2.1.4.1. Về vốn của Công ty
Quyết định về cơ cấu nguồn vốn là vấn đề tài chính hết sức quan trọng của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh bởi lẽ: Cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh là một trong các yếu tố quyết định đến chi phí sử dụng vốn bình quân (WACC) của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh. Cơ cấu nguồn vốn ảnh hưởng đến tỉ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu (ROE) hay thu nhập trên một cổ phần (EPS) và rủi ro tài chính của một doanh nghiệp hay Công ty cổ phần.
Về cơ cấu nguồn vốn của Công ty, Bảng 2.1 dưới đây cho thấy cơ cấu nguồn vốn trong 3 năm, từ năm 2018 đến năm 2020 của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh (xem Bảng 2.1).
Bảng 2.1. Bảng cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh ĐVT:VNĐ Năm 2018 2019 2020 Vốn chủ sở hữu 49.589.258.456 50.952.562.541 58.568.952.546 Nợ phải trả 38.568.978.562 42.625.789.256 49.568.525.145 Tổng nguồn vốn 88.158.237.018 93.578.351.797 108.137.477.691
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh danh năm 2018 – 2020. Phòng kế toán Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh)
Từ Bảng 2.1 có thể nhận xét rằng: Do có tình hình kinh doanh khá tốt nên Công ty đã quyết định đầu tư thêm vào nguồn vốn của Công ty với nguồn vốn chủ sở hữu năm 2019 là 50.952.562.541 đồng tăng so với năm 2018 là 49.589.258.456 đồng, năm 2020 vốn chủ sở hữu là 58.568.952.546 đồng tăng lên so với năm 2019 là 50.952.562.541 đồng. như vậy vốn chủ sở hữu tăng dần qua các năm.
Ngoài ra Công ty cũng đã tạo dựng được uy tín và tên tuổi trên thị trường vì vậy việc vay vốn tại các ngân hàng cũng trở nên dễ dàng hơn. Kèm theo đó các ưu đãi từ chính sách vay của ngân hàng khá tốt vì vậy nguồn vốn từ nợ phải trả của Công ty năm 2018 là 38.568.978.562 đồng thì đến năm 2019 tăng lên 42.625.789.256 đồng. Đến năm 2020 tăng lên 49.568.525.145 đồng. Việc tăng được nguồn vốn nợ phải trả giúp cho Công ty có thêm vốn sử dụng trong hoạt động kinh doanh của Công ty, đặc biệt là giúp cho Công ty thêm vốn để mua hàng hóa dự. Đồng thời nó cũng giúp cho bộ phận tài chính kế toán có thêm vốn để thanh toán các đơn hàng lớn từ các nhà cung cấp.
2.1.4.2. Kết quả hoạt động kinh doanh
Bảng 2.2: Kết quả kinh doanh của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh trong giai đoạn từ 2018 - 2020 ĐVT: VNĐ Năm Chỉ tiêu 2018 2019 2020 Doanh thu 113.701.245.896 115.663.951.845 117.638.915.247 Chi phí chung 112.765.485.995 114.479.173.356 116.240.257.897 Thuế TNDN 187.151.980 236.955.698 279.731.470
Lợi nhuận trước thuế 935.759.901 1.184.778.489 1.398.657.350
Lợi nhuận sau thuế 748.607.921 947.822.791 1.118.925.880
(Nguồn: Báo cáo kết quả kinh danh năm 2018 – 2020. Phòng kế toán Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh)
Từ Bảng 2.2 ở trên, có thể thấy rõ về kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty từ 2018 – 2020. Cụ thể là:
Với việc mở rộng kinh doanh và có thêm nhiều dự án lớn doanh thu của Công ty năm 2018 là 113.701.245.896 thì đến năm 2019 tăng lên là 115.663.951.845 đồng so với năm 2018 và năm 2020 tăng lên tới 117.638.915.247 đồng. Năm 2020 có mức tăng doanh thu như vậy cho thấy việc kinh doanh của Công ty đang khá phát triển, và việc mở rộng kinh doanh của Công ty được xem là thành công.
Từ kết quả kinh doanh năm 2018, 2019 và 2020, có thể thấy Công ty đang có những bước phát triển khá mạnh mẽ, tuy nhiên chi phí cũng tăng lên thậm chí còn có tỷ lệ tăng cao hơn 2 chỉ tiêu trên vì vậy nó cũng đặt ra đòi là các hỏi nhà quản trị của Công ty phải làm thế nào để hạ chi phí xuống mức thấp nhất có thể.
