2.2.1. Khái niệm và đặc điểm
Những pháp lý liên quan tới hoạt động bán hàng
Theo hệ thống chuẩn mực quốc tế, Doanh nghiệp vận dụng chuẩn mực kế toán quốc tế: Chuẩn mực Báo cáo tài chính quốc tế IFRS 15 “ Doanh thu từ các hợp đồng với khách hàng” được ban hành bởi Hội đồng Chuẩn mực kế toán quốc tế IASB vào tháng 05/2014 có hiệu lực áp dụng cho các năm tài chính bắt đầu hoặc sau ngày 01/01/2018. Chuẩn mực này giới thiệu một mô hình ghi nhận doanh thu duy nhất cho các hợp đồng với khách hàng.
Tại Việt Nam, trong lĩnh vực kế toán, hoạt động kinh doanh hàng hóa được hướng dẫn thực hiện bởi các quy định pháp lý sau:
Chuẩn mực kế toán:
- Chuẩn mực kế toán số 02: Hàng tồn kho (VAS 02).
- Chuẩn mực kế toán số 14: Doanh thu và thu nhập khác (VAS 14).
Chế độ kế toán:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán của doanh nghiệp).
- Thông tư 133/2016/TT-BTC (hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp nhở và vừa).
Khái niệm doanh thu
Theo chuẩn mực số 14 ban hành ngày 31/12/2001 của Bộ Tài Chính:
“Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kì kế toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu”.
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ doanh thu bán hàng thực tế thực hiện trong một kì kế toán hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Bao gồm thu được tiền hoặc chưa thu được tiền sau khi doanh nghiệp đã giao sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng chấp nhận thanh toán.
Doanh thu = Số lượng hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ tiêu thụ trong kì x Đơn giá.
Nguyên tắc, điều kiện ghi nhận doanh thu: Doanh thu được hiểu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất, kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu (CMKT 14)
Nguyên tắc ghi nhận doanh thu:
Doanh thu bán hàng là một chỉ tiêu quan trọng trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, phản ánh quy mô kinh doanh, khả năng tạo ra tiền của doanh nghiệp, đồng thời liên quan mật thiết đến việc xác định lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, trong kế toán việc xác định doanh thu phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán cơ bản như sau:
- Cơ sở dồn tích: doanh thu được ghi nhận vào thời điểm phát sinh, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- Phù hợp: khi ghi nhận doanh thu phải ghi nhận một khoản chi phí phù hợp.
- Thận trọng: doanh thu và thu nhập chỉ được ghi nhận khi có bằng chứng chắc chắn về khả năng thu được lợi ích kinh tế.
- Một hợp đồng kinh tế có thể bao gồm nhiều giao dịch, kế toán phải nhận biết các giao dịch để áp dụng các điều kiện ghi nhận doanh thu phù hợp với quy định của Chuẩn mực kế toán “ Doanh thu”.
- Doanh thu phải được ghi nhận phù hợp với bản chất hơn là hình thức hoặc tên gọi của giao dịch và phải được phân bổ theo nghĩa vụ cung ứng hàng hóa, dịch vụ (ví dụ: trường hợp bán hàng tặng hàng thì bản chất giao dịch là giảm giá hàng bán, sản phẩm được tặng miễn phí cho khách hàng về hình thức gọi là khuyến mãi nhưng về bản chất là bán vì khách hàng sẽ không được hưởng nếu không mua sản phẩm).
- Đối với giao dịch làm phát sinh nghĩa vụ của người bán ở thời điểm hiện tại và trong tương lai, doanh thu phải được phân bổ theo giá trị hợp lý của từng nghĩa vụ và được ghi nhận khi nghĩa vụ được thực hiện.
- Doanh thu không bao gồm các khoản thu hộ bên thứ ba, ví dụ: các loại thuế gián thu phải nộp, các khoản phụ thu, phí thu thêm ngoài giá bán đơn vị không được hưởng.
