2.1.1. Tầm quan trọng của bộ chứng từ trong thanh toán
Việc sử dụng chứng từ trong xuất nhập khẩu là một việc vô cùng quan trọng. Bởi vì xuất phát từ đặc điểm của thương mại quốc tế là các bên mua bán thường ở các quốc gia khác nhau, do dịch mua bán, thực hiện hợp đồng, vận tải, bảo hiểm, thanh toán… thường dựa trên cơ sở các chứng từ. Chứng từ trong thương mại quốc tế là những văn bản chứa đựng các thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, để nhận hàng, để thanh toán, để khiếu nại đòi bồi thường... Các chứng từ này là những bằng chứng có giá trị pháp lý, làm cơ sở cho việc giải quyết mọi vấn đề liên quan tới quan hệ thương mại, cũng như quan hệ thanh toán quốc tế.
Việc nhà xuất khẩu có thu được tiền hay không thì phụ thuộc duy nhất vào việc xuất trình chứng từ có phù hợp hay không phù hợp. Đồng thời ngân hàng sẽ chấp nhận thanh toán khi bộ chứng từ được xuất trình phù hợp đồng nghĩa với việc ngân hàng sẽ không chịu trách nhiệm về sự thật của hàng hóa mà bất cứ chứng từ nào đại diện.
Các ngân hàng với nguồn tài chính dồi dào, uy tín cao được các bên ủy thác với vai trò là trung gian, cam kết có điều kiện với nhà xuất khẩu nếu nhà xuất khẩu xuất trình bộ chứng từ và tuân thủ đúng theo quy định mà người nhập khẩu đề xuất. Như vậy sự tham gia của bên ngân hàng vào phương thức thanh toán tín dụng chứng từ đã đảm bảo lợi ích cho cả đôi bên xuất khẩu và nhập khẩu.
Như vậy trong mối quan hệ trao đổi mua bán hàng hóa, điều ta dễ nhận thấy một tâm lý chung là người mua luôn muốn nhận được hàng rồi mới trả tiền, còn người bán luôn muốn được thanh toán ngay sau khi giao hàng. Điều đó có
thì nằm ở khoảng cách về địa lý giữa 2 bên nên việc giải quyết có đôi chút khó khăn. Cho nên bên mua và bên bán nên chọn cho mình một phương thức thanh toán phù hợp sao cho có thể đảm bảo đôi bên cùng có lợi và đi đến hợp tác lâu dài trong tương lai. Tuy nhiên phải có biện pháp thỏa hiện trong phương thức nhờ thu thanh toán bộ chứng từ, đó là trả tiền khi giao chứng từ chứng nhận quyền sở hữu hay quyền kiểm soát hàng hóa và có bên thứ ba đứng ra làm trung gian cho bên nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu, thay họ đứng ra chịu trách nhiệm trong việc trả tiền và giao chứng từ.
2.1.2. Vai trò của bộ chứng từ đối với người mở L/C khithanh toán Tín dụng chứng từ thanh toán Tín dụng chứng từ
Khi người xuất khẩu và người nhập khẩu chưa có sự tín nhiệm lẫn nhau, chắc chắn một điều là người xuất khẩu không muốn giao hàng trước khi nhận tiền và người nhập khẩu cũng không hề muốn trả tiền khi chưa nhận được hàng, như thế sẽ nắm đàng chuôi nếu bên xuất khẩu không giao hàng, mặt khác nếu là loại hàng hóa nhà xuất khẩu phải sản xuất xong mới có thể giao hàng được thì người nhập khẩu sẽ bị chiếm dụng vốn trong một thời gian dài. Một lần nữa phương thức thanh toán quốc tế tín dụng chứng từ lại chứng tỏ tính ưu việt nổi trội, ngoài việc đứng ra cam kết thanh toán tiền cho người xuất khẩu, Ngân hàng cũng sẽ tư vấn cho nhà nhập khẩu những điều khoản trong hợp đồng để xây dựng một thư tín dụng chặt chẽ, có lợi, đảm bảo nhận được hàng đúng thời hạn được đề ra. Ngân hàng sẽ kiểm tra bộ chứng từ đó có phù hợp với thông lệ quốc tế và luật pháp của từng nước hay không, đồng thời người nhập khẩu cũng kiểm soát được chất lượng cũng như xuất xứ hàng hóa thông qua chứng từ do nhà xuất khẩu xuất trình do cơ quan kiểm định độc lập cấp.
Nói chung, phương thức thanh toán tín dụng chứng từ là phương thức thanh toán sòng phẳng đảm bảo quyền lợi một cách hợp lý cho cả hai bên xuất khẩu và nhập khẩu, mà lợi ích lớn nhất là lợi ích đối kháng của cả hai bên thông qua việc làm cho thời gian trả tiền phù hợp với thời hạn giao hàng.
2.1.3. Vai trò của bộ chứng từ đối với ngân hàng mở L/Ckhi thanh toán Tín dụng chứng từ khi thanh toán Tín dụng chứng từ
Độc lập với hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết giữa các bên, các ngân hàng tham gia phương thức thanh toán tín dụng chứng từ với tư cách là bên cung cấp dịch vụ thanh toán quốc tế, vì vậy, ngân hàng hoàn toàn không bị ràng buộc bởi các tranh chấp liên quan tới tình trạng hàng hoá cũng như các tranh chấp phát sinh xảy ra giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu sau khi người nhập khẩu đã thanh toán tiền cho ngân hàng.
Các quy định ký quỹ L/C cho các doanh nghiệp mở L/C còn giúp ngân hàng phát hành có được một nguồn vốn đáng kể, đặc biệt đối với những trường hợp ký quỹ 100% giá trị L/C sẽ thúc đẩy các hoạt động tín dụng cho vay của ngân hàng như là cho vay xuất nhập khẩu, bảo lãnh, xác nhận v.v… Bởi vì, các doanh nghiệp thường không thể xoay vòng vốn được ngay mà bắt buộc phải vay tại ngân hàng phát hành L/C, một mặt để tiến hành quy trình thanh toán được thuận lợi, mặt khác sẽ tạo được mối quan hệ lâu dài giữa ngân hàng và các doanh nghiệp.
Ngoài ra, thông qua nghiệp vụ thanh toán bằng L/C nên ngân hàng sẽ có một nguồn thu ổn định từ việc mở, sửa đổi, điều chỉnh L/C, phí thông báo, xác nhận L/C. Nhìn vào quy trình thanh toán L/C cho thấy nghiệp vụ thanh toán L/C khá phức tạp, đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao, có thể nói là cao nhất trong các nghiệp vụ ngân hàng, do đó, các khoản phí liên quan khá cao, tạo nên một dịch vụ độc quyền và nguồn thu đáng kể cho ngân hàng.
Tuy nhiên, điều lớn nhất mà phương thức thanh toán L/C mang lại cho ngành ngân hàng là tham gia phương thức này sẽ làm cơ sở để ngân hàng củng cố mối quan hệ với các ngân hàng nước ngoài, từ đó có cơ hội phát triển, quảng bá, mở rộng mạng lưới mang tính toàn cầu. Đồng thời, giúp ngân hàng đa dạng hoá sản phẩm dịch vụ, nâng cao chất lượng phục vụ ngân hàng thông qua các mối quan hệ, học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và đặc biệt thông qua cạnh tranh để
phát triển chung, nâng cao uy tín và tầm quan trọng trên thị trường tài chính Tín dụng quốc tế.
2.1.4. Tìm hiểu về các chứng từ trong thanh toán Tíndụng chứng từ dụng chứng từ
a. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Khái niệm: Hóa đơn thương mại là loại chứng từ cơ bản của công tác
thanh toán, do người bán hàng thảo ra để yêu cầu người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hóa đơn. Hóa đơn thương mại ghi rõ đặc điểm hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị của hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng.
Mục đích: Mục đích chính của hóa đơn thương mại chủ yếu dùng để
thanh toán. Nó như một chứng từ hợp pháp để người bán đòi tiền người mua, vì vậy sẽ ghi rất chi tiết các nội dung liên quan đến tiền như: tổng giá bằng số và chữ, giá của từng mặt hàng, đơn vị, loại tiền,... và có đầy đủ dấu, chữ ký để chắc chắn các nghĩa vụ thanh toán.
Yêu cầu về nội dung:
Người lập hóa đơn phải là người bán (nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người hưởng thụ ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.
Được lập cho người mua hoặc là người mở thư tín dụng.
Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C.
Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.
Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.
Khái niệm: Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading hay Marine Bill
of Lading hay B/L) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển do người có chức năng (người chuyên chở hoặc đại lý của người chuyên chở) phát hành cho người gửi hàng sau khi hàng hóa đã được bốc lên tàu hoặc nhận để chở.