Theo bảng 2.2 ở trên, có thể thấy doanh thu của Công ty tăng do đó lợi nhuận cũng tăng theo.
2.2.Thực trạng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
2.2.1. Về mặt hàng nhập khẩu
Thị trường nhập khẩu là nguồn cung ứng hàng hoá chủ yếu và quan trọng của Công ty, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị nguồn hàng của Công ty. Ta có thể chia thị trường nhập khẩu của Công ty thành 3 khu vực sau: Khu vực thị trường Châu Á, Khu vực thị trường Châu Âu và khu vực thị trường Châu Mỹ. Trong 3 khu vực thị trường trên, khu vực thị trường châu Á là thị trường nhập khẩu quan trọng nhất và chiếm tỷ trọng cao nhất. Khu vực thị trường Châu Á bao gồm các nước sau: Nhật Bản, Singapore, Malaysia. Các mặt hàng mà các nước này nhập khẩu từ Công ty bao gồm: Thịt bò, thịt lợn, Vải, hàng may sẵn, giày dép, Máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác.
2.2.2. Về quy trình nhập khẩu
Tuỳ vào từng loại hàng hoá, hàng hoá thông thường hay đặc biệt, doanh nghiệp sẽ cần làm các thủ tục hải quan khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình cơ bản sẽ bao gồm các bước sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
BÁO LỊCH HÀNG VỀ LÀM THỦ TỤC NHẬP KHẨU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA THUÊ PHƯƠNG TIỆN VÀ MUA BẢO HIỂM
LẬP BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI
(Nguồn: Tài liệu nghiệp vụ của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh năm 2021)
o Bước 1: Nghiên cứu thị trường
Nghiên Cứu thị trường của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 05 tháng Công ty hoàn thành bước này.
Nghiên cứu thị trường là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng, nếu công tác nghiên cứu thị trường được làm tốt, nó cung cấp đầy đủ thông tin chính xác để giúp người làm marketing đưa ra một chiến lược phù hợp và do đó mang lại hiệu quả cao.
Ngược lại, nếu công tác nghiên cứu thị trường thu thập về những thông tin không chính xác, không phản ảnh đúng tình hình thực tế thị trường, và do không dựa trên cơ sở thông tin vững chắc nên quyết định được đưa ra sẽ không sát với thực tế, dẫn đến hoạt động marketing sẽ không hiệu quả, lãng phí nhân vật lực.
o Bước 2: Đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
Đàm phán ký kết HĐNK của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế hoạch đảm nhận, trong vòng 3 - 5 ngày Công ty sẽ hoàn thành bước này.
Việc thực hiện ký kết HĐNK của Công ty diễn ra như sau: Bên bán, bên mua cùng ghi rõ tên của Công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên ngân hàng của Công ty, số tài khoản mở, tên đại diện cho Công ty và chức vụ của họ. Sau khi ghi rõ tất cả những điều kiện trên 2 bên cùng thoả thuận đồng ký kết hợp đồng theo những điều khoản ghi trong hợp đồng như:
- Điều khoản tên hàng: đơn giá, số lượng, và giá cả trong HĐNK; - Điều khoản về chất lượng và quy cách mặt hàng;
- Điều khoản giao hàng; - Điều khoản thanh toán; - Điều khoản khiếu nại.
VD: CONTRACT No.X00000 MS Bên bán: CÔNG TY TNHH TM & XNK QUỐC KHÁNH. Địa chỉ: Thôn Hải Đông, Xã Quảng Thành, Huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh, Việt Nam, Việt Nam. Tel:0903479828. Bên mua: “BOGART LINGERIE LTD” Địa chỉ: 16/F, TOWER B, 223-231 WAI YIP STREET, KWUN TONG, HONG KONG. Tel: 852-23416286 (HK). Cả hai cùng đồng ý ký hợp đồng này theo điều khoản và các điều kiện như cho phép: Mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả.
