Trước khi báo giá, người dùng cần thực hiện tạo mới các dữ liệu sau: ✔ Nhóm sản phẩm: https://thegioibang.inka.vn/crm/group-product ✔ Sản phẩm: https://thegioibang.inka.vn/crm/product
✔ Bảng giá cơ sở: https://thegioibang.inka.vn/saleskit/pricetable/project
✔ Cấu hình cài đặt các điều khoản thực hiện cho báo giá, biên bản thỏa thuận, đơn hàng: http://thegioibang.inka.vn/crm/quotation-note-config
1. Báo giá
Tính năng này giúp người dùng tạo mới một báo giá dựa trên bảng giá và sản phẩm đã tạo trước đó. Khi làm báo giá có thể chọn báo giá cho khách hàng, dự án, gói thầu, ngày chốt báo giá – là ngày dự kiến khách hàng sẽ chốt với mình.
Các sản phẩm trong báo giá có thể chọn từ nhiều bảng giá khác nhau. Để vào trang này, bạn vào “ỨNG DỤNG” → “Bán hàng” → “Báo giá”:
Video HDSD: https://www.youtube.com/watch?v=3ZBymCmLMBw Tại màn hình danh sách “BÁO GIÁ”:
Để thêm mới, click vào “Tạo báo giá” sau đó chọn 1 bảng giá đã có sẵn để tạo mới báo giá.
Tại màn hình “Cấu hình báo giá”:
Tại màn hình “Điều khoản”:
Cấu hình điều khoản tương đương với ghi chú trong báo giá (hợp đồng - thì có thêm file để in ra file hợp đồng theo mong muốn)
Các chức năng sử dụng cho 1 báo giá:
- Chia sẻ: Người dùng có thể chia sẻ báo giá này cho những người liên quan có thể cùng xem báo giá
- Chi tiết báo giá (Với những báo giá có trạng thái đã duyệt): click vào đây để xem chi tiết báo giá hoặc click vào tên, mã báo giá để xem chi tiết
- Cập nhật báo giá (Với những báo giá có trạng thái chưa duyệt): tương tự “chi tiết báo giá” - Nhân bản: Dùng chức năng này để sao chép báo giá có sẵn thành 1 báo giá mới có nội dung chi
tiết tương tự
- Xuất pdf, xuất excel, in: Các hình thức xuất báo giá
- Tạo hợp đồng (Với những báo giá ở trạng thái duyệt): Tạo hợp đồng dựa trên báo giá này
- Gửi email, gửi sms: Nếu hệ thống cấu hình email và brandsms của INKA thì sẽ sử dụng được chức năng gửi mail và sms cho khách hàng
- Những báo giá ở trạng thái chưa duyệt (Nháp) được phép xóa, Những báo giá ở trạng thái chờ QLTT duyệt được phép hủy
Màn hình THÊM MỚI BÁO GIÁ:
- Mã: Cho phép nhập, không nhập hệ thống tự sinh
- Khách hàng: tìm khách hàng bằng cách nhập mã, sđt, tên KH - Liên hệ: với KH là đại lý, có liên hệ thì hệ thống sẽ tự cập nhật
- Thời gian chốt: Chọn ngày để chốt báo giá thành công hay thất bại, bắt buộc ngày chốt phải lớn hơn ngày tạo báo giá.
