Sau khi hàng được giao lên tàu, công ty giao nhận sẽ tiến hành thanh toán với các bên liên quan.
Nhân viên giao nhận sẽ tiếp tục giám sát quá trình vận chuyển hàng hóa Trong trường hợp có thông tin về tổn thất hàng hóa, công ty giao nhận phải báo cho khách hàng hoặc thay mặt khách hàng báo cho công ty bảo hiểm.
Bộ phận chứng từ cùng bộ phận kế toán của công ty giao nhận sẽ tiến hành tập hợp chi phí để lập chứng từ thanh toán với khách hàng.
CHƯƠNG 2 :THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN VẬN
CHUYỂN QUỐC TẾ BÌNH MINH 2.1 Tổng quan về doanh nghiệp
Hình 2.1 Logo của Công ty
Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh là đơn vị có uy tín khẳng định thương hiệu trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa và thủ tục hải quan quốc tế được thành lập ngày 13/12/2002
Tên quốc tế:Sunrise shipping co.,ltd Tên viết tắt : Sunrise co.,ltd
Địa chỉ: 136/16 Lê Văn Duyệt, Phường 1, Quận Bình Thạnh, TP Hồ Chí Minh
Mã số thuế :0302805096
Người ĐDPL: Nguyễn Hướng Vinh Điện thoại : (84-8) 35125199
Email:sunriseshipping@hcm.vnn.vn
Website:http://www.sunriseshipping.com.vn Giấy phép kinh doanh:0302805096
Lĩnh vực hoạt động : Hoạt động dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải
Tầm nhìn :Trở thành công ty Logistic hàng đầu tại Việt Nam Sứ mệnh :
- Giải pháp hướng tới cung cấp các dịch vụ tiêu chuẩn cao nhất đáp ứng nhu cầu khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn cao, luôn nỗ lực vì khách hàng
Gía trị cốt lõi:
Cải tiến liên tục: Văn hóa và động lực để phát triển
Hợp tác :Sẵn sàng hợp tác trên tinh thần hai bên cùng có lợi Tôn trọng : Luôn tôn trọng khách hàng , nhân viên và đối tác Chăm sóc: Chăm sóc khách hàng luôn là mối quan tâm hàng đầu Trách nhiệm: Luôn có trách nhiệm với dịch vụ mình cung cấp Quá trình phát triển:
Trải qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh đã và đang trên con đường phát triển và hoàn thiện không ngừng để gặt hái được thành công và uy tín với khách hàng.
Sau khi thành lập công ty chủ yếu cung cấp các dịch vụ giao nhận vận tải bằng đường biển.Đến năm 2008, nắm bắt được nhu cầu thị trường công ty đã mở rộng hoạt động vận tải sang đường hàng không.
Công ty đã phát triển mạng lưới đại lý tuyệt vời trên toàn thế giới và quan hệ đối tác liên tỉnh tại Việt Nam ,vì vậy công ty có thể cung cấp các giải pháp nhanh chóng và hiệu quả cho nhiều đối tượng khách hàng.
Công ty TNHH giao nhận vận tải Bình Minh cung cấp dịch vụ giao nhận vận tải cho các doanh nghiệp xuất khẩu trong và ngoài nước.Thúc đẩy hoạt động giao thương tại Việt Nam làm hài lòng và tạo niềm tin với khách hàng.Đóng góp vào sự phát triển của công ty và thuế cho nhà nước
Từ một văn phòng làm việc nhỏ chỉ có vài nhân viên.Để có được thành quả như hôm nay, các thành viên công ty đã cùng nhau cố gắng và nổ lực không ngừng nghỉ cùng với đó là sự am hiểu và nắm bắt nhu cầu của khách hàng để đưa ra những phương hướng chiến lược kinh doanh đúng đắn của ban giám đốc để công ty từng bước phát triển và mở rộng.
2.1.2 Chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn của công ty
Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực vận tải và các lĩnh vực liên quan khác nhằm thu lợi nhuận và chiếm thị phần trong ngành để đưa thương hiệu công ty vươn xa.Theo điều lệ công ty thực hiện các chức năng sau:
- Tổ chức, sắp xếp, chuyên chở, giao nhận hàng XNK, tài liệu, chứng từ - Tư vấn cho khách hàng trong dịch vục giao nhận, vận chuyển hàng hóa - Làm đại lý kinh doanh dịch vụ , giao nhận, vận chuyển hàng hóa
- Nhận ủy thác của chủ hàng về giao nhận ,kho vận,thuê và cho thuê kho lưu bãi, lưu cước, các hợp đồng vận tải trọn gói,và thực hiện các dịch vụ khác liên quan
- Cung cấp các công cụ cho quá trình lưu trữ, bảo quản hàng hóa
- Ngoài các công việc nêu trên , có thể làm các yêu cầu khác của khách hàng phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa.
