệm của nhà thầu trong quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm các điều khoản và điều kiện của hợp đồng như khối lượng, chất lượng, thời gian, tiến độ thực hiện và thanh toán. Mục tiêu của công tác này nhằm đảm bảo hợp đồng được thực hiện một cách tốt nhất với đầy đủ trách nhiệm của các bên. Quản lý hợp đồng là yếu tố quan trọng trong quá trình đấu thầu nhằm đảm bảo giá trị nguồn vốn đầu tư sẽ đạt hiệu quả trong khi thực hiện hợp đồng.
116
- Quản lý hợp đồng cần phải tuân thủ Quy định về đấu thầu của NHTG.
- Các BQLDA chịu trách nhiệm đối với bất cứ thiệt hại nào gây ra bởi việc quản lý hợp đồng không hiệu quả.
- Các BQLDA chịu trách nhiệm theo dõi, giám sát chặt chẽ tiến độ thực hiện hợp đồng để đảm bảo nâng cao hiệu quả thực hiện hợp đồng.
b) Nội dung quản lý hợp đồng gồm:
- Đệ trình bản sao các tài liệu hợp đồng như hợp đồng, bảo đảm thực hiện hợp đồng, tiến độ thanh toán, hóa đơn, phụ lục hợp đồng.
- Dự trù và phân tích các rủi ro, chuẩn bị và đề xuất các biện pháp để giảm thiểu rủi ro có thể ảnh hưởng tới việc hoàn thành hợp đồng.
- Giám sát/quản lý hợp đồng trong quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm hiệu lực của hợp đồng, việc tuân thủ các điều khoản của hợp đồng và phụ lục hợp đồng.
- Theo dõi tiến độ của hợp đồng dựa trên tiến độ cam kết.
- Tổng hợp, theo dõi báo cáo của tư vấn giám sát (nếu có) và quá trình nghiệm thu thanh lý hợp đồng.
9.5.2. Biểu mẫu báo cáo về quản lý hợp đồng
Các biểu mẫu về quản lý hợp đồng được áp dụng thống nhất trong toàn dự án
theo Phụ đính 9.2.1 - Phụ đính 9.2.4).
9.5.4. Giám sát thực hiện
BQLDA có trách nhiệm giám sát thực hiện hợp đồng. Dựa trên các báo cáo về quản lý hợp đồng, BQLDA có quyết định hoặc hành động kịp thời để đảm bảo hiệu quả của việc quản lý hợp đồng.
Việc theo dõi hợp đồng nhằm đảm bảo thực hiện đúng với các điều khoản của hợp đồng được ký kết bao gồm:
• Số hợp đồng, giá trị, thời gian thực hiện hợp đồng, bảo đảm thực hiện hợp đồng, tạm ứng, bảo hành, bảo trì, bảo hiểm (nếu có).
• Tiến độ, bao gồm tiến độ bàn giao, thời gian hoàn thành hợp đồng và tiến độ thanh toán.
• Việc thực hiện thỏa thuận liên danh của các nhà thầu thành viên.
• Tiêu chuẩn kỹ thuật, số lượng, chất lượng được quy định trong hợp đồng. • Việc huy động các nguồn lực của nhà thầu để thực hiện hợp đồng (nhân lực, thiết bị, dòng tiền).
• Kinh phí cho hợp đồng theo ngân sách được duyệt.
9.5.5. Điều chỉnh hợp đồng
Các hợp đồng đã ký có thể được điều chỉnh một số điều khoản nếu thực sự cần thiết trong những tình huống nhất định. Riêng về thay đổi giá, chỉ những hợp đồng có
chỉnh giá mới được phép điều chỉnh giá. Việc điều chỉnh hợp đồng phải được thực hiện theo quy định của NHTG.