I Chi phí trực tiếp
- Chi phí vật liệu - Chi phí nhân công - Chi phí máy xây dựng
Cộng chi phí trực tiếp VL+NC+M
II Chi phí chung NC*70%
III Thu nhập chịu thuế tính trước (T+CPC)*6%
Giá thành khảo sát
1 Lập phương án và báo cáo khảo sát (T+CPC+TT)*5%
2 Chi phí hạng mục chung ( T+CPC+TT)*5%
Giá trị dự toán trước thuế T+CPC+TT+BC+VC
Thuế VAT G*10%
Giá trị dự toán sau thuế G+VAT
Chi phí khoan khảo sát phát sinh khi trong quá trình khảo sát đơn vị khảo sát thiết kế thông qua phương pháp khảo sát không thường không đủ điều kiện để đưa ra dự toán và bản vẽ thiết kế phù hợp với vị trí, chất đất, địa hình không chắc chắn đảm bảo thì cần có sự tham gia của đơn vị khoan khảo sát địa chất để dự toán và bản vẽ đạt chuẩn, hạn chế rủi ro trong quá trình thi công khi vị trí không đảm bảo, đây cũng là 1 phương pháp để đảm bảo chi phí chi ra được sử dụng đúng hiệu quả công trình.
Báo cáo khoan khảo sát địa chất, khảo sát, đo đạc của đơn vị tư vấn thiết kế là căn cứ để đơn vị thiết kế đưa ra dự toán và bản vẽ thiết kế nhằm xác định tổng mức đầu tư dự toán. Phương án khảo sát, thuyết minh tính toán kết cấu công trình, biên bản nghiệm thu là căn cứ thể hiện trách nhiệm của các bên tham gia dự án công trình.
kinh tế kỹ thuật thực hiện. Các quy định về chuẩn mực, chất lượng, cam kết yếu tố yêu cầu để đảm bảo phát hiện sai sót trong quá trình khảo sát thiết kế, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật. Đánh giá chất lượng thực hiện của đơn vị khảo sát thiết kế đối với công trình dự án.
Hồ sơ nghiệm thu nghiệm thu khảo sát thiết kế, lập báo cáo kinh tế kỹ thuật, thẩm tra dự toán dự án đầu tư là căn cứ kiểm tra đánh giá kết quả sử dụng vốn hay khi để khi chuyển sang giai đoạn kết thúc dự án phòng kiểm toán sẽ kiểm soát quá trình thanh toán các khoản mục chi phí này.
Phòng tổng hợp sẽ thực hiện hoạt động kiểm soát việc lập phê duyệt nhiệm vụ thiết kế, kiểm tra kết quả thực hiện của đơn vị đối tác thực hiện tư vấn khảo sát thiết kế lập dự toán, thẩm tra và khoan khảo sát dự án. Chuyên viên thẩm định sẽ đối chiếu khối lượng từ bản vẽ thiết kế với dự toán được lập, kiểm tra các định mức vật tư, nhân công, máy móc thiết bị… của từng công việc của dự án được sử dụng so với quy định pháp luật về định mức xây dựng. So sánh số liệu chi tiết và tổng hợp khối lượng của tất cả các yếu tố đầu vào để trình phê duyệt tổng mức đầu tư dự án. Nếu có chỉ tiêu vượt so với định mức thì xác định định mức này tăng giảm đúng và hợp lý hay chưa, phù hợp hay không, tại sao từ đó chấp nhận hoặc không chấp nhận giá trị dự toán được lập. Nếu không chấp nhận thì nêu rõ lý do bằng văn bản ( cứng hoặc email) để điều chỉnh cho phù hợp. Nếu chấp nhận thì chuyên viên thẩm định sẽ trình lãnh đạo phòng, từ đó trình phê duyệt lên Giám đốc phê duyệt dự án chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện dự án.
Tiến độ thực hiện khảo sát thiết kế, thẩm tra, khoan khảo sát công trình sẽ do chính đơn vị khảo sát, thẩm tra, khoan khảo sát tự đề ra và thực hiện căn cứ theo phê duyệt của Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1, thỏa thuận khi ký kết hợp đồng dịch vụ tư vấn. Chuyên viên phòng dự án Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1 là đại diện cho giám sát của chủ đầu tư kiểm soát tiến độ, chất lượng, cách xác định chi phí cũng như việc thực hiện theo hợp đồng của các đơn vị đối tác.
