a. Chứng từ, sổ sách
Hóa đơn giảm giá, hợp đồng kinh tế, biên bản thỏa thuận giảm giá giữa hai bên.
b. Quy trình luân chuyển chứng từ và ghi nhận vào sổ sách kế toán
Quy trình luân chuyển chứng từ
Khi nhận được thông tin hàng hóa bị kém chất lượng hoặc sai quy cách từ khách hàng thông qua mail, phòng kinh doanh phản hồi thông tin tới bộ phận kho để kiểm tra nguyên nhân vì sao hàng hóa bị xuất sai quy cách hoặc do bảo quản không tốt hàng bị kém phẩm chất.
Trong trường hợp, nguyên nhân là phía bên bán, phòng kinh doanh viết mail đề nghị giảm giá theo mức giá công ty quy định tới trưởng phòng kinh doanh và kế toán trưởng duyệt.
Sau khi phê duyệt xong, phòng kinh doanh gởi thông tin này tới kế toán bán hàng yêu cầu xuất hóa đơn điều chỉnh giảm giá, kế toán bán hàng tiến hành xuất hóa đơn giảm giá hàng bán GTGT (3 liên), liên 2 gửi cho khách hàng, liên 1 và 3 dùng làm căn cứ để nhập liệu vào phần mềm, cập nhật sổ chi tiết.
Ghi nhận vào sổ sách kế toán
Ghi nhận khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng (chỉ ghi nhận vào sổ kế toán trong trường hợp giảm giá hàng bán xảy ra sau khi đã xuất hóa đơn bán hàng và không liên quan đến các hoạt động mua bán phát sinh sau).
2.3.2.3 Tài khoản sử dụng
- Khoản chiết khấu thương mại cho khách hàng phát sinh được ghi nhận
- …
- Doanh thu bán sản phẩm hàng hóa cung cấp lao vụ, dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ.
TK 5212 “Giảm giá hàng bán”
TK 5212 – Giảm giá hàng bán
TK 5212 không có số dư cuối kỳ.