Bước 1: Mời thầu sơ tuyển
Nếu là đấu thầu rộng rãi thì thông báo mời dự sơ tuyển sẽ được quảng bá qua các phương tiện thông tin đại chúng như: radio, báo chí,...thông qua các Đại sứ quán, để thông báo các nội dung:
- Chủ đầu tư và kỹ sư.
- Khái quát dự án (quy mô, địa điểm công trình).
- Ngày phát văn kiện đấu thầu và thời gian nộp hồ sơ dự sơ tuyển.
- Chỉ dẫn làm Hồ sơ năng lực dự sơ tuyển.
Bước 2: Phát và nộp văn kiện sơ tuyển
Sau khi thông báo mời dự sơ tuyển, bên mời thầu phát hành Hồ sơ mời dự sơ tuyển cùng các câu hỏi đến mỗi nhà thầu tham dự bao gồm:
- Tổ chức và cơ cấu Ban chỉ huy công trường dự kiến.
- Kinh nghiệm trong loại hình công tác dự kiến.
- Nguồn lực về quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân kỹ thuật.
- Tình trạng tài chính.
- Danh sách các nhà thầu phụ và giá trị phần công việc dự định giao thầu lại.
Căn cứ vào các chỉ dẫn, nhà thầu trả lời các câu hỏi theo mẫu của bên mời thầu và lập thành bộ hồ sơ nộp cho bên mời thầu theo đúng địa chỉ và thời hạn quy định.
Bước 3: Đánh giá hồ sơ dự sơ tuyển.
Bên mời thầu phân tích, đánh giá các số liệu của các hồ sơ dự sơ tuyển và lựa chọn các hồ sơ đạt được yêu cầu của vòng sơ tuyển. Danh sách này chỉ hạn chế trong 7 nhà thầu trở lại. Những hồ sơ của các nhà thầu gửi đến chậm sẽ bị loại ngay và trả lại cho các nhà thầu. Việc phân tích đánh giá bằng cách cho điểm, vì việc cho điểm sẽ giảm tối đa các nhận định chủ quan, định kiến của người đánh giá. Việc cho điểm dựa vào những thông tin của từng yếu tố đó là:
- Cơ cấu tổ chức quản lý của nhà thầu.
- Kinh nghiệm.
- Nguồn lực.
- Tính ổn định về tài chính.
- Tính phù hợp chung.
Sau đó bên mời thầu thông báo cho tất cả các nhà thầu về danh sách đã được chọn và tiếp tục mời các nhà thầu này dự đấu thầu chính thức.