2.1.2.2 Nhiệm vụ
Công ty sẽ thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Thường xuyên cải tiến và nâng cao chất lượng dịch vụ cung cấp cho khách hàng
- Xây dựng và thực hiện tốt các mục tiêu mà công ty đặt ra
- Nâng cao trang thiết bị,công nghệ,bồi dưỡng kiến thức cho đội ngũ nhân viên công ty,ứng dụng các công nghệ hiện đại vào hoạt động tại công ty.Quản lý và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký , thực hiện nghiêm túc các quy định của pháp luật đề ra(báo cáo tài chính, nộp thuế, quy chế khu công nghiệp,các biện pháp xử lý bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ..)
- Tập trung phát triển và mở rộng thị trường ngành nghề kinh doanh của công ty.Mở rộng quan hệ đối tác lâu dài và bền vững trong và ngoài nước.
- Thực hiện khảo sát và đánh giá khách hàng để phát hiện những điểm yếu kém trong công tác phục vụ khách hàng để nhanh cách tìm cách khắc phục
- Công tác quản lý chặt chẽ có sự phối hợp ăn ý nghiêm túc giữa các phòng ban của công ty
- Luôn đặt chữ tín lên hàng đầu,tạo niềm tin với khách hàng 2.1.2.3 Quyền hạn của công ty
Các quyền hạn của công ty như sau:
- Tự do kinh doanh ngành nghề đã đăng ký
- Lựa chọn hình thức, phương thức huy động, phân bổ và sử dụng vốn - Tuyển dụng và sử dụng lao động theo đúng qui định của pháp luật - Tự do tìm kiếm thị trường và khách hàng
- Tự chủ kinh doanh và lựa chọn hình thức tổ chức kinh doanh phù hợp với ngành nghề kinh doanh
- Chủ động ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động kinh doanh - Có quyền sử dụng và định đoạt tài sản của doanh nghiệp
- Từ chối yêu cầu của cá nhân,cơ quan, tổ chức về cung cấp nguồn lực không theo quy định của pháp luật
- Khiếu nại, tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức
2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy của công ty
Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy hoạt động của công ty 2.1.3.2 Nhiệm vụ của từng bộ phận
Hình thức công ty thuộc công ty TNHH do ông Nguyễn Hướng Vinh là người đại diện.Qua sơ đồ ta có thể thấy rằng bộ máy của công ty khá đơn giản, bộ máy khoa học đã phần nào nói lên tính năng động của công ty.Các công việc đều có sự
Giám đốc Bộ phận kế toán Bộ phận kinh doanh Bộ phận giao nhận Bộ phận nhân sự Bộ phận chứng từ
chỉ đạo của giám đốc.Sau đây là một số nhiệm vụ của từng bộ phận trong sơ đồ trên.
Giám đốc:
- Quyết định các hoạt động trong công ty
- Kiểm soát tất cả các vấn đề liên quan đến tài chính( báo cáo kết quả kinh doanh, các khoản thu-chi,lương nhân viên..)
