Sau giai đoạn sơ tuyển để chọn được các nhà thầu tham gia đấu thầu chính thức, bên mời thầu và các nhà thầu đã qua vòng sơ tuyển tiếp tục tiến hành các bước công việc:
Bước 1: Chuẩn bị văn kiện đấu thầu (Hồ sơ mời thầu)
Bên mời thầu có thể tự chuẩn bị hoặc thuê một hãng tư vấn chuẩn bị các nội dung của văn kiện đấu thầu bao gồm:
- Thư mời thầu gửi cho các nhà thầu.
- Tài liệu hướng dẫn cho các nhà thầu.
- Điều kiện hợp đồng.
- Chỉ dẫn kỹ thuật (thiết kế kỹ thuật và thuyết minh).
- Mẫu đơn dự thầu và các phụ lục.
- Các bản vẽ.
- Bảng khối lượng mời thầu.
Trong bộ hồ sơ này, thuyết minh và các chỉ dẫn kỹ thuật là tài liệu quan trọng nhất được soạn thảo rất kỹ để cùng bảng khối lượng làm cơ sở chính để các nhà thầu ứng thầu tính toán giá bỏ thầu.
Bước 2: Phát hành hồ sơ mời thầu.
Các nhà thầu phải bỏ tiền mua bộ hồ sơ này với giá theo quy định của bên mời thầu. Các nhà thầu có thể đến mua trực tiếp tại địa chỉ của bên mời thầu hoặc chuyển tiền đến tài khoản của bên mời thầu và khi nhận được tiền bên mời thầu sẽ gửi hồ sơ
đến cho nhà thầu. Mọi sự chậm trễ bên mời thầu không chịu trách nhiệm. Hồ sơ mời thầu được chuyển đến cho nhà thầu trong danh sách. Nhà thầu báo lại cho bên mời thầu là đã nhận được và bắt đầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
Bước 3: Các nhà thầu đi thăm công trường.
Các nhà thầu có đi thăm công trường hay không phụ thuộc vào sự cần thiết của từng nhà thầu. Bên mời thầu sẽ bố trí ngày, giờ và hướng dẫn các nhà thầu đi thăm công trường. Việc thu thập thông tin, xử lý thông tin khi đi hiện trường là trách nhiệm của nhà thầu. Chi phí liên quan đến việc đi thăm công trường nhà thầu phải bỏ ra.
Bước 4: Sửa đổi các văn kiện đấu thầu
Vì một lý do nào đó bên mời thầu có thể sửa đổi bổ sung vào hồ sơ mời thầu. Các sửa đổi, bổ sung của bên mời thầu có thể tạo điều kiện cho nhà thầu bằng cách gia hạn thời gian nộp hồ sơ dự thầu.
Bước 5: Thắc mắc của nhà thầu
Trong quá trình nghiên cứu hồ sơ mời thầu, các nhà thầu có thể đưa ra những thắc mắc với bên mời thầu. Các thắc mắc của nhà thầu được gửi tới bên mời thầu hoặc được hỏi trực tiếp tại cuộc họp với bên mời thầu. Bên mời thầu có trách nhiệm trả lời các câu hỏi bằng văn bản tới tất cả các nhà thầu hoặc giải đáp tại cuộc họp với các nhà thầu và lập biên bản ghi chép lại các câu hỏi và câu trả lời trong buổi họp đó. Biên bản cuộc họp sẽ được sao gửi cho tất cả các nhà thầu.
Bước 6: Nộp và nhận đơn thầu
Các nhà thầu chuẩn bị hồ sơ dự thầu theo hướng dẫn sau:
- Đơn dự thầu.
- Thoả thuận liên danh (nếu nhà thầu là tổ chức liên danh).
- Bảo lãnh dự thầu của ngân hàng.
- Bảng giá dự thầu.
- Biểu tiến độ thi công.
- Danh mục máy móc, thiết bị thi công.
- Danh mục các công việc giao thầu lại.
Các nhà thầu niêm phong bản gốc, bản sao của hồ sơ dự thầu cả phong bì bên trong và phong bì bên ngoài. Hồ sơ dự thầu gửi đến bên mời thầu theo địa chỉ đã ghi trong thông báo mời thầu. Những hồ sơ dự thầu gửi tới chậm so với thời gian guy định thì đều bị loại và trả lại cho nhà thầu. Các hồ sơ dự thầu đã nhận được bên mời thầu phải ghi rõ ngày, giờ nhận. Bên mời thầu phải có trách nhiệm bảo quản hồ sơ dự thầu cho tời thời điểm mở thầu. Đến đúng ngày, giờ quy định trong hồ sơ mời thầu thì bên mời thầu tiến hành mở các hồ sơ dự thầu trước sự chứng kiến của các nhà thầu có nguyện vọng thạm dự và các bên liên quan.