thành sản phẩm dưới góc độ kế toán quản trị
3.2.2.1. về xây dựng bộ máy kế toán quản trị chi phí - giá thành
Theo mô hình của bộ máy kế toán hiện nay của công ty, để đảm bảo thêm chức năng kế toán quản trị nhưng ko làm phát sinh thêm chi phí nhân sự, đề xuất tổ chức phân công bổ sung nhiệm vụ kế toán quản trị đối với Phó trưởng phòng Kế toán Kinh doanh phụ trách bộ phận kế toán, với các mảng: báo cáo kế toán quản trị, kế toán giá thành. Đồng thời, các kế toán viên đang thực hiện phần hành kế toán nào thì bổ sung thêm các nội dung tương ứng của kế toán quản trị. Ví dụ, đối với phần hành kế toán chi phí, thì kế toán viên cần thực hiện thêm các công việc kế toán quản trị như sau:
- Lựa chọn, đề xuất phương pháp tập hợp chi phí;
- Lập dự toán chi phí sản xuất theo từng đối tượng sản phẩm; - Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo yêu cầu quản trị;
- Phối hợp với nhà cung cấp phần mềm kế toán để thiết kế bổ sung các sổ kế toán, báo cáo kế toán theo nội dung kế toán quản trị.
- Cung cấp thông tin chi tiết, cụ thể về chi phí sản xuất theo yêu cầu của các cấp lãnh đạo trong Công ty.
3.2.2.2. Về phân loại chi phí
Hiện nay, Công ty TNHH Thực phẩm Thiên Hương Phía Bắc chưa tiến hành phân loại chi phí sản xuất chung theo mối quan hệ đối với khối lượng
TT
Khoản mục chi phí Biến phí Định phí Chi phí hỗn hợp
77
sản xuất, thành chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi, mà toàn bộ chi phí sản xuất chung đều đuợc tập hợp vào giá thành sản phẩm trong kỳ theo chi phí thực tế phát sinh, dẫn đến giá thành sản phẩm cao hơn mức bình thuờng.
Để kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ hơn và đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí sản xuất theo yếu tố, công ty cần phân loại chi phí sản xuất thành chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí hỗn hợp. Đồng thời, phân chia chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ là điều kiện để xác định giá thành toàn bộ, giá thành sản xuất theo biến phí hoặc giá thành sản xuất có phân bổ hợp lý chi phí cố định. Các thông tin này có ý nghĩa quan trọng trong việc điều hành sản xuất kinh doanh vì nó liên quan đến chi phí - doanh thu - lợi nhuận và việc xác định điểm hòa vốn của công ty.
Phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí biến đổi đuợc gọi là lãi trên chi phí biến đổi. Bằng cách phân loại này cho thấy trong khoảng thời gian ngắn công ty chua cần trang bị thêm TSCĐ thì chi phí cố định là đại luợng tuơng đối ổn định. Vì vậy muốn tối đa hóa lợi nhuận cần tối đa hóa lãi trên chi phí biến đổi, đây là cơ sở quan trọng cho việc xem xét và đua ra các quyết định liên quan đến chi phí khối luợng lợi nhuận và giá cả. Ta có công thức:
Số du đảm phí = Doanh thu - Chi phí biến đổi Lợi nhuận = Số du đảm phí - Chi phí cố định
Số du đảm phí dùng để bù đắp chi phí cố định. Nếu khối luợng sản xuất giảm thì doanh thu giảm, chi phí biến đổi cũng giảm; trong khi đó chi phí cố định không thay đổi nên lợi nhuận của công ty sẽ giảm. Do vậy, các nhà quản trị doanh nghiệp cần cân nhắc để quyết định việc sản xuất nhu thế nào cho phù hợp.
Mặt khác theo cách phân loại chi phí nhu vậy nhà quản trị có thể xác định đuợc độ lớn đòn bẩy kinh doanh. Doanh nghiệp nào có kết cấu chi phí với chi phí cố định cao sẽ có nhiều cơ hội đem lại lợi nhuận cao nhung cũng
78
đồng thời đi liền với rủi ro kinh doanh lớn. Do đó, công ty cần thiết kế một kết cấu hợp lý về chi phí sao cho phù hợp với đặc điểm, định hướng phát triển của mình.
