6. KẾT CẤU CỦA LUẬN VĂN
2.3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI VIETINBANK CN
GIA LAI GIAI ĐOẠN 2015-2017
2.3.1 Đặc điểm kiểm soát chi phí tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Gia Lai
- Hệ thống tài khoản chi phí đang áp dụng tại Vietinbank CN Gia Lai theo Quyết định 380/2018/QĐ-TGĐ/NHCT10 ngày 26/03/2018. Tài khoản kế toán tổng hợp của Vietinbank được kết cấu 7 phân đoạn với tổng số 50 ký tự số, không sử dụng ký tự chữ cái. Trong đó: 3 phân đoạn bắt buộc, gồm:
+ Phân đoạn pháp nhân: gồm 7 ký tự, dùng để quy định các đơn vị có Bảng cân đối kế toán cho mục địch tổng hợp báo cáo, như: chi nhánh, phòng giao dịch thuộc chi nhánh, Công ty con của các Ngân hàng, các trung tâm, các đơn vị sự nghiệp trong hệ thống,…
+ Phân đoạn trung tâm chi phí: Gồm 6 ký tự, dùng để quy định các Khối, Phòng/ Ban/ Tổ phân cấp theo tổ chức của Ngân hàng Công thương (NHCT) nhằm ghi nhận báo cáo kết quả kinh doanh theo khối, phòng, ban, tổ.
+ Phân đoạn tài khoản sổ cái: gồm 9 ký tự dùng để quy định số hiệu tài khoản kế toán của NHCT. Tài khoản sổ cái được xây dựng gồm 6 loại, tài khoản nội bảng gồm 5 loại (từ loại 1 đến loại 5), tài khoản ngoài bảng 1 loại (loại 6).
Bốn phân đoạn hỗ trợ phân tích kinh doanh, gồm: dùng để cung cấp thông tin hỗ trợ cho việc xây dựng, giám sát thực hiện các mục tiêu hoạt động kinh doanh của Ban lãnh đạo và các yêu cầu báo cáo liên quan, gồm:
+ Phân đoạn các bên liên quan: gồm 7 ký tự (như phân đoạn pháp nhân) , dùng để ghi nhận các giao dịch liên chi nhánh, giao dịch của các công ty con trong tập đoàn NHCT nhằm hỗ trợ việc cấn trừ các giao dịch nội bộ khi hợp nhất BCTC.
+ Phân đoạn sản phẩm: gồm 7 ký tự, dùng để theo dõi thông tin từng nhóm/ loại sản phẩm để có thể phân tích các chỉ số kinh doanh theo từng nhóm/ loại sản phẩm.
+ Phân đoạn phòng giao dịch: gồm 7 ký tự, để hỗ trợ cung cấp thông tin về phân bổ thu nhập, chi phí đến từng phòng giao dịch và trong một số trường hợp cần thiết theo hướng dẫn của NHCT.
+ Phân đoạn dự phòng: gồm 7 ký tự, được thiết kế để đảm bảo khả năng linh hoạt và mở rộng, đáp ứng yêu cầu phân tích thông tin chi tiết khi cần thiết. Hiện tại chưa sử dụng, để mặc định 7 ký tự 0000000.
Việc thiết kế hệ thống tài khoản và áp dụng thống nhất trong toàn hệ thống, chi tiết và linh hoạt như vậy, sẽ là công cụ giúp cho Chi nhánh hạch toán kế toán, phân bổ chi phí đến các phòng ban một cách cụ thể và kiểm soát chi phí hiệu quả, và chặt chẽ nhất.
- Chi phí lãi tiền gửi, tiền vay, mua bán vốn chiếm phần lớn trong tổng chi phí của Vietinbank. Chi phí tại Vietinbank thường được phân loại theo chức năng hoạt động và theo mối liên hệ với các khoản mục trên báo cáo tài chính tùy theo mục đích sử dụng chi phí tại đơn vị.
- Quá trình kiểm soát chi phí tại Vietinbank CN Gia Lai được thực hiện hàng ngày, báo cáo hàng tháng, hàng năm dựa vào cơ sở dữ liệu được thu thập và ghi nhận trên hệ thống kế toán tài chính nội bộ - OGL.
