2.6.5.1.Thủ tục nhập kho
- Hàng hoá, công cụ dụng cụ của Công ty chủ yếu là do mua ngoài. Khi mua, hàng hóa đều phải sử dụng hoá đơn GTGT do bên bán lập.
- Tất cả các hàng hoá, công cụ dụng cụ này khi mua về Công ty đều phải làm thủ tục kiểm tra trước khi nhập kho. Khi hàng mua về, người nhận hàng giao hoá đơn GTGT của người bán cho Kế toán xem xét, nếu thấy nội dung ghi trên hoá đơn, chứng từ hợp lệ thì sẽ được ký duyệt và chuyển xuống bộ phận kho để làm thủ tục nhập kho. Phiếu nhập kho do bộ phận kho lập thành 2 liên:
+Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán cùng với hoá đơn GTGT để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
* Quy trình nhập kho tại Công ty
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nhập kho hàng hóa
Người liên quan Công việc Người giao hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng (GĐ) BP kiểm tra Thủ kho Bộ phận vật tư Kế toán chi tiết 1. Đề nghị nhập hàng X
2. Kiểm tra chất lượng vật tư, hàng hóa
3. Lập phiếu nhập kho 4. Ký duyệt
5. Nhập kho và ghi thẻ 6. Ghi sổ kế toán 7. Bảo quản và lưu trữ
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán – tài chính) Bước 1: Người giao hàng (có thể là nhân viên phụ trách thu mua, nhân viên sản xuất của DN hoặc người bán) đề nghị giao hàng nhập kho.
Bước 2: Ban kiểm nhận lập biên bản nhận cho nhập kho vật tư, hàng hóa… Ban kiểm nhận bao gồm thủ kho, kế toán viên, cán bộ phụ trách bộ phận, người đề nghị giao hàng.
Bước 3: Kế toán vật tư hoặc phụ trách bộ phận sẽ tiến hành lập Phiếu nhập kho theo hóa đơn mua hàng, phiếu giao nhận sản phẩm...với ban kiểm nhận.
Bước 4: Người lập phiếu, người giao hàng và phụ trách bộ phận ký vào Phiếu nhập kho.
Bước 5: Chuyển Phiếu nhập kho cho thủ kho tiến hành việc kiểm nhận, nhập hàng, ghi sổ và ký Phiếu nhập kho.
Bước 6: Chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán vật tư để ghi sổ kế toán. Bước 7: Kế toán vật tư tổ chức bảo quản và lưu trữ phiếu nhập.
Khi nhập kho thủ kho phải ký vào phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho để vào thẻ kho. Trên phiếu nhập kho thể hiện cả về số lượng và giá trị, còn khi vào thẻ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng nhập xuất tồn.
Nếu Công ty mua hàng hóa mà chi phí vận chuyển bốc dỡ do bên bán chịu thì giá thực tế nhập kho chính là giá trị ghi trên hoá đơn GTGT (giá mua chưa có thuế). Nếu chi phí vận chuyển bốc dỡ do Công ty chịu thì được cộng vào giá hàng hóa thực tế nhập kho.
Giá hàng hóa nhập
kho
= Giá mua ghi trên HĐ (chưa có thuế GTGT) + Chi phí vận chuyển , bốc dỡ (nếu có) - Chiết khấu TM, giảm giá hàng mua
(nếu có)
VD: Ngày 01 tháng 12 năm 2020 Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng mua 110,58 kg thanh nhôm anode của công ty TNHH xuất nhập khẩu thủ đô với giá chưa thuế là 69.057đ/kg (Biểu 2.1 – Hóa đơn GTGT số 001610)
Giá hàng hóa nhập kho = 110,58*69.057 = 7.636.400đ/đơn giá chưa thuế.
2.6.5.2. Thủ tục xuất kho
- Bộ phận kho tiến hành lập phiếu xuất kho. Sau khi lập phiếu, người lập phiếu và kế toán trưởng ký xong, chuyển cho giám đốc phê duyệt. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên:
+ Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu
+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán cùng với hoá đơn GTGT để làm căn cứ ghi sổ kế toán.
+ Liên 3: Người nhận vật tư, hàng hoá giữ.
- Hàng ngày thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho ghi vào các cột tương ứng trong thẻ kho. Mỗi chứng từ nhập, xuất hàng hoá được phản ánh vào một dòng trên thẻ kho. Mỗi chủng loại hàng hoá được lập trên 1 thẻ kho riêng.