Công thức tính chi phí khả biến và chi phí bất biến:
Chi phí khả biến Mức độ biến động của chi phí Mức độ biến động của hoạt động Chi phí bất biến = Tổng chi phí - Chi phí khả biến.
Đối với Công ty TNHH Thực phẩm Thiên Hương Phía Bắc, có thể phân loại chi phí sản xuất cháo dinh dưỡng như sau:
I Chi phí trong sản xuất
1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
1.1 Gạo tẻ X
1.2 Bột nêm, gia vị X
2 Chi phí nhân công trực tiếp X
3 Chi phí dụng cụ sản xuất X
4 Chi phí khấu hao TSCD X
5 Chi phí dịch vụ mua ngoài X
6 Chi phí NVL dùng cho phân xưởng X
7 Chi phí bao bì X
8 Chi phí khác bằng tiền X
TT Khoản mục chi phí
Biến phí
Định phí Chi phí hỗn hợp II Chi phí ngoài sản xuất
1 Chi phí bán hàng
1.1 Chi phí nhân viên bán hàng X
1.2 Chi phí quản lý bán hàng X
1.3 Chi phí khấu hao TSCĐ X
1.4 Chi phí khác bằng tiền X
2 Chi phí quản lý doanh nghiệp
2.1 Chi phí bộ phận quản lý X
2.2 Chi phí khấu hao TSCĐ X
2.3 Chi phí khác bằng tiền x
Ngoài ra, còn có các cách phân loại chi phí như sau:
- Phân loại chi phí theo mối quan hệ của chi phí với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm: mục đích xác định phương hướng tiết kiệm chi phí
và hạ giá thành sản phẩm: theo cách này, có thể chia thành chi phí cơ bản và
chi phí chung.
- Phân loại chi phí theo thẩm quyền ra quyết định: có chi phí sản xuất phân xưởng kiểm soát được và chi phí sản xuất phân xưởng không kiểm soát
được; mục đích là giúp nhà quản đốc phân xưởng xác định được chi phí đúng
hơn, hạn chế sự bị động về việc huy động nguồn lực để đảm bảo nâng cao
80
Hiện nay, là một số liệu bí mật, việc lập định mức trong công ty chỉ mới dừng lại ở phòng KCS. Bộ phận này có bóc tách các chi tiết để làm nên một sản phẩm hoàn thành, nhưng đây chỉ là tài liệu nội bộ không công khai cho toàn doanh nghiệp. Trong định mức chi phí chủ yếu do liên quan đến số lượng, chủng loại mà chưa có giá thành đính kèm. Vì vậy, kế toán có thể sử dụng được định mức chi phí đó thì cần phải làm các công việc sau:
Việc xây dựng định mức cần có sự phối hợp của các bộ phận trong công ty. Quy trình xây dựng định mức chi phí sản xuất được thể hiện qua trình tự công việc như sau:
Phòng KCS - Phòng Kế toán Kinh doanh - Phòng Thị trường
Phòng KCS đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết của sản phẩm và xây dựng định mức về mặt số lượng, chủng loại thì chuyển sang phòng kế toán.
Phòng kế toán kết hợp với phòng Thị trường áp giá các loại nguyên vật liệu đó để lên bảng định mức hoàn chỉnh.
Sau khi phòng kế toán có bản định mức hoàn chỉnh cần đưa sang bộ phận kiểm tra (ban giám đốc, KCS,...) để tiến hành kiểm tra, đánh giá.
Như vậy doanh nghiệp sẽ xây dựng được định mức để tính giá thành một cách chuẩn xác nhất. Mặt khác, định mức có thể là biểu mẫu cho các lần tiếp theo, nhưng việc áp giá nguyên vật liệu cần đối chiếu kịp thời giữa giá cả thị trường và giá cả ghi sổ. Từ đó, là cơ sở cho việc lập dự toán chi phí giá thành cho từng đơn đặt hàng hoặc kế hoạch sản xuất trong từng giai đoạn. Đây là bản định mức linh hoạt, có thể thay đổi các giai đoạn hoặc theo từng đơn đặt hàng.
