I Ban giám đốc
1 Giám đốc Ban 1 Kỹ sư xây dựng dân dụng - Th.s Quản trị kinh doanh 2 Phó giám đốc ban 1 Th.s quản lý kinh tế
II Phòng tổng hợp
1 Trưởng phòng 1 Th.s Kinh tế xây dựng 2 Phó phòng 1 Kỹ sư điện tử viễn thông 3 Chuyên viên 3 Kỹ sư điện tử viễn thông 3 Chuyên viên 3 Kỹ sư kinh tế xây dựng 4 Chuyên viên 4 Cử nhân quản trị kinh doanh
III Phòng kế toán
1 Trưởng phòng 1 Th.s Quản trị kinh doanh
2 Phó phòng 1 Cử nhân kế toán
3 Tổ trưởng tổ thẩm
tra quyết toán 1 Kỹ sư kinh tế xây dựng
4 Chuyên viên 3 Cử nhân kế toán
5 Chuyên viên 1 Kỹ sư kinh tế xây dựng
IV Tổ xét thầu
1 Tổ trưởng 1 Kỹ sư điện tử viễn thông - Th.s Quản trị kinh doanh 2 Chuyên viên 2 Kỹ sư điện tử viễn thông
V Phòng Dự án 1
1 Trưởng phòng 1 Kỹ sư xây dựng
2 Phó phòng 1 Kỹ sư xây dựng
3 Chuyên viên 3 KS Điện tử viễn thông
4 Chuyên viên 3 Kỹ sư xây dựng
VI Phòng Dự án 2
1 Trưởng phòng 1 Kỹ sư điện tử viễn thông - Th.s Quản lý khoa học công nghệ 2 Chuyên viên 3 KS Điện tử viễn thông
3 Chuyên viên 3 Kỹ sư xây dựng
VII Phòng Dự án 3
1 Trưởng phòng 1 Kỹ sư điện tử viễn thông 2 Chuyên viên 3 KS Điện tử viễn thông
3 Chuyên viên 3 Kỹ sư xây dựng
Tổng cộng 46
3.3. Thực trạng kiểm soát chi phí dự án đầu tư do Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1 – Chi nhánh Tổng Công ty viễn thông MobiFone thực hiện
Việc đánh giá thực trạng việc kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng theo trình tự đầu tư xây dựng sẽ giúp tìm ra được nguyên nhân cũng như giải pháp trong kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng.
Công ty đã thuê các tổ chức tư vấn thiết kế, thẩm tra, thầu, khoan khảo sát, giám sát, thi công, kiểm toán, bảo hiểm đề hỗ trợ công ty quản lý chi phí, các kỹ sư định giá xây dựng có đủ điều kiện năng lực theo quy định của pháp luật thực hiện việc kiểm soát chi phí. Các tổ chức tư vấn quản lý chi phí, các kỹ sư định giá xây dựng chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kiểm soát chi phí theo hợp đồng đã ký với Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1.
Công ty thực hiện phân chia chi phí dự án thành các loại chi phí chủ yếu: - Chi phí trực tiếp:
+ Chi phí xây dựng lắp đặt + Chi phí thiết bị
+ Chi khác gồm:Chi phí hạng mục chung,Chi phí bảo hiểm xây dựng, Chi phí xin cấp điện, Chi phí xin cấp phép xây dựng, Chi phí kiểm toán
- Chi phí gián tiếp
+ Chi phí tư vấn gồm: Chi phí tư vấn khảo sát và lập báo cáo kinh tế kỹ thuật , Chi phí tư vấn thẩm tra thiết kế - dự toán, Chi phí khoan khảo sát, Chi phí tư vấn đấu thầu, Chi phí tư vấn giám sát…
+ Dự phòng
Các chi phí này được thực hiện trong các giai đoạn của triển khai dự án. Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1- Chi nhánh Tổng công ty viễn thông Mobifone đã đưa ra các quy trình quy định để kiểm soát chi phí dự án đầu tư
3.3.1. Thực trạng kiểm soát chi phí dự án đầu tư do Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1 – Chi nhánh Tổng Công ty viễn thông MobiFone thực hiện giai đoạn chuẩn bị dự án
- Giai đoạn chuẩn bị dự án chi phí phát sinh là chi phí tư vấn khảo sát và lập báo cáo kinh tế kỹ thuật , chi phí tư vấn thẩm tra thiết kế - dự toán, chi phí khoan khảo sát.
PDA lập và phê duyệt nhiệm vụ thiết kế -
PDA lập và trình dự toán và kế hoạch lựa chọn thầu tư vấn thiết kế và thẩm tra
PTH thẩm định và trình PD dự toán và kế hoạch lựa
chọn thầu tư vấn
PDA lựa chọn nhà thầu tư vấn và ký hợp đồng (tham chiếu B6)
Tư vấn thiết kế lập nhiệm vụ khảo sát địa
chất
PDA Phê duyệt nhiệm vụ khảo sát địa chất PDA lập và trình dự toán và KH lựa chọn nhà thầu khảo sát PTH thẩm định và trình PD dự toán và kế hoạch lựa chọn thầu tư vấn khảo
sát PDA Lựa chọn nhà thầu khảo
sát địa chất, trình phê, duyệt phương án và dự toán khảo
sát đia chất Tiến hành khoan khảo
sát địa chất, giám sát, báo cáo kết quả khảo sat địa chất (nếu có)
PDA nghiệm thu và chuyển kết quả khảo sát địa chất cho tư vấn
lập BCKTKT
PDA chuyển đơn vị tư vấn thẩm tra hoặc sởXD, bộXD thẩm tra PDA trình thẩm định và phê duyệt BCKTKT Đơn vị thẩm định và trình phê duyệt (PTH hoặc TCT
theo phân cấp)
Phê duyệt dự án
việc kiểm soát các chi phí này được chuyên viên quản lý dự án thực hiện đồng thời cùng với công việc quản lý.