- Mặt hàng: Thịt bò Mỹ - Số lượng: 72000 Tấn
- Giá cả: 16.560.000.000 VND - Điều kiện giao hàng: Tàu biển
Thời gian giao hàng: hàng sẽ được chuyển lên tàu nội trong 10 ngày sau khi nhận 10% giá trị hợp đồng đặt cọc. Nội trong 5 ngày sau khi chuyển hàng. Người bán nên gửi bằng fax những thông tin về việc vận chuyển hàng cho người mua. Điều kiện thanh toán: Thanh toán bằng điện chuyển tiền trong 60 ngày kể từ ngày ra hóa đơn: 3542181 ở ngân hàng Vietcombank Móng Cái.
Hoá đơn yêu cầu:
- Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng TM cấp: 1 bản chính, 2 bản photo; - Hoá đơn thương mại: 03 bản chính;
- Một bộ 3 vận đơn sạch;
- Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng đưa ra bởi người bán: 3 bản chính.
Điều kiện khác. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ký kết: 13/6/2019.
Sau khi mọi công tác của đàm phán thống nhất và đi đến ký kết hợp đồng. Công ty có nghĩa vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã ký kết.
o Bước 3: Tô chức và thực hiện hợp đồng
Tổ chức và thực hiện hợp đồng của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế hoạch và phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 01 tháng Công ty sẽ hoàn thành. Trong quá trình thực hiện bước này Công ty sẽ chuẩn bị:
Giấy xin phép nhập khẩu
Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh sau gần 10 năm thành lập đã trở nên vững mạnh, việc xin giấy phép nhập khẩu đã được thực hiện ngay từ thời gian đầu thành lập.
Lên kế hoạch nhập khẩu
Sau khi hợp đồng đã hoàn tất thủ tục, bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá và lên kế hoạch sắp tới. Căn cứ theo tốc độ dây chuyền nhập khẩu và thời hạn giao hàng, nhân viên bộ phận kế hoạch sẽ lập bảng báo cáo đánh giá xem cần bao nhiêu chuyền nhập khẩu cho một lô hàng đã ký hợp đồng.
Nhập hàng hóa, kiểm tra
Các thị trường ở nước ngoài rất đa dạng, năng động và có sự cạnh tranh đến mức nếu như nhà nhập khẩu ở các nước đang phát triển không có kế hoạch và không có sự chuẩn bị thì không có cơ hội thâm nhập. Cần tuân thủ và thực hiện đúng những điều kiện trong HĐNK về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện khác. Để làm tốt điều này trước tiên phải tổ chức tốt hệ thống thu mua hàng hóa đúng quy cách phẩm chất và đáp ứng đúng thời hạn giao hàng phục vụ cho xuất khẩu.
Sau khi hàng hóa tập kết tại kho, được mua đúng số lượng và kiểm tra chất lượng.
o Bước 4: Báo lịch hàng về
Báo lịch hàng về của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 5 – 10 ngày để Công ty hoàn thành bước này.
Phòng marketing sẽ phải báo lại cho Công ty gồm: ngày nào cập bến, tại cảng nào, lượng hàng hóa là bao nhiêu.
o Bước 5: làm thủ tục nhập khẩu
Làm thủ tục xuất khẩu của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng xuất nhập khẩu đảm nhận, trong vòng 1 – 2 ngày. Làm thủ tục xuất khẩu của Công ty làm như sau:
Lập tờ khai hải quan tại Công ty
Khi đã chuẩn bị xong nhân viên chứng từ sẽ lập tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm hải quan mà Công ty đã đăng ký và được cấp mã số vào mạng khai báo hải quan. Nhân viên chứng từ nhập hết tất cả dữ liệu vào phần mềm thật chính xác, ghi lại và in ra tờ khai hải quan hàng xuất.
Sau đó lãnh đạo phòng Xuất nhập khẩu kiểm tra và ký nháy, Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền ký tờ khai xuất, đóng dấu và hoàn tất khâu chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai hải quan.
Nhân viên khai báo hải quan của Công ty nhận hồ sơ từ nhân viên làm chứng từ vào mỗi đầu giờ sang hoặc trưa, sau đó kiểm tra tổng quát tính hợp lệ của bộ hồ sơ đăng ký Hải quan.
