CHƯƠNG 4 : NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
4.1 kiến và nhận xét
Qua thời gian thực tập và tìm hiểu về công tác kế toán của công ty, đặc biệt là công tác kế toán phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán. Em nhận thấy công tác kế toán phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán đóng vai trò cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp, sâu sắc đến tình hình tài chính của công ty. Với vốn kiến thức còn hạn hẹp, em xin trình bày một số nhận xét mang tính chủ quan như sau:
4.1.1. Về tình hình, đặc điểm chung của công ty Về tình hình chung của công ty Về tình hình chung của công ty
Ưu điểm: Công ty tiếp tục ký kết hợp đồng kinh tế bán hàng với các khách hàng cũ và phát triển thêm các khách hàng mới từ đó thu về các đơn hàng với giá trị cao, tạo nên doanh thu lớn cho công ty. Hoạt động kinh doanh vẫn được diễn ra đều đặn tạo việc làm ổn định cho công nhân viên. Duy trì chính sách phúc lợi đã có đồng thời thực hiện các chính sách phúc mới như khen thưởng cho con của công nhân viên đạt thành tích học tập tốt, khen thưởng cá nhân có thành tích tốt, …
Nhược điểm: Do ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19 nên việc lưu thông hàng hóa gặp nhiều khó khăn, thời gian giao hàng kéo dài làm phát sinh nhiều chi phí, theo đó thời gian thu hồi công nợ cũng bị kéo dài ảnh hưởng đến dòng tiền kinh doanh của công ty.
Về chiến lược kinh doanh
Ưu điểm: Trong giai đoạn hiện nay, hoạt động xuất khẩu luôn nhận được sự quan tâm từ nhà nước qua các chính sách ưu đãi cho hàng hóa xuất khẩu. Trong đó xuất khẩu hàng may mặc là một trong những ngành mũi nhọn xuất khẩu của nước ta. Vì thế hoạt động xuất khẩu của công ty luôn được ưu tiên phát triển. Ngoài ra công ty đang xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh thương mại điện tử. Hiện nay là thời kỳ mà internet phát triển mạnh mẽ nên việc phát triển kinh doanh thương mại điện tử là hợp lý và hứa hẹn sẽ gặt hái được nhiều thành tựu.
Nhược điểm: Việc kinh doanh buôn bán với nước ngoài còn tồn đọng nhiều vấn đề trong đó vấn đề nổi trội là về việc thu hồi công nợ và về luật pháp áp dụng nếu hai bên xảy ra tranh chấp kiện tụng. Ngoài ra phát triển kinh doanh lĩnh vực mới đòi hỏi phải hiểu biết về các quy định thủ tục, nếu vẫn giữ số lượng nhân viên như hiện tại thì công việc sẽ bị quá tải, nhân viên bị thiếu kiến thức chuyên môn dẫn đến sai sót trong quá trình làm việc.
Về bộ máy quản lý của công ty
Ưu điểm: Bộ máy quản lý của công ty gọn nhẹ, phù hợp với loại hình kinh doanh và nhu cầu quản lý của công ty. Các bộ phận gắn bó chặt chẽ bổ sung thiếu sót cho nhau dưới sự chỉ đạo chung của giám đốc. Việc phân chia các phòng ban giúp công việc được xử lý nhanh chóng, nhân viên của từng phòng ban đều có chuyên môn nghiệp vụ cao.
Nhược điểm: Mọi quyết định đều cần thông qua giám đốc, trong trường hợp giám đốc đi công tác hoặc vắng mặt vì lý do cá nhân thì các quyết định hay các văn bản cần ký duyệt
trễ trong việc ra quyết định hoặc bị phạt do chậm nộp các văn bản đến các cơ quan liên quan.
