6. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN
1.3.2 Rủi ro chủ quan
+ Hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB có một vai trò quan trọng, quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp nói chung và của một tổ chức tín dụng nói riêng. Hệ thống KSNB là tập hợp các chính sách, quy trình, quy định nội bộ, các thông lệ, cơ cấu tổ chức của ngân hàng, được thiết lập và được tổ chức thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu của ngân hàng và đảm báo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời các rủi ro xảy ra. Hệ thống KSNB chặt chẽ, hoạt động hữu hiệu sẽ góp phần làm cho công tác quản lý tài chính nói chung và kiểm soát chi phí nói riêng được hiêu quả. Hệ thống kiểm soát nội bộ tốt đảm bảo các khoản chi phí được thực hiện đúng quy định, hạn chế các khoản chi sai, chi thừa gây thất thoát lãng phí. Điều 14 trong thông tư 13/2018/TT-NHNN quy định yêu cầu về hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
“1. Kiểm soát nội bộ được thực hiện đối với tất cả hoạt động, quy trình nghiệp vụ, các bộ phận tại ngân hàng thương mại (bao gồm trụ sở chính, chi nhánh và các đơn vị phụ thuộc khác), chi nhánh ngân hàng nước ngoài nhằm đảm bảo các yêu cầu sau đây:
a) Các hoạt động của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài tuân thủ quy định của pháp luật;
b) Kiểm soát xung đột lợi ích; phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi vi phạm; c) Nâng cao nhận thức về vai trò, trách nhiệm của cá nhân, bộ phận đối với kiểm soát nội bộ để xây dựng, duy trì văn hóa kiểm soát của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.
2. Kiểm soát nội bộ được thực hiện thông qua hoạt động kiểm soát, cơ chế trao đổi thông tin và hệ thống thông tin quản lý.”
Mức độ trưởng thành của KSNB rõ ràng sẽ cần phải theo kịp mức độ trưởng thành của quản trị ngân hàng nói chung và quản trị rủi ro nói riêng. Mặc dù kiểm soát tuân thủ vẫn là một mục tiêu quan trọng, yêu cầu kiểm soát theo định hướng rủi ro sẽ là động lực thúc đẩy các thay đổi về chất và lượng của hoạt động KSNB.
Thay đổi trong phương pháp lập kế hoạch kiểm soát dựa trên những phân tích, đánh giá về rủi ro trọng yếu và các hoạt động quan trọng của ngân hàng sẽ là những nội dung chúng ta chứng kiến trong tương lai.
+ Quy trình nghiệp vụ
Mỗi ngân hàng đều có quy định về quy trình nghiệp vụ cụ thể như quy trình cấp tín dụng, quy trình mua sắm hàng hóa dịch vụ, quy trình hạch toán kế toán,… áp dụng chung cho cả hệ thống và trong từng thời kỳ. Những quy trình này được NHTM xây dựng dựa trên hành lang pháp lý của pháp luật Việt Nam và quy định của NHNN. Tuy nhiên, quy trình càng chặt chẽ, cụ thể, chi tiết, thì quá trình kiểm soát thực hiện ở mỗi bộ phận càng dễ dàng.
+ Mô hình tổ chức
Mô hình tổ chức của NHTM là hình thức phân chia đơn vị thành các bộ phận, phòng ban hoạt động theo từng nhiệm vụ cụ thể. NHTM có mô hình tổ chức tốt, phù hợp với quy mô và đặc điểm kinh doanh sẽ tạo điều kiện cho việc vận hành các quy định quản trị nói chung và kiểm soát chi phí nói riêng một cách trơn tru và thông suốt. Ngược lại, nếu cơ cấu tổ chức hoạt động của NHTM không phù hợp sẽ gây đến hiện tượng chồng chéo chức năng nhiệm vụ, không gắn liền trách nhiệm đơn vị cá nhân, gây thất thoát, lãng phí.
+ Bộ máy vận hành và kiểm soát chi phí
Trình độ cán bộ quản trị là nhân tố có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác, kịp thời của các quyết định quản trị và do đó quyết định chất lượng công tác kiểm soát chi phí.
Đối với Ban lãnh đạo, đội ngũ cán bộ quản trị tài chính, kiểm soát chi phí có kinh nghiệp và trình độ chuyên môn cao sẽ là điều kiện tốt để xây dựng các chiến lược kiểm soát chi phí hiệu quả, có các định hướng kế hoạch kinh doanh nói chung, kế hoạch chi phí nói riêng một cách linh hoạt.
Đối với các đối tượng là cán bộ nghiệp vụ cần có năng lực chuyên môn vững, am hiểu các quy định về tài chính, kế toán để tiến hành kiểm tra, giám sát và đưa ra được các đánh giá chính xác về mỗi khoản chi cũng như tình hình sử dụng chi phí đơn vị, giúp cho công tác chi tiêu, sử dụng chi phí tại ngân hàng luôn được thực hiện đúng quy định, tuân thủ các chế độ tài chính, kế toán của NHNN nói chung và quy định của mỗi ngân hàng nói riêng góp phần vào hiệu quả hoạt động của ngân hàng.
