CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH Y PHỤC VI NA
2.3 Kế toán phải trả cho người bán
3.1.3 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 131 – Phải thu khách hàng để phản ánh khoản nợ phải thu khách hàng của công ty. Nhằm đáp ứng nhu cầu của ban quản lý, tài khoản này được mở chi tiết như sau:
Tài khoản 1311: Phải thu khách hàng (USD) Tài khoản 1312: Phải thu khách hàng (VND) 3.1.4 Cách thức hạch toán và ví dụ minh họa
Công ty TNHH Y Phục Vi Na thường có các nghiệp vụ bán hàng xuất khẩu tại chỗ và
xuất khẩu trực tiếp, thu tiền hàng qua tài khoản ngân hàng. Sau đây sẽ trình bày một số tình huống minh họa như sau:
3.1.4.1 Các nghiệp vụ làm tăng khoản phải thu khách hàng
Ví dụ 1: Theo hóa đơn GTGT số 0000003 xuất ngày 10/12/2020, Công ty TNHH Y Phục Vi Na bán hàng xuất khẩu trực tiếp cho TRIM MATE CO., LTD. Theo hợp đồng số 201130/TVD-TME ký ngày 30/11/2020. Lô hàng trị giá 19,814.36 USD và hình thức thanh toán là T/T. Thuế GTGT hàng xuất khẩu là 0%. Tỷ giá giao dịch là 23.050 VND/USD. Quy trình ghi sổ như sau:
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
Kế toán công nợ sẽ nhận bộ chứng từ bán hàng từ nhân viên kinh doanh, sau đó tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa đơn đặt hàng của khách hàng, phiếu bán hàng đã được duyệt, hợp đồng, phiếu xuất kho.
Bước 2: Lập phiếu hóa đơn GTGT
Kế toán công nợ mở phần mềm kế toán Misa SME.NET 2020, chọn phần hành “Bán hàng”, sau đó chọn “Xuất hóa đơn” và ấn “Thêm” thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Sau đó chọn “2. Bán hàng xuất khẩu”, nhập mã khách hàng là TME xong nhấn “Enter” là tên, địa chỉ công ty được cập nhật tự động, nếu là khách hàng mới thì tiến hành tạo mã khách hàng. Chọn hình thức thanh toán là “TM/CK”. Số hóa đơn và ngày hóa đơn được cập nhật tự động. Chọn loại tiền là “USD” và nhập tỷ giá là tỷ giá mua (chuyển khoản) của ngân hàng Shinhan cùng ngày. Ở “1. Hàng tiền”, nhập mã hàng hóa và nhấn “Enter” thì tên hàng hóa và đơn vị tính tự động cập nhật. Tiếp tục căn cứ vào chứng từ mà nhập vào cột số lượng và đơn giá hàng hóa, còn cột thành tiền và thành tiền quy đổi thì được cập nhật tự động. Kiểm tra lại tổng tiền hàng, tổng tiền hàng quy đổi so với chứng từ và ấn “Cất”. Sau đó phần mềm sẽ hiển thị như sau:
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Bước 3: Phát hàng hóa đơn GTGT
Chọn phần hành “Bán hàng”, chọn “Xuất hóa đơn”, chọn “Phát hành HĐ điện tử”, tích chọn phiếu hóa đơn cần phát hành, ấn chọn “Xem trước” để kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn. Sau đó ấn phát hành và ký số, như vậy đã hoàn thành việc xuất hóa đơn. Hóa đơn được hiển thị như sau:
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Sau đó quay lại phần hành “Bán hàng”, mở hóa đơn vừa lập (hình 3.2) và nhấn chọn “Lập CTBH” thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.4: Phiếu chứng từ bán hàng
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Phiếu Chứng từ bán hàng sẽ lấy dữ liệu từ hóa đơn số 0000003 đã lập trước đó. Sau đó, kế toán công nợ kiểm tra lại thông tin một lần nữa và nhấn “Cất” là hoàn thành việc lập phiếu Chứng từ bán hàng.
Bước 5: Kiểm tra sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng TRIMMATE
Chọn mục “Báo cáo” trên thanh công cụ, phần mềm sẽ hiển thị ra nhiều mục báo cáo, trong đó chọn “Bán hàng”, chọn “Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn” và nhấn “Xem”. Nhập điều kiện cần lọc như hình 3.5 và ấn “Đồng ý”. Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn của khách hàng TRIMMATE sẽ hiển thị như hình 3.6. Trong trường hợp cần xem dữ liệu dưới dạng tệp Excel thì ấn chọn “Xuất khẩu” và chọn nơi lưu tệp, sau khi mở tệp thì dữ liệu sẽ hiển thị như hình 3.7. Số liệu trên hình 3.6 và hình 3.7 là giống nhau.