Xây dựng các định mức chi phí: Mặc dù công ty đã xây dựng một hệ thống định mức tương đối chi tiết cho loại sản phẩm cụ thể nhưng trên thực tế việc xây dựng định mức chi phí này không tách được phần chi phí cố định và chi phí biến đổi, do đó công việc lập định mức chi phí cũng sẽ không chính xác. Lý do là đối với hai loại chi phí này có mức độ ứng xử với mức độ hoạt
81
động hoàn toàn khác nhau, do đó khi lập định mức chi phí cho mỗi loại phải xác định mức độ biến thiên của từng loại trong kỳ theo mức độ biến thiên của hoạt động sản xuất thì mới có thể xây dựng được định mức chi phí hợp lý nhất. Như vậy đối với công tác xây dựng định mức chi phí trong công ty cần phải xây dựng một cách đầy đủ cho tất cả các yếu tố chi phí và phải xây dựng định mức chi phí cho từng loại chi phí biến đổi và chi phí cố định.
Đối với chi phí biến đổi căn cứ vào chi phí tiêu hao cho một đơn vị hoạt động của kỳ trước và biến động kỳ này tương tự như đã xây dựng ở phần cơ sở lý luận.
Đối với chi phí cố định là chi phí không đổi khi có mức độ hoạt động thay đổi do đó chi phí cố định tính cho một đơn vị sẽ thay đổi khi mức độ hoạt động này thay đổi.
Vì vậy khi xây dựng định mức chi phí cố định công ty không chỉ căn cứ vào định mức có từ trước mà nên căn cứ cả vào kế hoạch về khối lượng sản xuất để xây dựng sao cho phù hợp. Như chi phí tiền lương bản thân nó có cả phần biến đổi và cố định, như vậy không thể xây dựng định mức chung cho chi phí tiền lương mà cần phải tách biệt riêng lương cho công nhân trực tiếp sản xuất (biến đổi) với lương cho các bộ phận gián tiếp (cố định), hay các khoản chi phí khác, đây cũng là khoản chi phí cũng rất phức tạp mà trong đó bao gồm cả phần biến đổi và cố định do đó không thể xây dựng định mức chi phí chung cho các khoản chi phí này.
3.2.2.4. về công tác lập dự toán chi phí
Trên cơ sở định mức chi phí đã xây dựng việc lập dự toán chỉ cần căn cứ vào kế hoạch sản xuất và được xác định như sau:
Dự toán chi phí = Định mức chi phí x Khối lượng sản phẩm
Tuy nhiên, đối với các khoản chi phí cố định thì nên lập dự toán theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà không tính trên cơ sở định
Chi phí Dự toán Thực tế Số tiềnChênh lệchTỷ lệ (%)
1. Chi phí NVL trực tiếp 2. Chi phí NC trực tiếp 3. Chi phí sản xuất chung
- CP SXC biến đổi - CP SXC cố định
Tổng cộng
82
mức, định mức chỉ là căn cứ để xác định được đơn giá tổng hợp, nhằm so sánh với đơn giá thực hiện.
3.2.2.5. về hệ thống Báo cáo kế toán quản trị chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Hệ thống báo cáo quản trị chi phí phải được xây dựng trên cơ sở hai chức năng chính là hoạch định và chức năng kiểm soát chi phí.
a. Báo cáo chi phí sản xuất:
Việc lập báo cáo chi phí sản xuất trước hết, giúp các nhà quản trị thấy được sự biến động giữa dự toán và thực tế các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung.
Đối với chức năng hoạch định cần phải xây dựng hệ thống báo cáo thể hiện là các dự toán, kế hoạch chi phí sản xuất trong doanh nghiệp, trong đó lập chi tiết cho từng yếu tố chi phí.
Đối với chức năng kiểm soát, cần lập các báo cáo kiểm soát chi phí. Phương pháp này kết hợp được giữa giá phí và chi phí định mức. Với các khoản chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp có thể lấy theo chi phí thực tế phát sinh, còn đối với chi phí sản xuất chung lấy theo chi phí định mức.
Đề xuất mẫu Báo cáo phân tích chi phí được lập dựa trên số liệu thực tế và dự toán của các khoản mục chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung như sau:
83
Chi phí Sản phẩm i (Phân xưởng i) Tổng cộng Kỳ trước Kỳ này Kỳ trước Kỳ này KH TH KH TH Ã 1 2 3 1. Chi phí NVL trực tiếp 2. Chi phí NC trực tiếp 3. Chi phí sản xuât chung 4. Giá thành sản phẩm 5. Ý kiến:
- Nguyên nhân: - Kiến nghị;
- Sổ này có...trang, được đánh số từ trang 1 đến trang... - Ngày mở sổ:...