- Ban hành các quy chế quản lí nội bộ
- Trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty
- Đặt mục tiêu,phương hướng hoạt động cho công ty
- Có quyền đề bạt, bổ nhiệm ,sa thải nhân viên các cấp theo quy định Bộ phận kế toán:
- Chức năng tổ chức, lập dự trù kinh phí,thanh quyết toán các khoản thu-chi của công ty
- Theo dõi sổ sách kế toán và giấy báo nợ
- Xây dựng kế hoạch tài chính hàng năm, hàng quý, hàng tháng theo kế hoạch sản xuất-kinh doanh
- Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh đúng tình hình sản xuất kinh doanh của công ty về tài sản,vật tư, hàng hóa,
- Nhận và kiểm tra các chứng từ
- Báo cáo cho giám đốc về tình hình tài chính của công ty, tình hình công nợ cuối tháng và kế hoạch truy thu công nợ
- Trích nộp các khoản phải nộp vào các quỹ công ty theo đúng yêu cầu - Lưu trữ các tài liệu , chứng từ cần thiết theo quy định của doanh nghiệp Bộ phận kinh doanh:
- Thực hiện việc nghiên cứu và tiếp cận thị trường và khách hàng.Đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm
- Mở rộng thị trường và tìm kiếm khách hàng
- Tham mưu, đưa ý kiến, đề xuất cho giám đốc vấn đề tới hoạt động phân phối sản phẩm dịch vụ của công ty
- Xây dựng và phát triển nguồn khách hàng,kế hoạch tổ chức các hoạt động kinh doanh
- Chức năng theo dõi,kiểm soát và báo cáo theo quy định của công ty
- Thực hiện tìm hiểu thông tin,đàm phán,ký kết hợp đồng với khách hàng,đối tác
- Quản lý thông tin khách hàng cẩn thận - Tạo hình ảnh quáng bá công ty
- Chịu trách nhiệm chính đối với công việc kinh doanh của công ty.Giám sát hoạt động thực hiện chiến lược kinh doanh của công ty đề ra
Bộ phận nhân sự:
- Chức năng tìm kiếm tuyển dụng nhân sự cho công ty - Đào tạo và quản lý nguồn nhân lực
- Thống kê nhu cầu nhân lực
- Theo dõi đánh giá nguồn nhân lực - Xử lý quan hệ lao động
- Quản lý hợp đồng,thủ tục,hồ sơ
- Quản lý hệ thống lương thưởng phúc lợi - Phụ trách bảo hiểm
Bộ phận giao nhận:
- Là bộ phận cầm chứng từ đi khai báo hải quan,lấy chứng từ thông quan hàng hóa
- Trực tiếp ra cảng làm hàng, nhận hàng,kiểm tra hàng hóa, thuê phương tiện vận chuyển,giao hàng cho người nhận
- Thanh lí hải quan
- Kiểm tra tình trạng hàng hóa,hồ sơ
- Theo dõi,nắm bắt các phát sinh trong quá trình giao nhận.Ghi chép vào sổ theo dõi để đối chiếu và lưu trữ
- Phối hợp với bộ phận kế toán trong việc thanh toán các chi phí giao nhận - Thông tin kịp thời cho các bộ phận liên quan đảm bảo hàng hóa ,tài liệu,hồ
- Lập sổ giao nhận
- Thực hiện các công việc khác phụ thuộc vào trưởng phòng thu mua giao
2.1.3 Cơ sở vật chất
Bảng 2.1: Cơ sở vật chất của công ty
(Đvt:m2)
Địa điểm Diện tích m2
Trụ sở chính 136/16 Lê Văn Duyệt
190
Bãi container 1.886
Kho CFS( thuê) 410
Văn phòng công ty nằm tại 136/16 Lê Văn Duyệt,Phường 1,Quận Bình Thạnh,Tp Hồ Chí Minh khá khang trang, thoáng mát.Được chia làm 3 khu vực cụ thể.Trụ sở chính của công ty:
-Tầng 1(90m2)gồm phòng lễ tân, phòng kinh doanh -Tầng 2(50m2)gồm phòng họp
-Tầng 3 (50m2) Phòng quản lý cấp cao bao gồm các chứng từ, hành chính kế toán nhân sự, Ban giám đốc.
Bảng 2.2: Thiết bị máy móc của công ty
(Đvt:chiếc)
Máy móc thiết bị Số lượng Chất lượng
Máy vi tính 30 90-95% Máy in 3 70-85% Máy scan 5 80-90% Máy fax 5 65-85% Máy photo 2 70-80% Điện thoại 25 85-90% Xe container 15 80-95% Xe tải 15 80-85%
Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu liên quan đến giao nhận hàng hóa,khai báo hải quan.Vì thế công ty được trang bị đầy đủ trang thiết bị và cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động kinh doanh văn phòng:hệ thống máy vi tính, máy scan, máy photocopy,máy fax,bàn ghế làm việc và tiếp khách tại công ty.Các xe cont và xe tải
phục phụ vận chuyển hàng hóa.Ngoài ra, còn có các phần mềm và đội ngũ vận tải phục vụ hoạt động tại công ty:
- Phần mềm: Công ty sử dụng một số phần mềm hiện đại đặc trưng chuyên dụng phục vụ cho công việc nhằm đáp ứng cho nhu cầu khách hàng.Mang đến nhiều lợi ích thiết thực thay vì quản lý vận tải thủ công tốn khá nhiều thời gian thì các phần mềm giúp tiết kiệm chi phí và quy trình được kiểm soát chặt chẽ hiệu quả hơn
ECUS5-VNAECS:Phần mềm khai báo hải quan điện tử
ESOSYS và VCCI:Hệ thống quản lí và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử GOL: Phần mềm quản lí giao nhận vận tải hàng hóa
Định vị GPS
- Đội ngũ vận tải:Có nhiều loại phương tiện vận tải đáp ứng nhu cầu vận chuyển ngày càng tăng.Từ số lượng, trọng lượng ,thể tích.Hiện nay, công ty đã trang bị các loại xe gồm: xe container, xe tải phục vụ vận chuyển thu gom hàng hóa đến kho bãi, cảng.