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Hình 3.6: Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn của khách hàng TRIMMATE
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Hình 3.7: Chi tiết công nợ phải thu theo hóa đơn của khách hàng TRIMMATE (excel)
3.1.4.2 Các nghiệp vụ làm giảm khoản phải thu khách hàng
Ví dụ 2: Ngày 04/12/2020, BBM GROUP L.L.C. chuyển khoản thanh toán cho Công
ty TNHH Y Phục Vi Na số tiền 11,691.84 USD, trong đó phí ngân hàng trung gian là 10 USD, phí ngân hàng tại đầu Việt Nam là 12.85 USD (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Công ty đã nhận giấy báo có từ ngân hàng. Tỷ giá mua là 23.025 VND/USD, tỷ giá bán là 23.195 VND/USD.
Hình 3.8: Giấy báo có ngày 04/12/2020 của khách hàng BBM
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na) Hình 3.9: Hóa đơn phí ngân hàng
Hình 3.10: Chứng từ thanh toán do khách hàng BBM cung cấp
Quy trình ghi sổ như sau:
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ
Kế toán công nợ nhận giấy báo có từ ngân hàng shinhan, hóa đơn phí ngân hàng, chứng từ thanh toán do khách hàng cung cấp, kiểm tra đối chiếu để xác nhận số tiền thực tế mà khách hàng thanh toán, đồng thời xác nhận số tiền phí ngân hàng bị trừ để hạch toán cho đúng.
Bước 2: Lập phiếu thu tiền
Chọn phần hành “Ngân hàng”, chọn phiếu “Thu tiền”, chọn “Thêm” phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.11: Phiếu Thu tiền gửi
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Chọn mã đối tượng là BBM và nhấn “Enter” thì tên và địa chỉ công ty sẽ được tự động cập nhật. Nhập số tài khoản ngân hàng nhận tiền và nội dung thu tiền. Nhập ngày hạch toán, ngày chứng từ, số chứng từ. Loại tiền là USD, tỷ giá ghi sổ là tỷ giá mua (chuyển khoản) của ngân hàng shinhan tại ngày 04/12/2020. Nhập tài khoản nợ là 11221-SHB và tài khoản có là 1311, đối tượng là BBM và phần mềm tự động cập nhật tên đối tượng. Căn cứ chứng từ thanh toán do BBM cung cấp thì số tiền mà BBM thanh toán là 11.691,84 USD nên kế toán nhập số tiền trên phiếu hạch toán là 11.691,84 USD. Số tiền giấy báo có hiển thị là 11.681,84 USD, số tiền chênh lệch là do phí ngân hàng trung gian và phí này sẽ được hạch toán ở bước 3. Sau khi nhập đầy đủ thông tin trên phiếu thu tiền gửi và nhấn “Cất” thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.12: Phiếu thu tiền gửi số STU2012-001
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Bước 3: Hạch toán phí ngân hàng
Căn cứ vào chứng từ thì phí ngân hàng gồm phí ngân hàng trung gian là 10 USD và phí ngân hàng shinhan là 12.85 USD (đã bao gồm thuế GTGT 10%). Tỷ giá sử dụng để ghi sổ là tỷ giá bán (chuyển khoản) của ngân hàng shinhan tại ngày 04/12/2020 là 23.195 VND/USD
Kế toán công nợ chọn phần hành “Ngân hàng”, chọn “Chi tiền”, chọn “Thêm” thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.13: Phiếu ủy nhiệm chi
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Sau đó kế toán công nợ nhập số tài khoản ngân hàng, mã đối tượng là BBM, nội dung thanh toán, ngày hạch toán, ngày chứng từ, số chứng từ. Chọn loại tiền là USD và tỷ giá là 23.195 VND/USD. Nhập nội dung diễn giải cho phù hợp, nhập số tài khoản, số tiền nguyên tệ và đối tượng, còn cột quy đổi và tên đối tượng thì phần mềm tự động cập nhật. Sau khi nhập đầy đủ thông tin và nhấn “Cất” thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.14: Ủy nhiệm chi số SCU2012-001
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Ví dụ 3: Vào ngày 31/12/2020, kế toán tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá trong kỳ.
Trong kỳ có phát sinh thu tiền hàng từ khách hàng BBM và SUY nên kế toán sẽ tiến hành đánh giá chênh lệch tỷ giá trong kỳ đối với hai khách hàng này.
Quy trình ghi sổ như sau: Bước 1: Chuẩn bị số liệu
Để đánh giá chênh lệch tỷ giá trong kỳ, kế toán cần tính toán số chênh lệch là bao nhiêu.
