Để theo dõi trình tự tổ chức kế toán bán hàng của Công ty một cách rõ ràng liên tục qua các khâu, em xin tiến hành đi sâu vào tìm hiểu tình hình kế toán bán hàng của công ty về mặt hàng: Đồ chơi cho bé của công ty và trình tự kế toán của mặt hàng này, các mặt hàng khác cũng sẽ được hiểu tương tự theo trình tự kế toán của mặt hàng này.
2.2.2.1.Kế toán doanh thu bán hàng Nội
dung: Doanh thu bán hàng của công ty là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt động bán các sản phẩm về đồ chơi cho bé, nội thất cho bé, thiết bị sân chơi.
Doanh thu bán hàng của công ty được xác định căn cứ vào số lượng và đơn giá.
Công thức:
Doanh thu = Số lượng * Đơn giá bán chưa
bán hàng hàng bán có thuế GTGT
Phương thức bán hàng: Với đặc điểm sản xuất kinh doanh đặc trưng cùng với điều kiện vật chất hiện nay, công ty thực hiện bán hàng theo các phương thức chủ yếu:
- Bán hàng qua kho: Là phương thức hàng hóa đã về nhập kho của doanh nghiệp sau đó giao tới tay người tiêu dùng. Phương thức này phù hợp với người mua với số lượng lớn, ổn định và có phương tiện vận chuyển.
Bao gồm hai hình thức : Mua hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và mua hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng.
- Bán hàng qua đại lý: Đây là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp và được hưởng một khoản tiền được gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp thương mại, đến khi nào cơ sở thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàng mới hoàn thành. Phương thức này phù hợp với người tiêu dùng có nhu cầu nhỏ, danh mục hàng hóa nhiều, chu kì tiêu dùng không ổn định.
Phương thức thanh toán: Công ty áp dụng 2 hình thức thanh toán phổ biến:
- Phương thức thanh toán ngay: Theo đó sau khi hàng hóa đã được bàn giao cho khách hàng thì khách hàng sẽ phải chuyển tiền cho công ty. Việc chuyển tiền được tiến hành trực tiếp có thể bằng tiền mặt, séc, ngân phiếu, ủy nhiệm thu, thẻ thanh toán.
- Phương thức thanh toán chậm trả: công ty sẽ được khách trả tiền hàng sau một khoảng thời gian sau khi đã giao và chuyển quyền sử hữu cho khách hàng.
o Chứng từ sử dụng- Tài khoản sử dụng Chứng từ sử dụng
- Phiếu mua hàng (nếu khách hàng mua lẻ), đơn đặt hàng (đói với khách hàng đặt theo hợp đồng).
- Hóa đơn GTGT bao gồm 3 liên: Liên 1 (màu tím): Lưu tại quyển Liên 2 (màu đỏ): Giao cho khách hàng
Liên 3 (màu vàng): Dùng để lưu chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho, lệnh xuất kho.
- Phiếu thu tiền mặt (nếu khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt), giấy ghi nhận nợ (nếu khách hàng chưa thanh toán ngay).
- Một số chứng từ khác như biên bản giao nhận chứng từ vận chuyển,...
Kế toán sử dụng TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ TK này được mở chi tiết theo từng lĩnh vực và mặt hàng như sau:
TK5111: doanh thu bán hàng hóa, trong đó chi tiết hơn là: - TK 51111: doanh thu bán hàng hóa - đồ chơi gỗ
- TK 51112: doanh thu bán hàng hóa - đồ chơi giáo dục - TK 51113: doanh thu bán hàng hóa - thiết bị mầm non - TK 51114 : doanh thu bán hàng hóa - đồ chơi thông minh Sổ
sách kế toán:
- Sổ chứng từ kế toán TK 511, - Sổ cái TK 511, sổ cái TK 5111, ..