- Định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho nhận chứng từ, đối chiếu số lượng hàng nhập, xuất, tồn, kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký xác nhận.
* Quy trình xuất kho tại Công ty
Sơ đồ 2.8: Sơ đồ luân chuyển chứng từ xuất kho hàng hóa, công cụ dụng cụ
Người liên quan Công việc Người nhận hàng Bộ phận vật tư Kế toán trưởng Thủ trưởng (GĐ) Thủ kho Kế toán chi tiết 1. Đề nghị xuất kho 2. Ký duyệt
3. Lập phiếu xuất kho 4. Soát xét kỹ
5. Ký duyệt
6. Xuất kho và ghi thẻ 7. Ghi sổ kế toán 8. Bảo quản và lưu trữ
(Nguồn số liệu: Phòng kế toán – tài chính) Bước 1: Người có nhu cầu về vật tư, sản phẩm, hàng hóa lập giấy xin xuất hoặc ra lệnh xuất đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa.
Bước 2: Chuyển cho chủ doanh nghiệp (Giám đốc) hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh xuất.
Bước 3: Phụ trách bộ phận hoặc kế toán vật tư căn cứ vào đề nghị xuất hoặc lệnh xuất tiến hành lập Phiếu xuất kho.
Bước 4: Chuyển Phiếu xuất kho cho thủ kho tiến hành xuất vật tư, sản phẩm, hàng hóa; sau đó, ký vào Phiếu xuất kho rồi giao chứng từ lại cho kế toán vật tư.
Bước 5: Khi nhận Phiếu xuất kho, chuyển cho Kế toán trưởng ký duyệt chứng từ rồi ghi sổ kế toán.
Bước 6: Trình Phiếu xuất kho cho thủ trưởng (Giám đốc) ký duyệt chứng từ, thường là trình ký theo định kỳ, vì chứng từ đã được duyệt xuất ngay từ đầu, nên thủ trưởng chỉ kiểm tra lại và ký duyệt.
Bước 7: Kế toán vật tư sẽ tiến hành bảo quản và lưu giữ chứng từ.
Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền (Bình quân cả kỳ dự trữ).
- Phương pháp tính giá hàng hóa xuất kho :
Công ty tính giá hàng hóa xuất kho theo phương pháp bình quân tức thời. Theo đó đơn giá xuất kho của hàng hóa được xác định như sau:
Đơn giá bình quân = Giá trị tồn đầu kì+ giá trị nhập trước lần xuất trong kì Số lượng tồn đầu kì+ số lượng nhập trước lần xuất trong kì VD: Ngày 01 tháng 12 năm 2020 thủ kho chuyển phiếu xuất 1113kg nhôm thanh ANODE. Ta có
Nhôm thanh anode tồn 4.039kg với giá trị là 278.921.223đ Trong kì nhập 1.602kg với giá trị là 110.629.314
Đơn giá xuất kho của 1kg thép = 278.921.223+110.629.314 4.039+1.602
Biểu số 2.1: Hóa đơn GTGT mua hàng tại Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng
Mẫu số: 01/GTKT3/001 HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG Ký hiệu: TĐ/19P
Số: 0001610 Liên 2: Giao người mua
Ngày 01 tháng 12 năm 2020
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU THỦ ĐÔ Mã số thuế: 0106898873
Địa chỉ: Xóm Bãi, đường Cổ Loa, xã Uy Mỗ, huyện Đông Anh, Hà Nội
Số tài khoản: 020090690416 - Tại ngân hàng SACOMBANK chi nhánh Hà Nội Điện thoại:02462945393
Email:
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng Mã số thuế:0107734116
Địa chỉ: Số nhà 42 đường C, tổ An Đào, Thị trấn Trâu Quỳ, Huyện Gia Lâm, Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK
ST T
Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4 5 6=4x5
1 Thanh nhôm Anode Kg 110,58 69.057 7.636.400
Cộng tiền hàng: 7.636.400 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 763.640
Tổng cộng tiền thanh toán : 8.400.040
Số tiền viết bằng chữ: Tám triệu bốn trăm nghìn không trăm bốn mươi đồng./ Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ, tên)
Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ, tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ,
tên)
Biểu số 2.2: Phiếu nhập kho tại Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng
Đơn vị:Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng
Mẫu số 01 - VT
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC Ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Bộ phận:Kho
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 01 tháng 12 năm 2020 Nợ: 156,1331 Có: 112 - Họ và tên người giao: Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu Thủ Đô. - Theo hóa đơn số 0001610 của Công ty TNHH xuất nhập khẩu thủ đô -Nhập tại: Kho công ty Địa điểm
TT Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư, dụng cụ sản phẩm, hàng hoá Đơn Số lượng Mã vị Theo Thực Đơn Thành số tính chứn g từ nhập giá tiền A B C D 1 2 3 4 1 Thanh nhôm Anode NHOMA NODE Kg 110,5 8 110,5 8 69.057 7.636.400 Cộng 7.636.400
- Tổng số tiền (viết bằng chữ): Bảy triệu sáu trăm ba mươi sáu nghìn bốn trăm đồng - Số chứng từ gốc kèm theo:...
