Tuỳ vào từng loại hàng hoá, hàng hoá thông thường hay đặc biệt, doanh nghiệp sẽ cần làm các thủ tục hải quan khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình cơ bản sẽ bao gồm các bước sau:
Sơ đồ 2.2: Quy trình nhập khẩu hàng hóa tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
NGHIÊN CỨU THỊ TRƯỜNG ĐÀM PHÁN KÝ KẾT HỢP ĐỒNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
BÁO LỊCH HÀNG VỀ LÀM THỦ TỤC NHẬP KHẨU KIỂM TRA CHẤT LƯỢNG HÀNG HÓA THUÊ PHƯƠNG TIỆN VÀ MUA BẢO HIỂM
LẬP BỘ CHỨNG TỪ THANH TOÁN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI
(Nguồn: Tài liệu nghiệp vụ của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh năm 2021)
o Bước 1: Nghiên cứu thị trường
Nghiên Cứu thị trường của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 05 tháng Công ty hoàn thành bước này.
Nghiên cứu thị trường là một nghiệp vụ vô cùng quan trọng, nếu công tác nghiên cứu thị trường được làm tốt, nó cung cấp đầy đủ thông tin chính xác để giúp người làm marketing đưa ra một chiến lược phù hợp và do đó mang lại hiệu quả cao.
Ngược lại, nếu công tác nghiên cứu thị trường thu thập về những thông tin không chính xác, không phản ảnh đúng tình hình thực tế thị trường, và do không dựa trên cơ sở thông tin vững chắc nên quyết định được đưa ra sẽ không sát với thực tế, dẫn đến hoạt động marketing sẽ không hiệu quả, lãng phí nhân vật lực.
o Bước 2: Đàm phán ký kết hợp đồng nhập khẩu
Đàm phán ký kết HĐNK của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế hoạch đảm nhận, trong vòng 3 - 5 ngày Công ty sẽ hoàn thành bước này.
Việc thực hiện ký kết HĐNK của Công ty diễn ra như sau: Bên bán, bên mua cùng ghi rõ tên của Công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax, tên ngân hàng của Công ty, số tài khoản mở, tên đại diện cho Công ty và chức vụ của họ. Sau khi ghi rõ tất cả những điều kiện trên 2 bên cùng thoả thuận đồng ký kết hợp đồng theo những điều khoản ghi trong hợp đồng như:
- Điều khoản tên hàng: đơn giá, số lượng, và giá cả trong HĐNK; - Điều khoản về chất lượng và quy cách mặt hàng;
- Điều khoản giao hàng; - Điều khoản thanh toán; - Điều khoản khiếu nại.
VD: CONTRACT No.X00000 MS Bên bán: CÔNG TY TNHH TM & XNK QUỐC KHÁNH. Địa chỉ: Thôn Hải Đông, Xã Quảng Thành, Huyện Hải Hà, Tỉnh Quảng Ninh, Việt Nam, Việt Nam. Tel:0903479828. Bên mua: “BOGART LINGERIE LTD” Địa chỉ: 16/F, TOWER B, 223-231 WAI YIP STREET, KWUN TONG, HONG KONG. Tel: 852-23416286 (HK). Cả hai cùng đồng ý ký hợp đồng này theo điều khoản và các điều kiện như cho phép: Mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả.
- Mặt hàng: Thịt bò Mỹ - Số lượng: 72000 Tấn
- Giá cả: 16.560.000.000 VND - Điều kiện giao hàng: Tàu biển
Thời gian giao hàng: hàng sẽ được chuyển lên tàu nội trong 10 ngày sau khi nhận 10% giá trị hợp đồng đặt cọc. Nội trong 5 ngày sau khi chuyển hàng. Người bán nên gửi bằng fax những thông tin về việc vận chuyển hàng cho người mua. Điều kiện thanh toán: Thanh toán bằng điện chuyển tiền trong 60 ngày kể từ ngày ra hóa đơn: 3542181 ở ngân hàng Vietcombank Móng Cái.
Hoá đơn yêu cầu:
- Giấy chứng nhận xuất xứ do phòng TM cấp: 1 bản chính, 2 bản photo; - Hoá đơn thương mại: 03 bản chính;
- Một bộ 3 vận đơn sạch;
- Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng đưa ra bởi người bán: 3 bản chính.
Điều kiện khác. Hợp đồng có giá trị kể từ ngày ký kết: 13/6/2019.