Dấu hiệu kết thúc giai đoạn chuẩn bị dự án là khi quyết định phệ duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật đầu tư xây dựng và kế hoạch lựa chọn nhà thầu. Quyết định này
sẽ đầy đủ thông tin từ các căn cứ xác định, xây dựng dự án, tên dự án, loại cấp công trình, chủ đầu tư, địa chỉ thực hiện xây dựng công trình, các đối tác tham gia xác định dự toán dự án, mục đích của việc đầu tư, quy mô, nội dung xây dựng, tổng mức đầu tư được duyệt và dự toán được duyệt, nguồn vốn đầu tư, thời gian thực hiện, các công việc trong giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc dự án đưa công trình vào khai thác sử dụng sẽ do đơn vị nào thực hiện, thời gian tiến hành, hình thức lựa chọn đối tác thực hiện. Trách nhiệm của các bên tham gia.
Trong giai đoạn tiếp theo của dự án các hoạt động thiếp theo sẽ căn cứ vào quyết định này để thực hiện. Các sai phạm, điều chỉnh cần được phát hiện và kiểm soát thường xuyên, nếu có bất thường cần điều tra, điều chỉnh kịp thời.
Trong 5 năm Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1 đi vào hoạt động đã thực hiện số hợp đồng tư vấn khảo sát lập phương án. Chi phí tư vấn được tính theo hệ số là 5.733% với hệ số lặp là 0.64 bởi trong cùng 1 dự án có thể có 1 vị trí trạm cần xây dựng lắp đặt nhưng cũng có dự án 5,10, 20 trạm cần xây dựng, tuy mỗi công trình xây dựng đều khác nhau và có tính đơn nhất nhưng kết cấu tổng thể nhìn chung vẫn có những yếu tố giống nhau. Ban quản lý dự án hạ tầng 1 áo dụng hệ số lặp để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo chi phí này sau khi được giảm không ảnh hưởng tới chật lượng công trình xây dựng cũng như của toàn dự án.
Đơn vị: đồng
Năm Số lượng Chi phí thực hiện
2015 121 4.240.440.406 2016 381 26.719.816.775 2017 174 7.116.233.203 2018 39 1.226.237.396 2019 37 1.219.856.556 Tổng 752 40.522.584.336
Trong 5 năm Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1 đi vào hoạt động đã thực hiện số hợp đồng tư vấn thẩm tra. Phí thẩm tra dự án được Ban áp dụng theo công thức Max( (0,197%+0,191%)*Gxd*1,2; 4.000.000)
Đơn vị: đồng
Năm Số lượng Chi phí thực hiện
2015 112 527.536.246 2016 351 3.894.477.616 2017 164 1.193.719.540 2018 38 216.579.567 2019 37 236.984.000 Tổng 702 6.069.296.969
Trong 5 năm Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1 đi vào hoạt động đã thực hiện số hợp đồng tư vấn khoan khảo sát.
Đơn vị: đồng
Năm Số lượng Chi phí thực hiện
2015 34 600.091.227 2016 179 2.757.357.401 2017 151 2.532.951.101 2018 32 555.895.520 2019 28 600.362.183 Tổng 424 7.046.657.432
Chi phí đã thực hiện sau khi thống kê là một con số không hề nhỏ, kiểm soát chi phí thông qua quy trình quy định của công ty dần được thực hiện một cách có hiệu quả đôi khi vẫn hình thành chi phí lãng phí do nguyên nhân chủ yếu là do hủy trạm dân kiện, không thi công được, không xin được cấp phép xây dựng. Các chi phí đã thực hiện trong giai đoạn này không thành lập được tài sản. Công tác kiểm soát chi phí tại Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1 đã giúp giảm thiểu chi phí này nhưng giá trị vẫn là con số không hề nhỏ và cần được kiểm soát chặt chẽ hơn nữa để tiết kiệm tối ưu nhất.
Phòng Dự án chủ trì việc ký hợp đồng xây dựng với đối tác theo quyết định phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu
Nhà thầu phải nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh tạm ứng theo quy định trong Hợp đồng
Quản lý công tác triển khai thi công xây dựng của nhà thầu
3.3.2. Thực trạng kiểm soát chi phí dự án đầu tư do Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1 – Chi nhánh Tổng Công ty viễn thông MobiFone thực hiện trong giai đoạn thực hiện dự án.
