Thẻ cú thể được phỏt hành cho cỏ nhõn hay cho cỏc cụng ty. Nếu phỏt hành thẻ cho cỏc cụng ty thỡ phải núi rừ người được uỷ quyền sử dụng thẻ. Người yờu cầu phỏt hành thẻ phải mở tài khoản tại ngõn hàng phỏt hành, thế chấp hay tớn chấp tuỳ thuộc vào mối quan hệ tớn dụng của người yờu cầu với ngõn hàng.
b) Quy trỡnh phỏt hành thẻ
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ phỏt hành thẻ.
Thụng thường khi khỏch hàng muốn phỏt hành thẻ, khỏc hàng đến ngõn hàng phỏt hành để hoàn thành một số thủ tục cần thiết như điền vào giấy tờ xin cấp thẻ, trỡnh một số giấy tờ khỏc như: chứng minh nhõn dõn hoặc hộ chiếu… hồ sơ khỏch hàng cung cấp phải gồm cỏc thụng tin về tờn, địa chỉ, cơ quan cụng tỏc, số chứng minh thư, năng lực phỏp lý… khỏch hàng cú thể yờu cầu phỏt hành thẻ dưới cỏc hỡnh thức tớn chấp, thế chấp, hoặc ký quỹ, tuỳ thuộc và năng lực tài chớnh và qui đinh của ngõn hàng.
Bước 2: Ngõn hàng thẩm định lại hồ sơ
Căn cứ hồ sơ của khỏch hàng, bộ phận thẩm định tiến hành thẩm tra hồ sơ và ra quyết định chấp nhận hoặc từ chối. Ngõn hàng thường xem xột lại hồ sơ được lập đó đỳng chưa, tỡnh hỡnh tài chớnh (nếu cụng ty) hay cỏc khoản thu nhập thường xuyờn của khỏch hàng (nếu là cỏ nhõn), kiểm tra số dư trờn tài khoản khỏch hàng (với trường hợp thẻ ghi nợ), mối quan hệ tớn dụng với khỏch hàng trước đõy (nếu cú)… Với những hồ sơ được chấp nhận, ngõn hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng với khỏch hàng.
Bước 3: Phõn loại khỏch hàng để cấp thẻ:
Nếu việc xem xột hồ sơ cấp thẻ hoàn toàn phự hợp thỡ ngõn hàng cú thể tiến hành phõn loại khỏch hàng. Đối với thẻ ghi nợ thỡ đơn giản hơn vỡ khỏch hàng đó cú tài khoản ở ngõn hàng hay đó ký quỹ để thanh toỏn. Cũn với thẻ tớn dụng thỡ ngõn hàng phải tiến hành xếp loại khỏch hàng để cú một chớnh sỏch tớn dụng riờng.
Bước 4: Ngõn hàng phỏt thẻ cho chủ thẻ
Ngõn hàng yờu cầu chủ thẻ ký tờn và đăng ký chữ ký mẫu ở ngõn hàng. Sau đú bằng kỹ thuật riờng của từng ngõn hàng phỏt hành thẻ, ghi những thụng tin cần thiết về chủ thẻ lờn thẻ như: in nổi tờn chủ thẻ, số thẻ, thời gian hiệu lực, mó số ngõn hàng, tờn cụng ty (nếu cú)… đồng thời mó hoỏ và ấn định mó số cỏ nhõn (PIN) cho chủ thẻ, nhập dữ liệu của chủ thẻ để quản lý.
Khi ngõn hàng giao thẻ cho khỏch hàng thỡ giao luụn cả số PIN và yờu cầu chủ thẻ phải giữ bớ mật. Nếu xảy ra mất tiền do để lộ số PIN, chủ thẻ phải hoàn toàn chịu trỏch nhiệm.
Chủ thẻ Chi nhánh phát hành Trung tâm thẻ (1) (4) (2) (3) Sơ đồ 1.3 NGHIỆP VỤ PHÁT HÀNH THẺ (1) Gửi hồ sơ (2) Thẩm định và gửi đi (3) In và chuyển thẻ (4) Giao thẻ
1.2.3.2 Hoạt động chấp nhận và thanh toỏn thẻ
Nguyờn tắc chung của quy trỡnh chấp nhận và thanh toỏn thẻ là ghi Nợ trước, ghi Cú sau, gồm cỏc bước sau:
Bước 1 : Chủ thẻ mua hàng hoỏ, dịch vụ tại cỏc cơ sở chấp nhận thẻ hoặc rỳt tiền mặt tại ngõn hàng đại lý thanh toỏn (Trước đú, ngõn hàng đó ký hợp đồng với đơn vị cung cấp hàng hoỏ dịch vụ làm đại lý chấp nhận thẻ cho ngõn hàng).