- Tick chọn “Tạo 1 việc nhắc nhở/ theo dõi” và chọn thời gian nhắc nhở thì hệ thống sẽ tự động tạo 1 công việc để nhắc nhở người dùng
- Chiết khấu: Giá trị này được áp dụng cho toàn bộ SP, SP vừa thêm, tăng hoặc giảm trên toàn bộ SP khi người dùng nhập giá trị chiết khấu (theo % hoặc đ - giá trị lớn hơn 100 thì hệ thống tự chuyển từ % sang đ)
- Dự án: Có thể chọn hoặc thêm nhanh dự án tại đây, nếu dự án này có liên quan - Khu vực: Tức là gói thầu của dự án đã chọn trên
- Ngày bắt đầu: nhập ngày làm báo giá, không nhập hệ thống sẽ lấy ngày hiện tại
- Ngày hết hạn: Là ngày kết thúc chốt báo giá, hệ thống sẽ dựa trên cấu hình báo giá - ngày hết hạn báo giá (đã hướng dẫn ở trên). Tuy nhiên, người dùng có thể chọn ngày hết hạn cho báo giá - Chia sẻ cho: Người dùng có thể chia sẻ báo giá này cho những người liên quan có thể xem - Ghi chú xuất file báo giá: Chọn ghi chú được cấu hình ở “Điều Khoản” tương thích với bá giá - File đính kèm: Tải file đính kèm có liên quan đến báo giá
- Người dùng có thể “Lưu Nháp” hoặc “Gửi Duyệt” ( gửi cho cấp trên duyệt, nếu không có cấp trên, hệ thống tự động duyệt)
- Chi tiết báo giá:
● Nhập tên, mã SP để thêm SP váo báo giá, có thể chọn 1 lúc nhiều SP ● Nhập số lượng, chiết khấu, VAT cho SP cần báo giá
● Người dùng có thể chọn bảng giá phù hợp cho SP ● Nhập ghi chú cho từng SP (khi in nó là cột mô tả của SP)
- Duyệt báo giá:
Với những báo giá chưa được duyệt sẽ hiển thị trạng thái của báo giá, và xem click “Cập nhật báo giá” để xem.
Với những tài khoản là người quản lý trực tiếp thì tại màn hình “Cập nhật báo giá” của báo giá chờ QLTT duyệt sẽ hiển thị nút “Không duyệt” và nút “Duyệt và gửi cấp trên” (nếu người tạo báo giá này được cấu hình duyệt 2 lần)
Với tài khoản là người quản lý phê duyệt thì tại màn hình “Cập nhật báo giá” sẽ hiển thị nút “Không duyệt” và “Duyệt”
Tại màn hình danh sách “YÊU CẦU TÔI DUYỆT”: hiển thị với những tài khoản có quyền duyệt báo giá
Tại màn hình danh sách “XIN GIÁ”:
Các chức năng tương tự với báo giá. Dùng form này với những SP chưa có giá trong hệ thống
Tại màn hình “Thêm mới”:
2. Hợp đồng
Sau khi báo giá được duyệt, người dùng có thể dùng chức năng tạo Hợp đồng từ báo giá hoặc tạo các đơn hàng để giao cho khách.
Các chức năng của trang “Hợp đồng” tương tự các chức năng của “Báo giá”. Tuy nhiên, cần lưu ý ở màn hình thêm mới “Hợp đồng”, khi tạo cần quan tâm tới “Ghi chú”
Phần ghi chú này hỗ trợ cho việc xuất file word Hợp đồng theo mẫu. Để cấu hình các mẫu hợp đồng theo mong muốn thì bạn click vào “Mẫu hợp đồng”. Tại đây bạn có thể upload các file mẫu Hợp đồng lên
Sau khi tạo hợp đồng thành công, bạn chọn xuất ra file Word để có 1 bản hợp đồng theo mẫu đã upload.
3. Đơn hàng
Để tạo được đơn hàng các tài khoản cần được cấu hình kho hàng, riêng với kênh C cần cấu hình thêm Showroom.
