Kiểm soát và tiết kiệm chi phí là một yêu cầu cần thiết đối với mọi doanh nghiệp.Tiết kiệm chi phí làm giảm giá thành, tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.Thông qua phân tích tình hình biến động chi phí sản xuất có thể xác định được các khả năng tiềm tàng, các nguyên chủ quan, khách quan tác động đến sự tăng, giảm chi phí thực tế so với dự toán chi phí sản xuất. Từ đó sẽ đề ra được các biện pháp để khắc phục tồn tại, phát huy thế mạnh, xây dựng các phương án hoạt động mới hiệu quả giúp tiết kiệm chi phí.
Phân tích biến động chi phí sản xuất bao gồm phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp, phân tích chi phí sản xuất chung khả biến
1.2.4.1. Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chênh lệch giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh với chi phí nguyên vật liệu dự toán cho khối lượng sản xuất thực tế. Biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sẽ gắn li n với biến động v giá và biến động v lượng.
Biến động về giá là sự chênh lệch giữa giá nguyên vật liệu trực tiếp kỳ thực tế với giá nguyên vật liệu trực tiếp theo dự toán để sản xuất ra lượng sản phẩm nhất định. Xét trên một đơn vị sản phẩm thì nó phản ánh giá cả của một đơn vị nguyên vật liệu để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm đã thay đổi như thế nào so với dự toán.
Ảnh hưởng về ______ Đơn giá
Lượng NVLTT Đơn giá
giá tới biến động = , INVLTT thực tế
- & .
thực tế sử dụng * NVLTT dự toán
NVLIT
[9, tr 124]
Ảnh hưởng biến động về giá có thể âm hay dương.Nếu ảnh hưởng là âm chứng tỏ giá nguyên vật liệu thực tế thấp hơn giá nguyên vật liệu dự toán, tình hình này được đánh giá là tốt nếu chất lượng nguyên vật liệu đảm bảo. Ngược lại ảnh hưởng dương cho thấy giá nguyên vật liệu tăng so với dự toán dẫn đến tăng tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp. Xem xét trên phương diện trung tâm trách nhiệm thì biến động về giá gắn liền tới trách nhiệm của bộ phận cung ứng nguyên vật liệu. Khi kiểm soát biến động về giá, cần quan tâm đến các nguyên nhân do các biến động của giá thị trường, chi phí thu mua, chất lượng nguyên vật liệu, thuế. Từ việc xem xét các nguyên nhân trên, doanh nghiệp có thể đưa ra được các biện pháp xử lý kịp thời để hạn chế ảnh hưởng như lựa chọn nguồn nguyên liệu thay thế, mở rộng nhà cung cấp, xử lý các trường hợp tiêu cực, tiến hành điều chỉnh dự toán cho phù hợp với đi ều kiện mới...
Biến động về lượng cho thấy sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu dự toán, nếu lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng thực tế lớn hơn số lượng nguyên vật liệu trực tiếp dự toán sử dụng thì ảnh hưởng về lượng là dương và ngược lại.
độ hiện đại của công nghệ, trình độ công nhân trong sản xuất, ngay cả chất lượng chất lượng nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến lượng tiêu hao nguyên vật liệu. Bên cạnh đó cũng có những nguyên nhân khách quan gây ảnh hưởng đến lượng tiêu hao nguyên vật liệu như hỏa hoạn, thiên tai, mất điện. Vì vậy, nhà quản trị cần phải tìm hiểu rõ nguyên nhân để từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục phù hợp, hiệu quả
1.2.4.2. Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp
Biến động chi phí nhân công trực tiếp: là chênh lệch giữa chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh với chi phí nhân công dự toán cho khối lượng sản xuất thực tế. Do chi phí nhân công trực tiếp phụ thuộc vào hai nhân tố: năng suất lao động (thời gian lao động) và đơn giá nhân công theo thời gian lao động nên biến
động chi phí nhân công trực tiếp được tách thành biến động năng suất lao động và biến động giá nhân công.
- Biến động năng suất lao động: là chênh lệch số giờ lao động thực tế và số giờ lao động dự toán cho khối lượng sản xuất thực tế, tính theo đơn giá nhân công dự toán.