Ngày...tháng...năm...
Giám đốc Kế toán trưởng Người ghi sổ
(Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
b. Báo cáo giá thành sản phẩm:
Cuối kỳ, kế toán viên có thể lập báo cáo giá thành nhằm kiểm soát chi phí kỳ này so với kỳ trước, giữa kế hoạch và thực hiện để đưa ra quyết định quản trị chi phí kịp thời, chính xác. Đề xuất mẫu Báo cáo giá thành như sau:
84
Bảng 3.2. Báo cáo giá thành sản phẩm
Chỉ tiêu Sản phẩm 1 Sản phẩm 2 • • •
1. Doanh thu 2. Chi phí biến đổi
- Chi phí NVL trực tiếp - Chi phí NC trực tiếp - CP SXC biến đổi - CP bán hàng biến đổi
- CP QL doanh nghiệp biến đổi
3. Số dư đảm phí 4. Chi phí cố định - CP SXC cố định - CP bán hàng cố định - CP QL doanh nghiệp cố định 11. Thu nhập thuần
- Sổ này có...trang, được đánh số từ trang 1 đến trang... - Ngày mở sổ:...
Ngày...tháng...năm...
Kế toán trưởng Phụ trách KT quản trị Người ghi sổ (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
85
c. Báo cáo kết quả kinh doanh:
Sau khi đã phân loại, thu thập đuợc thông tin; kế toán viên sẽ lập và phân tích báo cáo quản trị cho các nhà quản lý kết quả kinh doanh của các sản phẩm theo mẫu nhu sau:
- Sổ này có...trang, đuợc đánh số từ trang 1 đến trang - Ngày mở sổ:...
Ngày...tháng...năm...
Kế toán truởng Phụ trách KT quản trị Nguời ghi sổ (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên) (Ký, họ và tên)
86
3.2.2.6. về phân tích và cung cấp thông tin
a. Hoàn thiện phân tích thông tin chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
Đây là một khâu quan trọng giúp các nhà quản trị đua ra các quyết định về kế hoạch sản xuất kinh doanh. Kế toán viên tiến hành phân tích phân tích chi phí - khối luợng - lợi nhuận, điểm hòa vốn nhằm đánh giá các phuơng án sản xuất, kinh doanh, phát triển sản phẩm của công ty. Đồng thời xem xét sự ảnh huởng của các yếu tố chi phí biến đổi , chi phí cố định và giá bán lợi nhuận của công ty. Trên cơ sở đó, ban giám đốc đua ra các chuơng trình marketing phù hợp và cơ cấu hợp lý số luợng sản xuất đối với từng sản phẩm. Các công thức tính nhu sau:
Chi phí cố định
Sản luợng hòa vốn = --- Lợi nhuận gộp trên 1 đơn vị sản phẩm
Chi phí cố định Doanh thu hòa vốn = ---
Tỷ lệ lợi nhuận gộp
Sản luợng cần thiết để Lợi nhuận kế hoạch + Chi phí cố định Doanh thu cần thiết để
đạt lợi nhuận kế hoạch
Lợi nhuận kế hoạch+Chi phí cố định Tỷ lệ lợi nhuận gộp
Doanh thu an toàn = Doanh thu thực tế - Doanh thu hòa vốn Doanh thu an toàn
Tỷ lệ doanh thu an toàn
Độ lớn đòn bẩy kinh doanh
Doanh thu thực tế Lợi nhuận gộp
87
b. Hoàn thiện cung cấp thông tin chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm
Để đáp ứng các yêu cầu của kế toán quản trị và yêu cầu về thông tin của các nhà quản lý doanh nghiệp, báo cáo kế toán quản trị cần đảm bảo các tiêu chí nhu sau:
- Các thông tin trên báo cáo có đầy đủ các chỉ tiêu phù hợp với tiêu chuẩn đánh giá thông tin đúng với tình huống cần ra quyết định.
- Các số liệu thực tế phát sinh trong kỳ, số liệu dự toán, số định mức của cùng một chỉ tiêu cần đuợc so sánh với nhau để giúp cho nhà quản