Kiểm soát nội bộ được sử dụng khác nhau tùy thuộc vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của đơn vị, nhưng nói chung, kiểm soát nội bộ gồm năm thành phần chính bao gồm: môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát và giám sát các kiểm soát. Dựa trên cơ sở những hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ , kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng được thiết lập nhằm đảm bảo độ an toàn trong hoạt động kinh doanh ngân hàng với năm thành phần chính như sau:
1.2.2.1. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức, hành động của Ban quản trị và Ban giám đốc liên quan đến kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ hoạt động của đơn vị nói chung, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng nói riêng. Môi trường kiểm soát làm nền tảng cho hoạt động kiểm soát trong một TCTC và ảnh hưởng tới mọi hoạt động của tổ chức đó, bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài ngân hàng, tác động trực tiếp đến ý thức của từng thành viên trong ngân hàng, nhằm thực hiện mục tiêu: hoạt động tín dụng an toàn và hiệu quả; hệ thống thông tin, sổ sách, báo cáo hoạt động động tín dụng kịp thời và đáng tin cậy; đảm bảo hoạt động tín dụng tuân thủ các quy trình, quy định của
pháp luật hiện hành; các chính sách và chiến lược kinh doanh mà lãnh đạo quản lý, lãnh đạo điều hành ngân hàng đã đề ra.
Các yếu tố thuộc môi trường kiểm soát:
> Triết lý và phong cách điều hành
Ban điều hành cấp cao nhất của ngân hàng cần ý thức rõ tầm quan trọng của hoạt động tín dụng và KSNB hoạt động tín dụng thông qua việc xây dựng chiến lược và chính sách quản lý rủi ro tín dụng tại ngân hàng và định kỳ phải xem xét, đánh giá các chiến lược, chính sách này.
HĐQT và Ban điều hành ngân hàng cần xác định rõ mục tiêu tăng trưởng tín dụng trong từng thời kỳ và phổ biến chính sách phát triển tín dụng đến cấp thực hiện nghiệp vụ. Đồng thời, phải chú trọng đến việc hoàn thiện chính sách tín dụng và quy trình tín dụng, phổ biến đầy đủ, kịp thời đến từng đối tượng có liên quan.[12]
> Giám sát quản lý
Hội đồng quản trị có trách nhiệm phê duyệt và định kỳ rà soát lại các chiến lược kinh doanh tổng thể và các chính sách quan trọng của ngân hàng, nắm bắt được các rủi ro lớn mà ngân hàng đang gặp phải, lập các mức có thể chấp nhận được cho các rủi ro này và bảo đảm rằng Ban Tổng giám đốc thực hiện những biện pháp cần thiết để xác định, đo lường, giám sát, kiểm soát các rủi ro này, phê duyệt cơ cấu tổ chức và đảm bảo rằng Ban Tổng giám đốc liên tục giám sát tính hiệu quả của hệ thống KSNB. Hội đồng quản trị sẽ chịu trách nhiệm cuối cùng về việc đảm bảo thiết lập, duy trì một hệ thống KSNB đầy đủ và hiệu quả.[15]
Ban Tổng giám đốc có trách nhiệm thực hiện các chiến lược, chính sách đã được Hội đồng quản trị phê duyệt, xây dựng các quy trình để xác định, đo lường, giám sát, kiểm soát rủi ro xảy ra với ngân hàng, duy trì cơ cấu tổ chức với trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ báo cáo được phân định rõ ràng, đảm bảo rằng các trách nhiệm được ủy quyền phải được thực hiện
hiệu quả, vạch ra các chính sách kiểm soát nội bộ thích hợp và giám sát sự đúng đắn và tính hiệu quả của hệ thống KSNB.[15]
> Xây dựng văn hóa kiểm soát:
HĐQT và Ban điều hành ngân hàng cần đẩy mạnh các chuẩn mực trung thực và đạo đức qua các thái độ, hành động và phát ngôn; tạo sự nhận thức về tầm quan trọng của KSNB ở tất cả nhân viên; báo cáo với cấp quản lý về bất kỳ vấn đề nào phát sinh trong quá trình hoạt động, vi phạm chuẩn mực đạo đức, chính sách của ngân hàng nói chung và hoạt động tín dụng nói riêng.[12]
> Xây dựng mô hình tổ chức kiểm tra kiểm soát:
Ngân hàng nên có bộ phận riêng biệt để quản lý thuờng xuyên các danh mục chứa đựng những rủi ro tín dụng khác nhau. Đồng thời, có bộ phận giám sát tổng thể thành phần và chất luợng của danh mục đầu tu tín dụng.[12]
> Thiết lập quy trình tín dụng chặt chẽ
Mỗi NHTM cần căn cứ vào đặc điểm kinh doanh, quy định của nhà nuớc và pháp luật để thiết kế quy định tín dụng hợp lý, đảm bảo đuợc sự liên hoàn, phối hợp giữa các phong nghiệp vụ.[12]
> Cam kết về năng lực:
Chú trọng nâng cao năng lực nhân viên, giao quyền hạn tuơng ứng với năng lực, kinh nghiệm đối với từng nhân viên; thực hiện đào tạo nhân viên trong toàn hệ thống; tổ chức kiểm tra, sát hạch định kỳ năng lực trình độ, đồng thời có chính sách khen thuởng, kỷ luật thích hợp.[12]
> Phân công quyền hạn và trách nhiệm:
Cách thức phân công quyền hạn và trách nhiệm đối với hoạt động tín dụng, tách biệt giữa bộ phận tiếp nhận hồ sơ; thẩm định tín dụng; quyết định tín dụng. Việc phân công quyền hạn và trách nhiệm quy định rõ chức năng, quyền hạn, hạn mức tín dụng cho từng phòng ban, cá nhân.[12]
Các chính sách và thông lệ liên quan đến các hoạt động tuyển dụng, định huớng, đào tạo, đánh giá, huớng dẫn, thăng tiến nhân viên, luơng, thuởng và các biện pháp khắc phục sai sót.
Sự tồn tại của một môi truờng kiểm soát thỏa đáng có thể là một yếu tố tích cực của đơn vị. Tuy nhiên, một môi truờng kiểm soát thỏa đáng có thể giúp giảm rủi ro gian lận nhung không thể ngăn chặn hoàn toàn gian lận. Nguợc lại, những khiếm khuyết trong môi truờng kiểm soát có thể làm giảm hiệu quả của các kiểm soát, nhất là đối với gian lận.
1.2.2.2. Quy trình đánh giá rủi ro
Rủi ro là khả năng ngân hàng không đạt đuợc mục tiêu đề ra do các yếu tố cản trở quá trình thực hiện mục tiêu và có thể xảy ra ở mọi hoạt động ngân hàng và khó có thể kiểm soát đuợc. Rủi ro tín dụng là loại rủi ro lớn nhất trong rủi ro của hoạt động tín dụng, do khách hàng không thực hiện hoặc không có khả năng thực hiện nghĩa vụ của mình theo cam kết. Rủi ro tín dụng thuờng xuyên xảy ra và gây thiệt hại nhiều nhất cho ngân hàng, không thể loại bỏ hoàn toàn, mỗi ngân hàng buộc phải chấp nhận nó và tìm ra giải pháp nhằm hạn chế tới mức có thể chấp nhận đuợc. Vì vậy, đánh giá rủi ro là một quy trình động và tác động lẫn nhau nhằm nhận diện và phân tích các rủi ro để đạt đuợc các mục tiêu của tổ chức, hình thành nền tảng cho việc quyết định các rủi ro nên đuợc quản lý nhu thế nào.
Trên thực tế, mỗi NH đều phải thuờng xuyên đối mặt với nhiều rủi ro bên trong và bên ngoài. Do đó, việc đánh giá rủi ro sẽ đạt chất luợng nếu:
- Ban lãnh đạo quan tâm và khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá và
phân tích tác hại của các rủi ro hiện hữu và tiềm tàng.
- Ngân hàng đã đề ra các biện pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác động của rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó,
có biện pháp để toàn bộ nhân viên nhận thức rõ ràng về tác hại của rủi ro cũng như giới hạn rủi ro tối thiểu mà đơn vị có thể chấp nhận được.
