Để quản lý tốt các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng, Công ty cần xây dựng và ban hành Quy chế quản lý các khoản nợ phải thu, phân công và xác định rõ trách nhiệm của tập thể, cá nhân trong việc theo dõi, thu hồi, thanh toán các khoản công nợ theo đúng thời hạn đã cam kết.
a. Xây dựng trách nhiệm của các tập thể và cá nhân trong việc quản lý nợ phải thu:
a1.Đối với các khách hàng mua hàng có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên, có ký hợp đồng và địa chỉ rõ ràng, cụ thể:
+ Căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn bán hàng, kế toán mở sổ theo dõi các khoản nợ chi tiết cho từng đối tượng phải thu, theo từng nội dung phải thu, theo thời hạn trả tiền, theo dõi chi tiết phải thu ngắn hạn, phải thu dài hạn và ghi chép theo từng lần thanh toán.
+ Kế toán theo dõi các khoản nợ phải thu phải thường xuyên phân loại các khoản nợ để đôn đốc thu hồi công nợ. Hết tháng phải tiến hành đối chiếu công nợ để làm căn cứ thanh toán công nợ. Tại thời điểm khoá sổ kế toán phải tiến hành đối chiếu 100% công nợ phải thu làm cơ sở lập báo cáo tài chính.
- Đối với hợp đồng của công ty lớn, Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm phối hợp với Phòng kế hoạch để thường xuyên đối chiếu, thu tiền bán hàng; giải quyết cơ chế khuyến khích tiêu thụ sản phẩm cho khách hàng theo quy định của Công ty trên cơ sở việc thanh toán của khách hàng để làm tốt giữa việc tiêu thụ và thu tiền bán hàng.
- Đối với các hợp đồng kinh tế khác: phòng, ban nào được giao trách nhiệm ký hợp đồng với khách hàng thì phải có trách nhiệm giao hàng, đôn đốc việc thanh toán tiền hàng và phối hợp với Phòng Tài chính Kế toán trong việc đối
chiếu thu tiền bán hàng. Chỉ thực hiện cơ chế khuyến khích tiêu thụ sản phẩm cho khách hàng theo quy định của Công ty khi đã thu được tiền bán hàng.
- Thời hạn thanh toán trả sau: Khi ký hợp đổng kinh tế phải ghi rõ thời hạn thanh toán trong vòng từ 20-30 ngày kể từ khi xuất hoá đơn bán hàng. Nếu sau thời gian này chưa thanh toán, bên mua sẽ chịu lãi suất chậm trả theo lãi suất ngày của ngân hàng cho số trả chậm,
a2. Đối với khách hàng mua hàng có giá trị dưới 500 triệu đồng, có hợp đồng và địa chỉ rõ ràng:
- Đối với khách hàng mua lần đầu, khi ký hợp đổng các Cơ quan chủ trì phải ghi rõ thời hạn thanh toán trước khi giao hàng và chỉ giao hàng cho khách khi đã nhận được tiền hàng.
- Đối với khách hàng đã mua nhiều lần, là khách hàng tin cậy, khi ký hợp đồng có thể trả tiền sau nhưng nhân viên của các phòng được phân công theo dõi hợp đồng phải trực tiếp giao hàng và có trách nhiệm đôn đốc khách hàng thanh toán. Nhân viên của Phòng Tài chính Kế toán phối hợp với nhân viên các phòng, thường xuyên đối chiếu công nợ phải thu đến từng khách hàng, đôn đốc thu hồi công nợ. Việc thanh toán tuân thủ theo điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Trước khi bán hàng phải xem xét công nợ của từng khách hàng, yêu cầu khách hàng thanh toán nợ cũ trước khi giao hàng.
- Thời hạn thanh toán trả sau: Trong vòng 30-45 ngày kể từ khi xuất hoá đơn bán hàng.
a3. Đối với khách hàng mua lẻ không có hợp đồng:
- Yêu cầu nhân viên bán hàng của các phòng liên quan phải trực tiếp giao hàng và có trách nhiệm thu tiền bán hàng cũng như chịu trách nhiệm về giá trị tiền hàng đã giao cho khách hàng, phối hợp với nhân viên Phòng tài chính kế toán thường xuyên đối chiếu công nợ phải thu đến từng khách hàng.
- Trường hợp không đối chiếu công nợ và không có căn cứ để xác nhận người mua còn nợ thì người đi bán hàng phải chịu trách nhiệm nộp tiền vào
Công ty.
b. Quyền hạn của Công ty trong việc quản lý nợ phải thu:
- Công ty được quyền bán các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán, nợ phải thu khó đòi, nợ phải thu không đòi được để thu hồi vốn trên nguyên tắc trích lập dự phòng đầy đủ theo quy định và chỉ được bán cho các tổ chức kinh tế có chức năng kinh doanh mua bán nợ, không được bán nợ trực tiếp cho khách nợ.
- Trên cơ sở tham khảo giá của tổ chức định giá, giá thị trường (nếu có), giá bán các khoản nợ do Công ty tự thoả thuận với các bên mua nợ và tự chịu trách nhiệm về quyết định bán khoản nợ phải thu. Các thủ tục trong việc mua bán nợ tuân thủ theo các quy định của Nhà nước, Điều lệ và Quy chế quản lý tài chính của Công ty.
c. Xử lý các khoản nợ phải thu tồn đọng của Công ty:
c1. Xử lý các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi:
- Việc xử lý các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi theo thứ tự sau đây:
+ Xác định rõ nguyên nhân, trách nhiệm của tập thể, cá nhân và yêu cầu tập thể, cá nhân bồi thường theo quy định của pháp luật.
+ Dùng nguồn dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi để bù đắp.
+ Hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh hoặc thu nhập doanh nghiệp, tuỳ từng trường hợp cụ thể.
- Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi đã được xử lý nhưng khách nợ còn tổn tại thì Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm tiếp tục theo dõi ngoài bảng cân đối kế toán và trong thuyết minh báo cáo tài chính trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và phối hợp với các phòng, ban, xí nghiệp có các biện pháp để thu hồi công nợ, nếu thu hổi được nợ thì số tiền thu hồi được sau khi trừ đi các chi phí liên quan, doanh nghiệp được hạch toán và thu nhập của Công ty.
- Các khoản nợ không thu hồi được được xử lý và hạch toán một lần vào kết quả sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty.
c2. Xử lý các khoản nợ phải thu tồn đọng còn có khả năng thu hồi:
- Đối với các khoản nợ phải thu tồn đọng có khả năng thu hồi, các tập thể và cá nhân có trách nhiệm trong việc ký kết hợp đồng, mang hàng đi giao, theo dõi khách hàng phải tích cực đôn đốc và áp dụng mọi biện pháp để thu hồi.
- Đối với các khoản nợ phải thu quá hạn từ 06 tháng trở lên còn có khả năng thu hồi. Phòng Tài chính Kế toán lập dự phòng và hạch toán vào chi phí của Công ty trong 2 năm theo quy định.