Nếu biến động năng suất lao động dương, thể hiện số giờ lao động thực tế đã sử dụng nhiều quá mức so với dự toán (năng suất lao động giảm), làm tăng chi phí nhân công trực tiếp và giảm lợi nhuận của doanh nghiệp, nguyên nhân có thể do nhân công được đào tạo kém, thiết bị sản xuất hỏng làm ngừng trệ quá trình sản xuất, hoặc việc giám sát, đốc thúc công nhân kém.Ngược lại nếu biến động năng suất lao động âmthể hiện số giờ lao động thực tế đã sử dụng ít hơn so với dự toán (năng suất lao động), làm giảm chi phí nhân công trực tiếp và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp,nguyên nhân có thể do công nhân được khuyến khích và đào tạo tốt, chất lượng nguyên vật liệu tốt hơn, máy móc thiết bị hoạt động tốt hoặc do kiểm soát tốt quá trình sản xuất.
- Biến động giá nhân công là chênh lệch giữa thực tế và dự toán giá nhân công, tính cho số giờ lao động thực tế sử dụng.
Nếu biến động giá nhân công dương ,thể hiện giá nhân công thực tế cao hơn so với dự toán, làm tăng chi phí nhân công trực tiếp và giảm lợi nhuận của doanh nghiệp Ngược lại, nếu biến động giá nhân công âm thể hiện giá nhân công thực tế thấp hơn so với dự toán, làm giảm chi phí nhân công trực tiếp và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.Biến động do giá thường do các nguyên nhân gắn liền với việc trả công lao động như chế độ lương, sự thay đổi về cơ cấu lao động. Ti ền lương tăng lên khi cơ cấu lao động thay đổi theo hướng tăng tỷ trọng công nhân bậc cao và giảm tỷ trọng công nhân bậc thấp tính trên tổng số giờ lao động được sử dụng, tình hình thị trường cung cấp lao động, chính sách của nhà nước... Ảnh hưởng tăng (giảm) giá là thể hiện sự lãng phí hay tiết kiệm chi phí nhân công trực tiếp, vì vậy, cần phải làm rõ bộ phận chịu trách nhiệm, ảnh hưởng đến công tác quản lý chi phí và giá thành. Nhân tố giá tăng hay giá giảm được đánh giá là tốt hay không tốt còn
phụ thuộc chất lượng nhân công tức là trình độ và năng lực làm việc của công nhân. Neu giá giảm so với dự toán nhưng chất lượng vẫn đảm bảo thì sự biến động đó là tốt và ngược lại.
1.2.4.3. Phân tích biến động chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là một loại chi phí khá phức tạp, bởi nó là một chi phí gián tiếp với nhiều loại chi phí khác nhau về tính chất và được tính vào giá thành các sản phẩm thông qua sự phân bổ, vì vậy sẽ không có một mô hình duy nhất về phương pháp để phân tích chung cho các doanh nghiệp. Thông thường phân tích biến động chi phí sản xuất chung được thực hiện thông qua phân tích biến động biến phí sản xuất chung và phân tích biến động định phí sản xuất chung.
- Phân tích biến động của biến phí sản xuất chung
Biến phí sản xuất chung gồm những chi phí gián tiếp liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất. Chi phí này thường thay đổi theo sự biến thiên của mức độ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp, như: chi phí vật tư gián tiếp, tiền lương bộ phận quản lý trả theo sản phẩm gián tiếp, chi phí năng lượng thay đổi theo số lượng sản phẩm sản xuất...
Ảnh hưởng của nhân tố giá đến biến phí sản xuất chung thường do sự thay đổi của các mức chi phí được xem là biến phí sản xuất chung. Các mức này thay đổi thường do nhi ều nguyên nhân như: đơn giá mua vật tư gián tiếp cũng như các chi phí thu mua thay đổi, sự biến động giá cả chung của thị trường, nhà nước thay đổi mức lương.
