Với vai trò là nhà nhập khẩu, Công ty luôn đề ra mục tiêu và phương hướng phát triển trong tương lai:
Thứ nhất, mở rộng thị trường nhập khẩu hướng đến các chuỗi nhà hàng và khách sạn trên toàn quốc;
Thứ hai, duy trì mối quan hệ với các đối tác nước ngoài là các nhà nhập khẩu;
Thứ ba, quan trọng hơn hết là tiết kiệm các loại chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động và năng lực canh tranh của Công ty.
3.1.2. Định hướng cụ thể về đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Đào tạo đội ngũ nhân viên nhập khẩu, khuyến khích nhân viên tham gia vào các khóa tu nghiệp, khai thác triệt để năng lực làm việc của nhân viên. Tiếp đó là hoàn thiện, nâng cao quy trình nhập khẩu hàng hóa từ việc đàm phán và ký kết hợp đồng đến công tác tổ chức đàm phán ký kết HĐNK.
Để tiếp tục phát huy những vai trò và để khắc phục những hạn chế như trên, pháp luật về đàm phán ký kết HĐNK cần được hoàn thiện hơn nữa, một số kiến nghị để hoàn thiện quy định pháp luật về đàm phán ký kết HĐNK:
Các quy định về đàm phán ký kết HĐNK cần được quy định một cách cụ thể và tập trung để có thể áp dụng một cách thuận lợi, đạt hiệu quả cao.
Cần bổ sung những quy định mới để điều chỉnh quan hệ đàm phán ký HĐNK, đặc biệt là đối với đàm phán ký kết HĐNK có yếu tố nước ngoài.
3.2. Giải pháp đẩy mạnh đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh trong thời gian tới
3.2.1. Tuân thủ các quy định của pháp luật về nguyên tắc và hình thức đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
3.2.2.1. Tuân thủ nguyên tắc đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Từ kinh nghiệm thực tiễn trong đàm phán và ký kết nhiều HĐNK của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh. Thông thường, rủi ro lớn nhất phát sinh trong quá trình ký kết hợp đồng là việc các bên vi phạm các quy định liên quan đến hợp đồng dẫn đến tình trạng hợp đồng vô hiệu và không có giá trị thực hiện.
Do đó, Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh cần tuân thủ các quy định của pháp luật về điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo quy định tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 như: Điều kiện về chủ thể, mục đích, nội dung hợp đồng và hình thức của hợp đồng. Một dạng rủi ro khác phát sinh trong quá trình này là rủi ro về nội dung, điều khoản của hợp đồng.
Những nội dung cơ bản của một hợp đồng quy định cụ thể tại Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015, do đó cần soạn thảo đầy đủ, chặt chẽ các nội dung để khi tranh chấp xảy ra sẽ dễ dàng chứng minh được để xác định trách nhiệm và bồi thường thiệt hại cho các bên.
Ngoài ra, các bên trong hợp đồng cần chú trọng đến các điều khoản về bất khả kháng, về phạt vi phạm, phương thức giải quyết tranh chấp để đảm bảo tối đa quyền lợi của mình khi có vi phạm nghĩa vụ và các tranh chấp xảy ra.
Rủi ro tiếp theo là rủi ro về khả năng thanh toán hay về vi phạm nghĩa vụ hợp đồng của đối tác khiến nhiều Công ty lo lắng, liên quan trực tiếp tới tình trạng nợ khó đòi hay gặp phải. Vì thế, hợp đồng cần phải có các điều khoản phạt vi phạm và giải quyết tranh chấp để áp dụng khi cần thiết.
Hoạt động kinh doanh luôn đi kèm với những rủi ro nhất định, vì vậy Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh cũng như các Công ty khác trong và ngoài nước cần chú trọng nâng cao chất lượng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, kiến thức pháp luật của nguồn nhân lực để phát triển thị trường của Công ty mình.
3.2.1.2. Tuân thủ hình thức đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Hình thức là một yếu tố pháp lý quan trọng của HĐNK của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh, có quan hệ biện chứng với bản chất, giá trị hiệu lực của hợp đồng và là phương tiện để diễn đạt ý chí của các bên, cũng như chứng minh sự tồn tại của hợp đồng.