- Sổ chi tiết các TK 5111, sổ chi tiết TK 51111...;
- Bảng tổng hợp doanh thu các chi nhánh, báo cáo doanh thu theo từng mặt hàng, sổ chi tiết công nợ phải thu,...
o Quy trình luân chuyển chứng từ
Sơ đồ 2.5 : Quy trình luân chuyển chứng từ
Giải thích:
Khi khách hàng có nhu cầu về sản phẩm của công ty thì khách hàng giao dịch với công ty thông qua một hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng. Đó là căn cứ để xác định quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bên và cũng để đề phòng các vấn đề phát sinh và làm đầy đủ các thủ tục chứng từ bán hàng. Phòng kinh doanh phụ trách việc lập đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế. Sau khi đơn hàng đã được duyệt sẽ được chuyển sang phòng kế toán. Kế toán kho hàng kiểm tra số lượng hàng trong kho nếu khách hàng mua với số lượng lớn.
( 1) Căn cứ vào lệnh bán hàng hoặc thông báo rút hàng, kế toán kho hàng lập chứng từ gồm Phiếu xuất kho chuyển sang bộ phận kho, Hóa đơn GTGT chuyển ngay sang cho kế toán thu chi và lên sổ chi tiết doanh thu
(3) Kế toán thu chi chuyển các chứng từ có liên quan thông qua Giám đốc và kế toán trưởng duyệt sau đó chuyển sang cho kế toán tổng hợp
(4) Cuối kỳ kế toán tổng hợp ghi sổ Nhật ký chung và lên báo cáo tài chính vào cuối tháng.
o Quy trình hạch toán
➢ Bán hàng qua kho : Bao gồm 2 hình thức (bán hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp và bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng)
Bán hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp :
Các nghiệp vụ phát sinh :
Phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK111, 112, 131,..: Tổng giá thanh toán của hàng bán
Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của hàng bán
Phản ánh chiết khấu thương mại : Trong quá trình bán hàng, để khuyến khích người mua, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách chiết khấu thương mại – chính sách giảm giá bán niêm yết cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn.
Nợ TK521(5211): Số chiết khấu thương mại người mua được hưởng (không gồm thuế GTGT)
Nợ TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng
Có TK111, 112, 131,..: Tổng số tiền chiết khấu đã trả hoặc đã khấu trừ vào số nợ phải thu ở người mua
Phản ánh các khoản giảm giá hàng bán : Giảm giá hàng bán thường xảy ra đối với trường hợp hàng bán không đảm bảo chất lượng, quy cách theo yêu cầu của bên mua. Nợ TK532: Khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh (không gồm thuế GTGT) Nợ TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng
Có TK111, 112, 131,..: Tổng số tiền đã thanh toán hoặc chấp nhận giảm nợ cho người mua
Phản ánh hTàKng9b1á1n bị trả lại : Đối với trưTờKng51h1ợp bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp, hàng bán bị trả lại là trị giá hàng hoá đã tiêu thụ (đã lập hoá đơn
bán hàng), bị khách hàng trả lại do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc do v1i1p1h,ạ1m12,131
các cam kết theo hợp đồng
Nợ TK531: Gi á bKá/nc cDủTa Th àvnềg bbáánn hbàị nt rgả lại (chưa có thuế GTGT) Nợ TK333(33311): tTrohnugế GkỳTGT đầu ra của hàng bDánTbbị átrnảhlạàing
Có TK111, 112, 131,..: Tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu
Nợ TK 511
CTóKT5K215,215,3513, 15,35232 :
Kết chuyển doanh thu thuần : Nợ TK 511 :
Có TK 911 :
đem nhập kho TK 3331
Sơ đồ 2.6 : Quy trình hạch toán bán hàng qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp của công ty
Trần Thị Thơm – MSSV : 20103517 Lớp kế toán k55 TK Đại học Bách khoa Hà Nội 37 Khóa luận tốt nghiệp
k/c các khoản giảm trừ DT Thuế GTGT đầu ra phải nộp
Bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng.