Nếu biến phí sản xuất chung được xây dựng chung cho nhi u yếu tố chi phí thueo mức hoạt động thì ảnh hưởng của nhân tố giá được xác định:
Ảnh hưởng v ề giá tới biến phí
SXC
Mức độ hoạt động thực tế
Đơn giá biến phí SXC thực
tế Đơn giá biến phíSXC dự toán -S *
Nếu kết quả tình toán là âm có thể dẫn đến một kết luận tốt thuận lợi liên quan đến công tác quản lý chi phí và giảm giá thành tại doanh nghiệp. Nguợc lại kết quả duơng là ảnh huởng không tốt, do vậy phải kiểm tra các bộ phận có liên quan nhu bộ phận thu mua, cung ứng, bộ phận quản lý...
Ảnh huởng của luợng (mức độ hoạt động) đến biến phí sản xuất chung có thể do các nguyên nhân nhu tình hình thay đổi sản xuất theo nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp, điều kiện trang thiết bị không phù hợp phải giảm sản luợng hoặc dẫn đến năng suất máy móc thiết bị giảm. và đuợc xác định bởi công thức sau: ʌ
Ảnh huởng về Đơn giá biến Mức độ hoạt
, Ấ Mức độ hoạt
luợng tới biến phí = phí SXC thực < động thực tế - J
, * động dự toán
SXC tế ■
[9, tr 132] - Phân tích biến động định phí sản xuất chung: định phí sản xuất chung là các
khoản chi phí phục vụ và quản lý sản xuất thuờng không thay đổi cùng với những thay đổi của các mức độ hoạt động trong phạm vi phù hợp. Biến động định phí sản xuất chung thuờng liên quan đến việc thay đổi cấu trúc sản xuất của doanh nghiệp hoặc do hiệu quả sử dụng năng lực sản xuất của doanh nghiệp.. .Phân tích biến động định phí sản xuất chung thuờng nhằm đánh giá việc sử dụng năng lực tài sản cố định.
Biến động định phí SXC = Định phí SXC thực tế - Định phí SXC dự toán
[9, tr135]
Khi phân tích định phí sản xuất chung, nguời ta cần xem xét định phí tùy ý, định phí bắt buộc cũng nhu định phí kiểm soát đuợc với định phí không kiểm soát đuợc để xác định nguyên nhân, trách nhiệm cụ thể của các bộ phận.
1.2.5. TỔ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán * Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Các chứng từ kế toán ban đầu sử dụng phải thích hợp với từng loại nghiệp cụ kinh tế tài chính, phát sinh ở doanh nghiệp để có thể ghi nhận đuợc đầy đủ thông tin nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Các doanh nghiệp đ u phải sử dụng
hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc để phục vụ kế toán tài chính, đồng thời có thể thiết kế các chứng từ chi tiết phù hợp, phản ánh đầy đủ các yếu tố, nội dung để phục vụ cho việc thu nhận, xử lý, hệ thống hoá thông tin và lập được báo cáo kế toán quản trị chi phí sản xuất theo yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp.
Tiếp theo cần quy định việc ghi nhận thông tin của từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh vào chứng từ. Sau đó, phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý.
Khi chứng từ được chuyển đến phòng kế toán, việc đầu tiên kế toán cần thực hiện là kiểm tra tính hợp lệ, hợp lý và hợp thức của chứng từ.Kế toán có thể ghi đầy đủ thêm các yếu tố liên quan hoặc từ chối không nhận chứng từ bất hợp lý.Chứng từ hợp lý, hợp lệ là yếu tố quan trọng đầu tiên đảm bảo cho số liệu kế toán đáng tin cậy.
* Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Việc xác định hệ thống kế toán quản trị cho phù hợp từng doanh nghiệp là điều kiện cần thiết để hệ thống hoá được thông tin theo yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Đi ều đó tuỳ thuộc chuẩn mực, chế độ kế toán quy định ở mỗi quốc gia. Ở Việt Nam, do Nhà nước có chức năng tổ chức và quản lý thống nhất toàn bộ nền kinh tế quốc dân nên Nhà nước đã ban hành chế độ kế toán, trong đó có hệ thống tài khoản kế toán thống nhất dùng cho từng lĩnh vực. Hệ thống thông tin kế toán thống nhất chỉ quy định các tài khoản cấp 1 và một số tài khoản cấp 2 cần thiết, đủ để phản ánh tài sản và sự vận động của tài sản để lập báo cáo tài chính định kỳ ở các doanh nghiệp. Các doanh nghiệp phải căn cứ vào phạm vi, quy mô, nội dung hoạt động để phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp mình, trên cơ sở các tài khoản trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất mở các tài khoản chi tiết để phục vụ kế toán quản trị. Mặt khác thiết kế tài khoản chi tiết trong kế toán quản trị phải đảm bảo đơn giản, tiện lợi cho công tác kế toán.