Phương thức lựa chọn nhà thầu đối với các chi phí này được công ty thống nhất đều thực hiện theo phương thức chỉ định thầu. Các đối tác là đơn vị đã nhiều năm thực hiện khảo sát, thẩm tra các dự án xây dựng viễn thông, đủ năng lực kinh nghiệm, nhân viên để đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ của dự án khi được cấp nguồn vốn đầu tư. Đầu các năm tài chính luôn có hoạt động kiểm soát lại hồ sơ năng lực của các nhà thầu đối tác tư vấn, thực hiện cho đơn vị. Trình tự, thủ tục các loại chứng từ đều được công ty xây dựng trong quy trình quản lý.Quy trình triển khai dự án trong giai đoạn chuẩn bị được luân chuyển theo sơ đồ sau:
Nguồn vốn sử dụng đầu tư dự án được Tổng công ty viễn thông Mobifone giao cho đơn vị theo kế hoạch năm khi đối chiếu với đăng ký của đơn vị. Vốn và vị trí được giao phân nhiệm vụ quản lý kiểm soát cho từng chuyên viên quản lý dự án. Tổng công ty sẽ kiểm soát chi phí vốn cấp cho đơn vị thông qua báo cáo sử
dụng vốn hàng tháng, quý, năm nộp lên. Cũng như đăng ký của đơn vị.
Chuyên viên quản lý dự án kiểm soát chi phí thông qua các hoạt động dự án. Vị trí được giao từ Tổng công ty sẽ phù hợp hoặc không phù hợp, chuyên viên sẽ đi khảo sát vị trí xây dựng, thuê đất, mặt bằng xây dựng ( các định mức đơn giá thuê đảm bảo quy định của nhà nước và cả quy định của Tổng công ty về đơn giá thuê). Chi phí thuê mặt bằng không tính trực tiếp vào dự án đầu tư nhưng nó là nhân tố quan trọng ảnh hưởng tới việc vị trí có được chấp nhận xây dựng hay không. Hay tại 2 vị trí gần nhau có các điều kiện gần giống nhau thì cần lựa chọn vị trí mà tại đó chi phí triển khai dự án đó thấp hơn ( vd vị trí có độ phủ sóng như nhau, mật độ dân cư nhưng 1 vị trí khó di chuyển vào, 1 vị trí không hoặc việc cấp điện, cấp phép của các vị trí vị trí nào thuận tiện hơn sẽ được thực hiện).
Chi phí thuê tư vấn được xác định và kiểm soát qua 2 cấp là phòng dự án và phòng tổng hợp. Do đặc thù xây dựng của Ban quản lý dự án hạ tấng 1- Chi nhánh Tổng công ty viễn thông Mobifone. Trạm phát sóng điện thoại đã có thiết kế sơ bộ và sẽ điều chỉnh chi tiết theo từng dự án nên các chuyên viên có thể ước lượng khối lượng công việc cần thực hiện cũng như chi phí để thực hiện 1 trạm. Phòng tổng hợp chuyên viên thẩm định căn cứ theo số liệu chuyên viên của phòng dự án và thông tư, nghị định quyết định của chính phủ (Chi phí tư vấn khảo sát căn cứ thông tư 17/2013/TT-BXD ngày 30/10/2013 của Bộ Xây dựng. Chi phí thẩm tra thiết kế theo quyết định 79/QĐ-BXD ngày 15/02/2017 của Bộ Xây dựng.) để xác định chi phí tư vấn.
Các chi phí khảo sát, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật, thẩm tra, khoan được tính dựa theo bảng dưới đây:
Bảng 3.3: Tính chi phí khảo sát
TT Chi phí trực tiếp Ký hiệu Cách tính
I Trực tiếp phí T 1 Vật liệu (VL) Định mức hạng mục 2 Nhân công (NC) Định mức hạng mục 3 Ca máy (M) Định mức hạng mục Cộng chi phí trực tiếp T VL + NC + M II Chi phí chung C 70% x NC
Giá thành dự toán khảo sát Z T+C
III Thu nhập chịu thuế tính
trước TL ( T+C ) x 6%
Giá trị dự toán trước thuế G G=Z+TL
IV Chi phí lập phương án,
kết quả khảo sát PA 5% x G
V Chi phí hạng mục chung HMC 5% x (T+C+TL)
VII Đơn giá khảo sát trước
thuế ĐG G+PA+HMC
VIII Thuế giá trị gia tăng 10% x G
Bảng 3.4: Tính chi phí lập báo cáo kinh tế kỹ thuật, thẩm tra thiết kế
TT Khoản mục chi Ký hiệu Diễn giải
1 Chi phí chuyên gia Ccg Lương chuyên gia 2 Chi phí quản lý Cql 55% * (Lương chuyên gia) 3 Chi phí khác Ck Chi phí nguyên vật liệu – máy 4 Thu nhập chịu thuế tính
trước TN 6% (Ccg + Cql)
Tổng cộng trước thuế TDT Ccg + Cql + Ck + TN
5 Thuế GTGT VAT 10% (TDT)
Bảng 3.5: Tính chi phí khoan khảo sát công trình