HĐNK là hợp đồng không giống như hợp đồng trong phạm vi lãnh thổ của một quốc gia (hợp đồng nội địa), nguồn luật điều chỉnh của nó rất phong phú và đa dạng, bao gồm điều ước quốc tế, pháp luật quốc gia và tập quán thương mại quốc tế. Cho nên, muốn hợp đồng được công nhận giá trị pháp lý về mặt hình thức thì hình thức của hợp đồng phải tuân thủ pháp luật áp dụng cho hợp đồng đó. Trong trường hợp đó, HĐNK của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh không được lập đúng hình thức theo quy định của pháp luật áp dụng thì có thể bị cơ quan tài phán (tòa án, trọng tài) tuyên bố vô hiệu. Nhận thức đúng về hình thức, mức độ ảnh hưởng của hình thức hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế đối với quan hệ pháp luật HĐNK có ý nghĩa lý luận và thực tiễn quan trọng trong việc xây dựng các quy định pháp luật Việt Nam về hình thức, các hậu quả pháp lý thích ứng đối với các HĐNK vi phạm hình thức, tạo cơ sở lý luận để giải thích và áp dụng pháp luật trong việc giải quyết các tranh chấp từ HĐNK cũng như giúp Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh tham gia đàm phán ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế lựa chọn hình thức hợp đồng phù hợp với pháp luật áp dụng.
Về tên hàng: Vì tên hàng trong HĐNK thường được thể hiện qua ngôn ngữ thông dụng (chủ yếu bằng tiếng Anh) nên Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh và đối tác nước ngoài cần ghi rõ cả tên thương mại, tên khoa học và tên thông dụng của nó để tránh sự hiểu lầm.
Về phẩm chất hàng: Có rất nhiều cách xác định phẩm chất hàng và mỗi cách xác định đó, khi không tuân thủ, có thể sẽ phải gánh chịu những hậu quả pháp lý khác nhau.
3.2.1.3. Tuân thủ quy trình đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Tuân thủ quy trình đàm phán HĐNK là một bước hết sức quan trọng đối với Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh trước khi đi vào ký kết hợp đồng.
Thường xuyên theo dõi sát tiến độ thực hiện HĐNK đã ký kết để kịp thời phát hiện những biểu hiện, hành động không đúng với nội dung hợp đồng còn đôn đốc, nhắc nhở, kể cả răn đe. cần tìm hiểu kỹ các điều khoản trong hợp đồng đã ký để có thể tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo của Công ty có thể ký các phụ lục hợp đồng bổ sung đối với những vấn đề phát sinh trong thực tế khi triển khai thực hiện hợp đồng. đảm bao hợp đồng được thực hiện một cách đầy đủ và đúng quy định của pháp luật.
3.2.2. Tăng cường đào tạo đội ngũ chuyên trách của Công ty về đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu.
Để đạt được kết quả đàm phán như mong muốn, đội ngũ chuyên trách của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh cần nắm được các giai đoạn trong quá trình đàm phán. Các bên đàm phán có thể là những cá nhân đảm nhận chức vụ quan trọng, đại diện cho Công ty chẳng hạn như giám đốc tài chính, giám đốc kinh doanh, trưởng phòng,...Quá trình đàm phán sẽ gồm 6 giai đoạn: chuẩn bị, tranh luận, làm rõ mục tiêu, đàm phán để đạt đến thỏa thuận có lợi cho 2 bên, thỏa thuận, thực thi hành động.
Trước khi tiến hành cuộc đàm phán, đội ngũ chuyên trách của Công ty nên ấn định về thời gian, địa điểm cũng như những người sẽ tham gia đàm phán. Mục đích của việc chuẩn bị là để 2 bên đều sẵn sàng, có không gian phù hợp, bảo mật để trao đổi và đi đến thỏa thuận một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.
Trong giai đoạn này, thành viên của mỗi bên sẽ đưa ra quan điểm của mình với vấn đề cần được đàm phán. Kỹ năng cần thiết trong giai đoạn này là thuyết trình,
đặt câu hỏi, lắng nghe và làm rõ, phát hiện những điểm yếu, nội dung và quan điểm chưa thuyết phục của đối phương để giành được lợi thế về phía Công ty.