Bước 2: CSCNT xem xột hạn mức thanh toỏn của thẻ và xin cấp phộp Khi khỏch hàng xuất trỡnh thẻ để mua hàng hoỏ, dịch vụ, cỏc cơ sở chấp nhận thẻ phải xem thương vụ cú số tiền thanh toỏn bằng hạn mức thanh toỏn do ngõn hàng thanh toỏn quy định hay khụng. Trường hợp số tiền thanh toỏn lớn hơn hạn mức thanh toỏn thỡ cơ sở phải xin cấp phộp. Việc cấp phộp cú thể được tiến hành tự động (thụng qua mỏy POS terminal hoặc mỏy ATM) hoặc giỏn tiếp khi đại lý nhờ ngõn hàng thanh toỏn thẻ sử dụng mỏy telex liờn lạc xin cấp phộp trực tiếp đến ngõn hàng phỏt hành hoặc cỏc trung tõm cấp phộp toàn cầu (đối với thẻ quốc tế).
Ngân hàng thanh toán (acquire)
Cơ sở chấp nhận thẻ (merchant)
Trung tâm xử lý số liệu (central processing) Ngân hàng phát hành (issuer) (4) (3) (2) (5) (1) (6)
Sơ đồ 1.4 SƠ ĐỒ TỔNG QUÁT VỀ QUÁ TRèNH CẤP PHẫP
Bước 3: Sau khi cấp phộp đó hoàn thành, cơ sở chấp nhận thẻ lập hoỏ đơn thanh toỏn thẻ cho chủ thẻ hoặc trong trường hợp rỳt tiền mặt, mỏy rỳt tiền với thiết bị đọc đầu cuối sẽ tự động lập hoỏ đơn theo chương trỡnh viết sẵn.
Bước 4: Cơ sở chấp nhận thẻ gửi hoỏ đơn thanh toỏn cho ngõn hàng thanh toỏn trong vũng 4 ngày kể từ ngày phỏt sinh giao dịch, cũn trong trường hợp rỳt tiền mặt, mỏy rỳt tiền sẽ tự động truyền dữ liệu về ngõn hàng.
Bước 5: Tại ngõn hàng thanh toỏn, khi tiếp nhận hoỏ đơn và bảng kờ phải kiểm tra tớnh hợp lệ cỏc thụng tin trờn hoỏ đơn và tiến hành ngay việc ghi Nợ vào tài khoản của mỡnh và ghi Cú vào tài khoản của CSCNT trong ngày.
Bước 6: Ngõn hàng thanh toỏn tổng hợp dữ liệu gửi đến trung tõm xử lý dữ liệu (trong trường hợp nối mạng trực tiếp). Nếu ngõn hàng thanh toỏn khụng được nối mạng trực tiếp thỡ gửi hoỏ đơn đũi tiền đến ngõn hàng mà mỡnh làm đại lý thanh toỏn.
Bước 7: Tại trung tõm sẽ tiến hành chọn lọc dữ liệu, phõn loại để bự trừ giữa cỏc ngõn hàng thanh toỏn và ngõn hàng phỏt hành đồng thời thực hiện bỏo Cú và bỏo Nợ trực tiếp cho cỏc ngõn hàng thành viờn. Việc xử lý bự trừ, thanh toỏn được thực hiện thụng qua ngõn hàng thanh toỏn (settlement bank) và ngõn hàng bự trừ.
Chủ thẻ
Cơ sở chấp nhận thanh toán thẻ
Ngân hàng phát hành Tổ chức thẻ quốc tế (7) (8) (9) (10) (1) (3)
Ngân hàng thanh toán
(6) (7)(4) (4)
(5)(2) (2)
Bước 8: Ngõn hàng phỏt hành thẻ khi nhận thụng tin dữ liệu từ trung tõm sẽ tiến hành thanh toỏn. Nếu cú vấn đề tranh chấp đũi tiền cũng phải được thực hiện thụng qua trung tõm xử lý dữ liệu.
Bước 9: Định kỳ trong thỏng, ngõn hàng phỏt hành gửi sao kờ chi tiờu bỏo cho chủ thẻ cỏc khoản đó sử dụng trong thỏng và yờu cầu thanh toỏn.
Bước 10: Chủ thẻ thanh toỏn nợ trực tiếp cho ngõn hàng phỏt hành bằng tiền mặt, chuyển khoản…
Sơ đồ 1.5 SƠ ĐỒ QUÁ TRèNH CHẤP NHẬN THẺ THANH TOÁN
1.2.3.3 Những rủi ro trong hoạt động thanh toỏn thẻa) Rủi ro với ngõn hàng phỏt hành a) Rủi ro với ngõn hàng phỏt hành