Sau khi mọi công tác của đàm phán thống nhất và đi đến ký kết hợp đồng. Công ty có nghĩa vụ tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu đã ký kết.
o Bước 3: Tô chức và thực hiện hợp đồng
Tổ chức và thực hiện hợp đồng của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế hoạch và phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 01 tháng Công ty sẽ hoàn thành. Trong quá trình thực hiện bước này Công ty sẽ chuẩn bị:
Giấy xin phép nhập khẩu
Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh sau gần 10 năm thành lập đã trở nên vững mạnh, việc xin giấy phép nhập khẩu đã được thực hiện ngay từ thời gian đầu thành lập.
Lên kế hoạch nhập khẩu
Sau khi hợp đồng đã hoàn tất thủ tục, bộ phận kế hoạch sẽ đánh giá và lên kế hoạch sắp tới. Căn cứ theo tốc độ dây chuyền nhập khẩu và thời hạn giao hàng, nhân viên bộ phận kế hoạch sẽ lập bảng báo cáo đánh giá xem cần bao nhiêu chuyền nhập khẩu cho một lô hàng đã ký hợp đồng.
Nhập hàng hóa, kiểm tra
Các thị trường ở nước ngoài rất đa dạng, năng động và có sự cạnh tranh đến mức nếu như nhà nhập khẩu ở các nước đang phát triển không có kế hoạch và không có sự chuẩn bị thì không có cơ hội thâm nhập. Cần tuân thủ và thực hiện đúng những điều kiện trong HĐNK về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều kiện khác. Để làm tốt điều này trước tiên phải tổ chức tốt hệ thống thu mua hàng hóa đúng quy cách phẩm chất và đáp ứng đúng thời hạn giao hàng phục vụ cho xuất khẩu.
Sau khi hàng hóa tập kết tại kho, được mua đúng số lượng và kiểm tra chất lượng.
o Bước 4: Báo lịch hàng về
Báo lịch hàng về của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng marketing đảm nhận, trong vòng khoảng 5 – 10 ngày để Công ty hoàn thành bước này.
Phòng marketing sẽ phải báo lại cho Công ty gồm: ngày nào cập bến, tại cảng nào, lượng hàng hóa là bao nhiêu.
o Bước 5: làm thủ tục nhập khẩu
Làm thủ tục xuất khẩu của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng xuất nhập khẩu đảm nhận, trong vòng 1 – 2 ngày. Làm thủ tục xuất khẩu của Công ty làm như sau:
Lập tờ khai hải quan tại Công ty
Khi đã chuẩn bị xong nhân viên chứng từ sẽ lập tờ khai hải quan điện tử qua phần mềm hải quan mà Công ty đã đăng ký và được cấp mã số vào mạng khai báo hải quan. Nhân viên chứng từ nhập hết tất cả dữ liệu vào phần mềm thật chính xác, ghi lại và in ra tờ khai hải quan hàng xuất.
Sau đó lãnh đạo phòng Xuất nhập khẩu kiểm tra và ký nháy, Tổng Giám Đốc hoặc người được ủy quyền ký tờ khai xuất, đóng dấu và hoàn tất khâu chuẩn bị bộ chứng từ xuất khẩu để khai hải quan.
Nhân viên khai báo hải quan của Công ty nhận hồ sơ từ nhân viên làm chứng từ vào mỗi đầu giờ sang hoặc trưa, sau đó kiểm tra tổng quát tính hợp lệ của bộ hồ sơ đăng ký Hải quan.
Nhân viên Hải quan sẽ ghi đầy đủ chi tiết lô hàng theo mẫu trên sổ khai hàng của Công ty (số tờ khai, mã hàng, số lượng, trị giá).
o Bước 6: Kiểm tra chất lượng hàng hoá
Kiểm tra chất lượng hàng hóa của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng xuất nhập khẩu cùng hải quan đảm nhận, trong vòng 1 – 2 ngày. Công ty cần chuẩn bị trước: mẫu lưu TK nhập, Mời Hải quan kiểm hóa đến cảng kiểm tra hàng XK, lúc này hàng đã có tại cảng Mở niêm phong thùng hàng, xuất trình cho HQ, giải thích các tiêu chí kỹ kỹ thuật.
Nếu là lô hàng phải kiểm tra tỷ lệ phần trăm (có 3 mức 5%, 10% và toàn bộ) thì chi cục lãnh đạo sẽ cho biết nhân viên kiểm hóa hàng, chuyển hồ sơ cho lãnh đạo đội kiểm tra chi tiết hồ sơ, bên kiểm tả chi tiết sẽ phân cán bộ kiểm hóa, kiểm tra tính thuế để ký xác nhận đã làm thủ tục hải quan.