Giai đoạn thực hiện dự án công việc đầu tiên khi bước vào giai đoạn này là lựa chọn nhà thầu thi công xây dựng công trình tùy theo tổng mức đầu tư dự án, căn cứ vào quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế kỹ thuật đầu tư xây dựng và kế hoạch lựa chọn nhà thầu mà việc lựa chọn nhà thầu thi công sẽ được thực hiện theo phương thức nào.
Lựa chọn nhà thầu có rất nhiều phương thức. Công tác lựa chọn nhà thầu sẽ một phần quyết định chất lượng dự án, tiến độ cũng như chi phí thực hiện cho dự án. Chi phí đấu thầu dùng để tổ chức thực hiện công tác lựa chọn nhà thầu. Đơn vị tư vấn đấu thầu sẽ kiểm soát quá trình lựa chọn nhà thầu thi công. Năng lực nhân sự, cam kết, tình hình tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh và đặc biệt là chào giá của các nhà thầu. Phương thức đấu thầu cạnh tranh sẽ giúp chủ đầu tư lựa chọn được nhà thầu tốt nhất cho công trình. Giá cả là cạnh tranh nên chi phí sẽ được tiết kiệm nhưng chất lượng vẫn được đảm bảo khi đơn vị thi công uy tín chất lượng. Đơn vị tư vấn thẩm tra sẽ kiểm soát chất lượng là Phương thức chỉ định thầu rút gọn sẽ tiết kiệm được thời gian đấu thầu, giảm thời gian chờ đợi, nhanh chóng đưa công trình vào triển khai xây dựng.
Quyết định phê duyệt dự toán và Kế hoạch lựa chọn
nhà thầu gói thầu tư vấn giám sát
PDA gửi thư mời tham dự và dự thảo hợp đồng tư vấn cho Nhà thầu được đánh giá có đủ năng lực
kinh nghiệm
Biên bản thương thảo hợp đồng (PDA trực tiếp
thương thảo)
PDA trình Phê duyệt kết quả chỉ định thầu
PDA trình Ký hợp đồng tư vấn giám sát
Trong giai đoạn thực hiện dự án chi phí phát sinh nhiều nhất chính là chi phí xây dựng chiếm tỷ trọng lớn giá trị tổng mức đầu tư dự án. Chi phí này được sử dụng, tập hợp kéo dài suốt thời gian thực hiện dự án. Chi phí giai đoạn này bao gồm chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, thiết bị, chi phí máy thi công, chi phí chung.
- Chi phí nguyên vật liệu, thiết bị : Kiểm soát quá trình sử dụng nguyên vật liệu xây dựng trong hoạt động xây dựng công trình. Hợp đồng với đơn vị tư vấn giám sát sẽ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra giám sát công trình thi công, chi phí thực hiện có đúng theo dự toán bản vẽ được duyệt hay không( vd loại thép, xi măng, cát, đát, các loại vật tư cần có sự lấy mẫu đi kiểm tra đánh giá kết quả bởi các chi phí kiểm nghiệm này đều được công ty chi trả nhằm đảm bảo chất lượng công trình). Việc kiểm tra này diễn ra đồng thời trong quá trình xây dựng: quá trình nhận nguyên vật liệu tại công trình, chất lượng bê tông cát đá theo tỷ lệ, độ nén bê tông, số đốt cột, nhà trạm phòng máy có máy phát điện, điều hòa, quạt gió, mái tôn, các vật tư phục vụ phòng cháy chữa cháy, mini shelter, công tơ điện…. Số lượng vật tư nhiều yêu cầu đầy đủ các biên bản giao nhận. Khối lượng vật tư lớn mà nhân lực kiểm soát đôi khi không đủ không tránh khỏi một số sai sót. Tuy nhiên các đơn vị thực hiện kiểm soát chéo sẽ cố gắng phát hiện các sai phạm một cách kịp thời nhất để sửa chữa, khắc phục kịp thời các sai phạm. Chất lượng vật liệu sẽ ảnh hưởng rất lớn tới công trình nên việc kiểm soát chi phí là vô cùng quan trọng luôn luôn có cần có sự kiểm tra.