Phân loại:
Căn cứ vào tình trạng bốc xếp hàng hóa:
Vận đơn đã bốc hàng lên tàu (Shipped on board B/L)
Vận đơn nhận hàng để chở (Received for shipment B/L)
Căn cứ vào phê chú trên vận đơn:
Vận đơn hoàn hảo (Clean B/L)
Vận đơn không hoàn hảo (Unclean B/L hoặc Dirty B/L)
Căn cứ vào tính pháp lý của hàng hóa:
Vận đơn gốc (Original B/L)
Vận đơn bản sao (Copy B/L)
Căn cứ vào tính lưu thông của vận đơn:
Vận đơn đích danh (Straight B/L)
Vận đơn theo lệnh (To order B/L)
Vận đơn vô danh (To bearer B/L)
Căn cứ vào phương thức thuê tàu:
Vận đơn tàu chợ (Liner B/L)
Vận đơn tàu chuyến (Voyage Charter B/L)
Căn cứ vào hành trình và phương thức chuyên chở:
Vận đơn đi thẳng (Direct B/L)
Vận đơn chở suốt (Through B/L)
Vận đơn đa phương thức ((Multimodal B/L, Intermodal B/L hoặc Combined B/L)
Surrendered B/L Express B/L Master B/L House B/L Seaway B/L Chức năng:
Vận đơn đường biển là biên lai nhận hàng của người chuyên chở phát hành cho người gửi hàng làm bằng chứng là đã nhận hàng từ người gửi hàng với chủng loại, số lượng và tình trạng hàng hóa như ghi trên vận đơn.
Vận đơn đường biển là bằng chứng về hợp đồng chuyên chở hàng hóa giữa người gửi hàng và người chuyên chở.
Vận đơn đường biển là chứng từ sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn.
c. Bảng kê khai hàng hóa (Packing list)
Khái niệm: Packing list (bảng kê/ phiếu chi tiết hàng hóa) là một thành
phần trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Nó mô tả chi tiết nội dung lô hàng và thông thường không bao gồm giá trị lô hàng.
Chức năng: Bảng kê khai hàng hóa cho ta biết trọng lượng tịnh, trọng
lượng bao gồm cả bao bì, phương thức đóng gói của hàng hóa, loại hàng hóa, số lượng, quy cách đóng gói. Từ đó chúng ta tính toán được một số phần sau:
Sắp xếp kho chứa hàng.
Bố trí phương tiện vận tải.
Bốc dỡ hàng dùng máy móc chuyên dụng hay thuê công nhân.
Mặt hàng có bị kiểm hóa hay không.
d. Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin)
Khái niệm: Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là giấy chứng từ
xác nhận xuất xứ, nguồn gốc hàng hóa do nhà xuất khẩu, hoặc do Phòng Thương mại của nước xuất khẩu cấp, nếu như trong L/C có quy định. Tại Việt Nam, loại
chứng từ này do Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phát hành.
Chức năng:
Đối với người xuất khẩu:
C/O là bằng chứng, chứng từ để nước xuất khẩu chứng minh xuất xứ của hàng giao là phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng.
C/O là một chứng từ thiết yếu trong bộ chứng từ thanh toán để được thanh toán tiền hàng khi sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.
C/O là căn cứ để tiến hành thông quan hàng hóa xuất khẩu.
C/O có tác dụng nói lên phẩm chất của hàng hóa đảm bảo chất lượng hàng khi xuất khẩu, đặc biệt là các hàng thổ sản mà tên của nó gắn liền với tên địa phương nơi sản xuất ra các sản phẩm nổi tiếng trên thế giới.
C/O trong các chế độ ưu đãi phổ cập GSP là cơ sở để tăng khả năng cạnh tranh của hàng hóa và đàm phán tăng giá hàng hoặc giá gia công của nhà xuất khẩu.
Đối với người nhập khẩu:
C/O là cơ sở xác định xuất xứ phù hợp của sản phẩm cần NK, là cơ sở để nhà NK chắc chắn rằng sản phẩm mà họ mua có xuất xứ từ nước mà họ muốn.
C/O là căn cứ để làm thủ tục nhập khẩu.
C/O là căn cứ để nhà nhập khẩu chứng minh không vi phạm những quy định về xuất xứ hàng hóa nhập khẩu.