Để vào Đơn hàng, bạn vào “ỨNG DỤNG” → “Bán hàng” → “Đơn hàng” hoặc click vào biểu tượng giỏ hàng trên thanh header
Tại màn hình danh sách đơn hàng:
- Người dùng có thể chọn nhiều điều kiện, giá trị cho 1 bộ lọc
- Nếu bộ lọc dùng thường xuyên có thể lưu lại bằng cách chọn “Lưu bộ lọc”
- Nếu tìm kiếm nhanh thì chọn các điều kiện lọc rồi click “Đồng ý” để lọc ra danh sách đơn hàng
Tại màn hình “Điều chỉnh cột hiển thị”: tick vào các trường dữ liệu người dùng muốn hiển thị, ngoài ra người dùng có thể kéo thả các trường dữ liệu để sắp xếp thứ tự hiển thị các cột, sau đó click “Lưu” để hiển thị các cột ở màn hình danh sách đơn hàng
- Để thêm SP vào đơn: Click vào ô “Tìm kiếm SP” hoặc nhấn F3, nhập từ khóa tìm kiếm là tên hoặc mã SP. Tại đây người dùng có thể chọn nhiều SP để thêm vào đơn
- Tại danh sách SP đã thêm, trên mỗi SP người dùng có thể ● Tạo ghi chú bằng cách click vào “Tạo ghi chú” ● Click vào ô ở cột bảng giá để chọn bảng giá cho SP ● Số lượng, đơn giá, chiết khấu, %VAT cho phép nhập
● Chiết khấu có thể chọn % hoặc đ, nếu nhập dưới 100 hệ thống sẽ tính là %, trên 100 được tính đ
● Click vào ô sau đó di chuyển bằng phím để di chuyển qua lại ● Click vào icon xóa ở cuối để xóa SP trong danh sách SP đã chọn
- Người dùng có thể tick chọn SP sau đó hệ thống sẽ hiển thị ra icon để thay đổi bảng giá cho SP đó
- Click vào icon răng cưa bên cạnh để điều chỉnh cột hiển thị của các SP
- “Tách dòng”: Click vào đây để tách 1 SP thành nhiều dòng khác nhau. Vd: SP A đã được chọn 1 lần rồi, người dùng click “Tách dòng” sau đó chọn tiếp SP A để thêm, lúc này hệ thống sẽ hiển thị thành 2 dòng cho SP A trên.
- Ngoài ra, người dùng có thể chọn SP ở bên dưới màn hình, với những SP được hiện thị ra sẵn, ở đây cũng có bộ lọc để người dùng dễ dàng tìm kiếm các SP theo nhóm
- Kho: kho của mỗi user đã được cấu hình sẵn, người dùng có thể chọn kho để tạo đơn
- Click vào ô “Tìm khách hàng” để chọn KH tạo đơn hoặc ấn F4, nhập từ khóa tìm kiếm là tên, mã, sđt KH.
- Tuổi nợ: Chọn tuổi nợ để xác định hạn cần thanh toán cho đơn hàng này là bao lâu
- Tên, sđt người nhận: Hệ thống sẽ mặc định tên người nhận là tên, sđt KH. Người dùng có thể sửa thông tin này theo nhu cầu
- Địa chỉ nhận: Tương tự hệ thống hiển thị thông tin địa chỉ mặc định của KH, người dùng có thể click vào “Thay đổi” để thêm hoặc chọn địa chỉ khác cho phù hợp. Lưu ý, chỉ có KH do người dùng quản lý mới có thể chỉnh sửa địa chỉ
- Chiết khấu, chi phí vận chuyển: Người dùng có thể tự nhập theo nhu cầu - Ghi chú: Nhập ghi chú, phần này hiển thị cho KH nhìn thấy
Màn hình “Hình thức thanh toán”:
- Để chọn hình thức thanh toán cho đơn hàng, người dùng click vào “Khách thanh toán” hoặc ấn F7
- Được chọn nhiều hình thức thanh toán
- Nhập sô tiền cho phương thức thanh toán rồi click “Lưu”
Click vào tab “Mở rộng”:
- Ngày đặt hàng: Click vào đây để chọn thời gian đặt hàng cho đơn, nếu không chọn, hệ thống mặc định là ngày hiện tại
- Kich thước, thể tích/khối lượng: các con số liên quan của kiện hàng - Tiền thu hộ: Người dùng thêm số tiền để tài xế nhận đơn thu hộ tiền - Hình thức lắp đặt: Người dùng có thể lựa chọn 1 trong 3 hình thức.