Việc kiểm tra hàng tại kho hàng của Hải quan thành phố Hải phòng, kiểm tra đại diện 10 % tổng số hàng.
Phần dành cho kiểm tra của hải quan rất quan trọng trong khâu kiểm hóa, trên tờ khai sẽ có mức kiểm hóa. Các bước ghi mặt sau tờ khai có 2 trường hợp:
o Bước 7: Thuê phương tiện và mua bảo hiểm
Thuê phương tiện và mua bảo hiểm của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kinh doanh đảm nhận, thời gian để phòng này đảm nhận đó là trong suốt quá trình đi trên đường.
Mua Bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu nhằm giảm bớt rủi ro cho hàng hóa xuất khẩu trong quá trình chuyên chở từ nước người xuất khẩu sang nước người nhập khẩu do Công ty bảo hiểm chịu trách nhiệm. Nhưng hiện nay Công ty chưa có đủ khả năng ký kết các điều kiện thương mại có lợi cho Công ty nên việc mua bảo hiểm tùy thuộc vào đối tác.
Với phương thức bán theo giá FOB thì Công ty sẽ chịu mọi phí tổn cũng như rủi ro về tổn thất hàng hóa cho đến khi hàng hóa được giao hẳn qua lan can tàu tại cảng xếp hàng và không có nghĩa vụ mua bảo hiểm cho hàng hóa, việc mua bảo hiểm này còn tùy thuộc vào nhà nhập khẩu.
Công ty phải cung cấp đầy đủ những thông tin cần thiết để người nhập khẩu mua bảo hiểm cho hàng hóa của họ. Tuy nhiên tùy theo điều kiện ký kết trong hợp đồng và phương thức mua bán giữa hai bên đối tác với nhau và giá FOB nên Công ty mất đi nhiều lợi thế việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Đối với phương thức FCA cũng vậy, mọi chi phí bảo hiểm rủi ro cho hàng hóa đều do bên người mua chịu trách nhiệm.
Tuy nhiên với những phương thức trên thì Công ty cũng sẽ mất đi nhiều lợi nhuận về việc mua bảo hiểm cho hàng hóa. Do đó Công ty cần phải có những cán bộ nhân viên xuất nhập khẩu có kinh nghiệm và am hiểu về các điều kiện thương mại, nghiệp vụ ngoại thương.
Lập bộ chứng từ thanh toán của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế toán đảm nhận, trong vòng 30 ngày.
Sau khi giao hàng, người xuất khẩu nhanh chóng lập bộ chứng từ thanh toán giao trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng. Bộ chứng từ phải chính xác phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung lẫn hình thức (tùy theo phương thức thanh toán mà có những yêu cầu trong bộ chứng từ).
o Bước 9: Thanh lý hợp đồng với đối tác
Thanh lý hợp đồng với đối tác của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do phòng kế toán đảm nhận, trong vòng 30 ngày.
Theo tập quán thương mại quốc tế thì sau khi giao hàng xong thì người bán vẫn chưa hết trách nhiệm với hàng hóa của mình chỉ khi hàng hóa giao lên tàu hoặc cho người vận chuyển thì lúc đó người bán mới hết trách nhiệm của mình. Tùy theo điều kiện giao hàng mà nghĩa vụ của người bán sẽ được quy định cụ thể. Vì vậy quyền sở hữu hàng hóa từ người bán chuyển sang người mua khi người mua chấp nhận hàng. Như vậy, chỉ khi nào hết thời hạn khiếu nại của hợp đồng mà người mua không khiếu nại gì thì Công ty mới hoàn toàn hết trách nhiệm. Trường hợp nếu có xảy ra khiếu nại với khách hàng thì Công ty sẽ có phương hướng đàm phán tìm cách giải quyết vấn đề một cách ổn thỏa nhất tránh tình trạng hủy hợp đồng thì sẽ gây tổn thất cho Công ty.
o Bước 10: Giải quyết khiếu nại (nếu có)
Giải quyết khiếu nại của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh do các phòng sau: phòng kế toán, phòng kinh doanh, phòng marketing, phòng tổ chức hành chính đảm nhận. Trong vòng 60 -90 ngày Công ty sẽ giải quết hết vấn đề kiếu nại.