Hệ thống sổ kế toán được sử dụng để thu nhận và hệ thống hoá toàn bộ thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp, nhằm lập được các báo cáo kế toán để cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính.
Sổ kế toán được thiết kế theo các mẫu sổ có kết cấu phù hợp để tiện lợi cho việc ghi chép, phân loại, hệ thống hoá thông tin theo tài khoản kế toán tổng hợp, theo chi tiết hoặc kết hợp giữa tổng hợp và chi tiết.
Sổ kế toán chi tiết ghi chép chi tiết, cụ thể số liệu đã ghi chép vào sổ kế toán tổng hợp nhắm hệ thống hoá thông tin kế toán cụ thể theo từng đối tượng quản lý, từng bộ phận phục vụ cho quản trị doanh nghiệp.
Sổ kế toán tổng hợp kết hợp với sổ kế toán chi tiết ghi chép, phản ánh các chỉ tiêu trên tài khoản cấp 1 và chi tiết của nó trên cùng trang sổ nhằm đơn giản hoá công tác kế toán trong trường hợp số liệu chi tiết không nhiều.Loại sổ này cũng có tác dụng phục vụ quản trị doanh nghiệp.
Để thu nhận, xử lý, cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp, cần chú ý đến số lượng sổ, mẫu sổ, loại sổ qua các chỉ tiêu cần phản ánh trong kế toán quản trị chi phí, giá thành phù hợp với yêu cầu quản lý và trình độ trang bị công nghệ xử lý thông tin, trình độ năng lực nhân viên kế toán của doanh nghiệp.
Việc ghi sổ kế toán chi tiết có thể thực hiện đồng thời với việc ghi sổ kế toán tổng hợp hoặc tách rời độc lập. Nhưng theo mô hình kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị thì nên ghi chép đồng thời một thông tin đầu vào sẽ đảm bảo tính thích ứng và hiệu quả của công tác kế toán, trách nhầm lẫn, sai sót.
1.2.6. Phân tích thông tin chi phí phục vụ ra quyết định quản lý
Quyết định kinh doanh là chọn lựa một phương án kinh doanh có hiệu quả phù hợp với đi u kiện kinh doanh của doanh nghiệp từ nhi u phương án kinh doanh khác nhau. Quyết định kinh doanh gắn li n với những hành động và kết quả kinh doanh trong tương lai.Quyết định kinh doanh sẽ không bao giờ thay đổi được quá khứ.Chính đặc điểm này nên quyết định kinh doanh chỉ được kiểm định chứng minh
trong tương lai và vì vậy quyết định của nhà quản trị đi ều hành hiện tại chính là kết quả hoặc hệ quả cho những nhà quản trị kế thừa.
Khi lựa chọn quyết định kinh doanh, nhà quản trị phải xem xét đến nhiều mục tiêu khác nhau như sự cực đại về doanh số, về lợi nhuận, giảm thiểu chi phí, tăng chất lượng phục vụ, sự tồn tại và ổn định của doanh nghiệp...
Quyết định kinh doanh thường ảnh hưởng đến nhu cầu tài chính khác nhau, ảnh hưởng đến các nhu cầu kinh doanh khác nhau. Nếu căn cứ vào thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hưởng và thực thi quyết định kinh doanh, chúng ta có thể chia quyết định kinh doanh thành hai loại:
- Quyết định kinh doanh ngắn hạn: đây chính là quyết định kinh doanh mà thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hưởng và thực thi dưới một năm. Như quyết định về sự tồn tại hay giải thể một bộ phận kinh doanh trong kỳ kế hoạch, quyết định về sự chọn lựa các phương án kinh doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
- Quyết định kinh doanh dài hạn: đây chính là quyết định kinh doanh mà thời gian hiệu lực, thời gian ảnh hưởng và thực thi thường trên một năm. Ví dụ như