Điều kiện ghi nhận doanh thu:
Theo CMKT 14 thì doanh thu được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn cả năm điều kiện: - Doanh thu đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý, quyền kiểm soát hàng hóa. - Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến bán hàng.
Các phương thức bán hàng và cung cấp dịch vụ & Các phương pháp thanh toán
- Phương pháp bán hàng trực tiếp: Theo phương thức này, người bán giao hàng hóa trực tiếp cho người mua tại kho, quầy hay tại bộ phận sản xuất. Hàng hóa khi bàn giao cho người mua, được người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì xem như đã được tiêu thụ.
- Phương pháp chuyển hàng, chờ chấp nhận: Là phương thức mà bên bán chuyển hàng cho bên mua đến một địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán thì số hàng chuyển giao mới được coi là tiêu thụ.
- Phương thức bán hàng trả chậm, trả góp: Theo hình thức này, người mua được trả tiền hàng thành nhiều lần. Doanh nghiệp thương mại, ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường còn thu thêm người mua một khoản lãi do trả chậm.
- Phương thức bán hàng đại lý kí gửi: Theo hình thức này, doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở đại lý, bên nhận đại lý sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý.
Các chính sách bán hàng
Bán hàng theo chương trình dành cho khách hàng truyền thống:
- Khi mua hàng hóa khách hàng được tích điểm thưởng, để khi đạt đủ số điểm theo quy định sẽ được một lượng hàng hóa, dịch vụ miễn phí hoặc được giảm giá chiết khấu.
Bán hàng theo chương trình tặng hàng khuyến mãi, hàng làm mẫu:
- Tặng hàng mà không yêu cầu khách hàng phải mua hàng, ví dụ: tặng hàng khách hàng tiềm năng dùng thử
- Tặng hàng kèm theo yêu cầu khách phải mua hàng, ví dụ: khách mua 5 sản phẩm tặng thêm 1 sản phẩm.
2.2.2. Chứng từ, sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán2.2.2.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng 2.2.2.1. Chứng từ, sổ sách sử dụng
Hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn xuất khẩu, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi đại lý, bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ.
2.2.2.2. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng. Bộ phận kinh doanh kiểm tra, xét duyệt đơn đặt hàng và đồng thời lập hợp đồng kinh tế (đối với trường hợp khách hàng mới). Hợp đồng được lập thành 4 bản, ký duyệt và gửi cho khách hàng kiểm tra, ký tên, đóng dấu và chuyển trả lại 2 bản. 1 bản được lưu tại phòng kinh doanh theo từng đối tượng, bản còn lại được chuyển đến cho kế toán bán hàng. Căn cứ vào thời điểm giao hàng ghi trong đơn đặt hàng, bộ phận kinh doanh lập lệnh bán hàng (3 liên), liên 1 của lệnh bán hàng được lưu theo đối tượng khách hàng, liên 2 chuyển đến cho kế toán bán hàng, liên còn lại được chuyển đến cho bộ phận kế toán kho.
Căn cứ vào lệnh bán hàng do bộ phận kinh doanh chuyển đến, kế toán kho lập phiếu xuất kho (2 liên) và phiếu giao hàng (2 liên). Sau khi phiếu giao hàng và phiếu xuất kho đã được ký duyệt. Kế toán kho chuyển liên 2 phiếu xuất kho cho thủ kho chuẩn bị các thủ tục xuất hàng, 2 liên phiếu giao hàng cho bộ phận giao hàng.
Thủ kho nhận được phiếu xuất kho từ kế toán kho, tiến hành xuất hàng hoá cho bộ phận giao hàng, phiếu xuất kho được lưu lại theo số thứ tự.
Bộ phận giao hàng nhận hàng từ thủ kho, 2 liên phiếu giao nhận từ kế toán kho sẽ chuyển hàng đến cho khách hàng. Khách hàng kiểm tra và nhận hàng, ký vào phiếu giao hàng sau đó giữ lại 1 liên, liên còn lại bộ phận giao hàng đem về chuyển cho kế toán kho vào cuối ngày.