- Chi phí nhân công đóng vai trò quan trọng trong quá trình kiểm soat chi phí. Người lao động sẽ sử dụng công cụ lao động (máy móc thiết bị) tác động lên đối tượng lao động (nguyên vật liệu) để xây dựng công trình. Vấn để kiêm soát chi phi nhân công sẽ do đơn vị thi công trực tiếp kiểm soát đơn giá trả cho đơn vị thi công được công ty( chủ đầu tư) thống nhất trong thương thảo hợp đồng. Nhà thầu thi công phải đảm bảo năng lực thi công, trình độ cũng như chất lượng lao động sử dụng. Công tác quản lý nhân lực, chẩm công ở công trường hiện nay do chỉ huy trưởng đảm nhiệm, chỉ huy trưởng sẽ đảm bảo chất lượng công trình, đơn vị giám sát thi công sẽ theo dõi quá trình thực hiện của đơn vị thi công. Do nhân lực không đủ nên chủ đầu tư chỉ đi kiểm tra đột xuất chứ không có đủ điều kiện kiểm tra định kỳ thường xuyên. Do kiêm nhiệm công việc nên quả trình quản lý không diễn ra sát sao, xuất hiện tình trạng do thay thiết kế nên nhân công chưa kịp thời nắm bắt kịp gây ảnh hưởng đến tiến độ công trình, lãng phí thời gian. Trình độ nhân lực cũng ảnh hướng đến chi phí xây dựng công trình. Do thời gian thi công kéo dài và điều kiện thi công khó khăn nên lực lıượng lao dộng luôn luôn biến động, tinh trạng xin nghỉ, nhảy việc diễn ra thường xuyên. Điều này gây tác động xấu đến tiến độ thi công, chất lượng công trình và chi phi thi công xây dựng công trình. Lực lượng lao động cũ, trình độ cao có xu hướng tìm công việc khác có đãi ngộ cao hơn, ổn định hơn. Lực lượng lao động mới phải trài qua thời gian đảo tạo cũng như làm quen với công việc nên khủng đảm bảo tiên độ và gây lãng phí tiền lương nhân công.
- Chi phí vận chuyển, lắp đặt: Chi phí này phát sinh trong quá trình vận chuyển vật tư từ nơi mua hàng tới vị trí xây dựng
- Chi phí sử dụng máy thi công: Máy thi công là công cụ lao động cơ bản, nhờ có máy thi công mà thời gian thi công được rút ngắn. Chi phí máy thi công cần phải được quan tâm và tiến hành kiểm soát một cách chặt chẽ và chủ động. Đơn giá dành cho máy thi công đã được xác định theo dự toán và được đảm bảo không vượt quá định mức quy định của pháp luật. Đơn vị thi công có thể thuê, mua máy thi công nhưng phải đảm bảo chất lượng công trình khi sử dụng may thi công là đảm bảo. Đối với công trình viễn thông tại công ty thì khối lượng máy thi công sử dụng là không lớn chủ yếu là sử dụng máy hàn, máy khoan, nhưng trong quá trình khoan khảo sát địa chất thì máy khoan, máy súc là không thể thiếu, chi phí này đối với mỗi công trình là không quá lớn nhưng tuyệt không được lơ là trong quá trình kiểm soát.
Khối lượng máy thi công sử dụng công ty không thực hiện thanh toán theo chi phí thực tế mà thực hiện theo hình thức hợp đồng trọn gói nên đôi khi phát sinh trường hợp không sử dụng máy hoặc giai đoạn này không sử dụng thì vẫn được thanh toán nếu quá trình kiểm soát không cẩn trọng, sát sao.
- Chi phí sản xuất chung ở công ty chiếm tỷ trọng tương đối nhỏ trong tổng chi phí nhưng lại phức tạp hơn 4 loại chi phí trên do gồm nhiều loại chi phí: chi phí xây dựng nhà tạm, chi phí xin hỗ trợ cấp phép xây dựng, chi phí xin hỗ trợ cấp điện, di chuyển lao động, an toàn lao động,…
Phòng dự án theo dõi, kiểm soát quá trình thực hiện chi phí dự án qua các phương ans trực tiếp và gián tiếp. Là đơn vị soát xét đầu tiên của các khoản chi phí trong công ty, chi phí thực hiện đã đúng theo dự toán hay không, có vượt tổng mức đầu tư hay không, chứng chỉ chất lượng, chứng từ, tài liệu thu thập trong quá trình xây dựng dự án có hợp lý hợp lệ hay không. Phòng dự án tiếp nhận đầu tiên các thông tin liên quan đến dự ans, khi có bất cứ tình huống nào xảy ra tại dự án thì chuyên viên dự án phải nắm được kịp thời, đồng thời đưa ra phương hướng xử lý quyết định cùng lúc đó báo cáo lãnh đạo có thẩm quyền quyết định.
Trong 5 năm Ban Quản Lý Dự án hạ tầng 1 đi vào hoạt động đã thực hiện số hợp đồng tư vấn đấu thầu