Trong suốt quá trình thành lập Công ty luôn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng, đối tác và tạo được sự tin tưởng trong quá trình thực hiện hợp đồng không xảy ra mâu thuẫn hay tranh chấp. Tuy nhiên có thể có những mâu thuẫn nhỏ
xảy ra nhưng Công ty và đối tác giải quyết ổn thỏa trong quá trình đàm phán. Vì thế Công ty tạo được sự tín nhiệm trong bạn hàng và các đối tác.
Sự tín nhiệm của bạn hàng đã giúp Công ty có nhiều mối quan hệ tốt đẹp với hầu hết các bạn hàng trong và ngoài nước. Điều đó giúp Công ty có nhiều hợp đồng được ký kết, mua bán dài hạn với đối tác. Đã đưa kim ngạch xuất khẩu của Công ty tăng nhiều đáng kể so với những năm gần đây.
2.2.3. Đánh giá thực trạng nhập khẩu của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
2.2.3.1. Những thành công và kết quả đạt được
Hầu hết 100% các HĐNK của Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh đều được thực hiện thành công. Các chỉ tiêu kinh tế tài chính đặt ra đều hoàn thành khá tốt và vượt mức kế hoạch: Kim ngạch nhập khẩu ngày càng tăng, quy mô nhập khẩu ngày càng lớn.
Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh có sự liên kết chặt chẽ với nhiều cơ sở sản xuất cũng như như những đại lý trong nước và ngoài nước giúp cho nguồn hàng của Công ty luôn ổn định và đáp ứng được các yêu cầu cấp thiết của khách hàng.
Công ty tích cực tham gia các hội chợ, triển lãm, nhằm phát huy tối đa năng lực kinh doanh của mình, tạo điều kiện quảng bá cho các mặt hàng.
Tài chính, Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh thành lập ban đầu với vốn khởi điểm là 9.800.000.000 (VNĐ). Trải qua các năm hoạt động, hiện tại Công ty đã có nguồn lực tài chính tương đối vững mạnh. Tài chính là nhân tố quan trọng đối với mọi hoạt động của Công ty. Một Công ty có nguồn tài chính mạnh thì bước đầu theo đuổi các mục tiêu có phần thuận lợi và thành công. Với nguồn vốn ổn định thì Công ty đã gây dựng được uy tín cũng như niềm tin đối với các bạn hàng. Qua đó giúp cho Công ty thuận lợi hơn trong việc tìm kiếm bạn hàng.
Cơ sở vật chất kỹ thuật, hiện tại Công ty đang thực hiên theo mô hình tập đoàn. Với việc mở rộng quy mô thì cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty cũng sẽ được nâng cấp và hoàn thiện. Khi đó Công ty cũng sẽ đầu tư vào các cơ sở, kho hàng dự trữ nhằm bảo quản hàng tốt hơn.
2.2.3.2. Những hạn chế
Không có sự tính toán dự trù về số lượng hàng hóa cần theo dự báo hay nhu cầu của Công ty, mà chỉ ra quyết định nhập khẩu khi có đơn đặt hàng được lên hệ thống. Chính vì vậy mà khiến việc mua nhập khẩu hàng của Công ty thường không có sự tính toán trước và luôn bị động.
Về thủ tục hải quan Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh có ít nhân viên làm về mảng này và hầu như đều là những nhân viên tuổi đời còn trẻ cũng như ít kinh nghiệm, vì vậy dẫn đến việc một nhân viên phải đảm nhiệm nhiều khâu từ việc chuẩn bị hồ sơ đến việc đến tận hải quan để làm việc, vì vậy mất nhiều thời gian để hoàn thành.
Về kiểm tra chất lượng hàng Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh chưa thực sự kiểm tra chặt chẽ chất lượng hàng hóa nhập khẩu về không có bộ phận đảm nhiệm nhiệm vụ này nên một vài trường hợp hàng hóa đến tay khách hàng bị trả về do không đảm bảo chất lượng yêu cầu.
2.3. Thực trạng đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
2.3.1. Thực trạng đàm phán hợp đồng nhập khẩu tại Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh
Trong thực tế Công ty TNHH TM & XNK Quốc Khánh chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên, hoặc hai bên đã ký những hợp đồng dài hạn và thoả thuận giao hàng theo nhiều lần thì nội dung đặt hàng chỉ nêu những điều
kiện riêng biệt đối với lần đặt hàng đó. Còn những điều kiện khác, hai bên áp dụng theo những hợp đồng đã ký kết trong lần giao dịch trước.
Khi công ty có nhu cầu nhập nhiều hàng hơn với giá trị lớn như bộ nguồn