Kế toán kho nhận, kiểm tra và đối chiếu phiếu giao hàng với phiếu xuất kho. Sau đó, kế toán kho chuyển phiếu giao hàng cho kế toán bán hàng. Kế toán kho căn cứ vào phiếu xuất kho
để nhập liệu vào phần mềm kế toán, cập nhật vào sổ chi tiết hàng hoá và lưu phiếu xuất kho theo số thứ tự.
Kế toán bán hàng căn cứ vào hợp đồng kinh tế, phiếu giao hàng và lệnh bán hàng, kiểm tra, đối chiếu và lập hóa đơn GTGT (3 liên), liên 2 gửi cho khách hàng, liên 1 và 3 dùng làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm, cập nhật sổ chi tiết bán hàng. Hợp đồng kinh tế, phiếu giao hàng và lệnh bán hàng được kế toán bán hàng lưu theo từng đối tượng khách hàng, hóa đơn được lưu theo số thứ tự.
Ghi nhận vào sổ sách kế toán
Theo trình tự ghi sổ đã được cài đặt, các số liệu về doanh thu bán hàng sẽ tự động cập nhập vào các bảng kê hàng hóa dịch vụ bán ra, sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511 và các sổ liên quan như TK 111 (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt), hoặc TK 112, TK131. Cuối kì kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
2.2.3. Tài khoản sử dụng và sơ đồ hạch toán2.2.3.1. Tài khoản sử dụng 2.2.3.1. Tài khoản sử dụng
TK 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” – có 6 TK cấp 2: TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa.
TK 5112: Doanh thu các thành phẩm. TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ. TK 5114: Doanh thu trợ giá, trợ cấp.
TK 5117: Doanh thu kinh doanh bất động sản đầu tư. TK 5118: Doanh thu khác.
TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 511 không có số dư cuối kỳ.
2.2.3.2. Sơ đồ hạch toán
- Doanh thu bán sản phẩm hàng hóa cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ.
-Thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp
-Thuế TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp theo phương pháp trực tiếp
-Trị giá khoản chiết khấu thương mại -Trị giá khoản giảm giá hàng bán -Trị giá khoản hàng bán bị trả lại
-Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh
Các khoản thuế tính trừ vào doanh thu (thuế
TTĐB, thuế xuất khẩu phải nộp) Giá bán chưa thuế
tổng giá thanh toán Thuế GTGT
phải nộp Hạch toán chiết khấu thương mại, hàng bán
bị trả lại, giảm giá hàng bán Kết chuyển doanh thu thuần
TK 333 TK 511 TK 111,112,131 TK 111,131 TK 3331 TK 911
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hạch toán tổng hợp doanh thu (Nguồn: Thông tư 200.133)
2.3. Kế toán các khoản làm giảm trừ doanh thu
Các khoản làm giảm trừ doanh thu là những khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp phải nộp.
2.3.1. Kế toán chiết khấu thương mại2.3.1.1. Khái niệm 2.3.1.1. Khái niệm
Chiết khấu thương mại là khoản doanh nghiệp giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với số lượng lớn.
Đối với bên bán, chiết khấu thương mại là khoản làm giảm doanh thu bán hàng gộp.
Lưu ý về chiết khấu thương mại:
- Chiết khấu thương mại xảy ra do thương thuyết giữa hai bên trứơc khi kế toán ghi hóa đơn bán hàng thì không ghi sổ theo dõi khoản chiết khấu nay.
- Chiết khấu thương mại bán hàng lần trước được trừ vào giá bán lần sau, thì kế toán không ghi sổ và theo dõi khoản chiết khấu này, vì doanh thu ghi nhận đã trừ chiết khấu.