Các nghiệp vụ phát sinh :
Phản ánh doanh thu bán hàng
Nợ TK111, 112, 131,...: Tổng giá thanh toán của hàng bán
Có TK511(5111): Doanh thu bán hàng theo giá bán chưa có thuế GTGT Có TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của hàng bán
Nếu hàng chuyển đi đã được xác định là tiêu thụ, khi phát sinh trường hợp thiếu, tổn thất, kế toán phản ánh như sau: (điều chỉnh giảm doanh thu tương ứng với giá bán của hàng thiếu)
Nợ TK531: Giá bán chưa thuế của số hàng thiếu
Nợ TK333(33311): Thuế GTGT đầu ra của số hàng thiếu Có TK111, 112, 131,..: Tổng giá thanh toán của số hàng thiếu
Nếu trường hợp hàng chuyển đi thừa mà số hàng thừa này được bên mua chấp nhận, ghi nhận doanh thu của số hàng thừa đã bán:
Nợ TK111, 112, 131…: Tổng giá thanh toán của số hàng thừa đã bán Có TK511(5111): Giá bán của số hàng thừa (chưa có thuế GTGT) Có TK333(33311): Thuế GTGT phải nộp của số hàng thừa đã bán Kết
chuyển các khoản giảm trừ doanh thu : Nợ TK 511:
Có TK 531: Kết
chuyển doanh thu thuần Nợ TK 511:
Trần Thị Thơm – MSSV : 20103517 Lớp kế toán k55 Đại học Bách khoa Hà Nội 38 Khóa luận tốt nghiệp
Sơ đồ 2.8 : Quy trình hạch toán bán hàng qua đại lđýạởi lbýên đại lýDoanh thu bán hàng đại lý Hoa hồng phải trả cho
TK 333.1 đem nhập kho
TK 133
Trần Thị Thơm – MSSV : 20103517Lớp kế toán k55
Có TK 911:
Sơ đồ 2.7 : Quy trình hạch toán bán hàng qua kho theo hình thức chuyển hàng
TK 911 TK 511 TK 111,112,331 K/C DTT về Hàng hóa, dv DTT của hàng bán TK 333 Thuế GTGT phải nộp ➢Bán hàng qua đại lý :
Khi hàng gửi đại lý được xác định là tiêu thụ và bên nhận đại lý đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán tiền hàng, kế toán ghi các bút toán sau:
Phản ánh doanh thu bán hàng và khoản hoa hồng dành cho bên nhận đại lý: Doanh thu bán hàng đại lý :
Nợ TK 111,112,131 Có TK 511
Có TK 3331
Hoa hồng trả cho đại lý : Nợ TK 6421
Nợ TK 133
Có TK 111,112,131
TK 511 TK 111,112.. TK 6421
Thuế GTGT phải nộp
Bên nhận đại lý
Các nghiệp vụ phát sinh :
Phản ánh số tiền phải trả cho chủ hàng theo giá chưa thuế Nợ TK 111, 112, 131 : tổng giá thanh toán
Có TK 338 :
Đại học Bách khoa Hà Nội 40 Khóa luận tốt nghiệp
TK 003 TK 338 TK 111,112,. TK 338
(*) Số tiền phải trả cho chủ hàng theo giá chưa thuế Giảm số tiền phải trả cho chủ hàng theo giá chưa thuế TK 133
đem nhập kho
TK 3331
Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Thuế phải nộp trên hoa hồng được hưởng
TK511
Hoa hồng được hưởng
Phản ánh số tiền được giảm phải trả cho chủ hàng: Nợ TK 338 :
Nợ TK 133:
Có TK 111, 112, 131 :
Phản ánh hoa hồng được hưởng : Nợ TK 111, 112, 131:
Có TK 511(5111) : Có TK 3331: Khi
nhận hàng do công ty chuyển đến đại lý :
Nợ TK003: Tổng giá thanh toán của hàng nhận bán đại lý, ký gửi