- Kế hoạch chi phí được phân chia theo phòng ban, chi tiết theo từng khoản mục cụ thể, để dễ dàng theo dõi, phân tích. Chi nhánh vừa kiểm soát theo chiều dọc và theo chiều ngang. Chi nhánh kiểm soát tổng chi phí theo kế hoạch được trung ương giao. Bên cạnh đó, vừa kiểm soát chi phí của từng phòng giao dịch và các phòng ban nghiệp vụ theo từng chỉ tiêu con, công khai báo cáo tình hình thực hiện chi phí để làm cơ sở phân tích, điều chỉnh nếu có sai sót, phản hồi từ các phòng ban.
2.3.2 Mục tiêu kiểm soát chi phí tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Gia Lai
- Hàng năm, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Gia Lai đề xuất kế hoạch thực hiện chi phí ra Tổng giám đốc phê duyệt và thực hiện theo kế hoạch đã được phê duyệt đấy. Vì vậy, việc kiểm soát chi phí tại chi nhánh nhằm đảm bảo tính tuân thủ trong việc thực hiện kế hoạch chi phí đối với trung ương, tuân thủ các quy định của Điều lệ NHCT, các quy trình chi tiêu nội bộ.
- Để đảm bảo tính minh bạch tại chi nhánh, phải kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ. Các số liệu hạch toán kế toán đảm bảo chính xác, nhất quán, thích hợp, đầy đủ, rõ ràng, kịp thời và thuận tiện cho việc tra cứu, tạo cơ sở dữ liệu, tạo báo cáo nhằm thực
- Việc kiểm soát chi phí nhằm mục tiêu đạt được hiệu quả trong tất cả các hoạt động kinh doanh, theo từng phòng ban cụ thể, làm cơ sở cho việc khen thưởng các cá nhân tập thể có hiệu quả kinh doanh cao và xử phạt các cá nhân tập thể có hiệu quả kinh doanh thấp. Phân tích rủi ro và nguyên nhân gây ra rủi ro dẫn đến hiệu quả hoạt động thấp để tìm ra biện pháp kiểm soát chi phí tốt hơn để đạt được lợi nhuận ngày càng gia tăng.
2.3.3 Phân loại chi phí tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Gia Lai
2.3.3.1 Phân loại chi phí chung tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam
Theo quyết định số 450/2018/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 12/07/2018 ban hành quy định về Quy chế tài chính Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, chi phí của Vietinbank là các khoản chi phí thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh của Vietinbank, bao gồm:
Chi phí lãi và các chi phí tương tự: trả lãi tiền gửi, trả lãi tiền vay; trả lãi phát hành giấy tờ có giá; chi khác cho hoạt động tín dụng;
Chi phí hoạt động dịch vụ: - Chi về dịch vụ thanh toán;
- Chi về dich vụ ngân quỹ (chi vận chuyển, bốc xếp tiền, chi kiểm đếm, phân loại và đóng gói tiền, chi bảo vệ tiền và chi khác về dịch vu ngân quỹ);
- Chi về dịch vụ viễn thông; - Chi về nghiệp vụ ủy thác, đại lý; - Chi về dịch vụ tư vấn;
- Chi hoa hồng cho đại lý, môi giới, ủy thác đối với các hoạt động đại lý, môi giới, ủy thác được pháp luật cho phép
Chi cho hoạt động kinh doanh ngoại hối và vàng: Chi về kinh doanh ngoại tệ; chi chênh lệch tỷ giá; chi về kinh doanh vàng; chi về các công cụ phái sinh tiền tệ.
Chi hoạt động kinh doanh các loại chứng khoán được phép kinh doanh theo quy định của Luật các TCTD;
Chi hoạt động khác: chi cho nghiệp vụ hoán đổi lãi suất; chi về nghiệp vụ mua bán nợ; chi liên quan nghiệp vụ cho thuê tài chính; chi về các công cụ tài chính phái sinh khác; chi về hoạt động kinh doanh khác;
Chi phí nộp thuế, các khoản phí, lệ phí Chi cho cán bộ, nhân viên:
- Chi tiền lương, thù lao, tiền thưởng, phụ cấp;
- Các khoản chi đề đóng góp theo lương: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm lao động, bảo hiểm thất nghiệp, mua bảo hiểm tai nạn con người, kinh phí công đoàn;
- Chi trang phục giao dịch và phương tiện bảo hộ lao động. Trong đó, chỉ được chi bảo hộ lao động cho những đối tượng cần trang bị bảo hộ lao động trong khi làm việc.