Ngày 01 tháng 12 năm 2020 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
(Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên)
Biểu số 2.3: Thẻ kho tại Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng
Đơn vị: Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng Địa chỉ: Số nhà 42 đường C, tổ An Đào, Thị trấn Trâu Quỳ, Huyện Gia Lâm, Hà Nội
THẺ KHO Tháng 12 năm 2020
Tờ số: 10
- Tên nhãn hiệu, quy cách, vật tư: Thanh nhôm Anode - Mã số: NHOMANODE - Đơn vị tính: kg STT Ngày, tháng Số hiệu chứng từ Diến giải Ngày nhập xuất Số lượng Ký xác nhận của kế toán Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn 4.039 1 02-12 NK90 Nhập kho HH 110,58 4.150 2 03-12 XK87 Xuất kho HH 1.113 3.037 3 05-12 XK90 Xuất kho HH 1.325 1.712 4 06-12 XK92 Xuất kho HH 654 1.058 5 09-12 XK101 Xuất kho HH 125 933 6 19-12 XK125 Xuất kho HH 352 581 … … … … Cộng phát sinh 3.402 5.352 2.089 Số dư cuối kỳ 2.089
- Sổ này có 01 trang, đánh từ trang 01 đến trang 01 - Ngày mở sổ: 01/01/2020 Thủ kho (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2020 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu)
(Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
Mẫu số: S12-DNN
(Ban hành theo Thông tư số: 133/2016/TT- BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)
Biểu số 2.4: Sổ chi tiết hàng hóa tại Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng
Đơn vị: Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng Địa chỉ: SN42, Đường C, Tổ An Đào, TT Trâu Quỳ, Gia Lâm-HN
Mẫu số S10 - DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT- BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính) SỔ CHI TIẾT VẬT LIỆU, DỤNG CỤ (SẢN PHẨM, HÀNG HÓA)
Tài khoản: 156
Tên kho: Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng Tên, quy cách hàng hóa: nhôm thanh anode
Tháng 12 năm 2020
Đơn vị tính: Đồng
Chứng từ
Diễn giải TKđối ứng Đơn giá Nhập Xuất Tồn Ghi chú Số hiệu Ngày, tháng Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số lượng Thành tiền Số dư đầu kỳ 69.057 4.039 278.921.223 NK90 02/12 Nhập kho HH 331 69.057 110,58 7.636.400 4.150 286.586.550 XK87 03/12 Xuất khoHH 632 69.057 1.113 76.860.441 3.037 209.726.109 XK90 05/12 Xuất kho HH 632 69.057 1.325 91.500.525 1.712 118.225.584 XK92 06/12 Xuất kho HH 632 69.057 654 45.163.278 1.058 73.062.306 XK101 09/12 Xuất kho HH 632 69.057 125 8.632.125 933 64.430.181 XK125 19/12 Xuất kho HH 632 69.057 352 24.308.064 581 40.122.117 … … … … Cộng phát sinh 1.602 110.629.314 5.352 369.593.064 289 19.957.473 Số dư cuối kỳ 89 19.957.473
- Sổ này có 01 trang, đánh từ trang 01 đến trang 01 - Ngày mở sổ: 01/01/2020 Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Ngày 31 tháng 12 năm 2020 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) (Nguồn: Phòng Kế toán - Tài chính)
Biểu số 2.5: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn tại Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng
Đơn vị: Công ty TNHH đầu tư Phú Trọng
Địa chỉ: : SN42, Đường C, Tổ An Đào, TT Trâu Quỳ, Gia Lâm-HN
Mẫu số: S11-DNN
(Ban hành theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính)