Công ty TNHH thiết bị y tế Thiên Y
3.2.1. Kế toán doanh thu
Khảo sát tình hình thực tế tại Công ty TNHH thiết bị y tế Thiên Y cho thấy:
a. Về kế toán doanh thu bán hàng:
Doanh thu của công ty bao gồm: doanh thu bán hàng, doanh thu tài chính và thu nhập khác
Trong đó doanh thu bán thiết bị y tế chiếm tỷ trọng lớn nhất trong hoạt động của công ty
Đặc điểm hàng hóa và phương thức bán hàng của công ty
Hàng hóa công ty là các thiết bị và vật tư y tế nhập khẩu toàn bộ từ nước ngoài bao gồm hai loại : thiết bị y tế và vật tư tiêu hao
+ Thiết bị y tế như : Máy thở, máy chụp X- Quang, máy đo huyết áp, máy theo dõi áp lực tĩnh mạch, máy li tâm, máy xét nghiệm bệnh lao, ... là các thiết bị máy móc cần có lắp đặt, vận hành, bảo trì, bảo hành, sửa chữa và thay thế các phụ tùng.
+ Vật tư y tế : các loại chỉ y tế, các miếng dán y tế, gạc, keo sinh học vá màng não và mạch máu, ... là các loại sản phẩm dùng 1 lần.
Đặc điểm phương thức bán hàng
Khách hàng chủ yếu là các bệnh viện công nên phương thức bán hàng chủ yếu qua hình thức đấu thầu như sau:
Khi khách hàng tổ chức mở thầu phòng kinh doanh căn cứ yêu cầu khách hàng làm hồ sơ thầu và tiến hành tham gia đấu thầu. Sau khi trúng thầu, phòng xuất nhập khẩu sẽ tiến hành nhập khẩu những vật tư và thiết bị y tế đã trúng thầu theo đúng chủng loại, số lượng, nhà sản xuất. Khi hàng về công ty kế toán tiến hành nhập kho, khi khách hàng yêu cầu cung cấp sản phẩm thì phòng kinh doanh tiến hành giao hàng, sau khi giao xong thì chuyển biên bản giao nhận với bệnh viện. Sau khi nhận được biên bản giao nhận với bệnh viện, phòng kế toán xuất hóa đơn, gửi cho khách hàng rồi tiến hành lưu trữ chứng từ và tiến hành ghi sổ. Đồng thời sau khi giao hàng thì phòng kỹ thuật cử nhân viên đến hưỡng dẫn bác sỹ sử dụng máy móc, bảo hành và vận hành máy móc.
Ghi nhận doanh thu:
Doanh thu được ghi nhận khi có biên bản giao nhận hàng hóa + Hóa đơn GTGT + Phiếu xuất kho
hóa, phiếu xuất kho , phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng. Tài khoản dử dụng
Tài khoản 5111 – Doanh thu cung cấp dịch vụ
Sau khi phòng kinh doanh có biên bản giao nhận với bệnh viện thì sẽ chuyển đến phòng kế toán để xuất hóa đơn.
Sau khi giao hàng , kỹ thuật sẽ hướng dẫn bác sĩ sử dụng máy móc, bảo hành, vận hành máy. Phòng kỹ thuật Khách hàng (Bạch Mai, 108 …) Phòng kinh doanh ( đấu thầu )
Có nhu cầu mua vật tư, thiết bị y tế Trúng thầu -> Hợp đồng, giá, sản lượng Phòng xuất nhập khẩu Nhập khẩu những vật tư, thiết bị y tế đã trúng thầu Phòng kế toán
Xuất hóa đơn GTGT
Tập hợp, kiểm tra phân loại chứng từ Nhập số liệu vào phần mền
Hồ sơ thanh toán sẽ được gửi đến khách hàng bao gồm: Biên bản giao nhận hàng hóa + phiếu xuất kho + hóa đơn GTGT để gửi đến bệnh viện
Nhân viên kế toán sẽ lấy giấy báo có của ngân hàng để đối chiếu công nợ Bộ phận kế toán kiểm tra , tập hợp phân loại các hóa đơn GTGT đầu ra để cập nhập số liệu ở hóa đơn bán hàng theo đúng mã khách hàng, hàng hóa được ghi vào máy.
Quy trình ghi sổ
Hàng ngày kế toán căn cứ vào hóa đơn bán ,kế toán nhập vào phần mền Fast , Fast sẽ tự động cập nhập vào sổ chi tiết, sổ nhật ký chung , sổ cái.
Theo trình tự hình thức nhật ký chung khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung , phần mềm sẽ tự động kết chuyển vào các tài khoản liên quan.
Cuối kỳ thực hiện kết chuyển doanh thu 511 sang 911
Nhận xét: Việc hạch toán doanh thu tại Thiên Y được thực hiện đúng với quy định kế toán bộ tài chính đặt ra.
Phụ lục 3.3: Sổ cái tài khoản 511 – Doanh thu cung cấp
Ví dụ: Sau khi có yêu cầu của bệnh viện Bạch Mai theo hợp đồng đã ký, ngày 31/12/2019 phòng kinh doanh của công ty Công ty TNHH thiết bị y tế Thiên Y đã vận chuyển giao cho bệnh viện Bạch Mai 27 bộ dẫn lưu dịch não tủy ngoài kiểu tiêu chuẩn 6 bộ/hộp (910-110A) kèm Catheder cho dẫn lưu não thủy ngoài IDMS (5%) (S4500) 27. Đồng thời kế toán kho đối chiếu yêu cầu mua hàng, phiếu xuất kho lập biên bản giao nhận hàng hóa và trình ký. Phòng kinh doanh giao hàng kèm theo biên bản giao nhận hàng hóa. Giao hàng xong lấy biên bản giao nhận hàng hóa về công ty chuyển cho bộ phận kế toán để bộ phận kế toán xuất hóa đơn.
Sau khi đối chiếu phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, hóa đơn bán hàng, kế toán tiến hành lưu trữ chứng từ kế toán và tiến hành ghi sổ. Trả lại biên bản giao nhận cho phòng kinh doanh.
Hóa đơn bán hàng Sổ chi tiết TK 511 Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 511 Phần mềm FAST BCTC
Phụ lục 3.4: Phiếu xuất kho Phụ lục 3.5: Hóa đơn bán hàng
b) Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu tại Thiên Y là hàng bán bị trả lại.
Hàng bán trả lại : Bệnh viện trả lại vật tư y tế do thừa không dùng đến, hỏng do kỹ thuật
Chứng từ sử dụng: hoá đơn GTGT, Biên bản trả lại vật tư, giấy báo nợ của ngân hàng.
Tài khoản sử dụng:Tài khoản 5212 – Doanh thu hàng bán trả lại
Quy trình lưu chuyển chứng từ và hạch toán kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại tại Thiên Y.
Sau khi phòng kỹ thuật có bảng đối chiếu sản lượng hàng bán trả lại với khách hàng thì sẽ chuyển đến phòng kế toán để kế toán lưu chứng từ và vào ghi sổ sách kế toán.
Hồ sơ thanh toán sẽ được gửi đến khách hàng bao gồm: Bảng đối chiếu sản lượng hàng bán trả lại + Biên bản trả lại hàng và giảm trừ công nợ để gửi đến khách hàng
Nhân viên kế toán sẽ lấy giấy báo nợ của ngân hàng để đối chiếu công nợ Bộ phận kế toán kiểm tra , tập hợp các chứng từ hóa đơn GTGT vào phần mền để cập nhập dữ liệu
Quy trình ghi sổ
Phụ lục 3.6 : Sổ chi tiết tài khoản 5212
Thực tế khi Bệnh viện quân y 175 – Bộ quốc phòng có yêu cầu trả lại hàng do bệnh viện không có nhu cầu sử dụng, bộ phận kỹ thuật lập bảng đối chiếu sản lượng hàng bán trả lại đối chiếu với yêu cầu trả hàng bên mua. Sau khi ra soát xong, bên bộ phận kinh doanh cùng phòng kỹ thuật báo kho, kế toán và giám đốc để rà soát thực hiện yêu cầu trả hàng. Ngày 13/03/2019 Bệnh viện quân y 175 – Bộ quốc phòng tiến hành xuất trả 1 bộ dẫn lưu dịch não tủy từ não thất xuống ổ bụng áp lực trung bình hoặc áp lực thấp Essentinal Shun Kít mua công ty ngày 26/01/2018, và 1 bộ lưu dịch não thủy (Shunt) áp lực trung bình nhập ngày 13/06/2017. Bộ phận kinh doanh, kỹ thuật kết hợp bộ phân kho nhận hàng trả lại, sau khi nhận hàng trả lại xong thì nhận biên bản trả lại hàng và giảm trừ công nợ và phiếu hoàn trả nhà cung cấp giao cho bộ phận kế toán
Sau khi phòng kỹ thuật gửi bảng đối chiếu sản lượng hàng bán trả lại với khách hàng gửi lại bộ phận kế toán, đối chiếu biên bản trả lại hàng và giảm trừ công nợ và phiếu hoàn trả nhà cung cấp sẽ trình sếp ký và lưu lại tại bộ phận kế toán các chứng từ kế toán và tiến hành ghi sổ và gửi lại một bộ cho phía khách hàng.
Phụ lục 3.7: Biên bản trả lại hàng và giảm trừ công nợ Phụ lục 3.8: Phiếu hoàn trả nhà cung cấp
c )Kế toán doanh thu tài chính
Do mô hình hoạt động của Thiên Y nên doanh thu hoạt động tài chính chỉ là lãi tiền gửi ngân hàng ngắn hạn và dài hạn.
Thời điểm ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính là thời điểm thực thu được khoản tiền lãi. Dựa vào sao kê của ngân hàng và sổ phụ ngân hàng kế toán hạch
Hóa đơn hàng bán trả lại Biên bản trả lại vật tư Sổ chi tiết TK 5212 Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 5212 Phần mềm FAST BCTC
toán ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính.
Chứng từ sử dụng để hạch toán: sổ phụ ngân hàng + Giấy báo có Tài khoản sử dụng: Tài khoản 515
Quy trình ghi sổ
Ví dụ như tháng 12/2019, lãi ngân hàng của công ty ở tài khoản Teckcombank là 374.711 đồng. Đây là một khoản doanh thu tài chính của công ty trong tháng 12/2019.
Phụ lục 3.9. : Sổ chi tiết tài khoản 515
Phụ lục 3.10: Trích sổ phụ TK Techcombank năm 2019
a) Doanh thu hoạt động khác
Doanh thu hoạt động khác của công ty là các trang thiết bị y tế tài trợ, dùng thử , khuyến mại cho các đại lý độc quyền ở mỗi quốc gia.
Chứng từ sử dụng: Các hợp đồng Tài khoản sử dụng: TK 711
Cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán khóa sổ đồng thời kết chuyển toàn bộ doanh thu sang đầu TK 911.
Phụ lục 3.11 : Sổ chi tiết tài khoản 711
3.2.2. Kế toán chi phí
Khảo sát thực tế tại Công TNHH thiết bị y tế Thiên Y bao gồm: Chi phí giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng và QLDN, chi phí tài chính và chi phí khác.
a) Chi phí giá vốn
Chi phí giá vốn là chi phí chiếm tỷ trọng cao nhất trong tổng chi phí của doanh nghiệp. Giá vốn hàng bán được ghi nhận vào thời điểm hàng đã bán cho bên khách hàng kế toán xuất hóa đơn GTGT ghi nhận doanh thu đồng thời ghi
Giấy báo có Sổ phụ ngân hàng Sổ chi tiết TK 515 Sổ nhật ký chung Sô cái TK 515 Phần mềm FAST BCTC
nhận giá vốn.
Cách xác định giá vốn
Giá vốn hàng bán = Giá mua hàng + Thuế nhập khẩu + Chi phí mua hàng
Tài khoản sử dụng :
Tài khoản 632 – giá vốn hàng bán và chi tiết
Chứng từ sử dụng: Hóa đơn GTGT , biên bản đối soát sản lượng, phiếu chi, giấy báo nợ
Quy trình luân chuyển chứng từ. Quy trình ghi sổ: Sổ chi tiết TK 632 Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 632 BCTC Hóa đơn bán hàng Hóa đơn hàng bán trả lại Phần mềm FAST Phòng kinh doanh
Lập đơn hàng theo yêu cầu của bệnh viện
Kế toán nội bộ
Kế toán đồng thời ghi nhận doanh thu , giá vốn
Kế toán trưởng
Kiểm tra ,ký duyệt chứng từ
Kế toán tổng hợp
Phân loại, nhập dữ liệu vào Fast
Hàng ngày kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn hàng bán trả lại , kế toán nhập vào phần mềm Fast , Fast sẽ tự động cập nhập vào sổ chi tiết, sổ nhật ký chung , sổ cái.
Công ty sử dụng phương pháp xác định giá vốn hàng bán được quy định tại điểm c khoản 1 Điều 29 Thông tư số 200/2014/TT-BTC là phương pháp tính theo giá đích danh lẻ.
Việc tính giá vốn hàng bán được thực hiện ngay khi nhập số liệu vào phần mền. Theo trình tự hình thức nhật ký chung khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung , phần mềm sẽ tự động kết chuyển vào các tài khoản liên quan.
Cuối kỳ thực hiện kết chuyển giá vốn 632 sang 911 Phụ lục 3.12: Sổ chi tiết tài khoản 632
b - Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp
Với tổng mức chi cho việc quản lý năm 2019 lên tới 20,486 tỷ đồng , và chủ yếu tập trung vào chi tiền lương và các khoản phụ cấp. Vì vậy chứng từ sử dụng ở đây là phiếu lương, phiếu chi tiền mặt, phiếu tạm ứng.
Chứng từ sử dụng:
Hóa đơn GTGT, Phiếu chi, bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, bảng phân bổ CCDC, Bảng thanh toán tiền lương, giấy đề nghị thanh toán, tạm ứng
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp và chi tiết Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý
Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý
Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao tài sản cố định Tài khoản 6425 – Phí và lệ phí
Tài khoản 6428 – Các khoản chi khác bằng tiền
Hàng ngày kế toán căn cứ vào hóa đơn mua hàng, bảng tính lương, bảo hiểm , bảng phân bổ khấu hao TSCĐ , CCDC và các chứng từ liên quan kế toán nhập vào phần mềm Fast , Fast sẽ tự động cập nhập vào sổ chi tiết, sổ nhật ký chung , sổ cái.
Theo trình tự hình thức nhật ký chung khi nghiệp vụ phát sinh, kế toán ghi vào sổ nhật ký chung , phần mền sẽ tự động kết chuyển vào các tài khoản liên quan.
Cuối kỳ thực hiện kết chuyển giá vốn 642 sang 911
Các khoản vận chuyển trong nước được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ví dụ như trong tháng 12/2019 công ty Thiên Y sử dụng cước vận chuyển của công ty cổ phần giao nhận hàng hóa Nasco là 8.276.240 đ (đây là giá chưa thuế
GTGT). Khoản này sẽ được kế toán công ty hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp tháng 12/2019
Công ty kinh doanh các mặt hàng nhập khẩu nhưng công ty không có tài khoản ngoại tệ. Khi thanh toán tiền hàng cho các đối tác nước ngoài thanh toán bằng tài khoản tiền Việt Nam đồng, các khoản chi phí ngân hàng cho các khoản thanh toán quốc tế này sẽ hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp.
Ví dụ ngày 31/01/2019 công ty thanh toán cho đối tác nước ngoài số tiền hàng 31.789,9 USD tính thành tiền Việt Nam đồng là 740.749.608 VNĐ và có khoản phí ngân hàng thanh toán chưa VAT là 4.641.348 Việt Nam đồng và khoản phí này được hạch toán làm chi phí quản lý doanh nghiệp.
Phụ lục 3.13 : Sổ cái tài khoản 642
Phụ lục 3.14 : Trích sổ phụ Public Bank Việt Nam năm 2019 Phụ lục 3.15: Phí thanh toán nước ngoài
Phụ lục 3.16: Hóa đơn GTGT (mua vào)
Quy trình ghi sổ:
Hóa
c – Kế toán chi phí tài chính
-Chi phí tài chính : Chi phí lãi vay + chênh lệch tỷ giá
-Tài khoản sử dụng: 635
-Cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán khóa sổ đồng thời kết chuyển toàn bộ chi phí khác sang đầu TK 911.
- Khoản lãi vay của công ty chủ yếu là vay cá nhân ngoài, hàng tháng công ty cả lãi và gốc.
Quy trình ghi sổ:
Hóa đơn mua hàng
Phiếu chi Ủy nhiệm chi Sổ phụ NH,… Phần mềm FAST Sổ chi tiết TK 642 Sổ nhật ký chung Sổ cái TK 642 BCTC Hợp đồng vay vốn Phiếu chi
Ủy nhiệm chi Sổ phụ NH,… Phần mềm FAST Sổ chi tiết TK 635 Sổ nhật ký chung BCTC
Ví dụ ngày 27/12/2019 Công ty thanh toán cho Đỗ Hương Giang số tiền gốc là 1 tỷ đồng và số tiền lãi tháng 11/2019 là 9.5 triệu đồng. Số tiền lãi này được hạch toán vào chi phí lãi vay của công ty.
-Phụ lục 3.17 : Sổ chi tiết tài khoản 635
-Phụ lục 3.18: Trích sổ phụ Techcombank 2019
d – Kế toán chi phí khác -Chi phí khác: Xóa nợ
-Tài khoản sử dụng: 811
-Cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán khóa sổ đồng thời kết chuyển toàn bộ chi phí khác sang đầu TK 911.
-Phụ lục 3.19 : Sổ chi tiết tài khoản 811
e – Kế toán chi phí thuế TNDN, thuế GTGT, thuế nhập khẩu
-Doanh thu không chịu thuế là doanh thu của các loại vật tư hàng hóa cấy ghép nằm lâu dài trong cơ thể con người: Miếng vá sọ não, thanh nâng ngực, nẹp tự tiêu, vít tự tiêu, miếng vá màng cứng,…
-Doanh thu chịu thuế 5% là doanh thu các mặt hàng không cấy ghép như: kim sinh thiết, Catheter, máy đo áp lực nội soi đa thông số, hệ thống dao mổ siêu âm, …
-Doanh thu chịu thuế 10% là doanh thu về các phụ kiện của các loại may,