Để xây dựng quy trình kiểm soát tài chính, trước hết Ngân hàng mẹ phải xác định mục tiêu kiểm soát tài chính của toàn ngân hàng và bản thân mỗi doanh nghiệp trong hệ thống phải xác định mục tiêu kiểm soát tài chính cho đơn vị mình. Mục tiêu kiểm soát tài chính là các mốc của các hoạt động tài chính mà Ngân hàng và các công ty thành viên cần đạt được. Các mục tiêu này thường là các chỉ tiêu phản ánh về mặt định tính hay định lượng. Tuy nhiên cần cố gắng lượng hoá các tiêu chuẩn. Các tiêu chuẩn định lượng như tổng doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư...Đồng thời, cần thiết lập hệ thống giám sát, đánh giá hoạt động tài chính cũng như dự báo và kiểm soát được rủi ro từ các hoạt động tài chính để có biện pháp ứng phó linh hoạt. Quy trình kiểm soát tài chính cần chỉ rõ bộ phận đầu mối thực hiện kiểm soát cũng như các bộ phận, tổ chức tham gia phối hợp. Quy trình cũng cần nêu rõ trách nhiệm của từng chủ thể thực hiện kiểm soát tài chính trong đơn vị.
Cụ thể, việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát cho từng báo cáo kiểm soát chủ yếu như sau:
STT Chỉ tiêu Kỳ so sánh Biến động
2016 2015 (+/-) (%)
1.
1 Tổng số CBCNV trung bìnhChi phí nhân sự trung bình 10 10 - 0% 1.
2 (tr/người/tháng)Chi phí hoạt động trung bình/ 30 30 (0) 0% 1. headcount (tr/người/năm)_________ 635 598 (37 -6%
Đối với công tác kiểm soát BCTC
Kiểm soát viên cần phân tích từ tổng quan tình hình hoạt động của CTC, tính toán một số chỉ tiêu chính như: ROE, ROA, doanh thu trung bình/1 nhân sự, chi phí trung bình/1 nhân sự.. .điều này sẽ giúp đánh giá mức độ hoạt động hiệu quả tổng quát của nhân viên tại đơn vị. Đối với các chỉ số hiệu quả VCSH - ROE, hiệu quả tổng tài sản - ROA, trong trường hợp VCSH và tổng tài sản không đổi, khi các chỉ số này biến động tăng là một tín hiệu cho thấy doanh nghiệp đang có lãi nhiều hơn, hiệu quả đầu tư tốt hơn. Với các chỉ số phản ánh hiệu quả quản lý chi phí như chi phí trung bình/1 nhân sự, nếu số nhân sự ở kỳ đánh giá không biến động, chỉ số này tăng lên lại phản ánh vấn đề quản lý chi phí đang chưa được thắt chặt, báo hiệu cho các nhà lãnh đạo cần xem xét lại các mục chi để biết được nguyên nhân và điều chỉnh trong kỳ tiếp theo.
Bên cạnh việc rà soát các chỉ số hiệu quả hoạt động, SFC cần phân tích dòng tiền sử dụng trong CTC từ báo cáo LCTT. Thông thường đối với báo cáo tháng, CTC có thể bỏ qua việc lập báo cáo LCTT, vì vậy nếu trong quá trình rà soát BCTC mà thấy có biến động lớn các khoản mục tiền mặt, công nợ phải thu phải trả, SFC có thể yêu cầu rà soát thêm LCTT để thu thập thêm bằng chứng kiểm soát. Ngoài việc phân tích lợi nhuận, tổng tài sản hay hiệu quả đầu tư, thì phân tích dòng tiền trong doanh nghiệp giúp kiểm soát viên biết được các công ty con có đang thiếu hay quá dư tiền mặt hay không. Nếu tiền mặt đang thiếu hụt, SFC có thể kiến nghị giảm kỳ hạn của các khoản tiền gửi, thúc đẩy quá trình thu nợ để đảm bảo đủ tiền trong lưu thông. Ngược lại, tiền mặt quá dư thừa dễ gây ra chiếm dụng vốn tại CTC mà ngân hàng mẹ không kiểm soát được, với trường hợp này SFC có thể yêu cầu gửi tiền tại ngân hàng mẹ hoặc chuyển lợi nhuận về ngân hàng mẹ.