Về tổ chức bộ máy kế toán:
Ưu điểm: Tất cả các hoạt động kế toán đều được tập trung tại một phòng kế toán nên tốc độ xử lý và cung cấp thông tin được diễn ra nhanh chóng, kịp thời. Với việc tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, dễ vận hành đã góp phần tiết kiệm nguồn lực đáng kể cho công ty. Nhược điểm: Với việc số lượng nhân viên kế toán là 2 nên mỗi nhân viên được phân công kiêm nhiệm nhiều phần hành làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc, dễ mắc sai sót nhầm lẫn. Việc mở rộng quy mô phát triển thêm lĩnh vực kinh doanh thương mại điện tử, nếu vẫn giữ bộ máy kế toán như hiện tại thì sẽ gây thêm gánh nặng và áp lực cho nhân viên kế toán. Ngoài ra các văn bản pháp luật luôn được cập nhật đổi mới liên tục, gây khó khăn trong việc áp dụng vào công ty, vì thế yêu cầu kế toán cần phải nắm bắt nhanh nhạy kịp thời.
4.1.2 Về kế toán phải thu của khách hàng, phải trả cho người bán Về tổ chức chứng từ kế toán Về tổ chức chứng từ kế toán
Ưu điểm: Công ty đã xây dựng được bộ chứng từ phù hợp với quy mô của công ty và phù hợp với quy định hiện hành. Chứng từ được đánh số liên tục và trên chứng từ có ghi chép đầy đủ thông tin, chữ ký, con dấu tránh tình trạng thiếu sót, trùng lặp. Trình tự luân chuyển chứng từ tương đối kép kín, hợp lý giúp thông tin đến kế toán kịp thời, chính xác. Lưu trữ chứng từ cẩn thận, hợp lý, dễ tìm kiếm, tránh việc mất, hỏng chứng từ.
Nhược điểm: Do sử dụng phần mềm khác nhau giữa các phòng ban nên các mẫu chứng từ chưa được áp dụng đồng đều, mỗi phòng ban có mẫu chứng từ và tên gọi khác nhau gây nhầm lẫn khi sử dụng.
Về tổ chức sổ kế toán
Ưu điểm: Công tác hạch toán được thực hiện hợp lý, tuân theo các quy định hiện hành. Việc ứng dụng phần mềm kế toán Misa giúp kế toán giảm bớt lượng công việc, việc lập sổ sách được tiến hành nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác và có thể dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần.
Nhược điểm: Việc ghi sổ phải được tiến hành đúng các trình tự theo phần mềm, chỉ cần hạch toán sai một bước là số liệu có khả năng bị sai. Phần mềm kế toán có rất nhiều mẫu báo cáo tuy nhiên có nhiều mẫu không sử dụng đến và có những mẫu báo cáo cần thì phần mềm lại không có như sổ cái tài khoản.
Về phần mềm kế toán Misa
Ưu điểm; Giao diện được thiết kế đẹp, thân thiện, dễ sử dụng. Luôn được cập nhật đầy đủ các biểu mẫu, chính sách mới về thuế. Hệ thống phiếu hạch toán và báo cáo được thiết kế đẹp, đầy đủ thông tin, dễ dàng in ra giấy và lưu trữ. Số liệu trên phần mềm được tính toán chính xác, rất ít xảy ra trường hợp sai sót. Đặc biệt dữ liệu trên phần mềm có thể được sao lưu thường xuyên và có tính bảo mật cao nên không cần lo lắng về việc mất dữ liệu. Nhược điểm: Phầm mềm kế toán Misa SME.NET 2020 là phầm mềm cài trực tiếp trên máy tính và chỉ đăng nhập vào phần mềm bằng máy tính được cài, điều này làm kế toán bị động trong việc đăng nhập xử lý thông tin. Ngoài ra cấu hình của phần mềm kế toán Misa khá nặng, nếu cài phần mềm trên máy tính có cấu hình thấp thì phần mềm chạy rất chậm
hoặc không chạy được. Phầm mềm Misa chỉ sử dụng cho phòng kế toán nên không có tính ứng dụng cho toàn công ty.
