STEP là hệ thống theo dõi trao đổi thông tin đấu thầu chính thức giữa NHTG và Bên vay vốn thực hiện dự án. Các bên thực hiện dự án cùng cập nhật, chia sẻ và sử dụng một nguồn dữ liệu đấu thầu thống nhất được lưu giữ trên hệ thống. Hệ thống này được áp dụng bắt buộc trong khuôn khổ dự án VILGP đối với tất cả các gói thầu sử dụng toàn bộ hay một phần tiền của NHTG tài trợ.
9.6.1. Các tính năng của STEP
- Cập nhật thông tin đầu vào (kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hợp đồng và các thông tin, tài liệu trong quá trình thực hiện hợp đồng).
- Lập kế hoạch: Hệ thống hỗ trợ các bên thực hiện dự án lập kế hoạch lựa chọn nhà thầu và theo dõi quy trình thực hiện của từng hoạt động đấu thầu từ lúc lập kế hoạch đến khi kết thúc hợp đồng. Mọi trao đổi và cảnh báo được cập nhật thường xuyên trên hệ thống.
- Theo dõi vòng đời của từng hoạt động: lưu giữ thông tin hợp đồng và cập nhật tình hình thực hiện của các bên.
- Xác định rủi ro: xác định mức rủi ro của từng hoạt động và hỗ trợ hệ thống đánh giá rủi ro của dự án.
- Kiểm tra tính hợp lệ: kiểm tra tính hợp lệ của nhà thầu; giảm thiểu rủi ro khi thanh toán không hợp lệ.
- Lưu giữ thông tin đấu thầu: lưu giữ đầy đủ các thông tin liên quan đến các hoạt động đấu thầu theo từng giai đoạn thực hiện và dễ dàng sử dụng nhằm hỗ trợ phân tích thị trường cũng như phục vụ công tác theo dõi, báo cáo.
- Tăng cường tính minh bạch: tự động đăng thông tin và hỗ trợ công khai các thông tin liên quan đến thực hiện hợp đồng.
- Kết nối với các hệ thống khác: đảm bảo sự đồng bộ và liên kết với các hệ thống khác liên quan đến thông tin đấu thầu.
- Theo dõi và báo cáo: những thông tin được cập nhật và lưu giữ trên STEP được xử lý để hỗ trợ các bên theo dõi tiến độ thực hiện dự án và đưa ra các báo cáo phân tích theo yêu cầu.
9.6.2. Đăng ký sử dụng hệ thống STEP
Mỗi BQLDA sẽ đăng ký mở một tài khoản gửi tới NHTG gồm thông tin về BQLDA và thông tin người sử dụng để NHTG thực hiện các thủ tục mở tài khoản thông qua thông báo bằng email để người sử dụng hoàn tất các thủ tục đăng ký tài khoản, mật khẩu cho tài khoản. Trang STEP chính thức của NHTG tại địa chỉ: www.step.worldbank.org.
Sau khi đăng nhập vào hệ thống, người sử dụng điền các thông tin liên quan đến dự án và các hoạt động đấu thầu của dự án. Đối với BQLDA cấp Trung ương là
118
phương. Các thông tin liên quan đến dự án và các hoạt động đấu thầu của dự án sau khi đăng tải và được chấp thuận sẽ được tự động theo dõi và giám sát bởi hệ thống, những cảnh báo liên quan đến việc chậm thực hiện, quá hạn sẽ được hệ thống thông báo công khai.
9.6.3. Tổ chức đấu thầu trên hệ thống STEP
Quy trình thực hiện các gói thầu mua sắm hàng hóa, công trình, dịch vụ phi tư vấn và tư vấn thực hiện theo từng phương thức đấu thầu trình bày trong các phụ lục đính kèm, tuân thủ theo Quy định về đấu thầu của NHTG. Các bước thực hiện đấu thầu được thao tác trực tiếp trên hệ thống STEP. Các tài liệu liên quan đến đấu thầu sau khi gửi đi và đã được Ngân hàng xem xét trên hệ thống không thể thu hồi hoặc chỉnh sửa.
Các BQLDA có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các tài liệu và thông tin liên quan trong quá trình thực hiện hoạt động đấu thầu để NHTG xem xét cấp thư không phản đối đối với các gói thầu thuộc diện xét duyệt trước, bao gồm các thông tin về dự thảo Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ mời nộp đề xuất, Thông báo mời bày tỏ quan tâm (ROEI), Thông báo mời thầu, sửa đổi Hồ sơ mời thầu/Hồ sơ mời nộp đề xuất (nếu có), tài liệu về nộp hồ sơ dự thầu, mở thầu và biên bản đóng, mở thầu; Báo cáo đánh giá HSDT và đề xuất trao hợp đồng; Thông báo dự kiến trao hợp đồng; Ký hợp đồng; Sửa đổi hợp đồng (nếu có), Hoàn thành hoặc chấm dứt hợp đồng.