Sau giai đoạn tranh luận, các mục tiêu, lợi ích và quan điểm của cả đội ngũ chuyên trách của Công ty và bên đối tác cần phải được làm rõ. Hãy liệt kê các yếu tố theo xếp hạng ưu tiên. Làm rõ các yếu tố này, 2 bên có thể xác định được một số điểm chung. Làm rõ mục tiêu là giai đoạn cần thiết trong quá trình đàm phán vì nếu không có nó, những hiểu lầm có thể xảy ra dẫn đến khó đạt được thỏa thuận có lợi cho Công ty cũng như là cho bên đối tác.
Một kết quả đôi bên cùng có lợi thường là kết quả tốt nhất của buổi đàm phán. Tuy không phải lúc nào cũng làm được điều này nhưng đây được xem như là mục tiêu cuối cùng của buổi đàm phán. Kết quả "đôi bên cùng có lợi" là kết quả mà cả đội ngũ chuyên trách của Công ty và bên đối tác đều cảm thấy đối tác đã đạt được điều họ mong muốn và quan điểm của đối tác đã được xem xét thông qua quá trình đàm phán.
Thỏa thuận có thể đạt được khi cả đội ngũ chuyên trách của Công ty và bên đối tác hiểu được quan điểm cũng như lợi ích của nhau. Điều cần thiết là mọi người tham gia phải cởi mở để đưa ra một giải pháp mà cả 2 bên đều chấp nhận được. Bất kỳ thỏa thuận nào cũng cần phải rõ ràng để cả hai bên đều biết những gì đã được thống nhất. Sau khi đạt được thỏa thuận, đội ngũ chuyên trách của Công ty và bên đối tác bên cần đề ra các hành động để thực thi quyết định đã được thống nhất. Điều này đề cập đến giai đoạn ký kết hợp đồng hợp tác giữa đôi bên.
3.2.3. Nhóm giải pháp về sửa đôi, bô sung nhằm hoàn thiện các quy định pháp luật về đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Thứ nhất, quy định rõ mối quan hệ giữa chế tài vi phạm với các chế tài tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoặc hủy bỏ hợp đồng theo hướng khi hợp đồng bị tạm đình chỉ hoặc đình chỉ hoặc hủy bỏ, nếu hợp đồng có quy định việc áp dụng chế tài phạt vi phạm thì vẫn áp dụng kết hợp các chế tài này.
Đối với quyền yêu cầu đòi tiền lãi trên số tiền chậm thanh toán sửa đổi theo hướng các bên có quyền thỏa thuận nhưng không vượt quá mức lãi suất được quy định trong BLDS 2015.
Thứ hai, giải pháp tiếp thu Công ước Vienne 1980 (CISG) mà Việt Nam đã tham gia để điều chỉnh việc bồi thường thiệt hại khi hợp đồng bị hủy với hai khả năng là bên bị vi phạm đã hoặc chưa ký hợp đồng thay thế.
Thứ ba, giải pháp cần bổ sung thêm một số loại thiệt hại có thể bồi thường được như: Các loại thiệt hại vô hình như mất uy tin kinh doanh, giá trị thương hiệu, ảnh hưởng thị phần,… Vì trên thực tế, trong nhiều tranh chấp liên quan, nhiều chủ thể đưa ra yêu cầu bồi thường loại thiệt hại này nhưng không được cơ quan toà án chấp nhận vì không có văn bản pháp luật nào quy định.
Thứ tư, bổ sung quy định của LTM 2005 hướng dẫn cụ thể về cách thức xác định chất lượng hàng hóa khi các bên không có thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hàng hóa. LTM 2005 cần được sửa đổi theo hướng quy định cụ thể hơn về cách thức xác định chất lượng hàng hóa trong trường hợp các bên không có thỏa thuận về chất lượng hàng hóa trong hợp đồng, không quy định về cách thức xác định chất lượng hàng hóa trong trường hợp các bên không có thỏa thuận trong hợp đồng mà mặc nhiên áp dụng quy định của BLDS 2015.