Bước 2: Lập phiếu Chứng từ nghiệp vụ khác
Kế toán công nợ vào phần hành “Tổng hợp”, chọn “Chứng từ nghiệp vụ khác”, chọn “Thêm” thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.15: Phiếu chứng từ nghiệp vụ khác
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Sau đó nhập diễn giải là “Chênh lệch tỷ giá trong kỳ”, ngày hoạch toán và ngày chứng từ là ngày 31/12/2020, số chứng từ là GL2012-003. Chọn loại tiền là VND, tỷ giá là 1. Nhập tài khoản nợ và có, số tiền đối tượng có. Sau đó nhấn “Cất” thì phần mềm sẽ hiển thị như sau:
Hình 3.16: Phiếu chứng từ nghiệp vụ khác số GL2012-003
3.1.4.3 Đánh giá lại khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính Ví dụ 4: Trong năm 2020, công ty có phát sinh khoản phải thu khách hàng có gốc Ví dụ 4: Trong năm 2020, công ty có phát sinh khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ nên ngày 31/12/2020, kế toán tổng hợp tiến hành đánh giá lại khoản phải thu có gốc ngoại tệ.
Để đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ, kế toán cần tính toán số chênh lệch là bao nhiêu. Kế toán hạch toán nghiệp vụ này ở phần hành “Tổng hợp” trên phần mềm và được in ra làm chứng từ căn cứ cho việc ghi nhận nhiệm vụ. Tỷ giá sử dụng để đánh giá lại là tỷ giá mua (chuyển khoản) của ngân hàng Shinhan tại ngày 31/12/2020 là 22.985 VND/USD.
Bảng 3.1: Đánh giá lại khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ
Đơn vị tính: VND
Khách hàng Số tiền đánh giá lại (1) Số tiền theo sổ sách (2) Chênh lệch (3) = (1) – (2) BBM 2.066.841.541 2.076.915.293 (10.073.752) ANY TRIM 951.662.205 956.936.646 (5.274.441) LILLY GARMENTS 87.022.361 87.308.412 (286.051) TRIM MATE 2.060.629.845 2.067.121.133 (6.491.288) SUY 273.255.427 274.082.715 (827,288) Tổng cộng 5.439.411.379 5.462.364.199 (22.952.820)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Dựa vào bảng 3.1, kế toán công nợ vào phần hành “Tổng hợp”, chọn “Chứng từ nghiệp vụ khác”. Nhập nội dung diễn giải là “Đánh giá lại tỷ giá”, ngày hoạch toán ngày chứng từ là ngày 31/12/2020, số chứng từ là GL2012-004. Chọn loại tiền là VND, tỷ giá là 1. Chọn “1. Hạch toán”, cột diễn giải nhập theo mã khách hàng để dễ theo dõi. Nhập tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền, đối tượng có, còn tên đối tượng có sẽ tự động hiển thị theo cột đối tượng có. Sau khi nhập đầy đủ thông tin cần thiết, nhấn “Cất” thì phiếu Chứng từ nghiệp vụ khác sẽ hiển thị như sau:
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Cuối kỳ, kiểm tra số liệu khoản nợ phải thu của khách hàng bằng cách vào phần hành “Báo cáo” trên thanh công cụ, chọn “Bán hàng”, chọn “Tổng hợp công nợ phải thu”, nhấn “Xem”. Nhập điều kiện cần lọc như hình 3.18 và ấn “Đồng ý”. Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng sẽ hiển thị như hình 3.19. Trong trường hợp cần xem dữ liệu dưới dạng tệp Excel thì ấn chọn “Xuất khẩu” và chọn nơi lưu tệp, sau khi mở tệp thì dữ liệu sẽ hiển thị như hình 3.20. Số liệu trên hình 3.19 và hình 3.20 là giống nhau.
Hình 3.18: Tổng hợp công nợ phải thu
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na) Hình 3.19: Tổng hợp công nợ phải thu tháng 12/2020
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na) Hình 3.20: Tổng hợp công nợ phải thu tháng 12/2020 (excel)
(Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Y Phục Vi Na)
Dựa vào hình 3.19 hoặc hình 3.20, để kiểm tra các công nợ phải thu đã được hạch toán đúng số tiền, đúng đối tượng hay chưa. Nếu phát hiện sai sót thì tùy vào từng trường hợp mà quay về phần hành phù hợp để chỉnh sửa. Sau đó kế toán công nợ sẽ in các chứng từ, sắp xếp theo sự tăng dần của số chứng từ, đóng thành từng quyển và lưu trong tủ chứng từ của công ty.
