CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH Y PHỤC VI NA
2.3 Kế toán phải trả cho người bán
3.1.5. Kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu khách hàng của công ty
Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng, trưởng phòng kinh doanh ký duyệt đồng
ý bán và thời hạn thanh toán của khách hàng. Đối với các khách hàng lần đầu hợp tác, công ty yêu cầu khách hàng chuyển khoản một khoản gọi là tạm ứng tiền hàng để tránh phát sinh rủi ro.
Công ty chỉ bán hàng khi đơn bán hàng do nhân viên kinh doanh lập có chữ ký đồng ý
bán của trưởng phòng kinh doanh. Đơn bán hàng này đã được gửi lại cho khách hàng và khách hàng đã đồng ý để tránh các tranh chấp có thể xảy ra.
Căn cứ vào đơn bán hàng đã được duyệt, bộ phận kho lập phiếu xuất kho có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận, thủ kho, được đóng dấu “Đã xuất kho” và gửi cho các phòng ban liên quan. Khi xuất kho, người giao và người nhận cần kiểm tra kỹ lưỡng chất
Hóa đơn cung cấp thông tin về số tiền mà khách hàng phải trả nên hóa đơn cần được lập cách chính xác và kịp thời. Khi lập hóa đơn cần kiểm tra với các chứng từ liên quan như đơn bán hàng, hợp đồng, phiếu xuất kho để đảm bảo tính chính xác. Trước khi gửi hóa đơn cần kiểm tra lại về những thông tin ghi trên hóa đơn.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho kế toán công nợ và kế toán tổng hợp. Ngoài ra, khi cần cập nhật, chỉnh sửa dữ liệu thì cần sự đồng ý của kế toán trưởng.
Trường hợp khách hàng muốn trả lại hàng do hàng bị sai quy cách, phẩm chất thì việc nhận lại hàng hay giảm giá cần được ghi nhận chi tiết và được phê chuẩn bởi giám đốc. Đối với những khoản nợ phải thu không thể thu hồi được, giám đốc có thể xem xét và đồng ý xóa sổ các khoản nợ này. Kế toán tổng hợp thực hiện bút toán xóa sổ khoản nợ phải thu trên phần mềm kế toán.