- Chiết khấu thương mại được bên bán trừ vào nợ của bên mua khi thanh toán hoặc bên bán chi tiền trả cho bên mua, đòi hỏi phải lập chứng từ theo qui định hiện hành, căn cứ vào chứng từ kế toán ghi sổ theo dõi trên tài khoản chiết khấu thương mại, đây là khoản điều chỉnh giảm doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
2.3.1.2. Chứng từ, sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách.a. Chứng từ, sổ sách. a. Chứng từ, sổ sách.
Hợp đồng kinh tế giữa hai bên, biên bản thương thuyết mua bán giữa hai bên, chứng từ Chương trình khuyến mãi của công ty
b. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán.
Quy trình chuân chuyển chứng từ
Nhận được đơn đặt hàng của khách hàng qua mail hoặc điện thoại, phòng kinh doanh xem những thông tin trên đặt hàng về mặt hàng, số lượng so với những chương trình khuyến mãi, chiết khấu thương mại (chương trình này có chữ duyệt của người có thẩm quuyền) của công ty xem khách hàng có đạt đủ điều kiện chiết khấu không?.
Nếu đạt được phản hồi thông tin lại khách hàng, đồng thời khi lập đơn đặt hàng thể hiện phòng kinh doanh thể hiện đơn giá sau khi đã trừ chiết khấu. Sau đó, đơn hàng này gởi tới bộ phận kế toán bán hàng duyệt đơn hàng này. Và tiến hành làm như quy trình luân chuyển chứng từ ở phần kế toán doanh thu bán hàng và dịch vụ.
Ghi nhận khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng (chỉ ghi nhận vào sổ kế toán trong trường hợp chiết khấu thương mại xảy ra sau khi đã xuất hóa đơn bán hàng và không liên quan đến các hoạt động mua bán phát sinh sau).
2.3.1.3 Tài khoản sử dụng
TK 5211 “Chiết khấu thương mại”
TK 5211 – Chiết khấu thương mại
TK 5211 không có số dư cuối kỳ.
2.3.2 Kế toán giảm giá hàng bán2.3.2.1 Khái niệm: 2.3.2.1 Khái niệm:
Gỉam giá hàng bán là khoản giảm trừ doanh thu khi hàng hóa đã bán mà sau đó người bán, giảm trừ cho người mua một khoản tiền do hàng hóa kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.
Trường hợp này cần lưu ý rằng giảm giá nhưng công ty vẫn bán được hàng, vì vậy ghi nhận doanh thu giảm giá thì phải điều chỉnh giảm số tiền thu của khách hàng hoặc ghi nợ trả lại khách hàng hoặc chi tiền trả lại ngay, không ghi giảm giá vốn.
2.3.2.2 Chứng từ sổ sách, quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toána. Chứng từ, sổ sácha. Chứng từ, sổ sách a. Chứng từ, sổ sách
Hóa đơn giảm giá, hợp đồng kinh tế, biên bản thỏa thuận giảm giá giữa hai bên.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi nhận được thông tin hàng hóa bị kém chất lượng hoặc sai quy cách từ khách hàng thông qua mail, phòng kinh doanh phản hồi thông tin tới bộ phận kho để kiểm tra nguyên nhân vì sao hàng hóa bị xuất sai quy cách hoặc do bảo quản không tốt hàng bị kém phẩm chất.
Trong trường hợp, nguyên nhân là phía bên bán, phòng kinh doanh viết mail đề nghị giảm giá theo mức giá công ty quy định tới trưởng phòng kinh doanh và kế toán trưởng duyệt.
Sau khi phê duyệt xong, phòng kinh doanh gởi thông tin này tới kế toán bán hàng yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá, kế toán bán hàng tiến hành xuất hóa đơn giảm giá hàng bán GTGT (3 liên), liên 2 gửi cho khách hàng, liên 1 và 3 dùng làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm, cập nhật sổ chi tiết.
Ghi nhận vào sổ sách kế toán
Ghi nhận khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng (chỉ ghi nhận vào sổ kế toán trong trường hợp giảm giá hàng bán xảy ra sau khi đã xuất hóa đơn bán hàng và không liên quan đến