Nhân viên Hải quan sẽ ghi đầy đủ chi tiết lô hàng theo mẫu trên sổ khai hàng của Công ty (số tờ khai, mã hàng, số lượng, trị giá).
o Bước 6: Kiểm tra chất lượng hàng hoá
Kiểm tra chất lượng hàng hóa của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng xuất nhập khẩu cùng hải quan đảm nhận, trong vòng 1 – 2 ngày. Công ty cần chuẩn bị trước: mẫu lưu TK nhập, Mời Hải quan kiểm hóa đến cảng kiểm tra hàng XK, lúc này hàng đã có tại cảng Mở niêm phong thùng hàng, xuất trình cho HQ, giải thích các tiêu chí kỹ kỹ thuật.
Nếu là lô hàng phải kiểm tra tỷ lệ phần trăm (có 3 mức 5%, 10% và toàn bộ) thì chi cục lãnh đạo sẽ cho biết nhân viên kiểm hóa hàng, chuyển hồ sơ cho lãnh đạo đội kiểm tra chi tiết hồ sơ, bên kiểm tả chi tiết sẽ phân cán bộ kiểm hóa, kiểm tra tính thuế để ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan.
Việc kiểm tra hàng tại kho hàng của Hải quan thành phố Hải phòng, kiểm tra đại diện 10 % tổng số hàng.
Phần dành cho kiểm tra của hải quan rất quan trọng trong khâu kiểm hóa, trên tờ khai sẽ có mức kiểm hóa. Các bước ghi mặt sau tờ khai có 2 trường hợp:
o Bước 7: Thuê phương tiện và mua bảo hiểm
Thuê phương tiện và mua bảo hiểm của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kinh doanh đảm nhận, thời gian để phòng này đảm nhận đó là trong suốt quá trình đi trên đường.
Mua Bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu nhằm giảm bớt rủi ro cho hàng hóa xuất khẩu trong quá trình chuyên chở từ nước người xuất khẩu sang nước người nhập khẩu do Công ty bảo hiểm chịu trách nhiệm. Nhưng hiện nay Công ty chưa có đủ khả năng ký kết các điều kiện thương mại có lợi cho Công ty nên việc mua bảo hiểm tùy thuộc vào đối tác.
Với phương thức bán theo giá FOB thì Công ty sẽ chịu mọi phí tổn cũng như rủi ro về tổn thất hàng hóa cho đến khi hàng hóa được giao hẳn qua lan can tàu tại cảng xếp hàng và không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa, việc mua bảo hiểm này còn tùy thuộc vào nhà nhập khẩu.
Công ty phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết để người nhập khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa của họ. Tuy nhiên tùy theo điều kiện ký kết trong hợp đồng và phương thức mua bán giữa hai bên đối tác với nhau và giá FOB nên Công ty mất đi nhiều lợi thế việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Đối với phương thức FCA cũng vậy, mọi chi phí bảo hiểm rủi ro cho hàng hóa đều do bên người mua chịu trách nhiệm.
Tuy nhiên với những phương thức trên thì Công ty cũng sẽ mất đi nhiều lợi nhuận về việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Do đó Công ty cần phải có những cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu có kinh nghiệm và am hiểu về các điều kiện thương mại, nghiệp vụ ngoại thương.
Lập bộ chứng từ thanh toán của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế toán đảm nhận, trong vòng 30 ngày.
Sau khi giao hàng, người xuất khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán giao trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng. Bộ chứng từ phải chính xác phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức (tùy theo phương thức thanh toán mà có những yêu cầu trong bộ chứng từ).
o Bước 9: Thanh lý hợp đồng với đối tác
Thanh lý hợp đồng với đối tác của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế toán đảm nhận, trong vòng 30 ngày.
Theo tập quán thương mại quốc tế thì sau khi giao hàng xong thì người bán vẫn chưa hết trách nhiệm với hàng hóa của mình chỉ khi hàng hóa giao lên tàu hoặc cho người vận chuyển thì lúc đó người bán mới hết trách nhiệm của mình. Tùy theo điều kiện giao hàng mà nghĩa vụ của người bán sẽ được quy định cụ thể. Vì vậy quyền sở hữu hàng hóa từ người bán chuyển sang người mua khi người mua chấp nhận hàng. Như vậy, chỉ khi nào hết thời hạn khiếu nại của hợp đồng mà người mua không khiếu nại gì thì Công ty mới hoàn toàn hết trách nhiệm. Trường hợp nếu có xảy ra khiếu nại với khách hàng thì Công ty sẽ có phương hướng đàm phán tìm cách giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa nhất tránh tình trạng hủy hợp đồng thì sẽ