- Với hình thức lắp đặt “Nội bộ”, yêu cầu người dùng cần chọn nhân viên lắp đặt, bằng cách nhập tên vào ô “Nhân viên lắp đặt” để chọn
- Hình thức vận chuyển: tương tự như lắp đặt
- Các điều kiện như: Giao hàng, Lắp đặt, Giao thông. Người dùng cấu hình ở phần địa chỉ, hệ thống không hỗ trợ thêm/chỉnh sửa ở màn hình này
Click vào “Tệp đính kèm”:
Những đơn tổng mà có tất cả các đơn con ở trạng thái ĐẶT HÀNG thì sẽ vẫn được xóa (nếu có quyền). Còn đơn tổng đã có 1 trong các đơn con ở trạng thái GIAO HÀNG XONG/LẮP ĐẶT XONG thì sẽ không được xóa.
Đơn con của đơn tổng:
- Không cho xóa đơn con ngoài màn hình danh sách, muốn xóa phải vào đơn tổng (Mở đơn tổng đó ra, vào nút xem sửa. Ở mỗi cột kế hoạch giao theo ngày, có nút xóa đơn
Ví dụ tạo ra 4 kế hoạch nhưng xóa kế hoạch thứ 4 đi thì hệ thống sẽ hiểu là người dùng chỉ muốn 3. - Những đơn con đã ở trạng thái GIAO HÀNG XONG/LẮP ĐẶT XONG thì không được xóa nữa.
Nếu đã có những đơn hàng nào “Xuất kho” thì những đơn đó vẫn tồn tại chỉ tính số lượng phân bổ cho những đơn mới nếu số lần giao được sửa lại lớn hơn hoặc nhỏ hơn số lần giao trước đây. Tổng số lần giao mới không được nhỏ hơn tổng số đơn hàng ở trạng thái xuất kho (Vì nếu nhỏ hơn thì số lượng đơn tổng không thể phân bổ được cho đơn hàng nào khác do đơn hàng đã xuất kho k được phép sửa)
Nếu đã có đơn “Đã xuất kho” thì công thức phân bổ số lượng cho các đơn mới là:
(Tổng số lượng đơn tổng – Tổng số lượng của các đơn đã xuất kho)/ Số lân giao mới chọn- Tổng số đơn “Đã xuất kho”)
Số lượng của đơn cuối cùng = Tổng số lượng – Số lượng đã xuất kho – số lượng đã phân bổ
4. Trả hàng
Để vào được module này, bạn vào “Bán hàng” -> Chọn “Trả hàng” hoặc search với từ khóa “Trả hàng” trên thanh header
Hoặc khi đang ở màn hình thêm mới đơn hàng, bạn cũng có thể ấn vào mũi tên như hình và chọn đơn hàng để trả:
Màn hình danh sách đơn trả hàng:
Để chọn đơn trả hàng, bạn click vào button “Trả hàng” ngoài màn hình danh sách, hệ thống sẽ hiển thị màn hình bảng lựa chọn đơn hàng trả hàng. Bạn có thể trả hàng theo từng đơn hoặc chọn trả nhanh.
Tìm kiếm đơn hàng bạn muốn trả hàng, có thể tìm kiếm theo nhiều tiêu chí như Mã đơn hàng, thời gian bán hàng, người tạo…
Khi chọn xong đơn hàng để trả hàng, hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ nội dung đơn hàng ở trong màn hình để người dùng nhập thông tin về hàng trả lại.
Trả hàng nhanh (không theo đơn hàng)
Để trả hàng nhanh không theo đơn hàng, bạn làm như sau:
Trong tính năng trả hàng nhanh, bạn không cần phải chọn đơn hàng. Bạn chỉ cần nhập số liệu liên quan đến việc trả hàng như: tên hàng hóa, số lượng, số tiền trả lại cho khách
5. Bảo hành
Để vào được module này, bạn vào “Bán hàng” -> Chọn “Bảo hành” hoặc search với từ khóa “Bảo hành” trên thanh header
Màn hình danh sách phiếu yêu cầu:
Khi bạn chọn tìm kiếm sản phẩm theo đơn hàng, hệ thống sẽ hiển thị danh sách sản phẩm ở các đơn hàng mà khách hàng đó đã mua.