Ví dụ về việc tính toán các chỉ số hiệu quả đầu tư được thể hiện trong kiểm soát BCTC tại Techcom Finance như sau:
Bảng 3.1: Phân tích hiệu quả sử dụng vốn đầu tư tại Techcom Finance
Trong đó: Chi phí nhân sự________ 3.55 5 3.545 (10 ) 0% 2. 3 2. Chi phí dự phòng rủi ro tín dụng 27 (810) (838) -3049% 4
Tổng lợi nhuận trước thuế_______ 25.194 26.719 1.525 6%
Tỷ lệ chi phí hoạt động/Tổng thu
3. nhập 20,1% 18,3% - Tỷ lệ dự phòng/thu nhập hoạt 3. 2 động 0,1% -2,5% - 2,6% 3. 3 ROE 2,8% 3,1% 0,3% 3. 4 ROA_________________________ 2,8% 3,1% 0,3%
3 Điều chỉnh cho các khoản
Chi phí khấu hao tài sản cố định 3.521 3.88
6
Dự phòng giảm giá các khoản đầu tư ngắn hạn, dài hạn 9.810 (4) Lãi, lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái chưa thực hiện 199 -
Lãi, lỗ từ hoạt động đầu tư (12.65
9)
(28.852 )
Chi phí lãi vay - 1.18
8
Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh trước thay đổi
vốn lưu động 181.670 1 140.78
Tăng, giảm các khoản phải thu (10.03
8) 40.440
Tăng, giảm hàng tồn kho - 164
Tăng, giảm các khoản phải trả (Không kể lãi vay phải trả, thuế TNDN phải nộp)
(6.441) (104.161)
Tăng, giảm chi phí trả trước - 714
Tăng/ (Giảm) chứng khoán kinh doanh - -
Tiền lãi vay đã trả - (1.18
8)
Thuế thu nhập doanh nghiệp đã nộp (34.65
7) ) ((33.675
Tiền thu khác từ hoạt động kinh doanh - 2.11
1 Tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh________________ (59.75
5)
(16.662 )
(Nguồn: Bộ phận kiếm soát tài chính CTC của Techcombank)
Sau khi phân tích biến động chung trong BCĐKT và báo cáo KQHĐKD, SFC sẽ đi vào việc tính các chỉ tiêu hiệu quả hoạt động như ROA, ROE, chi phí hoạt động trung bình/một nhân sự, tỷ lệ chi phí hoạt động/tổng thu nhập.
Nhìn vào bảng tổng hợp trên ta thấy, chỉ số chi phí bình quân một đầu người tăng nhẹ từ 598 triệu VND/người/năm lên 635 triệu VND/người/năm, chi phí hoạt động trên tổng thu nhập tăng từ 18,3% lên 20,1%. Kết hợp với sự hiểu biết về tình hình kinh doanh không mấy biến động của Techcom Finance trong năm 2016, SFC có thể kết luận rằng chi phí được sử dụng kém hiệu quả hơn năm trước. SFC cần thu thập thêm thông tin về tình hình lạm phát, cơ chế tăng lương của Ngân hàng để củng cố kết luận của mình.
Thêm nữa, chỉ số phản ánh hiệu quả vốn chủ sở hữu ROE giảm từ 3,1% năm 2015 xuống c òn 2,8% năm 2016. ROE được tính b ằng LNST chia VCSH bình quân
hai kỳ liền kề, với thực tế VCSH không có biến động, việc giảm này tới từ giảm LNST. Điều này khá phù hợp với kết luận bên trên về sự tăng chi phí hoạt động của Techcom Finance.Từ những kết luận liên đới nhau, SFC cần tổng hợp các ý kiến và trao đổi lại với ban lãnh đạo CTC nhằm đưa ra phương hướng, giải pháp cho vấn đề này.Thêm vào đó, đây cũng là nguyên nhân để SFC thắt chặt ngân sách chi tiêu của Techcom Finance trong năm tới.
Ví dụ về việc phân tích báo cáo LCTT trong kiểm soát BCTC tại Techcom Securities như sau:
thông qua báo cáo LCTT. Báo cáo LCTT hiện tại thường được các CTC lập vào cuối mỗi quý và cuối năm tài chính.
Đơn vị: triệu VND Nhìn vào một số chỉ tiêu trên báo cáo LCTT của Techcom Securities ở trên,sách tế
kiểm soát viên trước tiên nên kiểm tra các chỉ tiêu xem có khớp với BCKQKD và các thuyết minh hay chưa. Ví dụ, kiểm tra LNTT, khấu hao TSCĐ, dự phòng các khoản đầu tư. Sau khi đã đối chiếu các khoản mục, kiểm soát viên dựa vào kinh nghiệm và xét đoán của mình để phân tích các chỉ tiêu chi tiết. Đối với các khoản mục điều chỉnh LNTT, số dự phòng các khoản đầu tư trích trong năm 2016 biến động tăng mạnh từ -4 lên 9.810 triệu VND, điều này cho thấy hiệu quả kém trong đầu tư ngắn hạn và dài hạn, bao gồm các khoản đầu tư tiền gửi, trái phiếu nắm giữ đến ngày đáo hạn. Tiếp đến là chỉ tiêu lãi/lỗ từ hoạt động đầu tư, hoạt động này là các giao dịch mua bán chứng khoán trong kỳ - tài sản tài chính ghi nhận thông qua lãi/lỗ, kết quả lỗ năm nay đã giảm so với năm 2015 (từ lỗ 28.852 triệu VND năm 2015 xuống còn lỗ 12.659 triệu VND năm 2016), cho thấy việc quản lý đầu tư của Techcom Securities đã được cải thiện.