C/O form A, D là căn cứ để người nhập khẩu được hưởng mức thuế ưu đãi GSP tức là giảm thuế nhập khẩu, giảm chi phí nhập khẩu tăng lợi nhuận kinh doanh.
Khi thủ tục thông quan hàng hóa quy định phải dựa trên sự xuất trình đầy đủ các chứng từ hàng hóa trong đó có bao gồm C/O thì C/O là một căn cứ để cơ quan Hải quan cho phép người xuất khẩu thông quan hàng hóa.
C/O giúp cơ quan Hải quan thuận tiện trong việc kiểm tra và xác định xuất xứ hàng hóa đang làm thủ tục hải quan xuất khẩu, đánh giá được khả năng xuất khẩu thực tế hàng hóa có xuất xứ từ nước mình, xác định tỷ lệ hàng quá cảnh.
Đối với cơ quan Hải quan nước nhập khẩu:
C/O giúp cơ quan Hải quan nước nhập khẩu kiểm tra quản lý được hàng hóa nhập khẩu phù hợp với chính sách ngoại thương và quan hệ kinh tế đối ngoại của Chính phủ nước mình và Chính phủ nước xuất xứ của hàng hóa. Nó còn giúp cơ quan Hải quan ngăn chặn kịp thời hàng hóa từ những nước đang là đối tượng bị hạn chế và cấm nhập khẩu, xác định mức thuế áp dụng cho lô hàng nhập khẩu phù hợp với chế độ thuế quan hiện hành.
e. Giấy chứng nhận bảo hiểm (Certificate of Insurance)
Khái niệm: Giấy chứng nhận bảo hiểm là chứng từ do người bảo hiểm
cấp cho người được bảo hiểm để xác nhận hàng hóa đã được mua bảo hiểm theo điều kiện hợp đồng. Nội dung của giấy chứng nhận bảo hiểm chỉ bao gồm điều khoản nói lên đối tượng được bảo hiểm, các chi tiết cần thiết cho việc tính toán phí bảo hiểm và điều kiện bảo hiểm đã thỏa thuận.
Chức năng:
Chứng nhận cho một lô hàng đã được bảo hiểm, góp phần giải quyết những rủi ro có thể xảy ra trong vận tải quốc tế.
Giải quyết phần nào thiệt hại không mong muốn xảy đến trong vận tải đường biển vì bảo hiểm là hình thức phân tán rủi ro theo nguyên lý cộng đồng.
Giấy tờ quan trọng dùng để khiếu nại hãng bảo hiểm và nhận bồi thường bảo hiểm khi có tranh chấp và kiện tụng xảy ra.
Khái niệm: Hối phiếu đòi nợ là giấy tờ có giá do người ký phát lập, yêu
cầu người bị ký phát thanh toán không điều kiện một số tiền xác định khi có yêu cầu hoặc vào một thời điểm cụ thể nhất định trong tương lai cho người thụ hưởng.
Phân loại:
Căn cứ vào thời hạn thanh toán:
Hối phiếu trả tiền ngay (At sight bill hay Demand bill)
Hối phiếu có kỳ hạn (Usance bill, Time bill)
Căn cứ vào chứng từ kèm theo:
Hối phiếu trơn (Clean bill)
Hối phiếu kèm chứng từ (Documentary bill)
Căn cứ vào tính chuyển nhượng:
Hối phiếu đích danh (Nominal bill)
Hối phiếu vô danh (Holder bill hay Bearer bill)
Hối phiếu chuyển nhượng theo lệnh (Order bill)
Căn cứ vào người ký phát hối phiếu:
Hối phiếu thương mại (Trade bill)
Hối phiếu ngân hàng (Bank draft)
Căn cứ vào trạng thái chấp nhận:
Hối phiếu chưa được ký chấp nhận
Hối phiếu đã được người trả tiền ký chấp nhận
Căn cứ vào loại tiền ghi trên hối phiếu:
Hối phiếu nội tệ
Hối phiếu ngoại tệ
Căn cứ vào cơ sở hình thành hối phiếu:
Hối phiếu thực Hối phiếu khống
Căn cứ vào không gian lưu thông hối phiếu:
Hối phiếu nội địa
Hối phiếu quốc tế
Đặc điểm:
Tính trừu tượng hay tính độc lập.
Tính bắt buộc trả tiền.
Tính lưu thông
2.2. Tiêu chuẩn lập và kiểm tra chứng từ theo UCP 600và ISBP 745