CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH Y PHỤC VI NA
2.3 Kế toán phải trả cho người bán
3.1.2.1 Đối với bán hàng nội địa
a. Chứng từ sử dụng gồm: Hóa đơn GTGT, hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng, phiếu
xuất kho.
Khi thu tiền từ khách hàng thì kế toán sử dụng một trong số các chứng từ sau: phiếu thu (nếu thu bằng tiền mặt), giấy báo có (nếu thu tiền qua ngân hàng) hoặc biên bản cấn trừ công nợ (nếu công ty và đối tác có mua bán qua lại).
b. Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi nhân viên kinh doanh nhận được đơn đặt hàng (qua emai hoặc điện thoại) từ khách
hàng, thì tiến hành lập Đơn bán hàng theo mẫu của công ty, trong đó có trình bày rõ ràng quy cách, số lượng, đơn giá, thành tiền, thời hạn thanh toán, thời hạn giao hàng và trình cho trưởng phòng xem xét và ký duyệt đồng ý bán. Sau khi trưởng phòng ký duyệt, thì nhân viên kinh doanh lập hợp đồng mua bán và gửi cho phòng kế toán kiểm tra, trình giám đốc ký sau đó gửi hợp đồng đã ký đến khách hàng. Đồng thời gửi đơn bán hàng đến phòng thu mua để lên kế hoạch đặt hàng nhà cung cấp, theo dõi tiến độ giao hàng để không chậm trễ so với thời gian đã thỏa thuận trên hợp đồng.
Khi hàng hóa đã sẵn sàng để xuất kho giao cho khách hàng, bộ phận kho sẽ lập phiếu xuất kho thành 3 liên, liên 2 gửi cùng với hàng hóa cho khách hàng, liên 3 thì gửi cho nhân viên kinh doanh, liên 1 thì lưu tại bộ phận kho.
Nhân viên kinh doanh chuẩn bị bộ chứng từ gồm đơn đặt hàng của khách hàng, đơn bán hàng đã được duyệt, hợp đồng mua bán đã ký, liên 3 phiếu xuất kho gửi đến kế toán công nợ để kế toán công nợ xuất hóa đơn GTGT.
Kế toán công nợ kiểm tra tính chính xác, minh bạch của bộ chứng từ mà nhân viên kinh doanh gửi và xuất hóa đơn GTGT đồng thời tiến hành nhập liệu trên phần hàng Bán hàng của phần mềm kế toán. Gửi hóa đơn điện tử cho nhân viên kinh doanh đồng thời in hóa đơn kẹp chung với bộ chứng từ, sau đó lưu bộ chứng từ trên theo số hóa đơn.
Nhân viên kinh doanh gửi hóa đơn GTGT cho khách hàng, đồng thời theo dõi, đốc thúc khách hàng thanh toán đúng theo thời hạn thỏa thuận trên hợp đồng. Hằng ngày, nhân viên kinh doanh sẽ nhận được thông báo tiền về tài khoản ngân hàng từ phòng kế toán, từ đó nhân viên kinh doanh sẽ biết khách hàng nào đã thanh toán, thanh toán cho hóa đơn nào và sẽ kết thúc theo dõi công nợ đối với các khách hàng đã thanh toán.
Khi kế toán công nợ nhận được giấy báo có từ ngân hàng, thì in giấy báo có thành 2 bản, 1 bản lưu cùng sổ phụ ngân hàng, 1 bản dùng để hạch toán trên phần hành Ngân hàng của phần mềm kế toán, sau đó lưu cùng bộ chứng từ trên.