Nhìn chung,cơ sở vật chất tại công ty TNHH giao nhận vận chyển quốc tế Bình Minh còn tương đơn giản.Công ty không tốn quá nhiều chi phí trong việc phát triển cơ sở vật chất nhưng hoạt động tại công ty vẫn diễn ra hiệu quả.
2.1.4 Tình hình nhân lực
Bảng 2.3:Cơ cấu lao động tại công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh
(Đvt :người)
Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021
Tiêu chí Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Số lượng Tỷ trọng Tổng 38 100% 44 100% 48 100% Giới tính Nam 23 60% 26 59% 28 58% Nữ 15 40% 18 41% 20 42% Trình độ Thạc sĩ 2 5% 3 7% 3 6% Đại học 19 50% 21 47% 23 48% Cao đẳng 11 30% 13 30% 14 29% Trung cấp 6 15% 7 16% 8 17% Nhóm tuổi Từ 18-30 21 55% 24 54% 26 54% Từ 31-40 12 32% 14 32% 14 29% Trên 40 5 13% 6 14% 6 17%
( Nguồn phòng Nhân sự-Công ty TNHH giao nhận vận chuyển quốc tế Bình Minh)
Nhận xét:
Công ty rất quan tâm đến nguồn nhân lực thường xuyên mở rộng tuyển dụng nhân sự mới và mở các lớp nghiệp vụ để đào tạo cho nhân viên.Hiện tại số lượng nhân viên của công ty đã tăng.Năm 2020 có 44 nhân viên tăng 6 nhân viên so với 2019, năm 2021 nhân viên lại tiếp tục tăng lên 48 nhân viên tăng 4 nhân viên so với 2020.
- Giới tính:
Sự chênh lệch giới tính trong nhân viên cũng không quá nhiều.Năm 2021 nam và nữ đều tăng so với 2020, nam chiếm 58% trong khi đó nhân viên nữ chiếm 42%, trong 2020 nam chiếm 58% và nữ chiếm 41%.Nhân viên có giới tính nam cao vì do tính chất công việc phải thường xuyên làm việc ở bên ngoài(giao hàng, điều phối hoạt động vận tải, đến hiện trường..
- Trình độ:
Trình độ học vấn của nhân viên công ty phần lớn là đã tốt nghiệp đại học ,cao đẳng.Trình độ của nhân viên qua các năm luôn tăng.Trong đó nhân viên có trình độ Thạc sĩ và trung cấp tăng nhẹ , trình độ đại học và cao đăng tăng rõ rệt.Trình độ thạc sĩ năm 2019 là 2 người và mỗi năm 2020 và 2021 tăng lên 1 người.Trình độ tốt nghiệp đại học năm 2020 tăng 11% so với năm 2019 và 2021 tăng 10% so với năm
2020.Trình độ cao đẳng và trung cấp chiếm tỷ trọng nhỏ trong cơ cấu nhân sự tại công ty.Trình độ Cao đẳng năm 2020 tăng 18% so với 2019, năm 2021 tăng 8% so với 2020.
Ngành nghề kinh doanh tại công ty yêu cầu các nhân viên có kiến thức chuyên ngành như:XNK, Ngoại Thương.Quản trị kinh doanh quốc tế.. và phải thông thạo ngoại ngữ.Nên việc gia tăng tuyển dụng số lượng nhân sự trình độ đại học và cao đẳng như trên là phù hợp với định hướng phát triển của Công ty.Nhân viên đã được đào tạo các nghiệp vụ chuyên môn và đã có kinh nghiệm nghề nghiệp khi vào làm việc tại công ty.Đây cũng được xem là một lợi thế của công ty khi sỡ hữu một lượng lớn nhân viên có kinh nghiệm và năng lực chuyên môn chuyên nghiệp.Nâng cao khả năng làm việc và đạt hiệu quả cao hơn.
- Nhóm tuổi:
Đa số là các lao động còn trẻ.Nhân viên ở công ty chiếm lượng lớn từ 18-30