- Ngân hàng đề ra mục tiêu tổng thể cũng như chi tiết để mọi nhân viên có thể lấy đó là cơ sở tham chiếu khi triển khai công việc.
1.2.2.3. Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin
Mỗi ngân hàng nên xây dựng hệ thống thông tin tín dụng cho riêng mình với đầy đủ thông tin về tuân thủ, tác nghiệp, tài chính nội bộ toàn diện và đầy đủ, cũng như thông tin thị trường bên ngoài. Đảm bảo tất cả các nhân viên hiểu thấu đáo và tuân thủ theo các chính sách, thủ tục có liên quan đến nhiệm vụ, trách nhiệm của họ và các thông tin cần thiết khác. Mỗi nhân viên trong ngân hàng được cấp mật khẩu và quyền tiếp xúc riêng vào sự phân cấp , phân quyền mà các cá nhân bên ngoài không thể tiếp cận được. Hệ thống lưu trữ và sử dụng thông tin dưới dạng điện tử và phi điện tử phải được bảo mật, giám sát độc lập và có kế hoạch dự phòng khi có sự cố.[15]
1.2.2.4. Các hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát được xác định ở tất cả các cấp của ngân hàng: rà soát ở cấp cao nhất, kiểm soát hoạt động ở các phòng ban khác nhau, kiểm soát vật chất, kiểm tra sự tuân thủ bằng các hạn mức rủi ro, theo dõi những trường hợp không tuân thủ, hệ thống phê duyệt ủy quyền, xác minh và đối chiếu, sự phân tách trách nhiệm phù hợp. Các hoạt động kiểm soát gồm 2 bước: (i)thiết lập các chính sách và thủ tục kiểm soát; (ii)xác định các chính sách và thủ tục kiểm soát có được tuân thủ.[15] Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng đã được quy định rất cụ thể trong các quy trình, quy định do NHTM ban hành. Việc kiểm soát hoạt động tín dụng được thực hiện thường xuyên, liên tục trong suốt quá trình cho vay đối với KH, nhằm phát hiện kịp thời các dấu hiệu rủi ro cho đến khi KH hoàn thành hết nghĩa vụ với ngân hàng. Các điển hình của KSNB hoạt động tín dụng trong ngân hàng thương mại gồm:
S Giai đoạn thiết lập hồ sơ tín dụng:
Cán bộ tín dụng trực tiếp kiểm tra xác định lại thông tin do khách hàng cung cấp. Kiểm soát thủ tục giấy đề nghị vay vốn, nhằm đảm bảo rằng mọi hồ sơ đề nghị vay vốn của khách hàng đều được cấp có thẩm quyền theo dõi chặt chẽ, đảm bảo sự thận trọng, từ đó trưởng phòng phân công cho cán bộ tín dụng hoặc nhóm thẩm định thích hợp thực hiện thẩm định khoản vay. [12]
S Giai đoạn phân tích tích dụng:
Kiểm soát việc thực hiện phân tích thông tin tín dụng, nhằm đảm bảo thông tin tín dụng được trình bày trung thực, chính xác và khách quan, để làm cơ sở cho cấp xét duyệt cho vay. Kiểm soát công tác thẩm định tín dụng đóng vai trò quan trọng trong quá trình KSNB hoạt động tín dụng, để kiểm soát thẩm định có hiệu quả cần có các hoạt động sau:
- Phân tách trách nhiệm cho cá nhân, phòng ban cụ thể phê duyệt đối với từng hạn mức tín dụng: phê duyệt chung như phê duyệt về lãi suất cho
vay; phê duyệt cụ thể liên quan đến từng nghiệp vụ cụ thể. - Xây dựng hệ thống chấm điểm xếp hạng tín dụng nội bộ.
- Xây dựng mô hình chuẩn cho khâu thẩm định, phân nhóm cho từng loại khách hàng cụ thể.
- Thẩm định tư cách pháp lý của khách hàng.
- Thẩm định về khả năng trả nợ của khách hàng, thông qua việc phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp, phân tích tính khả thi của phương án
SXKD, dự án đầu tư. Cụ thể là việc thẩm định dòng tiền, thẩm định chi
phí sử
dụng vốn, thẩm định các chỉ tiêu NPV, IRR, PP. Từ đó, ngân hàng có cơ sở
HĐBĐ, đăng ký giao dịch bảo đảm đã được KH thực hiện chưa, nhằm bảo đảm rằng mức cho vay hiện hành trên tài sản đảm bảo luôn hợp lý và an toàn.