- Chi trợ cấp;
- Chi ăn ca: theo mức chi ăn ca quy định đối với doanh nghiệp Nhà nước;
- Chi y tế bao gồm các khoản chi khám bệnh định kỳ cho người lao động, chi mua thuốc dự phòng và các khoản chi y tế khác thuộc trách nhiệm của Vietinbank theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Các khoản chi khác cho cán bộm nhân viên theo quy định của pháp luật, bao gồm: chi tiền nghỉ phép hàng năm, chi them cho lao động nữa, chi trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, chi mua bảo hiểm hưu trí tự nguyên, bảo hiểm nhân thọ,,, Các khoản chi có tính chất phúc lợi như: đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động, chi nghỉ mát, chi khen thưởng con người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động,…Trong đó tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế.
Chi cho hoạt động quản lý và công vụ: - Chi về vật liệu, giấy tờ in;
- Chi công tác phí
- Chi đào tạo, huấn luyện nghiệp vụ
- Chi thưởng sáng kiến cải tiến, tăng năng suất lao động, thưởng tiết kiệm chi phí theo nguyên tắc phù hợp với hiệu quả thực tế đem lại. vietinbank phải xây dựng và công bố công khai các quy chế chi thưởng và thành lập Hội đồng để nghiệm thu sáng kiến. Tổng Giám đốc hướng dẫn cụ thể chế độ chi thưởng sáng kiến cải tiến, tăng năng suất lao động, tiết kiệm chi phí của Vietinbank;
- Chi bưu phí và điện thoại: Đối với bưu phí và cước phí điện thoại trang cấp cho cơ quan được ghi nhận chi phí theo phát sinh thực tế nhưng phải đảm bảo sử dụng hiệu quả, tiết kiệm. Đối với cước phí điện thoại do cơ quan trang cấp cho cá nhân thực hiện theo quy định hiện hành của Vietinbank về chi điện thoại;
- Chi xuất bản tài liệu, tiếp thị, khuyến mại, tuyên truyền quảng cáo; - Chi mua tài liệu, sách báo;
- Chi về các hoạt động đoàn thể; - Chi điện, nước, vệ sinh cơ quan;
- Chi hội nghị, lễ tân, khánh tiết, giao dịch đối ngoại; - Chi tư vấn, kiểm toán;
- Chi thuê chuyên gia trong và ngoài nước; - Chi phòng cháy chữa cháy;
- Chi cho công tác bảo vệ môi trường; - Các khoản chi khác.
Chi về tài sản
- Chi khấu hao TSCĐ sử dụng cho hoạt động kinh doanh theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ đối với doanh nghiệp.
- Chi bảo dưỡng, sửa chữa tài sản; - Chi mua sắm CCDC;
- Chi bảo hiểm tài sản;
- Chi thuê tài sản: Chi phí thuê TSCĐ được thực hiện theo hợp đồng thuê. Trường hợp trả tiền thuê tài sản một lần cho nhiều năm thì tiền thuê được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh theo số năm sử dụng tài sản;
Chi trích lập dự phòng
Chi bảo toàn và bảo hiểm tiền gửi Các khoản chi phí khác
Như vậy, chi phí trong Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam được phân loại theo chức năng hoạt động: chi phí lãi và chi phí ngoài lãi
Theo quyết định số 450/2018/QĐ-HĐQT-NHCT10 ngày 12/07/2018 ban hành quy chế tài chính Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, nguyên tắc ghi nhận chi phí tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam như sau:
- Tất cả các khoản chi tại Đơn vị phải thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh; tuân thủ nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí; có đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật và phải hạch toán đầy đủ, kịp thời các chi phí phát sinh trong kỳ báo cáo. Vietinbank không được hạch toán vào chi phí các khoản chi do nguồn kinh phí khác đài thọ. Việc hạch toán và xác định chi phí được thực hiện phù hợp với các chuẩn mực kế toán Việt Nam, và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Việc xác định chi phí tính thuế thu nhập doanh nghiệp thực hiện theo quy định của Luật thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn.