3.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng của công ty
Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng, trưởng phòng kinh doanh ký duyệt đồng
ý bán và thời hạn thanh toán của khách hàng. Đối với các khách hàng lần đầu hợp tác, công ty yêu cầu khách hàng chuyển khoản một khoản gọi là tạm ứng tiền hàng để tránh phát sinh rủi ro.
Công ty chỉ bán hàng khi đơn bán hàng do nhân viên kinh doanh lập có chữ ký đồng ý
bán của trưởng phòng kinh doanh. Đơn bán hàng này đã được gửi lại cho khách hàng và khách hàng đã đồng ý để tránh các tranh chấp có thể xảy ra.
Căn cứ vào đơn bán hàng đã được duyệt, bộ phận kho lập phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận, thủ kho, được đóng dấu “Đã xuất kho” và gửi cho các phòng ban liên quan. Khi xuất kho, người giao và người nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng chất
Hóa đơn cung cấp thông tin về số tiền mà khách hàng phải trả nên hóa đơn cần được lập cách chính xác và kịp thời. Khi lập hóa đơn cần kiểm tra với các chứng từ liên quan như đơn bán hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho để đảm bảo tính chính xác. Trước khi gửi hóa đơn cần kiểm tra lại về những thông tin ghi trên hóa đơn.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho kế toán công nợ và kế toán tổng hợp. Ngoài ra, khi cần cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu thì cần sự đồng ý của kế toán trưởng.
Trường hợp khách hàng muốn trả lại hàng do hàng bị sai quy cách, phẩm chất thì việc nhận lại hàng hay giảm giá cần được ghi nhận chi tiết và được phê chuẩn bởi giám đốc. Đối với những khoản nợ phải thu không thể thu hồi được, giám đốc có thể xem xét và đồng ý xóa sổ các khoản nợ này. Kế toán tổng hợp thực hiện bút toán xóa sổ khoản nợ phải thu trên phần mềm kế toán.
3.1.6. Đối chiếu, xác nhận số dư nợ phải thu khách hàng của công ty
Định kỳ hàng tháng, kế toán công nợ sẽ trích xuất số liệu từ phần mềm kế toán và gửi
cho phòng kinh doanh (qua email). Phòng kinh doanh đối chiếu, so sánh với số liệu tự theo dõi, nếu số liệu không khớp thì phản hồi lại cho kế toán công nợ để kế toán kiểm tra đối chiếu lại với chứng từ.
Định kỳ hàng năm, vào ngày 31/12, kế toán công nợ sẽ chốt số liệu trên phần mềm, dựa vào số dư trên phần mềm, tiến hành lập biên bản đối chiếu công nợ (hai bản) có đóng dấu ký tên và gửi tới khách hàng. Khách hàng sẽ đối chiếu kiểm tra số dư, phản hồi về số dư khớp hay không khớp trên biên bản sau đó đóng dấu ký tên và gửi trả lại một bản cho công ty. Trong trường hợp số liệu không khớp, kế toán công nợ sẽ dựa vào biên bản đối chiếu công nợ này đồng thời kiểm tra lại chứng từ để điều chỉnh lại số dư và làm cơ sở để lập Báo cáo tài chính. Riêng đối với các khách hàng ở nước ngoài thì biên bản đối chiếu công nợ sẽ được gửi qua email.
3.2 Kế toán phải trả cho người bán
3.2.1 Đặc điểm khoản nợ phải trả cho người bán tại công ty
Để đảm bảo dòng tiền kinh doanh, công ty áp dụng phương thức mua hàng chủ yếu là mua chịu. Công ty sẽ tiến hành đàm phán ký kết hợp đồng với nhà cung cấp, ngoài việc chú trọng về chất lượng thì thời hạn thanh toán cũng được nêu rõ trong hợp đồng. Thời hạn thanh toán là từ 30 ngày đến 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn GTGT đối với nhà cung cấp trong nước và từ 90 ngày kể từ ngày tàu chạy đối với nhà cung cấp nước ngoài.
Hình thức mua chịu là hình thức cần sự tín nhiệm rất lớn từ hai bên, ý thức được điều đó nên kế toán công nợ luôn theo dõi cẩn thận sát sao các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp. Ngoài việc để được hưởng chiết khấu thanh toán thì điều quan trọng hơn là xây dựng sự tín nhiệm, niềm tin với đối tác, để có thể hợp tác phát triển lâu dài.
Định kỳ vào đầu mỗi quý, kế toán công nợ sẽ lập kế hoạch thanh toán cho nhà cung cấp và gửi cho kế toán trưởng để trình giám đốc ký duyệt. Nhờ đó công ty có thể chủ động hơn