S Giai đoạn quyết định cấp tín dụng:
Kiểm tra việc thu thập và xử lý thông tin đầy đủ, chính xác hay chưa để từ đó xác định được tính đúng đắn của việc ra quyết định.
Kiểm tra việc tuân thủ về thẩm quyền quyền ra quyết định.
Kiểm tra hồ sơ vay vốn, kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện rút vốn của khách hàng, kiểm tra căn cứ phát tiền vay theo quy định: đối chiếu mục đích nhu cầu vay vốn của KH với chứng từ KH cung cấp, với hạn mức tín dụng của KH, đối chiếu thông tin trên hồ sơ giấy với thông tin trên hệ thống, đối chiếu thông tin về quan hệ tín dụng của khách hàng từ trung tâm thông tin tín dụng Quốc gia Việt Nam nhằm đảm bảo tín đúng đắn của thông tin.
Kiểm tra lại số tiền, cách thức giải ngân, phân kỳ hạn nợ, chứng từ giải ngân và việc hạch toán kế toán của giao dịch viên thực hiện nghiệp vụ. [12]
S Giai đoạn giám sát và quản lý tín dụng:
Kiểm tra thực tế tình hình tài chính sản xuất kinh doanh, tình hình sử dụng vốn vay của khách hàng thông qua việc kiểm tra sổ sách kế toán, các báo cáo tài chính định kỳ, các chứng từ hóa đơn, chứng từ thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng. [12]
Kiểm tra tình hình trả nợ, mối quan hệ giữa khách hàng với đối tác. Giám sát biến động tài khoản của khách hàng.
Kiểm tra tài sản đảm bảo ít nhất 06 tháng 1 lần hoặc theo quy định của ngân hàng, thực hiện kiểm tra, đánh giá lại tài sản đảm bảo nếu thấy cần thiết.
Kiểm tra việc giám sát sử dụng vốn vay của khách hàng có đầy đủ và đúng cam kết trong hợp đồng tín dụng hay không.
Kiểm tra việc áp dụng lãi suất cho vay từng thời kỳ theo thỏa thuận với khách hàng.
Theo dõi diễn biến trạng thái của của các khoản nợ vay.
Theo dõi các khoản nợ vay đến hạn, các khoản vay điều chỉnh lãi suất để đôn đốc khách hàng trả nợ vay gốc và lãi đúng hạn.
Kiểm tra việc gia hạn, điều chỉnh kỳ hạn nợ, việc chuyển nợ quá hạn và trích lập dự phòng rủi ro đảm bảo đúng theo kết quả phân loại nợ.
Phối hợp với các bộ phận liên quan trích tài khoản tiền gửi của khách hàng thu nợ khi có số du.
Áp dụng các hình thức phát mãi TSĐB để thu hồi nợ
1.2.2.5. Giám sát các kiểm soát
Giám sát các kiểm soát là quy trình đánh giá hiệu quả hoạt động của kiểm soát nội bộ trong từng giai đoạn. Hoạt động này phải độc lập và đuợc báo cáo trực tiếp, kịp thời với nhà quản lý để điều chỉnh đúng lúc.
Giám sát thuờng xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động, thông qua các hoạt động quản lý và giám sát do các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện trong trách nhiệm của mình.
Giám sát định kỳ: thuờng thực hiện qua các nhà quản lý và bộ phận kiểm toán nội bộ.
Nhu vậy các bộ phận cấu thành của kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng có tính linh hoạt cao, không đơn giản là một quá trình mà là một quá trình tuơng tác nhiều chiều, trong đó bộ phận nào cũng có thể ảnh huởng đến bộ phận khác. Tại Việt Nam cũng có những quy định hiện hành về kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng nhu: Thông tu 44/2011/TT-NHNN ngày 29/12/2011 quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nuớc ngoài. Nhìn chung về cơ bản các quy định hiện hành về kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng tại Việt Nam
cũng thống nhất với các nội dung kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng trình bày ở trên.