Nếu cán bộ không đủ kinh nghiệm, năng lực đảm nhận công việc liên quan đến quy trình kiểm soát chi phí tại đơn vị, rủi ro sẽ xảy ra trong cả quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát chi phí. Cán bộ lập kế hoạch dự toán chi phí sai sót, không bám sát tình hình thực tế, lập dự toán quá cao sẽ dẫn đến lãng phí nguồn lực của đơn vị, dự toán quá thấp thì không thể thực hiện được. Trong quá trình thực hiện, có thể xảy ra rủi ro trong quá trình mua sắm, sử dụng chi phí tại đơn vị, ví dụ: sử dụng quá nhiều chi phí cho hoạt động không mang lại lợi ích kinh doanh, mua sắm vượt kế hoạch, … hoặc rủi ro trong quá trình hạch toán kế toán, rủi ro tác nghiệp như hạch toán sai tài khoản, sai số tiền, hóa đơn chứng từ không hợp lệ,…Ngoài ra, trong quá trình thực hiện, việc kiểm soát chi phí tiến hành song song, tuy nhiên nếu cán bộ không đủ năng lực thì sẽ không phát hiện ra sai sót để điều chỉnh kịp thời dẫn đến sai sót trong báo cáo, ra quyết định của nhà quản trị.
Hoạt động kiểm soát được quy định trong Thông tư 13 với thông điệp chính là thúc đẩy một nền quản trị doanh nghiệp lành mạnh, giảm thiểu tối đa các xung đột lợi ích. Các ủy ban trực thuộc Hội đồng quản trị (HĐQT) và các hội đồng thuộc Ban điều hành cần được xác lập rõ chức năng, nhiệm vụ và các tuyến báo cáo.
Trong các năm tới đây, để đảm bảo đáp ứng yêu cầu của Thông tư 13, khái niệm “hội đồng quản trị điều hành” có thể sẽ vẫn còn tồn tại nhưng mức độ ảnh hưởng sẽ giảm đi rất nhiều và dần nhường chỗ cho khuôn khổ quản trị theo chuẩn mực quốc tế. Mức độ
trưởng thành của hệ thống quản trị cũng sẽ được nâng cao hơn. HĐQT tập trung thực hiện đúng vai trò quản trị và chức năng giám sát cần thiết của mình, trong khi Ban điều hành thực hiện công việc hàng ngày dưới sự giám sát của HĐQT và các ủy ban giúp việc.
+ Trình độ công nghệ thông tin
Cùng với nguồn nhân lực, trình độ công nghệ là yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến công tác quản lý chi phí trong các NHTM. Để phục vụ việc quản lý chi phí thì các nhà quản trị cần có thông tin kịp thời, chính xác, phản ánh đúng tình hình thực tế của đơn vị mình để từ đó đưa ra giải pháp điều chỉnh cần thiết. Trình độ công nghệ tiên tiến sẽ hỗ trợ các ngân hàng trong việc thu thập dữ liệu đầu vào một cách chính xác, tách bạch các khoản chi phí dễ dàng. Qua đó, giúp nhà quản trị có thể đánh giá chi tiết về chi phí sử dụng cho từng hoạt động nghiệp vụ của ngân hàng.
Trình độ công nghệ ngân hàng hiện đại còn giúp cho các nhà lãnh đạo dễ dàng cài đặt vào trong quy trình nghiệp vụ những chốt kiểm soát tự động và bán tự động, nhờ đó công tác quản trị tiết kiệm được thời gian, nhân lực và giảm thiểu các sai sót.
Tuy nhiên rủi ro trong việc mất cắp thông tin, lừa đảo chiếm đoạt tiền của khách hàng do lỗ hổng trong hệ thống công nghệ thông tin của NHTM ngày càng nhiều. Điều này ảnh hưởng đến uy tín của ngân hàng và tổn thất nhiều trong việc khôi phục, khắc phục sự cố, bồi thường thiệt hại cho khách hàng. Với sự phát triển bùng nổ của thương mại điện tử, các NHTM đòi hỏi phải ngày càng củng cố và phát triển hệ thống công nghệ thông tin, nhằm ngăn chặn phòng ngừa rủi ro về bảo mật, từ đó tránh những khoản chi bồi thường thiệt hại, chi phí bảo dưỡng khắc phục hệ thống công nghệ thông tin do sự cố,…
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Qua những trình bày về những khái niệm, đặc điểm, mục tiêu… của việc kiểm soát chi phí như những rủi ro ảnh hưởng đến quá trình kiểm soát tại các NHTM đã giúp chúng ta có được một cái nhìn thật khái quát về cơ sở lý luận về hoạt động kiểm soát chi phí đang được các ngân hàng ngày càng chú ý đến nhằm đáp ứng nhu cầu mở rộng, phát triển hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả và bền vững.
Chương 1 của luận văn đề cập đến một số cơ sở lý luận tổng quan về hoạt động kiểm soát chi phí. Thông qua việc tìm hiểu các lý thuyết kiểm soát trong quản lý nói chung cũng như các vấn đề liên quan đến kiểm soát chi phí trong NHTM nói riêng, từ đó làm tiền đề quan trọng để đi sâu vào việc phân tích thực trạng kiểm soát chi phí và đưa ra các giải pháp nhằm kiểm soát chi phí tốt hơn tại Vietinbank Gia Lai.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI NGÂN HÀNG TMCP CÔNG THƯƠNG VIỆT NAM CHI NHÁNH GIA LAI