Thứ năm, các quy định của pháp luật về nhập khẩu phải có tính khả thi cao, có tính dự báo tốt, minh bạch, cụ thể, để áp dụng và phù hợp với thực tiễn hoạt động thương mại trong nước cũng như quốc tế.
3.2.4. Nhóm giải pháp về sửa đôi, bô sung các quy định của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh liên quan đến đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu
Trong Chương 2, tác giả đã phân tích một số nội dung tiêu biểu, đề xuất sửa đổi bổ sung các điều khoản chi tiết nhằm giảm thiểu rủi ro cho Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh trong quá trình đàm phán và ký kết HĐNK, tại mục này tác giả sẽ tóm tắt lại để làm nổi bật lên các ý kiến đề xuất của mình:
Đối với các hợp đồng dịch vụ, Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh cần thiết đặt lại tên gọi cho từng hợp đồng cụ thể hơn, khi ký kết hợp đồng phải kiểm tra chi tiết về tư cách pháp lý của đối tác, phải thỏa thuận rõ ràng về phương thức, địa điểm giao hàng, phải tính đến tối đa các phương án dự phòng rủi ro; phải chú ý khi soạn thảo các điều khoản có tính chất phòng ngừa. Đối với các thỏa thuận về điều khoản phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại cần phải chỉnh sửa cho phù hợp với quy định chung và thực tiễn pháp lý. HĐNK chọn luật áp dụng là Luật Việt Nam thì phải tuân thủ các quy định của pháp luật Việt Nam: thiệt hại tới đâu, bồi thường tới đó; phạt vi phạm cũng theo quy định không vượt quá 8 % tổng giá trị vi phạm của hợp đồng (LTM 2005), đồng thời nên quy định một thời gian nhất định cho thương lượng trước khi đưa tranh chấp ra Tòa án hoặc Trọng tài để đảm bảo thời hiệu khởi kiện theo quy định.
Trong các quy chế, quy định của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh hiện nay, cần thiết phải sung một bước quan trọng đó là bước giải quyết các hậu quả pháp lý nếu có) khi xảy ra tranh chấp trong quá trình thực hiện các HĐNK trong đó quy định cụ thể, phân công trách nhiệm của các cá nhân, phòng ban liên quan đến việc giải quyết tranh chấp trên tinh thần ưu tiên tìm các biện pháp thương lượng, hòa giải.
Nhìn chung, hiện nay Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đã xây dựng được các quy trình, quy định liên quan đến việc giao kết và thực hiện HĐTM. Các quy chế, quy định này về cơ bản đã đáp ứng được phần lớn các yêu cầu, đảm bảo sự chặt chẽ hơn của các HĐNK so với trước đây, tuy nhiên cần thiết phải tập trung hơn nữa, chi tiết hơn nữa về bước quy định việc tham gia soạn thảo, tham mưu đàm phán và ký kết hợp đồng, trong khi chờ đợi thực hiện được giải pháp thành lập phòng pháp chế, Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh nên nhờ tư vấn pháp lý từ phía các chuyên gia, các Luật sư, các Công ty Luật,… để đảm bảo sự chẽ trong quá trình đàm phán và ký kết HĐNK có giá trị lớn.
3.3. Một số kiến nghị
3.3.1. Kiến nghị đối với Công ty
Đàm phán ký kết hợp đồng là một trong những công đoạn có ý nghĩa rất quan trọng, nó quyết định việc Công ty có thể ký kết hợp đồng hay không? Tác động rất lớn tới hiệu quả hoạt động kinh doanh của Công ty. Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đã và đang có những tác động nhằm hoàn thiện công tác đàm phán. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm, công tác đàm phán vẫn còn nhược điểm không thể phủ nhận mà nếu khắc phục được thì hoạt động kinh doanh của Công ty sẽ đạt hiệu quả cao hơn. Để đạt được điều đó, Công ty cần hoàn thiện những vấn đề pháp lý về quy trình đàm phán ký kết HĐNK.
Bằng thực tế nghiên cứu và lý luận đã học trong thời gian học và làm tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đã, tác giả xin đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình đàm phán để ký kết HĐNK tại Công ty TNHH TM & XNK