Đối với các gói thầu thuộc diện xét duyệt sau, BQLDA thực hiện tương tự như các hoạt động đấu thầu thuộc diện xét duyệt trước, tuy nhiên BQLDA không phải gửi đến Ngân hàng để xem xét, phê duyệt. Toàn bộ các thông tin liên quan đến các gói thầu thuộc diện xét duyệt sau sẽ được NHTG xem xét sau.
Các cán bộ có liên quan sử dụng hệ thống STEP cần nắm vững các quy định về đấu thầu của NHTG và các hướng dẫn sử dụng hệ thống STEP. NHTG sẽ phối hợp với BQLDA cấp Trung ương tổ chức các hội nghị tập huấn, đào tạo về các nội dung này cho Giám đốc BQLDA (hoặc người được ủy quyền), cán bộ phụ trách đấu thầu, kế toán dự án để sử dụng các chức năng của hệ thống trong việc cung cấp thông tin đấu thầu, thực hiện các thủ tục đấu thầu theo đúng quy định của NHTG. Trong quá trình sử dụng, mọi vướng mắc và thắc mắc sẽ được các cán bộ của NHTG và BQLDA cấp Trung ương giải đáp kịp thời và thấu đáo để các hoạt động đấu thầu triển khai đúng thời hạn và đúng quy định của NHTG.
CHƢƠNG X. QUẢN TRỊ DỰ ÁN VÀ TĂNG CƢỜNG SỰ THAM GIA CỦA NGƢỜI DÂN
Dự án VILG được triển khai với mục tiêu xây dựng và triển khai MPLIS thống nhất trên cơ sở kiến trúc hệ thống, phần mềm quản lý hệ thống thống nhất trên toàn quốc và hoàn thiện CSDL đất đai quốc gia, phục vụ công tác quản lý đất đai, cung cấp dịch vụ công về đất đai và chia sẻ thông tin đất đai với các ngành có liên quan (thuế, công chứng, ngân hàng,…), người dân, doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin đất đai là nội dung mới được quy định trong Luật đất đai 2013, đồng thời, Dự án cũng sẽ triển khai cung cấp dịch vụ công về đất đai một cách hệ thống và trên phạm vi rộng. Do vậy, việc đảm bảo hiệu quả, sự minh bạch, trách nhiệm giải trình trong triển khai Dự án và việc huy động sự tham gia của người dân, giúp người dân hiểu về những lợi ích của Dự án mang lại cho họ cũng như giúp nâng cao quyền và nghĩa vụ của họ đối với những hoạt động, kết quả của Dự án là rất cần thiết.
Các hướng dẫn liên quan đến quản trị Dự án và sự tham gia của người dân được xây dựng dựa trên các quy định hiện hành có liên quan của Chính phủ Việt Nam và NHTG.
Sau khi CSDL địa chính được xây dựng, bàn giao cho Văn phòng Đăng ký đất đai và đưa vào hệ thống để vận hành theo tiến độ gói thầu thì thông tin trong CSDL của thửa đất được cung cấp miễn phí cho người có quyền sử dụng thửa đất đó trong vòng 03 tháng thông qua Văn phòng Đăng ký đất đai hoặc công chức địa chính ở xã, phường, thị trấn. Trường hợp phát hiện có sai sót so với GCN được cấp thì người sử dụng đất đề nghị chỉnh sửa các thông tin có sai sót, Văn phòng Đăng ký đất đai có trách nhiệm phối hợp với nhà thầu xây dựng CSDL đất đai chỉnh sửa sai sót theo đúng quy định.
Nội dung của chương này gồm: (i) quy định trách nhiệm của các bên liên quan, đặc biệt là các BQLDA trong việc xây dựng và vận hành website của Dự án và một số kênh cung cấp thông tin để công khai các thông tin vể quá trình chuẩn bị và thực hiện Dự án; (ii) các quy định liên quan đến khiếu nại, tố cáo, tranh chấp của người dân; (iii) các biện pháp nhằm tăng cường nhận thức của các bên có liên quan, nâng cao tính minh bạch và công khai trong triển khai Dự án và hiệu quả của công tác theo dõi, đánh giá Dự án.