Đây là giai đoạn cuối cùng của quá trình đấu thầu để chọn ra một nhà thầu thắng thầu, ký hợp đồng giao nhận thầu.
Bước 1: Mở hồ sơ dự thầu.
Công việc này có thể tiến hành công khai, hạn chế hoặc riêng lẻ vào đúng ngày giờ nêu trong thông báo mời thầu. Các hồ sơ dự thầu được mở và kiểm tra tổng quát, hội đồng xét thầu công bố và ghi tên các nhà thầu và giá dự thầu của từng nhà thầu. Đồng thời công bố và ghi tên các nhà thầu không được xét vì các lý do.
Bước 2: Đánh giá các hồ sơ dự thầu.
Sau khi mở công khai, các hồ sơ dự thầu sẽ được đánh giá chi tiết và xếp hạng. Các thông tin liên quan đến việc xem xét, đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu đều được giữ bí mật cho đến khi công bố nhà thầu thắng thầu. Hiện nay có 3 cách đánh giá xem xét các hồ sơ dự thầu. Bên mời thầu có thể tham khảo lựa chọn những quy định này để xét và quyết định nhà thầu trúng thầu sao cho thoả mãn một cách tối ưu các yêu cầu của mình.
- Theo Hiệp hội quốc tế các kỹ sư tư vấn: Bên mời thầu sẽ đánh giá các hồ sơ dự thầu theo chỉ tiêu mà mình đưa ra. Các chỉ tiêu xét thầu được xếp theo thứ tự quan trọng giảm dần. Sau khi đánh giá tất cả các chỉ tiêu xét thầu sẽ tính tổng thứ tự các chỉ tiêu của một hồ sơ dự thầu, nhà thầu nào có trị số tổng thứ tự các chỉ tiêu là nhỏ nhất sẽ được chọn trúng thầu.
- Theo hướng dẫn của ngân hàng phát triển Châu á (ADB) và ngân hàng thế giới (WB): Bên mời thầu cũng có thể đưa ra bảng điểm xem xét thầu để chọn người thắng thầu. Bảng điểm gồm:
+ Điểm tối đa cho chỉ tiêu năng lực và kinh nghiệm. + Điểm tối đa cho chỉ tiêu giá dự thầu.
+ Điểm tối đa cho chỉ tiêu kỹ thuật, chất lượng. + Điểm tối đa cho chỉ tiêu tiến độ thi công. + Điểm tối đa cho chỉ tiêu...
Theo cách đánh giá xếp hạng này thì nhà thầu nào có tổng số điểm của các chỉ tiêu là lớn nhất thì nhà thầu đó được chọn thắng thầu.
- Bên mời thầu cũng có thể đánh giá xếp hạng nhà thầu theo tiến độ thi công và giá dự thầu:
Giả sử tiến độ thi công của bên mời thầu dự kiến là T0. Giá dự thầu và thời gian thi công của các nhà thầu đưa ra là Gi và Ti. Bên mời thầu sẽ tính đổi giá dự thầu của các nhà thầu (được gọi là giá dự thầu có điều chỉnh) theo công thức sau:
Nếu giá dự thầu điều chỉnh của nhà thầu nào nhỏ nhất sẽ được chọn thắng thầu. Sau khi xét thầu bên mời thầu thông báo bằng văn bản cho nhà thầu trúng thầu, trong đó khẳng định rằng đơn dự thầu đã được chấp nhận và giá bỏ thầu là cơ sở để bên mời thầu thanh toán. Đồng thời bên mời thầu cũng báo lại cho các nhà thầu không trúng thầu và trả lại bảo lãnh dự thầu nếu các nhà thầu đó không vi phạm những quy định trong đấu thầu.
Bước 3: Ký hợp đồng giao thầu.
Gđci = Gi Ti
Bên mời thầu yêu cầu nhà thầu trúng thầu nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bên mời thầu chuẩn bị văn kiện hợp đồng. Hợp đồng được ký kết giữa bên mời thầu và nhà thầu tại địa điểm và thời gian được ấn định trước.