- Vietinbank chỉ được hạch toán vào chi phí các khoản chi phí được trừ theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp. Riêng đối với phần chi trích lập dự phòng rủi ro vượt mức quy định được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp do có sự khác biệt giữa quy định về chi trích lập dự phòng rủi ro của pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp và quy định của NHNN (nếu có); chi đóng phí hiệp hối ngành nghề ở nước ngoài mà Vietinbank tham gia và khoản chi nộp phạt vi pham hành chính (trừ các khoản tiền phạt vi pham hành chính mà cá nhân phải nộp phạt theo quy định của pháp luật), Vietinbank được sử dụng lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp để bù đắp.
2.3.3.2 Nguyên tắc kiểm soát chi phí tại Ngân hàng TMCP Công thương VN- CN Gia Lai
Ngoài tuân thủ những nguyên tắc chung trong kiểm soát chi phí của Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam, chi nhánh Gia Lai còn có những nguyên tắc riêng cần tuân theo như sau:
- Tuân thủ kế hoạch đã được phê duyệt và phân chia kế hoạch chi phí một cách hợp lý đến từng phòng ban dưới sự đồng ý của giám đốc chi nhánh
- Kiểm soát chi phí hàng ngày, thông qua việc nhận chứng từ kế toán phát sinh tại các phòng ban, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ trước khi hạch toán, hạch toán đầy đủ, đúng kỳ, đúng tài khoản, chi tiết theo phòng ban, đảm bảo không bị vượt định mức đã giao.
- Báo cáo thường xuyên liên tục chi phí hoạt động của chi nhánh và công khai thông báo cho các phòng, ban để các phòng ban cùng kiểm tra việc thực hiện và có phản hồi qua lại giữa phòng kế toán với các phòng ban, nhằm đảm bảo tính công khai minh bạch trong việc kiểm soát và sử dụng chi phí.
- Đối với các khoản chi phí vượt hơn dự toán hoặc có sự tăng nhanh so với kế hoạch, cần phải theo dõi, tìm nguyên nhân và cách khắc phục, hoặc điều chỉnh cho phù hợp. Đối với những khoản chi phí phát sinh không nằm trong dự toán, không thể dự đoán được trước, chi nhánh có thể xin Trung ương điều chỉnh giao chỉ tiêu kế hoạch, hoặc giảm những chi phí khác để bù đắp. Đối với những khoản phát sinh do sai sót trong quá trình hạch toán, chứng từ không hợp lệ,… chi nhánh điều chỉnh sai sót nghiệp vụ để đám bảo hạch toán đúng chuẩn mực kế toán.
- Đối với các khoản chi phúc lợi cho người lao động cần đảm bảo nguyên tắc một khoản chi phúc lợi không sử dụng từ hai nguồn (nguồn từ chi phí và nguồn quỹ phúc lợi) theo hướng dẫn trong Công văn 1597/TGĐ-NHCT10 của Vietinbank.
- Chỉ chi các nội dung và cho đối tượng theo quy định của Vietinbank trong từng thời kỳ, mức chi do Tổng giám đốc quy định là mức tối đa, tức là Giám đốc chi nhánh được quyền quyết định mức chi thấp hơn và có văn bản quy định tại chi nhánh. Nếu vượt mức chi như quy định thì Chi nhánh phải trình Tổng giám đốc phê duyệt.
2.3.4 Quy trình kiểm soát chi phí tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Gia Lai
2.3.4.1 Quy trình kiểm soát chi phí tài chính tại Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam – Chi nhánh Gia Lai
1334/2016/QĐ- HĐQT- NHCT10 ngày 22/12/2016 quy định về mua sắm hàng hóa, dịch vụ (HHDV), nhà đất trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam và quyết định số 1774/2017/ QĐ- TGĐ- NHCT10 ngày 25/08/2017 hướng dẫn quy trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ nhà đất trong hệ thống Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam. Hai quyết định này quy định rất rõ ràng, chặt chẽ từng bước và thủ tục để thực hiện mua sắm hàng hóa, dịch vụ, nhà đất. Thực hiện đúng quy trình mua sắm này là điều kiện để kiểm