Đối với biến động lợi nhuận kinh doanh trước sự thay đổi vốn lưu động, tình hình tăng giảm các khoản phải thu phải trả thể hiện trên báo cáo LCTT đang thể hiện tình hình tích cực trong việc tối ưu hóa sử dụng các hình thức trả sau. Cụ thể, đối với chỉ tiêu tăng/giảm khoản phải thu, biến động tăng mạnh trong năm 2016 so với năm 2015 (cuối năm 2016 KPT tăng 10.038 triệu VND, cuối năm 2015 KPT giảm 40.440 triệu VND). Bên cạnh đó, đáng chú ý là tiền chi khác cho hoạt động kinh doanh, chỉ tiêu này tăng đáng kể từ 16.662 triệu VND năm 2015 lên đến 59.775 triệu VND năm 2016. Kết hợp với việc rà soát biến động khoản đầu tư không mấy biến động, kiểm soát viên có thể nhận xét về tính hiệu quả của sử dụng tiền tại doanh nghiệp, hỏi thêm ý kiến của CTC xem các khoản chi này cho những mục đích gì và đưa ra các kết luận sâu hơn.
Đối với công tác kiểm soát báo cáo thực hiện ngân sách
Kiểm soát viên bên cạnh việc kiểm soát số thực hiện, SFC cần so sánh các vấn đề khác liên quan tới vĩ mô như đã được bàn bạc khi làm ngân sách như: kế hoạch hoạt động kinh doanh, kế hoạch về tình hình thu nợ, kế hoạch phát triển sản phẩm bán trái phiếu hay kế hoạch tuyển dụng nhân sự...
Ví dụ về việc phân tích theo chiều rộng các chỉ tiêu thực hiện ngân sách trong kiểm soát tài chính tại Techcom AMC như sau:
- Doanh thu
QLTSĐB__________
2.68
4 3.034
35
vào tìm hiểu nguyên nhân chưa đạt ngân sách của doanh thu xử lý nợ. Tuy nhiên nếu tìm hiểu kỹ, có hai vấn đề cần được làm rõ ở đây. Thứ nhất, doanh thu xử lý nợ chưa đạt ngân sách đề ra bản chất có thể do nhân sự chưa tuyển đủ người, vì khi SFC nhìn vào biến động nhân sự theo phòng ban thì bộ phận xử lý nợ vẫn còn thiếu khá nhiều nhân viên, dẫn tới kém hiệu quả trong việc thu nợ. Thứ hai, doanh thu QLTSĐB tuy vượt kế hoạch đề ra, nhưng vấn đề là Techcom AMC đã đi lệch hướng kinh doanh theo chỉ đạo của ngân hàng mẹ, quản lý cả tài sản của ngân hàng khác dẫn tới việc mất tập trung trong công việc của chính ngân hàng mình.
Với những kết luận quan trọng liên quan tới kế hoạch kinh doanh của Techcom AMC, SFC cần họp với các ban, bộ phận liên quan của CTC để đưa ra hướng xử lý.
Đối với báo cáo dự báo KQHĐKD
Kiểm soát viên ngoài việc tổng hợp số liệu gửi Ngân hàng mẹ, cần có sự phân tích mức độ hợp lý trong từng mục doanh thu, chi phí. Hơn nữa, tới ngày khóa sổ của tháng và gửi BCTC chính thức từ CTC là ngày làm việc thứ 5 của tháng sau,
1.1. AMC
Chỉ tiêu Actual 2015 Actual 2016 Budget2016 MTD(+/-) MTD (%) YTD(+/-) YTD (%)
Tổng doanh thu 9128,147. 4 25,029.7 27,203.18 (2,173) 92% 1)(79,80 5% 7 Chi phí hoạt động 7412,910. 2 12,826.1 15,964.21 (3,138) 80% 1)(25,08 2% 8 Chi phí nhân sự 59 6,692. 6,968.60 9,418.52 (2,450) 74% 7)(16,88 8% 7 Headcount 29 3 316 390 (74) 81% (30) 1% 9 Chi phí hoạt động/ HC 24 39. 40.59 40.93 (0.34) 99% Chi phí nhân sự/ HC 34 20. 22.05 24.15 (2.10) 91% ■ Những hoạt động lớn trong tháng: ■ Nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước
■ Những vấn đề còn tồn đọng
TECHCOMBANK
1.1. TCS - IB
rĩ h ỉ tĩ Ă11 TCS
Chl tiêu T9 T8 Var (+/-) Var (%)
Tổng tài sản 1,962,998 1,308,907 654,091 50%
SFC nên có thêm thủ tục so sánh số liệu cuối cùng với số liệu đã được dự báo trước đó vào ngày 25 của tháng dự báo, xem có chênh lệch nào trọng yếu về thu nhập và chi phí không. Nếu có phát sinh chênh lệch lớn, SFC cần nhắc nhở kế toán CTC rút được kinh nghiệm cho những lần dự báo tiếp theo.