Sơ đồ 2.9 : Quy trình hạch toán bán hàng qua đại lý ở bên nhận đại lý
Ghi chú :
(*) nhận hàng của chủ cửa hàng
Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT,…
Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 511
Sổ cái TK 511 chi tiết TK 511Bảng tổng hợp
Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.10 : Quy trình lên sổ của kế toán doanh thu bán hàng
Ghi chú :
Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng :
Đối chiếu , kiểm tra :
o Ví dụ minh họa 1 : Ngày 12/11/2013, Phòng kinh doanh của Công ty kí một hợp đồng bán hàng cho cửa hàng Lan Hương mặt hàng: 45 bộ đồ chơi xếp hình D639 đơn giá 210.000đ/1 bộ, 18 bộ đồ chơi xếp hình tàu hỏa D302 đơn giá 202.000đ/1 bộ, 15 bộ bảng học chữ B201 đơn giá 225.000đ/1 bộ. Ngày 01/12/2012, Hóa đơn GTGT được xuất bởi phòng kinh doanh và được chuyển một liên về phòng kế toán để lưu trữ:
Định khoản :
NV1 : Bán 45 bộ đồ chơi xếp hình D639 : Nợ TK 131 : 10.395.000
Có TK 51114(D639) : 9.450.000 Có TK 3331 : 945.000
NV2 : Bán bộ đồ chơi đồ chơi xếp hình tàu hỏa D302 : Nợ TK 131 : 3.999.600 Có TK 51114(D302) : 3.636.000 Có TK 3331 : 363.600 NV3 : Bán 15 bộ bảng học chữ B201 : Nợ TK 131 : 3.712.500 Có TK 51112(B201) : 3.375.000 Có TK 3331 :337.500 SỔ NHẬT KÝ CHUNG Tháng 11 năm 2013 (Trích)
NT ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Số hiệu Tk Số phát
sinh Số hiệu NT Nợ Có ….. ………… 15/11/201 3 PX 052 12/11/2013 Giá vốn hàng bán theo hóa đơn HĐ0000047 632 156 15/11/201 3 HĐ0000047 12/11/2013 Bán buôn đồ chơi xếp hình D639 111 5111 4 9.450.000 15/11/201 3 HĐ0000047 12/11/2013 Thuếđầu ra GTGT 111 3331 945.000 15/11/201 3 HĐ0000047 12/11/2013 Bán buônđồ chơi xếp hình tàu hỏa D302 111 5111 4 3.636.000 15/11/201 3 HĐ0000047 12/11/2013 ThuếGTGT đầu ra 111 3331 363.600 15/11/201 3 HĐ0000047 12/11/2013 Bán buôn bảng học chữ B201 111 5111 2 3.375.000 15/11/201 3 HĐ0000047 12/11/2013 ThuếGTGT đầu ra 111 3331 337.500 ………… . ……… Người ghi sổ
(Ký, họ tên) Ngày 30 tháng 11 năm 2013Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Công ty cổ phần Etic Việt Nam
Bắc Linh Đàm,
Q. Hoàng Mai, Hà Nội 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG (Trích)
Tháng 11 năm 2013
Tên hàng hóa: Đồ chơi thông minh
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Doanh Số hiệu Ngày, tháng Số lượng ……… 000004 12/11/2013 Bán buôn đồ 131 45 7 chơi xếp hình D639 cho cửa 131 18 hàng Lan Hương 12/11/2013 Bán buôn đồ 000004 chơi xếp hình 7 tàu hỏa D302 cho cửa hàng Lan Hương ………. Cộng số phát sinh - Doanh thu - Giá vốn hàng bán - Lợi nhuận Sổ này gồm … 03…. trang, đánh số trang từ số 01 Ngày mở sổ: 01/01/201 3 N g ư ờ i l ậ p (Ký, họ tên)
N K to á n tr ư ở n g ( K ý, họ tê n)