Về kế toán phải thu của khách hàng
Ưu điểm: Tài khoản 131 được mở theo dõi chi tiết theo đối tượng và loại nguyên tệ. Ngoài ra, công ty đã xây dựng được bộ mã dành cho khách hàng, thuận tiện sử dụng trong công tác hạch toán và dễ dàng theo dõi công nợ trên sổ chi tiết phải thu theo khách hàng. Kế toán công nợ và nhân viên kinh doanh đồng thời theo dõi khoản nợ phải thu của khách hàng nên tránh được các trường hợp gian lận, thiếu sót, nhầm lẫn. Công tác thanh toán được thực hiện thông qua ngân hàng nên tránh được phát sinh gian lận trong quá trình thu tiền. Việc sử dụng tỷ giá hối đoái để hạch toán các giao dịch có gốc ngoại tệ được thực hiện đúng theo quy định. Việc hạch toán bút toán đánh giá chênh lệch tỷ giá trong kỳ và bút toán đánh giá lại khoản phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính được thực hiện đầy đủ và tuân theo đúng quy định. Công ty đã sử dụng mức trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi theo đúng Thông tư 48/2019/TT-BTC, điều này góp phần quan trọng trong việc phản ánh đúng tình hình các khoản phải thu của công ty. Công ty đã áp dụng kiểm soát nội bộ vào chu trình bán hàng của công ty như việc ký xác nhận vào đơn bán hàng, các chứng từ luân chuyển đều có đầy đủ chữ ký và được lập thành nhiều liên gửi cho các phòng ban liên quan.
Nhược điểm: Khoản nợ phải thu của khách hàng chưa được phân loại theo tuổi nợ điều này gây khó khăn trong việc theo dõi và thu hồi công nợ. Việc xét duyệt hạn mức tín dụng chưa được thực hiện làm xuất hiện các rủi ro về khoản phải thu khách hàng như bán hàng với giá trị quá cao so với khả năng thanh toán của khách hàng. Công ty không tiến hành đối chiếu công nợ hàng tháng với khách hàng nên có khách hàng đến hạn thanh toán nhưng công ty không nhắc nhở đốc thúc vì thế họ dây dưa không chịu trả, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến dòng tiền của công ty. Đối với những khách hàng thanh toán chậm công ty chưa có chính sách xử lý hợp lý mà vẫn tiến hành bán hàng như bình thường vì thế mà công ty bị chiếm dụng nguồn vốn lớn và có thể phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi. Trong công tác hạch toán thì kế toán công nợ là người ghi nhận công nợ vào sổ và cũng là người thực hiện ghi nhận xóa sổ công nợ điều này không phù hợp với nguyên tắc bất kiêm nhiệm của hệ thống kiểm soát nội bộ. Khi lập dự phòng phải thu khó đòi, công ty không có sự đối chiếu xác nhận bằng biên bản đối chiếu công nợ với đối tượng nợ.
Về kế toán phải trả cho người bán
Ưu điểm: Việc hạch toán nợ phải trả cho người bán được thực hiện đúng theo quy định. Tài khoản 331 được mở theo dõi chi tiết theo đối tượng và loại nguyên tệ giúp cho công tác theo dõi công nợ được thuận tiện. Kế toán công nợ và phòng thu mua cùng theo dõi các khoản phải trả cho người bán giúp cho số liệu được chính xác tránh tình trạng thiếu sót nhầm lẫn. Công ty luôn tiến hành thanh toán cho người bán đúng hạn, đủ điều kiện được hưởng đầy đủ các khoản chiết khấu thanh toán và xây dựng được uy tín với các bên bán. Việc thanh toán luôn được thực hiện thông qua tài khoản ngân hàng và chỉ khi nhận được sự đồng ý ký duyệt của giám đốc tránh được gian lận trong việc thanh toán. Bộ chứng từ được sử dụng hợp lý tuân theo quy định và được sắp xếp lưu trữ cẩn thận.
Nhược điểm: Trong kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng, nhân viên tìm kiếm nhà cung cấp, nhận báo giá và tiến hàng đặt hàng là cùng một người điều này có thể phát sinh gian lận nếu người này nhận tiền hoa hồng của người bán để nâng giá mua hoặc mua hàng không đúng chất lượng gây thiệt hại cho công ty. Trong công tác hạch toán, kế toán công nợ là người ghi nhận các khoản nợ cũng là người xóa bỏ các khoản nợ việc này có thể làm phát sinh gian lận khi việc thanh toán không được tiến hành mà công nợ đã được xóa bỏ.
Công ty chưa chủ động đối chiếu công nợ hàng tháng với nhà cung cấp, nên không thể kịp thời phát hiện sai sót cũng như phát hiện hành vi gian lận của nhân viên.